Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.7 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) beinhaltet neben einigen technischen Weiterentwicklungen auch eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden auszugsweise vorstellen. Eine umfassende Release Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service- & Support-Center.

Statusmanagement für Bieterfragen & Co.

Innerhalb der E-Vergabeakte im VMS steht ein Kommunikationsbereich zur Verfügung, über den Bieterfragen oder Nachrichten an die Vergabestelle eingehen, umgekehrt Fragen der Unternehmen beantwortet sowie Absage- bzw. Zusagemitteilungen u.v.m. übermittelt werden können. Gerade bei komplexen Verfahren mit vielen Nachrichten oder bei einer hohen Anzahl parallel zu bearbeitender Vergabeverfahren ist es wichtig, den Überblick über bearbeitete bzw. noch nicht bearbeitete Bieterfragen zu behalten. Hierzu wurde das Statusmanagement für Nachrichten der Bewerber weiter ausgebaut. Den gesamten Artikel lesen…

VertragsmanagementMithilfe des Moduls Vertragsmanagement können im VMS aus Vergabeakten heraus weitgehend automatisiert Vertragsakten angelegt, komfortabel verwaltet und überwacht werden. Ergänzend zum Vergabemanagementsystem und dem Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird, bietet das Modul umfassende Möglichkeiten für eine integrierte Vertragsabwicklung.

Gemeinsam mit den neuen Versionen des Vergabemanagementsystems wurden auch Neuerungen für das Modul Vertragsmanagement bereitgestellt.

Optische Abgrenzung zwischen Akten des Bedarfs-, Vergabe- und Vertragsmanagements

Neben dem Kernmodul Vergabemanagement wurden in den letzten Jahren mit dem Bedarfsmanagement sowie dem Vertragsmanagement weitere optionale Module bereitgestellt. Sind diese Module für den jeweiligen Mandanten aktiviert, lassen sich alle drei Aktentypen auch parallel öffnen:

  • Für das Vergabemanagement: Vergabeakten
  • Für das Bedarfsmanagement: Beschaffungsanträge
  • Für das Vertragsmanagement: Vertragsakten

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Liebe Kunden, Interessenten und Partner,

das Osterfest 2021 werden sich viele von uns anders vorgestellt haben. Statt Kurzurlauben, Osterfeuern und Restaurantbesuchen steht nun der verlängerte Lockdown an. Das cosinex Team wünscht Ihnen trotz aller Widrigkeiten entschleunigte und vor allem gesunde Festtage. Als kleine Osterüberraschung werden wir für Sie die neueste Version des cosinex VMS bereitstellen. Näheres wie gewohnt demnächst in unserem Blog.

Für die nächsten Monate wünsche auch ich Ihnen alles Gute, Gesundheit sowie – privat wie beruflich – vor allem die notwendige Geduld. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.3 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wurde in der vergangenen Woche allen Kunden bzw. Betreibern unserer Lösung zur Verfügung gestellt und auch die immer beliebtere Cloud Edition des VMS bietet seit letzter Woche die neuen Funktionen und Verbesserungen: Schwerpunkte betreffen u.a. die verbesserte Abbildung der Direktvergabe, die Einführung einer konfigurierbaren Wartefrist bei Unterschwellenvergaben (etwa aufgrund landesrechtlicher Vorgaben) sowie zahlreiche Neuerungen und Weiterentwicklungen auch für die neuen komplementären Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement.

Einen Auszug der wichtigsten Weiterentwicklungen möchte ich Ihnen im Rahmen dieses Beitrags kurz vorstellen. Wie immer finden Nutzer unserer Lösungen eine umfassende Release Note mit weitergehenden Beschreibungen der wichtigsten Änderungen in unserem Service- & Support-Center.

