Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.7 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) beinhaltet neben einigen technischen Weiterentwicklungen auch eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden auszugsweise vorstellen. Eine umfassende Release Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service- & Support-Center.

Statusmanagement für Bieterfragen & Co.

Innerhalb der E-Vergabeakte im VMS steht ein Kommunikationsbereich zur Verfügung, über den Bieterfragen oder Nachrichten an die Vergabestelle eingehen, umgekehrt Fragen der Unternehmen beantwortet sowie Absage- bzw. Zusagemitteilungen u.v.m. übermittelt werden können. Gerade bei komplexen Verfahren mit vielen Nachrichten oder bei einer hohen Anzahl parallel zu bearbeitender Vergabeverfahren ist es wichtig, den Überblick über bearbeitete bzw. noch nicht bearbeitete Bieterfragen zu behalten. Hierzu wurde das Statusmanagement für Nachrichten der Bewerber weiter ausgebaut. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIn den letzten Monaten wurden zwei neue Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) bereitgestellt, die neuesten Änderungen der Version 9.6 wurden in der vergangenen Woche an unsere Kunden ausgeliefert bzw. stehen Nutzern der Cloud-Edition seit Ende letzter Woche zur Verfügung.

Neben zahlreichen technischen Weiterentwicklungen und Aktualisierungen gibt es eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Verlängerung der Teilnahme- und Angebotsfrist nach deren Ablauf

Mit Ablauf der Angebots- bzw. Teilnahmefrist endet auch die Möglichkeit, über die an ein VMS angebundene Vergabeplattform elektronische Angebote abzugeben. Bewerber, die über die Funktion „Teilnehmen“ noch keinen Zugriff auf den Projektraum und die dort bereitgestellten Möglichkeiten zur Kommunikation und Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen genommen haben, können das Verfahren ab diesem Zeitpunkt weder auf der Vergabeplattform finden, noch auf den Projektraum zugreifen. Den gesamten Artikel lesen…

Bild zu statistischen AuswertungenMit der neuen VergStatVO werden öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die in § 3 VergStatVO geregelten Daten zu Vergabeverfahren innerhalb von 60 Tagen ab Zuschlag an Destatis zu melden. Betroffen von dieser Meldepflicht sind nicht nur EU-weite Vergaben, sondern regelmäßig alle Vergaben ab einem Auftragswert von 25.000 EUR (nach Maßgabe der Voraussetzungen von § 2 Abs. 2 VergStatVO) mit Zuschlag ab dem 1. Oktober 2020. Die aktuellen Versionen der cosinex Systeme setzen diese neuen Anforderungen um.

Eine Vergabestatistikmeldung kann direkt aus der jeweiligen Fachanwendung heraus erfolgen, wenn diese über eine entsprechende Schnittstelle zu Destatis verfügt oder alternativ über die vom Bundesamt selbst im Internet bereitgestellte Eingabeoberfläche.

In beiden Kernlösungen der cosinex im Bereich der E-Vergabe, dem Vergabemanagementsystem und dem Vergabemarktplatz als technische Basis für zahlreiche Vergabeplattformen in Deutschland, wurden entsprechende Funktionalitäten und die notwendige Schnittstelle zu Destatis bereitgestellt. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemarktplatzParallel zur laufenden Umsetzung der Funktionen und Schnittstellen zur Umsetzung der Vergabestatistikverordnung, die wir in den kommenden Wochen im Rahmen einer neuen Verfahrensversion ausliefern werden, wurde Anfang August die Version 8.4 des Vergabemarktplatzes bereitgestellt. Neben technischen Aktualisierungen „unter der Haube“ betreffen funktionale Schwerpunkte die automatisierte Freischaltung noch nicht registrierter Unternehmen bei nicht öffentlichen Ausschreibungen sowie Vereinfachungen bei der Weiterleitung an dritte Veröffentlichungsplattformen.

Die neuen Funktionen stehen allen Nutzern von Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz zur Verfügung.

Automatische Freischaltung nach Registrierungsaufforderung

Bei nicht öffentlichen Vergabeverfahren, wie insbesondere beschränkten Ausschreibungen oder Verhandlungsvergaben, werden Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Dies geschieht innerhalb des Vergabemarktplatzes. Über eine entsprechende Funktion können Unternehmen, welche bereits im Zuge einer Registrierung über einen Unternehmens-Account auf dem Vergabemarktplatz verfügen, direkt zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Sind die Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen noch nicht registriert, wird ihnen mithilfe einer sogenannten Registrierungsaufforderung aus dem Vergabemarktplatz heraus die Aufforderung übermittelt, sich registrieren zu lassen, um auf die Ausschreibungsunterlagen zugreifen zu können. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.3 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wurde in der vergangenen Woche allen Kunden bzw. Betreibern unserer Lösung zur Verfügung gestellt und auch die immer beliebtere Cloud Edition des VMS bietet seit letzter Woche die neuen Funktionen und Verbesserungen: Schwerpunkte betreffen u.a. die verbesserte Abbildung der Direktvergabe, die Einführung einer konfigurierbaren Wartefrist bei Unterschwellenvergaben (etwa aufgrund landesrechtlicher Vorgaben) sowie zahlreiche Neuerungen und Weiterentwicklungen auch für die neuen komplementären Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement.

