Das Bayerische Staatsministerium für Wirtschaft und Medien, Energie und Technologie (StMWi Bayern) hat seinen Leitfaden „Das wirtschaftliche Angebot“ aktualisiert, mit welchem öffentlichen Auftraggebern ein Überblick über die zentralen Aspekte gegeben werden, auf die bei öffentlichen Ausschreibungen zu achten ist.

Der Leitfaden umfasst insbesondere Hinweise zur Erstellung der Vergabeunterlagen und der Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien auf Basis der einschlägigen Gesetzestexte im Rahmen förmlicher Vergabeverfahren. Darüber hinaus wird auch auf die Gewichtung der Zuschlagskriterien und auf die Konsequenzen fehlerhafter Angebotswertungen eingegangen.

Ferner wird das eigentliche Wertungsverfahren prozessorientiert anhand der typischen vier Phasen, die im Rahmen der Wertung zu durchlaufen sind, besprochen.

Die entsprechenden Phasen im Vergabeverfahren sind:

  • Ausschluss nicht ordnungsgemäßer Angebote
  • Prüfung der Eignung der Bieter
  • Prüfung der Angemessenheit der Preise
  • Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots

Der Leitfaden bietet einen guten Überblick über die verschiedenen Facetten, die im Den gesamten Artikel lesen…

Bild zu Äpfel mit Birnen vergleichenDie ersten drei Teile der Beitragsreihe zur Vorstellung der Wertungsmethoden, ihrer Vor- und Nachteile und der Frage, für welche Art von Ausschreibung welche Methode geeignet erscheint, haben sich mit den im öffentlichen Auftragswesen bekannten bzw. gängigen Formeln und Verfahrensweisen befasst; Methoden, die im Übrigen auch im cosinex Vergabemanagementsystem zur Verfügung stehen.

Der vierte und letzte Teil befasst sich mit Ansätzen, die im Bereich der Privatwirtschaft durchaus gängige Praxis sind, bislang aber im Umfeld öffentlicher Ausschreibungen wohl noch eher selten angewandt werden: der (einstufigen) Interpolationsmethode sowie der sogenannten Dateneinhüllungsanalyse als Alternative zu der im dritten Teil vorgestellten erweiterten Richtwertmethode, um diejenigen Angebote zu identifizieren, zwischen denen im Rahmen eines zweistufigen Bewertungsverfahrens die Endauswahl erfolgen sollte.

Die Interpolationsmethode

Neben den bislang vorgestellten Methoden besteht auch die Möglichkeit, auf die direkte Gegenüberstellung der Preiskriterien und der Leistungskriterien zu verzichten und die Preise stattdessen in Leistungspunktzahlen umzurechnen. Durch diese Vorgehensweise entfällt zwar nicht die Vergabe eines spezifischen Gewichtes, mit dem der Preis als Kriterium (in einen Kriterienbaum) einfließt, jedoch wird hierdurch vermieden, dass es zu Wertungsverzerrungen aufgrund starker Abweichungen bei Preisen und Leistungspunkten kommt. Für die Umrechnung von Preisen in Leistungspunktzahlen bietet sich dem Grunde nach die Anwendung einer sogenannten linearen Interpolation an, wobei von der Anwendung einer solchen Methode in der Regel abzuraten ist, wie im Folgenden näher erläutert wird.

Die Preise müssen bei der linearen Interpolation zur Ermittlung von Preispunkten nicht – wie andere qualitative Leistungskriterien – mithilfe einer Checkliste beurteilt werden, da die Preise der eingegangenen Angebote bereits eine quantitative Basis darstellen und somit in Punktwerte umgerechnet werden können. Um die Preise in Leistungspunkte umzurechnen, wird dabei für gewöhnlich folgende Formel herangezogen: Den gesamten Artikel lesen…

Bild zu Äpfel mit Birnen vergleichenEine Beitragsreihe von Dr. Stefan Krusenbaum gibt einen Überblick über die Wertungsmethoden bei öffentlichen Aufträgen und geht der Frage nach, unter welchen Bedingungen bestimmte Methoden besonders geeignet erscheinen. Der erste Teil der Beitragsreihe beleuchtet – neben einem Einstieg in die Thematik – die Frage, wann und unter welchen Umständen der Preis als alleiniges Wertungskriterium geeignet erscheint. Der zweite Teil befasst sich mit der Fragestellung, was zu beachten ist, wenn sowohl Preis- als auch Leistungs- bzw. Wertungskriterien zu berücksichtigen sind und diese untereinander gewichtet werden sollen. Der dritte Teil gibt einen Überblick über die Methoden, bei denen zwar Preis- und Leistungskriterien berücksichtigt, diese aber nicht gewichtet werden sollen.

