Blog
& News
cosinex Blog & News

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Im zweiten und dritten Teil ging es um die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren. Im vierten Teil werden einige Teilaspekte betrachtet, die nicht nur im kommunalen Umfeld nicht unbedeutend sind.

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, zentrale Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

VgV: Nach § 8 VgV ist das gesamte Vergabeverfahren incl. sämtlicher, auch interner Unterlagen, Protokolle etc., elektronisch (in Textform nach § 126b BGB) zu dokumentieren.

UVgO: § 6 (1) UVgO beschäftigt sich mit diesem Thema, danach ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der Entscheidungen festgehalten werden.

VOB: Der § 20 VOB/A EU macht es sich einfach: „Das Vergabeverfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren“. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Nachdem es im zweiten Teil abstrakt um die Frage der möglichen Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle ging, beleuchtet der dritte Teil u.a. die einzelnen Prozessschritte im Verfahren.

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren. Insofern spielten die Elemente

  • Zuständigkeit,
  • Mitwirkung,
  • Verantwortung und
  • Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die zentrale Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen und der eigenen Organisation sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. In diesem zweiten Teil geht es um die Grundsätze für die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren.

Aufgabenverteilung zwischen Fachabteilungen und zentraler Vergabestelle

Als Grundlage für eine objektive Betrachtung ist eine möglichst präzise Bestimmung der Einzeltätigkeiten erforderlich, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen und späteres Zuständigkeitsgerangel zu vermeiden. Dabei werden sich die eigentlich unstreitig zuzuordnenden Aufgaben herauskristallisieren, zur überwiegenden Zahl der Aufgaben wird es aber erhebliche Diskussionen geben, die allerdings mit klaren Entscheidungen und nicht mit Formelkompromissen beendet werden müssen.

Bleiben wir zunächst bei den Fachabteilungen, die entsprechend ihrer Zuständigkeit ohnehin immer die Initiatoren einer Auftragsvergabe sind. Im VOL- bzw. VgV-Bereich wird ein Vergabevorgang regelmäßig durch die Bedarfsanalyse (qualitativ und quantitativ) ausgelöst, die in eine präzise, umfassende und erschöpfende Leistungsbeschreibung übergehen muss, einschl. der Festlegungen zu Fach- oder Teillosen. Übrigens müssen zu diesem Zeitpunkt nicht nur die Notwendigkeit und die Wirtschaftlichkeit dargelegt werden, sondern auch die Fragen zu Energieeffizienz, Lebenszyklusanalyse, Umwelt- und Arbeitsschutz, usw. so genau formuliert werden, dass im Rahmen der Angebote darauf vergleichbare und auswertbare Antworten erwartet werden können. In dieser frühen Phase des Verfahrens werden bereits grundsätzliche Festlegungen getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf den späteren Wettbewerb und das wirtschaftliche Ergebnis haben. Daher ist es bei vielen öffentlichen Auftraggebern üblich, das Ergebnis der Bedarfsanalyse durch die Revision und/oder politische Gremien bestätigen zu lassen. Zum fachlichen Teil gehören selbstverständlich auch die Kostenschätzung, die Bestimmung des Leistungs- oder Lieferungszeitpunktes, die Sicherung der Finanzierung, die Herbeiführung der notwendigen Gremienbeschlüsse, die Erstellung der Vergabeunterlagen, aber auch Vorschläge zur Vergabeart, den Eignungs- und Zuschlagkriterien usw. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert?

Diese und weitere Fragen zur Organisation von Vergabestellen insb. in Kommunen beleuchtet die vierteilige Beitragsreihe des „Verwaltungsprofis“ Werner Adams in unserem Blog. Mit vielen Jahren Erfahrung u.a. als stellv. Hauptamtsleiter, später Leiter der Zentralen Vergabestelle der Stadt Köln und mittlerweile mehrjähriger Praxis als Coach und Berater von Kommunalverwaltungen wirft Hr. Adams vielfältige Aspekte für eine effiziente Organisation kommunaler Vergabestellen auf.