Einen Auszug der wichtigsten Weiterentwicklungen möchte ich Ihnen im Rahmen dieses Beitrags kurz vorstellen. Wie immer finden Nutzer unserer Lösungen eine umfassende Release Note mit weitergehenden Beschreibungen der wichtigsten Änderungen in unserem Service- & Support-Center.

Verbesserte Abbildung der Direktvergabe – ohne Wettbewerb

Eine Direktvergabe ohne Wettbewerb mit nur einem Bieter (§ 14 Abs. 4 VgV, § 8 Abs. 4 UVgO, § 3a Abs. 3 VOB/A, § 3a EU Abs. 3 VOB/A, § 13 Abs. 2 SektVO, § 12 Abs. 1 VSVgV) ist insbesondere dann möglich, wenn zulässigerweise für die Erbringung der Leistung nur ein einziger Bieter in Frage kommt. In diesem Fall wird im Oberschwellenbereich ein Verhandlungsverfahren und im Unterschwellenbereich eine Verhandlungsvergabe bzw. Freihändige Vergabe (jeweils ohne Teilnahmewettbewerb) durchgeführt, bei der nur dieser eine Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDas Arbeiten im Homeoffice ist für viele Mitarbeiter von Vergabestellen angesichts der aktuellen Situation zum Alltag geworden und vieles spricht dafür, dass diese Situation – wenn auch eingeschränkt – noch anhält. Die zahlreichen positiven Rückmeldungen, dass gerade das Vergabemanagementsystem (VMS) diese neue Form des Arbeitens für viele Vergabestellen in diesen außergewöhnlichen Zeiten unterstützt hat, freut uns sehr.
Im Fokus der Weiterentwicklungen der letzten Wochen standen daher funktionale Aspekte, die u.a. das verteilte Arbeiten der Mitarbeiter von Vergabestellen besser unterstützen. Mit der nun freigegebenen Version 9.2 werden eine Reihe neuer Funktionen, Verbesserungen der Nutzeroberfläche, aber auch neue Schnittstellen im VMS-Connector bereitgestellt.

Die für die Arbeit im Homeoffice wichtigste neue Funktion, die Angebotsöffnung im 4-Augen-Login von verteilten Orten, wurde bereits in einer Zwischen-Version Ende März bereitgestellt.

Eine vollständige Release-Note mit allen wichtigen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen in unserem Service- & Support-Center.

Assistent zur Auswahl von Vergabeunterlagen

Mit Hilfe eines neuen Assistenten zur Auswahl der hinterlegten Standardunterlagen wurde der Gesamtüberblick über die ausgewählten Vergabeunterlagen weiter verbessert. Der wesentliche Inhalt des Reiters „Dokumente“ im Modul „Vergabeunterlagen“ zeigt nun die für das jeweilige Vergabeverfahren bereits ausgewählten Vergabeunterlagen. Die Unterstützung zur Auswahl aus den Vorlagen wurde in einen neuen Assistenten ausgegliedert. Hierzu gehören die Tabellen zur Auswahl generierbarer Standardunterlagen, herunterladbarer Standardunterlagen für die Nachbearbeitung außerhalb des VMS sowie die Auswahl von Dokumenten aus verknüpften Beschaffungsanträgen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDas cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) unterstützt Vergabestellen bei ihren internen Prozessen und Dokumentationen rund um das öffentliche Vergabe- und Beschaffungswesen. Die bereitgestellte Version 9.1 enthält neben Entwicklungen zum neuen Modul Vertragsmanagement eine umfassende Überarbeitung und Aktualisierung für Vergaben nach Maßgabe der VOB/A im Hinblick auf die aktualisierten Formblätter des Vergabehandbuchs des Bundes (VHB Bund) aber auch viele neue Funktionen.

Festlegung eines Verantwortlichen je Akte und Vorgang

Für jede Akte können aus dem zugehörigen Team ab der neuen Version ein oder mehrere sog. Aktenverantwortliche/r ausgewählt werden. Damit können in größeren Teams beispielsweise Mitarbeiter, die für eine Akte oder einen Vorgang verantwortlich sind oder diesen zentral koordinieren, festgelegt und mit Hilfe einer Sortierfunktion für diese Eigenschaft rasch gefunden werden.

