Fristberechnung führt immer noch zu aktuellen Beschlüssen der VergabekammernWird die Vorabbenachrichtigungsfrist des § 134 GWB nicht richtig berechnet, können die Folgen erheblich sein; reichen sie doch bis zu Unwirksamkeit des geschlossenen Vertrages. Man sollte meinen, dass die Berechnung der 10-Tages-Frist in der Praxis keine Schwierigkeiten mehr bereitet und insbesondere die rechtlichen Fragen zur Fristberechnung geklärt sind. Praktisch relevant ist insbesondere die Frage, wie damit umzugehen ist, wenn das Fristende auf einen Sonntag fällt. Hierzu hat die Vergabekammer des Bundes in einem jüngeren Beschluss (vom 28.06.2021, VK 2 – 77 / 21) Stellung genommen.

I. Der Sachverhalt

Die Vergabestelle übersendet auf elektronischem Wege das Vorabinformationsschreiben (gem. § 134 GWB) am 10. Juni 2021 an einen unterlegenen Bieter. Darin war ausgeführt, dass der Vertragsschluss frühestens am Montag, den 21. Juni 2021, erfolgen werde.

An diesem Montag erteilte sie den Zuschlag um 7:52 Uhr und teilte dies dem Zuschlagskandidaten elektronisch mit. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaIn der Beschaffungspraxis ist es ein häufig anzutreffendes Szenario: Die Fachabteilung tritt mit einer Leistungsbeschreibung an die Vergabestelle heran. Aufgrund der darin enthaltenen technischen Spezifikationen kommt nur ein Anbieter in Betracht. Im besten Fall wird die Dokumentation einer mehr oder minder umfassend durchgeführten Markterkundung gleich mitgeliefert, die genau dieses Ergebnis stützt. Aufgrund des technischen Alleinstellungsmerkmals wird dann der Bedarf direkt bei dem vorher identifizierten Anbieter gedeckt: vermeintlich schnell, abschlussorientiert und ohne lästiges wettbewerbliches Vergabeverfahren. Gerade bei drohendem Dezemberfieber eine verlockende Lösung, da der Mittelabfluss (vordergründig) garantiert werden kann.

Die Vergabekammer des Bundes hat in einem kürzlich ergangenen Beschluss (29.09.2020, VK 2 – 73 / 20) zu den Voraussetzungen Stellung genommen, um sich seitens der Vergabestelle auf ein technisches Alleinstellungsmerkmal berufen zu können. In dem entschiedenen Fall mündete der Verzicht auf ein wettbewerbliches Verfahren trotz umfassender Begründung der Vergabestelle in der Feststellung der Unwirksamkeit des geschlossenen Vertrages.

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JustitiaTeilweise verlangen E-Vergabeplattformen Registrierungen und machen Formvorgaben für die Angebotsabgabe, die über die Textform hinausgehen. Hierzu gehört die Vorgabe der E-Vergabeplattform des Bundes (eVergabe Online), dass zum Hochladen eines Angebotes nur das elektronische Benutzerkonto des Bieters genutzt werden darf.

Ob und inwieweit dies zulässig ist, hat kürzlich die Vergabekammer des Bundes (VK-Bund) entschieden, wobei auf die Besonderheiten und Erfordernisse der E-Vergabe wohltuend praxistauglich eingegangen wurde (Beschluss vom 31.01.2020, VK 2 – 102 / 19).

Gegen den Beschluss der VK-Bund wurde unter dem Aktenzeichen VII-Verg 6/20 sofortige Beschwerde beim Vergabesenat am OLG Düsseldorf eingelegt. Auch wenn der Beschluss damit nicht rechtskräftig ist, ergeben sich doch einige Hinweise für die Praxis, die vorsorglich berücksichtigt werden sollten.

Der Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb den Abschluss eines Rahmenvertrages im offenen Verfahren EU-weit aus.

Laut Bekanntmachung musste die E-Vergabeplattform des Bundes zur Angebotsabgabe genutzt werden.