Wenn Leistungs- und Preiskriterien einander gegenübergestellt werden sollen, allerdings keine Gewichtung von Leistung und Preis angegeben werden kann oder soll, sollte keine Wertungsmethode aus dem Segment der Preis-Kriterien-Gewichtungen genutzt werden. Auch wenn eine so kleine Zahl an Angeboten erwartet wird, dass der implizite Vergleich zwischen einzelnen Angeboten aufgrund nicht repräsentativer Richt- bzw. Referenzwerte unzulässig erscheint, sind die im zweiten Teil vorgestellten Preis-Kriterien-Gewichtungen nicht als Wertungsmethode geeignet, da die Wertung der Kriterien eines Angebots hier davon beeinflusst wird, welche Kriterienausprägung andere Angebote aufweisen. Sinnvollerweise sollten solche Wertungsmethoden nur dann eingesetzt werden, wenn keine Angebote mit stark voneinander abweichenden Leistungen und/oder Preisen zu erwarten sind, die das Bewertungsraster relevant verschieben könnten.

Geteiltes Leid ist halbes Leid? – Kriterien-Preis-Verhältnisse als Wertungsmethode

Der dritte Teil der Reihe setzt sich daher mit den sogenannten Kriterien-Preis-Verhältnissen auseinander, einer Gruppe von Wertungsmethoden, die diese Nachteile „heilen“ können. Auch das Vergabemanagementsystem (VMS) der cosinex bietet dem Vergabepraktiker die Möglichkeit, eine entsprechende Angebotswertung mit den gängigen Methoden aus dieser Gruppe vorzusehen.

Im Folgenden werden die Kriterien-Preis-Verhältnis-Methoden hinsichtlich ihrer Einsatzmöglichkeiten und -risiken näher vorgestellt und besprochen.

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Nachdem der erste Teil der Beitragsreihe einen Einstieg in die Thematik der Angebotswertung gegeben und beleuchtet hat, wann und wie der Preis als alleiniges Wertungskriterium geeignet ist, befasst sich der zweite Teil mit der Fragestellung, was beachtet werden sollte, wenn sowohl Preis- als auch Leistungskriterien bei der Wertung zu berücksichtigen sind. Auch hier bietet das cosinex Vergabemanagementsystem eine Reihe geeigneter Wertungsmethoden zur Auswahl an, von denen in diesem Teil der Beitragsreihe diejenigen näher vorgestellt werden, bei denen die Vergabestelle selbst festlegt, zu welchen prozentualen Anteilen Preis und Leistungskriterien in die Wertung einfließen sollen. Aber auch für Vergabepraktiker, die noch nicht mit dem cosinex Vergabemanagementsystem arbeiten, gibt der Beitrag einen fundierten Überblick über diese Methoden. 

Wie viel Prozent von was? Preis/Kriterien-Gewichtungen

Wenn hinsichtlich mehrerer Ziel- bzw. Zuschlagskriterien eine möglichst gute Erfüllung angestrebt werden soll, da die Vergabestelle das Leistungsverzeichnis inhaltlich nicht soweit eingrenzen kann oder will, dass eine ausschließliche Wertung nach dem Preis zulässig bzw. möglich ist, muss auf den vergaberechtlichen Regelfall zurückgegriffen werden: die Wertung und Gegenüberstellung verschiedener Kriterien.

Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Gruppen von Wertungsmethoden: Die Vergabestelle kann einerseits das Verhältnis von Preis und Leistungskriterien selbst festlegen (Gruppe 1) oder andererseits Preis und Leistungskriterien in direkten Bezug zueinenander setzen (Gruppe 2) und somit auf eine selbst vorgenommene Gewichtung von Preis und Leistung verzichten. Dieser Teil der Reihe setzt sich mit den Methoden der Gruppe 1 auseinander. Im dritten Teil geht es um die Ansätze der Gruppe 2.