Entsprechende Funktion für Vertragsmanagement und Beschaffungsanträge

Diese Funktion steht nicht nur für Vergabeakten, sondern auch für die neuen ergänzenden Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement zur Verfügung. Damit können auch je Beschaffungsantrag oder Vertragsakte entsprechende „Verantwortliche“ festgelegt werden. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemarktplatzBereits vor dem Jahresende wurde die Version 8.2 des Vergabemarktplatzes freigegeben. Parallel zu dieser Version wurde bereits an einer neuen Version 8.3 gearbeitet, die den Betreibern von E-Vergabeplattformen auf Basis des Vergabemarktplatzes in der vergangenen Woche bereitgestellt wurde. Schwerpunkte sind Anpassungen im Bereich der Größenbeschränkungen bei Vergabeunterlagen sowie die sich im Zuge der VOB/A 2019 ergebenden Änderungen der Formblätter des Vergabehandbuch des Bundes (VHB Bund), die laut Rundschreiben des Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltungen ab dem 01. Februar 2020 pflichtig anzuwenden sind.

Aktualisierung der Größenbeschränkung der Vergabeunterlagen

Je Projektraum gelten für Vergabeunterlagen definierte Größenbeschränkungen. Gründe hierfür sind weniger softwareseitige Restriktionen als vielmehr Erfahrungswerte im Hinblick auf die eingesetzte Infrastruktur im jeweiligen Betrieb der Lösung, in unterschiedlichen Breitbandanbindungen der Unternehmen oder sicherheitstechnische Restriktionen (z.B. Firewall-Einstellungen der Firmen für Down- und Upload-Größen). Diese Erfahrungswerte im Hinblick auf erforderliche Größenbeschränkungen werden laufend evaluiert und bei Bedarf den aktuellen Gegebenheiten und Möglichkeiten – ggf. auch je Installation des Vergabemarktplatzes – angepasst. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemarktplatzDie Umsetzung neuer Validierungsregeln der EU für CPV- sowie NUTS-Codes bei der Erfassung von Verfahrensangaben im Oberschwellenbereich, Erleichterungen bei den Textlängenbeschränkungen bei EU-weiten Ausschreibungen, die verbesserte Integration von Planungswettbewerben sowie eine Schnittstelle zu einem kommenden Modul von vergabe.NRW für Vergabestellen in Nordrhein-Westfalen sind – neben einer Reihe kleinerer Verbesserungen – Schwerpunkte der neuen Version 8.2 des Vergabemarktplatzes, die den Betreibern der Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz bereits im Dezember zur Verfügung gestellt wurde.

Die Software Vergabemarktplatz ist technische Basis zahlreicher Vergabeplattformen in Deutschland, so z.B. vergabe.NRW, die Plattformen der Bundesländer Baden-Württemberg, Brandenburg, Niedersachsen und Rheinland-Pfalz, das Deutsche Vergabeportal (DTVP) oder die Vergabeplattformen der IHKs, der Techniker Krankenkasse, der Stadt Köln und viele andere.

Neuerungen im Bereich der Angaben bei EU-weiten Verfahren

Neue Vorgaben der EU zu den sog. Geschäftsregeln bei Verfahrensangaben

Neben den eigentlichen Vorgaben (EU-Schemata) zur Übermittlung von Bekanntmachungsinformationen an das Amt für Veröffentlichungen der EU müssen zusätzlich sogenannte Geschäftsregeln beachtet werden, die vom Amt für Veröffentlichungen in unregelmäßigen Abständen weiterentwickelt und aktualisiert werden. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIn den letzten Monaten haben wir insgesamt drei Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (8.5, 8.5.2 sowie 8.6) bereitgestellt, die zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen für die Nutzer des Vergabemanagementsystems mit sich bringen.

Die wichtigsten möchten wir Ihnen im Rahmen dieses Beitrags im Überblick vorstellen. Die Release-Notes mit allen Änderungen der neuen Versionen finden Nutzer unserer Lösungen wie gewohnt in unserem Support-Center.

Umfassende Überarbeitung der Angebotsöffnung

Die Änderungen im Zuge der Überarbeitung der Infrastruktur zur Entgegennahme elektronischer Angebote, die bereits mit der Version 8 des Vergabemarktplatzes bereit standen, wurden mit der Version 8.5 auch im Vergabemanagementsystem integriert.

Der Dienst verbessert angesichts der erheblichen Zunahme elektronischer Angebote (auch im Unterschwellenbereich) sowie immer größerer elektronischer Angebote die Performance bei der Abgabe bzw. Entgegennahme elektronischer Angebote und Teilnahmeanträge.

In diesem Zusammenhang wurde auch die Benutzerführung und Dokumentation der Angebotsöffnung verbessert: Neue Plausibilitätsprüfungen weisen etwa auf fehlerhafte Summenbildungen im Angebot hin, die Durchsicht der Angebote bzw. Teilnahmeanträge wurde von vier auf nunmehr drei Seiten zusammengefasst und die Bearbeitung muss nicht mehr seriell erfolgen; vielmehr kann nun auch parallel an der Angebotsöffnung gearbeitet werden. Den gesamten Artikel lesen…