Durch verschiedene Hinweise in den Vergabeunterlagen und insbesondere auch auf der E-Vergabeplattform wurde klargestellt, dass jeder Bieter einen Account anlegen soll und mit diesem Account sein Angebot hochladen muss.

Beispielsweise gaben Begriffsdefinitionen vor, dass mit dem Begriff „Bieter“ sowohl der „Einzelbieter als auch die Bietergemeinschaften gemeint (sind). (…) Bieter ist der Teilnehmer auf der e-Vergabe-Plattform, der das Angebot hochlädt.“ Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaBislang war klar: Soll ein Rahmenvertrag vergeben werden, ist die Höchstmenge des Beschaffungsbedarfes anzugeben, der über diesen Rahmenvertrag gedeckt werden soll. Nunmehr hat die Vergabekammer des Bundes entschieden, dass diese Pflicht nach der aktuellen Rechtslage zumindest dann nicht greift, wenn der Auftragsumfang einer Rahmenvereinbarung von Ereignissen abhängt, die der Auftraggeber nicht sicher vorhersehen und nicht beeinflussen kann. In diesem Fall genügt es, wenn der Auftraggeber für das voraussichtliche Abrufvolumen so valide wie möglich Erfahrungswerte zugänglich macht (Beschluss vom 19.07.2019, VK 1 – 39 / 19).

Zum Sachverhalt

Ein öffentlicher Auftraggeber führte ein europaweites offenes Verfahren mit dem Ziel der Vergabe eines Rahmenvertrags zur Erbringung von Unterstützungsdienstleistungen im Rahmen der Fallbearbeitung durch. Der zu beauftragende Dienstleister soll bei saisonalen Spitzen Fälle im Bereich der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung (bspw. Kostenerstattungsanträge) abarbeiten.

Die Vertragslaufzeit beträgt zwölf Monate mit drei jeweils einjährigen Verlängerungsoptionen. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaDas offene Verfahren wird zumeist als einstufiges Verfahren bezeichnet. Explizite Regelungen zur Reduzierung der Anzahl der Bieter bzw. Bewerber im Sinne einer Abschichtung finden sich zwar für die sog. mehrstufigen Verfahren (wie in den Fällen des Teilnahmewettbewerbes oder auch im Verhandlungsverfahren), nicht jedoch für das offene Verfahren.

Eine findige Vergabestelle untergliederte gleichwohl ein offenes Verfahren in mehrere Stufen und nahm dabei eine Abschichtung der Bieter vor; zu Recht, wie die Vergabekammer des Bundes entschieden hat (Beschluss vom 07.05.2019, VK 1 – 17 / 19).

Zum Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb im offenen Verfahren den Abschluss von Rahmenvereinbarungen über eine Laufzeit von vier Jahren in mehreren Losen zur Beschaffung von Schuhen aus.

Die Bewertung der Angebote auf Wirtschaftlichkeit sollte in einem zweistufigen Verfahren erfolgen. In der ersten Stufe sollte eine Kurzerprobung der eingereichten Muster erfolgen, an deren Ende die drei wirtschaftlichsten Angebote je Los ausgewählt werden sollten. Die betreffenden drei Bieter sollten dann aufgefordert werden, weitere Muster einzureichen. In der zweiten Stufe sollten diese Muster dann Gegenstand einer tieferen Erprobung werden. Anhand der Erprobung sollten die Schuhe abschließend bewertet und dann die zwei wirtschaftlichsten Angebote bezuschlagt werden. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaBei der Vergabevorbereitung sieht die interne Lage oftmals wie folgt aus: Der Bedarfsträger weiß vermeintlich genau, was er will; nach seiner Vorstellung kommt nur ein Produkt bzw. eine technische Spezifikation, die auf ein Produkt hinausläuft, in Frage. Die produktscharfe Ausschreibung steht im Spannungsverhältnis zu der grundsätzlichen Verpflichtung, im Sinne eines möglichst breiten Wettbewerbs produktneutral auszuschreiben. Die Vergabekammer des Bundes hat in einer kürzlich ergangenen Entscheidung die Zulässigkeitsvoraussetzungen für eine produktscharfe Ausschreibung herausgearbeitet (Beschluss vom 13.06.2019, VK 2 – 26 / 19).