Verbesserte Abbildung der Direktvergabe – ohne Wettbewerb

Eine Direktvergabe ohne Wettbewerb mit nur einem Bieter (§ 14 Abs. 4 VgV, § 8 Abs. 4 UVgO, § 3a Abs. 3 VOB/A, § 3a EU Abs. 3 VOB/A, § 13 Abs. 2 SektVO, § 12 Abs. 1 VSVgV) ist insbesondere dann möglich, wenn zulässigerweise für die Erbringung der Leistung nur ein einziger Bieter in Frage kommt. In diesem Fall wird im Oberschwellenbereich ein Verhandlungsverfahren und im Unterschwellenbereich eine Verhandlungsvergabe bzw. Freihändige Vergabe (jeweils ohne Teilnahmewettbewerb) durchgeführt, bei der nur dieser eine Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDas Arbeiten im Homeoffice ist für viele Mitarbeiter von Vergabestellen angesichts der aktuellen Situation zum Alltag geworden und vieles spricht dafür, dass diese Situation – wenn auch eingeschränkt – noch anhält. Die zahlreichen positiven Rückmeldungen, dass gerade das Vergabemanagementsystem (VMS) diese neue Form des Arbeitens für viele Vergabestellen in diesen außergewöhnlichen Zeiten unterstützt hat, freut uns sehr.
Im Fokus der Weiterentwicklungen der letzten Wochen standen daher funktionale Aspekte, die u.a. das verteilte Arbeiten der Mitarbeiter von Vergabestellen besser unterstützen. Mit der nun freigegebenen Version 9.2 werden eine Reihe neuer Funktionen, Verbesserungen der Nutzeroberfläche, aber auch neue Schnittstellen im VMS-Connector bereitgestellt.

Die für die Arbeit im Homeoffice wichtigste neue Funktion, die Angebotsöffnung im 4-Augen-Login von verteilten Orten, wurde bereits in einer Zwischen-Version Ende März bereitgestellt.

Eine vollständige Release-Note mit allen wichtigen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen in unserem Service- & Support-Center.

Assistent zur Auswahl von Vergabeunterlagen

Mit Hilfe eines neuen Assistenten zur Auswahl der hinterlegten Standardunterlagen wurde der Gesamtüberblick über die ausgewählten Vergabeunterlagen weiter verbessert. Der wesentliche Inhalt des Reiters „Dokumente“ im Modul „Vergabeunterlagen“ zeigt nun die für das jeweilige Vergabeverfahren bereits ausgewählten Vergabeunterlagen. Die Unterstützung zur Auswahl aus den Vorlagen wurde in einen neuen Assistenten ausgegliedert. Hierzu gehören die Tabellen zur Auswahl generierbarer Standardunterlagen, herunterladbarer Standardunterlagen für die Nachbearbeitung außerhalb des VMS sowie die Auswahl von Dokumenten aus verknüpften Beschaffungsanträgen. Den gesamten Artikel lesen…

Service-und Support cosinexAngesichts der erfreulichen Nachfrage und den aktuellen Restriktionen im Hinblick auf persönliche Treffen werden die Webinare zur Vorstellung unserer Lösungen ausgeweitet. Gleiches gilt für die Webinare des Deutschen Vergabeportals.

Ab April werden die Webinare zunächst für die kommenden drei Wochen im wöchentlichen Turnus angeboten. Dies hat auch den Vorteil, dass unter dem Strich mehr Zeit zur Verfügung steht, um auf Fragen zu unseren Lösungen näher einzugehen. Unsere Webinarleiter rufen Sie hierfür gerne nach dem Webinar an, um Rückfragen zu beantworten und Detailaspekte näher zu erläutern. Das erweiterte Online-Angebot stellt zugleich eine Möglichkeit dar, Ihnen unsere Lösungen näher zu bringen bzw. Fragen zu unseren Produkten zu beantworten und dabei gleichzeitig die aufgrund der Corona-Pandemie gebotene Distanz zu wahren.

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Logo VergabemanagementsystemMit einer aktuellen (Zwischen-)Version des VMS gehen wir auf neue Anforderungen durch eine länger anhaltende Nutzung unserer Lösungen aus dem Homeoffice heraus ein. Schwerpunkt ist der Bereich der Angebotsöffnung im Hinblick auf das erforderliche Vier-Augen-Prinzip.

