Auch wenn der Schwerpunkt der neuen Version 9.8 auf technischen Anpassungen für den Betrieb der Anwendung auf neueren und noch leistungsfähigeren Web-Servern lag, enthält diese Version des Vergabemanagements einige neue Funktionen.
Einschränkung bei automatischer Zuweisung von Nutzern zu Akten
Im Bereich „Team“ innerhalb einer Vergabeakte kann sowohl in Vergabeakten, als auch in Beschaffungsanträgen und Vertragsakten gesteuert werden, wer aktuell im Rahmen der dem Nutzer jeweils zugewiesenen Rollen und Rechte Zugriff auf die Vergabeakte, den Beschaffungsantrag oder die Vertragsakte erhält. Den gesamten Artikel lesen…
Um die Prozesse rund um das öffentliche Auftragswesen ganzheitlich und medienbruchfrei abwickeln zu können, bieten wir mit dem Bedarfs- und Vertragsmanagement zwei komplementäre Module zu dem Vergabemanagementsystem (VMS). Mit diesen können zum einen die der Vergabe vorgelagerten Prozesse rund um die Bedarfsmeldung, zum anderen auch das nachgelagerte Vertragsmanagement integriert unterstützt werden.
Aufgrund des Interesses vieler Kunden haben wir unser Webinar-Angebot um eine neue Reihe zu diesem Thema ergänzt. In diesen kostenfreien Webinaren stellen wir die beiden komplementären Module zum Vergabemanagementsystem näher vor und vermitteln einen ersten Eindruck zur Bedienung anhand praxisorientierter Beispiele.
Einfache Anmeldung, kostenfreie Teilnahme
Die Webinare „Einführung in die Module Bedarfs- & Vertragsmanagement“ finden monatlich statt. Alle geplanten Termine sowie die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie unter diesem Link. Den gesamten Artikel lesen…
Mithilfe des Moduls Vertragsmanagement können im VMS aus Vergabeakten heraus weitgehend automatisiert Vertragsakten angelegt, komfortabel verwaltet und überwacht werden. Ergänzend zum Vergabemanagementsystem und dem Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird, bietet das Modul umfassende Möglichkeiten für eine integrierte Vertragsabwicklung.
Gemeinsam mit den neuen Versionen des Vergabemanagementsystems wurden auch Neuerungen für das Modul Vertragsmanagement bereitgestellt.
Optische Abgrenzung zwischen Akten des Bedarfs-, Vergabe- und Vertragsmanagements
Neben dem Kernmodul Vergabemanagement wurden in den letzten Jahren mit dem Bedarfsmanagement sowie dem Vertragsmanagement weitere optionale Module bereitgestellt. Sind diese Module für den jeweiligen Mandanten aktiviert, lassen sich alle drei Aktentypen auch parallel öffnen:
Im Rahmen neuer Editionen des Vergabemanagementsystems (VMS) als Cloud-Lösung wird seit Beginn dieses Jahres auch das Modul „Vertragsmanagement“ als Ausbaustufe angeboten. Zudem kann die Integration des VMS in bestehende E-Akten oder ERP-Systeme noch einfacher als bisher auch aus der Cloud heraus erfolgen.
Die neue Expert-Edition ersetzt die bestehende Professional-Edition und bietet zahlreiche Funktionen sowie die Möglichkeit zur Nutzung des Moduls „Bedarfsmanagement“.
Mit dem Bedarfsmanagement können auch die der Vergabe vorgelagerten Prozesse (initiale Bedarfsmeldung sowie interne Freigabeprozesse) innerhalb des Systems strukturiert erhoben werden. Auf Grundlage einer oder mehrerer Bedarfsanträge können Vergabeakten angelegt werden.
Für Nutzer, die nur das Modul Bedarfsmanagement nutzen möchten (also Bedarfsmelder in den Fachbereichen und am Genehmigungsprozess beteiligte Nutzer) bieten wir Paketpreise ab 2,- EUR je Nutzer und Monat an.