Zum Sachverhalt

Die Vergabestelle schreibt IT-Hardware aus, die im Bereich des „Machine Learning“ oder auch „Deep Learning“ eingesetzt werden soll. Außerdem soll sie zum Datenmanagement sowie zur Analyse und Verarbeitung von großen und heterogenen Datenmengen verwendet werden.

Neben Leistungswerten, die das Cluster (als Verbund zahlreicher einzelner Rechenkerne) insgesamt erreichen muss, enthält die Leistungsbeschreibung auch die Anforderung einer Mindest-Rechenleistung pro einzelner CPU (central processing unit / Hauptprozessor) von 1,4 TFLOP/s und die Vorgabe, dass die Prozessoren x86_64-basiert sein müssen. Den gesamten Artikel lesen…

Urteil VergabekammerIn einer jüngeren Entscheidung befasst sich die Vergabekammer des Bundes (VK Bund, Beschluss v. 05.03.2014 – VK1-8/14) mit der Frage, wie präzise die Zuordnung eines CPV-Codes (Common Procurement Vocabulary) eines Vergabeverfahrens bzw. einer Bekanntmachung durch eine Vergabestelle erfolgen muss und welche Rechtsfolgen sich für das Vergabeverfahren bei einer ungenauen Verwendung des CPV-Codes ergeben.

Wir haben uns die Entscheidung der VK Bund und die Besprechungen angeschaut und neben einem Praxis-Tipp auch Nutzerhinweise für die Anwender unserer Lösungen im Bereich der E-Vergabe erarbeitet.

Im konkreten Fall wurde die Bekanntmachung  “Sicherheits- oder Bewachungsdienste” durch den Auftraggeber ausgeschrieben, wofür der Auftraggeber die CPV-Codes 75131000 – FB01 und 75131100 verwendete bzw. als Kategorisierung auswählte (also “Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung, Zusatzteil: für militärische Zwecke; Allgemeine Personaldienstleistungen für die öffentliche Verwaltung”). Den gesamten Artikel lesen…

VK Bund Logo. E-Mail bei VergabeverfahrenWie die Vergabekammer des Bundes in einer aktuellen Entscheidung herausstellt (VK Bund, Beschluss v. 03.02.2014 – VK 2-1/14), ist die Kommunikation mit den Bewerbern bzw. Bietern per E-Mail riskant.

Die Kommunikation per E-Mail mit Bietern bzw. Bewerbern im Rahmen laufender Vergabeverfahren ist insbesondere für Vergabestellen „verlockend“, die für die elektronische Kommunikation noch nicht auf E-Vergabeplattformen setzen. Die damit verbundenen Risiken und potentiellen Problemen sind bekannt und haben nun auch Einzug in die Rechtsprechung gefunden.

Der zu entscheidende Fall der VK Bund

In dem durch die Vergabestelle zu entscheidenden Sachverhalt ging die Vergabestelle zunächst im „analogen Verfahren“ vor und versandte alle Unterlagen einschließlich der Leistungsbeschreibung auf CD-ROM per Post. Sie gab hierbei keine eigene E-Mail-Adresse an, sondern nur die postalische Anschrift, Telefon- und Faxnummer der Vergabestelle an. Ergänzende Auskünfte bzw. Nachsendungen auf eingegangene Bieterfragen wurden jedoch ab dann per E-Mail und zwar ausschließlich an E‑Mail-Adressen versandt, die aus den Briefköpfen der interessierten Bewerber zusammengestellt wurden. Auf Eingangsbestätigungen verzichtete die Vergabestelle und nutzte weder die Lesebestätigungsfunktion ihres E-Mail-Programms noch versicherte sie sich sonst wie über den erfolgreichen Eingang der E-Mails. Von den insgesamt drei Nachsendungen per E-Mail war in dem vorliegenden Fall die zweite Nachsendung entscheidend: Sie enthielt u.a. ein überarbeitetes Leistungsverzeichnis, welches die Bieter ihrem Angebot zwingend zugrunde legen sollten. Den gesamten Artikel lesen…