Zuständigkeit für Vergabeverfahren in Kommunen

Die Zuständigkeiten für die Abwicklung von Vergabeverfahren und die Organisation von dezentralen (aber auch zentralen) Vergabestellen sind bei vielen öffentlichen Auftraggebern aufgrund der über Jahre gewachsenen Strukturen zwei nach wie vor heiß und bisweilen sogar hoch emotional diskutierte Themen. Dass es infolge steigender vergaberechtlicher Anforderungen und vergabetechnischer Kenntnisse ohne eine zentrale Zuständigkeit nicht geht, ist inzwischen zumindest dann anerkannte Meinung, wenn man die Emotionen ein Stück weit beiseite rückt und sich alle Beteiligte auf den sachlichen Kern konzentrieren.

Leider sind bei der Abwicklung von Vergabeverfahren immer noch viele öffentliche Auftraggeber fast vollständig dezentral organisiert. Damit fehlt es an einer Stelle, bei der alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt bearbeitet und entschieden werden. Die Betonung liegt hier auf vergaberechtlich, nicht auf „fachlich“, denn diese vergaberechtlichen Fragen stellen sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig vom sachlich/fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung. Dennoch wird den Vergabeprozessen immer noch nicht der Stellenwert zugemessen, der ihnen angesichts ihrer wirtschaftlichen Auswirkung zukommt. Statt sich der Herausforderung zu stellen, diese Notwendigkeit – ob sie einem gefällt oder nicht sei dahingestellt – anzuerkennen und damit offensiv umzugehen, wird es sich vielfach leichtgemacht und Vergaberecht pauschal als Bremser oder Hemmschwelle in Bau- und Beschaffungsprojekten gebrandmarkt. Das ist als pauschale Aussage eindeutig nicht richtig, denn bei näherer Betrachtung wird deutlich, dass es sich bei der überwiegenden Zahl kritischer Vergabefälle um fehlerhafte oder unvollständige Bedarfsermittlungen bzw. Planungen handelt, die aus dem vergaberechtlichen Blickwinkel gnadenlos aufgedeckt werden. Vergaberecht sollte deshalb ganz allgemein auch als (ein) Hilfsmittel zur Qualitätssicherung der erwarteten Leistungen verstanden werden. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder Die Einführung und der Ausbau zentraler Vergabestellen liegen im Trend. Getrieben von dem immer spezifischeren Know-how, welches nicht nur in rechtlicher Hinsicht für die erfolgreiche Durchführung förmlicher Vergabeverfahren erforderlich ist, über den Wunsch, Skaleneffekte in der Beschaffung einzelner Produktgruppen zu erzielen bis hin dazu, dass ein Überblick über die Beschaffungsaktivitäten der eigenen Organisation im Sinne eines effizienten Controllings erreicht werden soll.

Das Vorgehen und die Strategien zur Einführung zentraler Vergabestellen variieren von Organisation zu Organisation. Hierbei geht es etwa um Fragen wie, ob der/die Baubereich/e mit einbezogen werden oder die Einführung schrittweise in der Gestalt erfolgen soll/en, dass die Beschaffung einzelner Leistungen oder Gewerke zentralisiert wird oder die Zentralisierung nach Fachbereichen erfolgt. Weitere Varianten bei der Einführung ergeben sich, wenn bestimmte Produktgruppen und Sonderbedarfe unverändert durch die Fachbereiche selbst beschafft werden oder eine generelle Wertgrenze definiert wird, unterhalb derer die Beschaffung weiterhin dezentral organisiert bleibt. Eine elementare Frage für die Einführung ist, welche Aufgaben und Prozessschritte von der zentralen Vergabestelle übernommen werden und welche dezentral bei den Fachbereichen bzw. Bedarfsträgern verbleiben. Den gesamten Artikel lesen…

Logo der Stadt SeelzeDie Stadt Seelze hat jüngst eine zentrale Vergabestelle für ihre öffentlichen und europaweiten Ausschreibungen eingerichtet und setzt für die E-Vergabe auf das Deutsche Vergabeportal.

