Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat hat das Vergabehandbuch (VHB) des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltungen überarbeitet. Dieser Schritt war notwendig, um das VHB an die mit der VOB/A 2019 einhergehenden Änderungen anzupassen. Ebenso wurden die Vergabeverordnung (VgV) und die Vergabeverordnung im Bereich Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) schon an die Änderungen der VOB/A angepasst (BGBl. I Nr. 27 S. 1081 vom 17. Juli 2019).
Die Änderungen der VOB/A führen zu Anpassungen an den Formblättern und Richtlinien des VHB. Darüber hinaus wurden die Formblätter für vertragsrechtliches Einschreiten des Auftraggebers stärker aufgegliedert und der Bereich der Rahmenvereinbarungen neu strukturiert.
Die Aktualisierung des VHB 2017 auf den Stand 2019 ist seit dem 01. August 2019 anzuwenden. Formblätter, die in elektronische Systeme integriert werden müssen, sind spätestens ab dem 01. Februar 2020 anzuwenden.
Welche Änderungen jetzt gelten
Der Direktauftrag wurde in den Richtlinien 111 und 340 berücksichtigt. Der Bestellschein und die zugehörige Richtlinie sind zwar für vereinfachte Freihändige Vergaben vorgesehen, das Bestellscheinverfahren sieht aber nach wie vor regelmäßig Wettbewerb vor. Direktaufträge können aber ohne Einhaltung einer Form (also z.B. auch mündlich) erteilt werden. Da die Auftragserteilung für die rechnungsbegründenden Unterlagen jedoch in der Regel dokumentiert sein muss (Vermerk über mündliche Auftragserteilung, Bestätigung auf einem Angebot, dgl.), bietet sich als weitere Möglichkeit die Nutzung des Bestellscheins an, wobei hier weder Gegenangebote eingeholt zu werden brauchen, noch eine Begründung für die Art der Vergabe erforderlich ist.
Die mit der neuen Nachforderungsregelung einhergehenden Änderungen schlagen sich in vielen Formblättern und Richtlinien nieder. Die Möglichkeit, ausnahmsweise auf die Nachforderung zu verzichten, zog Ergänzungen in den Formblättern für den Vergabevermerk (hier Formblatt 111), Bekanntmachungsformblättern, Aufforderungen zur Angebotsabgabe und Absageschreiben nach sich. Daneben führte die für den möglichen Verzicht auf Nachforderung aufgenommene Kompensationsregelung (§ 8 Abs. 2 Nr. 5 VOB/A) zur Benennung aller im Vergabeverfahren geforderten Unterlagen an zentraler Stelle zur Einführung eines neuen Formblattes.
Das neue Formblatt 216 kann den Unternehmern als Checkliste dienen, ob dem Angebot alle geforderten Unterlagen beigefügt bzw. für vorbehaltene Anforderungen bereitgehalten wurden. Der Vergabestelle dient das Formblatt einerseits als Unterstützung, ob alle benötigten Unterlagen aufgeführt sind und andererseits zur Kontrolle der eingereichten Unterlagen. Zwar gibt es bei diesem Formblatt scheinbare Überschneidungen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, jedoch handelt es sich bei letzterer um ein Anlagenverzeichnis, d.h. um eine Liste, welche Formblätter im „Paket“ Vergabeunterlagen enthalten sind. Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass den einzelnen Buchstaben dieses Anlagenverzeichnisses eine Erläuterung mitgegeben wird, was der Bieter mit der entsprechenden Anlage machen soll. Insofern ist weder das Anlagenverzeichnis, noch die Auflistung der geforderten Unterlage im neuen Formblatt 216 entbehrlich.
In den neuen Formularen wird auf die Angabe der natürlichen Person, die die Angebotserklärung abgegeben hat, verzichtet. Hintergrund ist die Möglichkeit, Angebote in Textform einzureichen. Für die drei Bereiche des Bundesbaus wurde dies ursprünglich so umgesetzt, dass neben dem Firmennamen auch der Name der natürlichen Person, die das Angebot eingereicht hat, anzugeben war. Die dahinterstehende Absicht war, Papierangebot und elektronisch übermitteltes Angebot in Textform gleich zu behandeln. Das hat sich in der Praxis nicht bewährt. Teilweise wurde der Firmenname erneut angegeben, teilweise wurde das Angebotsschreiben (nicht leserlich) unterschrieben und anschließend eingescannt. Die Arbeitsgruppe „Vereinheitlichung der Vergaberegeln für den Bundesbau“ hat sich daher dazu entschlossen, auf die Benennung der natürlichen Person zu verzichten. Weder für eine Gleichstellung mit zu unterschreibenden Angeboten, noch für eine Prüfung, ob die Angebotsabgabe durch eine berechtigte Person erfolgte, wird eine Notwendigkeit gesehen. Darüber hinaus führt auch die Zulassung elektronischer Siegel dazu, dass die das Siegel verwendende Person dem Auftraggeber nicht namentlich bekannt ist. Das mit dem Verzicht einhergehende Risiko des Bestreitens der Angebotsabgabe durch die Firma wird als gering eingeschätzt und angesichts des anderweitig erforderlichen Ausschlusses in Kauf genommen. Es wird für elektronisch übermittelte Angebote in Textform daher künftig ausreichen, dass zu erkennen ist, welcher Bieter es eingereicht hat. Das Unterschriftsfeld im Angebotsschreiben muss künftig nur bei schriftlichen Angeboten ausgefüllt sein. Bei (allen) elektronisch übermittelten Angeboten kann es unausgefüllt sein, solange sich aus dem Angebot ergibt, wer es eingereicht hat und solange es die ggf. geforderte Signatur (bzw. das entsprechende) Siegel enthält. Alle Aufforderungen zur Angebotsabgabe und Angebotsschreiben wurden entsprechend angepasst.
Bereitstellung der überarbeiteten Formulare in den Lösungen der cosinex
Die neuen Formblätter werden im Vergabemanagementsystem der cosinex spätestens zum genannten Stichtag zur Verfügung stehen. Darüber hinaus sind wir – wie bereits in der Vergangenheit – bemüht, die Formulare auch vor Ablauf der Frist zur Verfügung zu stellen. Bis dahin können die neuen Formulare unter anderem als „Eigene Unterlagen“ im Stammdatenbereich hinterlegt werden, sodass diese zwar nicht vollständig automatisiert befüllt werden, sich aber im Rahmen der Vergabeakte als Ergänzung durch die Vergabestelle erfassen lassen.
Die aktualisierten Formulare finden Sie auf der Seite Fachinformation Bundesbau. Den entsprechenden Erlass des Ministeriums finden Sie als Download hier.
Bildquelle: p365.de – Fotolia.com
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Über einen langen Zeitraum waren die Vorbehalte gegen die elektronische Vergabe (E-Vergabe) erheblich. Ein wesentlicher Grund war die vom Gesetzgeber aufgestellte Hürde, wonach insbesondere Teilnahmeanträge und Angebote mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen waren. Diese Technik hat sich bis heute in der Vergabe-Praxis nicht durchgesetzt. Seit mehreren Jahren ist dieses Hindernis beseitigt; nunmehr ist die „Textform“ im Vergaberecht ausreichend.
Öffentliche Auftraggeber sind in ihren Strukturen und Anforderungen so vielfältig wie die Leistungen, die sie im Rahmen förmlicher Verfahren beschaffen oder die Märkte, in denen Bedarfe gedeckt werden. Neben vergaberechtlichen Anforderungen sind dabei immer auch weitere leistungs- wie auftraggeberspezifische rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen.