Beipackzettel für E-VergabeFür das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren verwenden öffentliche Auftraggeber und Unternehmen grundsätzlich Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung (elektronische Mittel). Damit Unternehmen angesichts der Vielzahl an Plattformen bereits frühzeitig wissen, worauf sie sich einstellen müssen, sind Auftraggeber gemäß den Anforderungen an den Einsatz elektronischer Mittel im Vergabeverfahren nach § 11 Abs. 3 VgV und deren Entsprechungen in der Sektorenverordnung, der Konzessionsvergabeverordnung und natürlich auch der VOB/A verpflichtet, Unternehmen alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen über

  1. die in einem Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel,
  2. die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und
  3. verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren.

Mit der Frage, welche Informationen hierunter zu verstehen sind, haben wir uns bereits vor einiger Zeit in einem Beitrag befasst und stellen seither auch einen „Beipackzettel“ zur Verfügung, der als Vorlage für eine Ergänzung der Vergabeunterlagen um solche Erläuterungen dienen kann. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaE-Vergabe wird immer mehr zur Routine. Mit der steigenden Zahl an Nutzern und vollelektronisch abgewickelten Vergabeverfahren häufen sich naturgemäß auch die Anzahl von Bedienungsfehlern bei der Nutzung von E-Vergabelösungen auf Seiten der Bieter.

Die Vergabekammer Lüneburg hatte sich anlässlich eines solchen Falls in ihrem Beschluss vom 11.12.2018 (VgK-50/2018) unter anderem mit der Frage zu befassen, welche Kenntnisse und Sorgfalt einem Bieter im Hinblick auf den Umgang mit der von der Vergabestelle ausgewählten E-Vergabelösung zuzumuten sind und wie umfangreich diese die Funktionsweise der eingesetzten E-Vergabeplattform erläutern muss. Anlass war ein Bedienungsfehler, der dazu geführt hat, dass ein Bieter seinen Teilnahmeantrag über den dafür nicht vorgesehenen Kommunikationsbereich statt über den Bereich für Teilnahmeanträge und damit nicht verschlüsselt eingereicht hat.

Der Sachverhalt

Im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens zum Neubau eines Schulzentrums war ein Teilnahmeantrag elektronisch abzugeben. Die Verfahrensunterlagen wurden über das Deutsches Vergabeportal (DTVP) zur Verfügung gestellt. Die Teilnahmeanträge waren elektronisch über DTVP einzureichen. Etwaige Bieterfragen waren zudem per „Formblatt gemäß Anlage“ ausschließlich über den Kommunikationsbereich von DTVP in dem Projektraum „Neubau XXX Schulzentrum“ schriftlich zu stellen.

Ein Unternehmen, die spätere Antragsstellerin, reichte ihren Teilnahmeantrag nicht über den dafür vorgesehenen Bereich Teilnahmeanträge und damit mittels Bietertool ein, sondern über den Kommunikationsbereich, der für die Übermittlung der sonstigen Kommunikation im Verfahren wie etwa Bieterfragen und deren Antworten, Nachforderungen oder Absagemitteilungen u.a. vorgesehen ist. Technische Unterschiede zwischen diesen Bereichen sind insbesondere, dass über den Bereich Teilnahmeanträge (bzw. Angebote) die Daten mit Hilfe eines Bietertools „Ende-zu-Ende-verschlüsselt“, optional signiert werden können, dann an einen Intermediär übermittelt und bis zum Ablauf der Angebotsfrist gesondert, verschlüsselt aufbewahrt werden. Die Vergabestelle selbst erhält auf solche Teilnahmeanträge bzw. Angebote erst nach Ablauf der Angebotsfrist und nach einer Authentifizierung durch zwei berechtigte Nutzer (Vier-Augen-Login) Zugriff. Auf Daten, die über den Kommunikationsbereich übermittelt werden, ist naturgemäß ein unmittelbarer Zugriff möglich. Den gesamten Artikel lesen…

BeipackzettelZurzeit erreichen uns eine Reihe von Nachfragen zu den Informationen, die Bietern aufgrund der Vorgaben des § 11 Abs. 3 VgV (entsprechend § 11 Abs. 3 SektVO, § 9 Abs. 3 KonzVgV und § 11a EU Abs. 3 VOB/A) mitzuteilen sind.

Hiernach müssen öffentliche Auftraggeber Unternehmen alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen über

1. die in einem Vergabeverfahren verwendeten elektronischen Mittel,
2. die technischen Parameter zur Einreichung von Teilnahmeanträgen, Angeboten und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel und
3. verwendete Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren.

Aus der Vorgabe ergibt sich zum einen die Frage, welche Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen, zum anderen aber auch, wie die Zurverfügungstellung zu erfolgen hat.

Welche Informationen müssen zur Verfügung gestellt werden?

Während die verwendeten elektronischen Mittel recht einfach bestimmbar sind (z.B. webbasierte, d.h. über einen Internetbrowser bedienbare E-Vergabeplattform, ggf. mit URL/Adresse der Plattform und weiteren Angaben) wird es bei den Angaben zu „technischen Parametern“ selbst für uns als Lösungsanbieter schon recht unbestimmt. Für Vergabestellen u.U. schwer darstellbar sind dann auch die Angaben zu den verwendeten Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren. Den gesamten Artikel lesen…