Neu: Vertragsmanagement in der Cloud
Mit der Edition Expert+ kann das im letzten Jahr für Eigeninstallationen des VMS bereitgestellte Modul Vertragsmanagement nun auch im Rahmen unserer Cloud-Editionen genutzt werden. Mit diesem Modul lassen sich am Ende eines Vergabeverfahrens Vertragsakten anlegen, Laufzeiten, Vertragsdaten und Zahlungspläne definieren, Verlängerungen und Fristen überwachen sowie Terminerinnerungen und entsprechende Wiedervorlagen verwalten. Den gesamten Artikel lesen…
Mit den beiden Modulen Bedarfs- und Vertragsmanagement stehen insbesondere zum Vergabemanagementsystem (VMS) komplementäre Bausteine zur Verfügung, um die Prozesse rund um das öffentliche Auftragswesen ganzheitlich zu unterstützen. Zu beiden Modulen haben wir für Kunden und Nutzer unserer Lösungen im Service- und Support-Center neue Video-Tutorials zur Verfügung gestellt.
Die Video-Anleitungen adressieren Nutzer, die sich mit den grundlegenden Funktionalitäten der neuen Module vertraut machen wollen. Nutzern, die bereits an Schulungen oder Webinaren teilgenommen haben, aber nur selten mit den Modulen arbeiten, wird hierüber (in Ergänzung zur Kontaktaufnahme mit unserem Support-Team) eine weitere Möglichkeit angeboten, sich die Funktionalitäten des Systems in Erinnerung zu rufen.
Das cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) unterstützt Vergabestellen bei ihren internen Prozessen und Dokumentationen rund um das öffentliche Vergabe- und Beschaffungswesen. Die bereitgestellte Version 9.1 enthält neben Entwicklungen zum neuen Modul Vertragsmanagement eine umfassende Überarbeitung und Aktualisierung für Vergaben nach Maßgabe der VOB/A im Hinblick auf die aktualisierten Formblätter des Vergabehandbuchs des Bundes (VHB Bund) aber auch viele neue Funktionen.
Festlegung eines Verantwortlichen je Akte und Vorgang
Für jede Akte können aus dem zugehörigen Team ab der neuen Version ein oder mehrere sog. Aktenverantwortliche/r ausgewählt werden. Damit können in größeren Teams beispielsweise Mitarbeiter, die für eine Akte oder einen Vorgang verantwortlich sind oder diesen zentral koordinieren, festgelegt und mit Hilfe einer Sortierfunktion für diese Eigenschaft rasch gefunden werden.
Entsprechende Funktion für Vertragsmanagement und Beschaffungsanträge
Diese Funktion steht nicht nur für Vergabeakten, sondern auch für die neuen ergänzenden Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement zur Verfügung. Damit können auch je Beschaffungsantrag oder Vertragsakte entsprechende „Verantwortliche“ festgelegt werden. Den gesamten Artikel lesen…
Mit einem neuen Modul aus unserem Haus können öffentliche Auftraggeber – neben der E-Vergabe und dem Vergabemanagement – nun auch Verträge komfortabel verwalten und überwachen. Ergänzend zum Vergabemanagementsystem und dem Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird, bietet das neue Modul umfassende Möglichkeiten für ein integriertes Vertragsmanagement.
Zur Verwaltung der Verträge gehören die Eckdaten des Vertrags aus dem Vertragsabschluss, das Vertragsdokument selbst, ergänzende Anlagen sowie ggf. die späteren Vertragsänderungen, aber auch die Kündigung, Verlängerungen oder Abstimmungen zu etwaigen Leistungsstörungen. Eine neue Erinnerungsfunktion hilft, alle wichtigen Termine und Fristen im Auge zu behalten.
Nach Zuschlag im Vergabemanagementsystem können im Vertragsmanagement Vertragsakten komfortabel angelegt werden. Dabei werden alle wesentlichen Angaben aus dem vorherigen Vergabeverfahren automatisch übernommen. Dergestalt angelegte Vertragsakten werden automatisch mit den vorgelagerten Vergabeakten verknüpft. Ergänzend können Vertragsakten auch manuell erfasst oder bestehende Vertragsakten hinzugefügt werden. Den gesamten Artikel lesen…