Mit über 30.000 Einwohnern gehört die Stadt Seelze zu einer der größeren Kommunen der Region Hannover. Im Bereich des Öffentlichen Auftragswesens zeigt sie nun, dass zu einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie häufig auch organisatorische Aspekte gehören und hat eine zentrale Vergabestelle eingerichtet: Seit Anfang Oktober sind Marianne Stronk und Petra Friedrichs direkte Ansprechpartnerinnen für alle Firmen, die ein Angebot für einen ausgeschriebenen Auftrag der Stadt einreichen.

Bisher hat jede Fachabteilung ihre Ausschreibungen selbst organisiert“, sagt Marianne Stronk vom Verwaltungsmanagement. Allerdings gebe es sehr viele Vordrucke, komplexe Inhalte und auch immer wieder Neuerungen. „Für eine zentrale Stelle ist es daher einfacher, auf dem Laufenden zu bleiben“, erläutert sie die Vorteile.

Den gesamten Artikel lesen…

Logo Rhein-Sieg-KreisDer Rhein-Sieg-Kreis ist mit seinen rund 585.000 Einwohnern der zweitgrößte Kreis Deutschlands. Bereits seit einigen Jahren setzt der Landkreis bzw. die Zentrale Vergabestelle (ZVS) für die E-Vergabe auf den regionalen Vergabemarktplatz Rheinland, der im Verbund mit zwei weiteren regionalen Vergabemarktplätzen auf Basis der cosinex-Lösung Vergabemarktplatz durch d-NRW den Kommunen in Nordrhein-Westfalen zur Mitnutzung zur Verfügung gestellt wird.

In einem aktuellen Bericht gibt die ZVS des Landkreises interessante Einblicke in aktuelle Strukturen und Statistiken zu den 2015 durchgeführten Vergabeverfahren:

Brandschutzsanierung des Siegburger Kreishauses, Sanierung der kreiseigenen Schulen – mit Blick auf Klimaschutz und Barrierefreiheit – oder die Pflege und Instandsetzungsmaßnahmen von Kreisstraßen: Im Rhein-Sieg-Kreis fallen wie in allen Kreisverwaltungen Vergaben in unterschiedlichsten Gewerken und Leistungsbereichen an. Diese unterliegen dem Gebot der Wirtschaftlichkeit. Darüber hinaus hat sich der Rhein-Sieg-Kreis der Transparenz bei Vergaben sowie der Berücksichtigung von ökologischen Kriterien verpflichtet. Den gesamten Artikel lesen…

Havel VergabestelleZentrale Vergabestellen liegen bei Kommunen nahezu aller Größenordnungen aus guten Gründen im Trend. Dabei stellt sich im Einzelfall immer wieder die Frage, welche Aufgaben von der zentralen Vergabestelle und welche Aufgaben weiterhin von den Fachbereichen im Rahmen des Vergabeprozesses übernommen werden sollen. In der Diskussion ist hierbei häufig auch die Frage, wie und insbesondere wann die Ausschüsse von Stadt- bzw. Kreisrat zu beteiligen sind. Ein aktueller Bericht über die jüngsten Reorganisationsansätze der Stadt Brandenburg an der Havel gibt interessante Einblicke.

Mit rund 71.000 Einwohnern ist die Stadt eine der vier Mittelzentren in Brandenburg und gemessen an der Fläche die größte kreisfreie Stadt des Landes. Im Jahr 2013 wurden Vergaben im Umfang von rund 22 Millionen Euro durchgeführt. 620 Vergaben fanden im Bereich der Bauleistungen statt, etwa 750 im Bereich der Liefer- und Dienstleistung. Über 100 Mitarbeiter der Stadtverwaltung waren und sind an den Ausschreibungen beteiligt. Etwa 13.000 Euro wendet die Kommune allein für Schulungsmaßnahmen der Mitarbeiter im Bereich der Vergabe auf. Den gesamten Artikel lesen…