Die Hinzunahme von Leistungskriterien

Existieren mehrere qualitative Kriterien, so werden diese häufig in Punktbewertungsverfahren oder mittels Schulnotensystemen einander gegenübergestellt und zu einer Leistungspunktzahl aggregiert, die anschließend dem Preis des Angebots gegenübergestellt wird. Bei dieser Grundkonzeption ist in mehrfacher Hinsicht Vorsicht geboten: Zunächst darf natürlich bei der Angabe von Leistungskriterien im Kriterienbaum kein (weiteres) Preiskriterium angelegt werden, da dies einer doppelten Einbeziehung des Preises gleichkäme. Daher sieht unser Vergabemanagementsystem an dieser Stelle eine strikte Trennung vor. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass die Trennung von Eignungs- und Zuschlagskriterien eingehalten wird. Gerade bei den Leistungskriterien kann rasch die Versuchung entstehen, “das Mehr an Eignung“ zu berücksichtigen, was vergaberechtlich nach wie vor grundsätzlich unzulässig ist. Den gesamten Artikel lesen…

Bild zu Äpfel mit Birnen vergleichen„Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt“ – dies gibt das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in § 127 Abs. 1 Satz 1 vor. Doch hinter dieser knappen Formulierung versteckt sich geradezu eine Wissenschaft zu der Frage, mit welcher Wertungsmethode für die jeweilige Ausschreibung aus Preis und ggf. Kriteriengewichtung die „Wirtschaftlichkeit“ eines Angebotes ermittelt wird. Eine Beitragsreihe von Dr. Stefan Krusenbaum – Assistent der Geschäftsführung bei cosinex – stellt die verschiedenen Ansätze vor und gibt einen Überblick, welche Methoden unter welchen Anforderungen geeignet erscheinen.

Im Rahmen der Gestaltung der Ausschreibung stehen Vergabepraktiker immer wieder vor der Herausforderung, die passenden Wertungskriterien anzugeben und ein sinnvolles Bewertungsschema festzulegen, mit dem schlussendlich bei der Angebotswertung auch tatsächlich das für die Vergabestelle „beste“ Angebot ermittelt wird. In der Praxis ist aber die Auswahl der Wertungsmethode dabei von verschiedenen Aspekten abhängig, wie etwa der Art der Leistung, der erwarteten Anzahl von Angeboten aber auch von den Zielen der Vergabestelle. Neben Hinweisen für die Praxis wird am Ende des dritten Teils eine tabellarische Übersicht gegeben, die bei der Auswahl einer passenden Wertungsmethode anhand gängiger Kriterien unterstützen soll.

Im ersten Teil wird der Frage nachgegangen, was je nach Anzahl der herangezogenen Wertungskriterien zu beachten ist und beleuchtet, wo genau eigentlich aus entscheidungstheoretischer Sicht die Herausforderung bei der Wahl eines passenden Wertungsverfahrens liegt. Anschließend wird die einfachste Bewertungsmethode, die Auswahl nach dem niedrigsten Preis, vor dem Hintergrund ihrer Einsatzmöglichkeiten betrachtet. Am Ende dieses ersten Teils lässt sich so bereits ein Zwischenfazit ziehen, in welchen Konstellationen die auch in unserem Vergabemanagementsystem angebotene Methode des niedrigsten Preises als Wertungsverfahren geeignet ist und für welche Verfahren die Methode ungeeignet erscheint. Den gesamten Artikel lesen…

Die Zentralstelle für IT-Beschaffung (ZIB) des Beschaffungsamts des BMI hat die „Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen“ (UfAB 2018) in einer vollständig überarbeiteten Fassung bereitgestellt.

Mit der neuen Fassung wurden insbesondere die Vergaberechtsreformen im Ober- und Unterschwellenbereich in die UfAB eingearbeitet. Die neue Version konzentriert sich schwerpunktmäßig auf die Verfahrensarten, die nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV) und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) vorgesehen sind. Darüber hinaus sind neue Erkenntnisse und Entwicklungen aus Praxis und Rechtsprechung der IT-Vergabe eingeflossen.

Unverändert orientiert sich der Aufbau der UfAB auch in der neuen Version 2018 an den verschiedenen Prozessphasen und umfasst dabei Erläuterungen und Hinweise zu

  • Planung,
  • Design und
  • Durchführung eines Vergabeverfahrens.

Die UfAB stellt einen Praxisleitfaden für die Durchführung von IT-Beschaffungen dar, wobei sich die Unterlage in den meisten Erläuterungen auch auf Vergabeverfahren außerhalb des Bereiches der IT bzw. Informations- und Kommunikationstechnik (IUK) übertragen lassen. Den gesamten Artikel lesen…