Während eine zeitweise Nutzung unserer Lösungen über alternative Endgeräte (gleich, ob im Rahmen eines „mobilen Arbeitens“ oder aus dem „Homeoffice“ heraus) bereits seit Jahren zum Arbeitsalltag vieler Anwender gehört, stellt eine länger andauernde Nutzung im Homeoffice anlässlich der aktuellen Ausbreitung des Covid19-Virus Nutzer Anwender im Einzelfall vor Herausforderungen. Nach ersten Rückmeldungen gilt dies insbesondere für den Bereich der Angebotsöffnung. Hierauf möchten wir zeitnah reagieren.

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Logo VergabemanagementsystemDas cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) unterstützt Vergabestellen bei ihren internen Prozessen und Dokumentationen rund um das öffentliche Vergabe- und Beschaffungswesen. Die bereitgestellte Version 9.1 enthält neben Entwicklungen zum neuen Modul Vertragsmanagement eine umfassende Überarbeitung und Aktualisierung für Vergaben nach Maßgabe der VOB/A im Hinblick auf die aktualisierten Formblätter des Vergabehandbuchs des Bundes (VHB Bund) aber auch viele neue Funktionen.

Festlegung eines Verantwortlichen je Akte und Vorgang

Für jede Akte können aus dem zugehörigen Team ab der neuen Version ein oder mehrere sog. Aktenverantwortliche/r ausgewählt werden. Damit können in größeren Teams beispielsweise Mitarbeiter, die für eine Akte oder einen Vorgang verantwortlich sind oder diesen zentral koordinieren, festgelegt und mit Hilfe einer Sortierfunktion für diese Eigenschaft rasch gefunden werden.

Entsprechende Funktion für Vertragsmanagement und Beschaffungsanträge

Diese Funktion steht nicht nur für Vergabeakten, sondern auch für die neuen ergänzenden Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement zur Verfügung. Damit können auch je Beschaffungsantrag oder Vertragsakte entsprechende „Verantwortliche“ festgelegt werden. Den gesamten Artikel lesen…

VertragsmanagementMit einem neuen Modul aus unserem Haus können öffentliche Auftraggeber – neben der E-Vergabe und dem Vergabemanagement – nun auch Verträge komfortabel verwalten und überwachen. Ergänzend zum Vergabemanagementsystem und dem Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird, bietet das neue Modul umfassende Möglichkeiten für ein integriertes Vertragsmanagement.

Zur Verwaltung der Verträge gehören die Eckdaten des Vertrags aus dem Vertragsabschluss, das Vertragsdokument selbst, ergänzende Anlagen sowie ggf. die späteren Vertragsänderungen, aber auch die Kündigung, Verlängerungen oder Abstimmungen zu etwaigen Leistungsstörungen. Eine neue Erinnerungsfunktion hilft, alle wichtigen Termine und Fristen im Auge zu behalten.

Nach Zuschlag im Vergabemanagementsystem können im Vertragsmanagement Vertragsakten komfortabel angelegt werden. Dabei werden alle wesentlichen Angaben aus dem vorherigen Vergabeverfahren automatisch übernommen. Dergestalt angelegte Vertragsakten werden automatisch mit den vorgelagerten Vergabeakten verknüpft. Ergänzend können Vertragsakten auch manuell erfasst oder bestehende Vertragsakten hinzugefügt werden. Den gesamten Artikel lesen…

Logo cosinex AkademieAuch im zweiten Jahr ihres Bestehens blickt die cosinex Akademie auf eine Reihe erfolgreich durchgeführter Fortbildungsreihen zurück. Da in diesem Jahr keine Plätze mehr verfügbar sind, freuen wir uns, Ihnen bereits heute die Termine für das erste Halbjahr 2020 mitteilen zu können.

Wir freuen uns, dass wir erneut Herrn Carsten Böke von Böke Rechtsanwälten als Referent für die Fortbildungsveranstaltung „Rechtssichere Vergabe von Planungsleistungen“ gewinnen konnten. In der beim letzten Termin ausgebuchten Veranstaltung widmete sich der erfahrene Rechtsanwalt und Diplom-Verwaltungswirt der Frage, welche vergabe- und baurechtlichen Vorgaben es zu beachten gilt und zeigt spezielle Problemstellungen sowie Lösungsansätze für diese besonderen Vergabeverfahren auf. Ein Schwerpunkt liegt auf dem Umgang mit der Europarechtswidrigkeit von Teilen der HOAI.

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