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JustitiaJe häufiger elektronische (Kommunikations-) Mittel in Vergabeverfahren Einsatz finden, desto mehr Anlässe ergeben sich, in denen sich auch Nachprüfungsinstanzen mit Zweifelsfällen befassen müssen. Von zentraler Bedeutung sind dabei die Bestimmungen zur elektronischen Bereitstellung der Vergabeunterlagen. Wird hiergegen verstoßen, kann dies zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen, wie die 2. Vergabekammer (VK) des Bundes in einem Beschluss unterstrichen hat (VK 2 – 128 – 17).

Im Kern ging es in dem der Entscheidung zugrunde liegenden Sachverhalt darum, dass eine Vergabestelle einen Rahmenvertrag über Reinigungsdienstleistungen ausgeschrieben hat. Die Vergabeunterlagen enthielten ein Merkblatt, welches hinsichtlich bestimmter Kalkulationsvorgaben wiederum auf ein Muster des Handbuchs der Gebäudereinigung verwies. Das entsprechende Muster war in den elektronisch bereitgestellten Unterlagen allerdings nicht enthalten. Ein Bieter verstieß gegen die auf diesem Weg mitgeteilte Kalkulationsvorgabe. Aus diesem Grund sollte sein Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

Nach § 57 Abs. 1 VgV sind Angebote auszuschließen, die nicht den Erfordernissen des § 53 VgV entsprechen. § 53 Abs. 7 Sätze 1 und 2 VgV schreiben vor, dass Änderungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind (Satz 1) und Angebote vollständig sein und alle geforderten Angaben und Erklärungen enthalten müssen (Satz 2). Im betrachteten Fall lagen mangels Formblatt bestimmte Erklärungen zur Pflegeversicherung und Insolvenzgeldumlage gerade nicht vor.

In dem Nachprüfungsverfahren kam es daher darauf an, ob die Verwendung des Formblattes seitens der Vergabestelle aufgrund des bloßen Verweises in den Vergabeunterlagen überhaupt wirksam gefordert worden war. Den gesamten Artikel lesen…

Justitia VergabeunterlagenEin in Newslettern und verschiedenen Portalen zur Zeit viel beachteter Beschluss der VK Südbayern aus Herbst letzten Jahres (AZ: Z 3-3-3194-1-36-09/16) befasst sich mit der ausgesprochen praxisrelevanten Frage der Informationspflichten beim Einsatz von E-Vergabeplattformen. Im Kern geht es um die Grenzziehung, ob bzw. unter welchen Umständen die Vergabestelle Bieter über Änderungen an den Vergabeunterlagen einer elektronischen Vergabe, die auf einer E-Vergabeplattform bereitgestellt wurden, nochmals per E-Mail informieren muss oder ob die Bieter sich selbst auf der Plattform über etwaige Änderungen informieren müssen.

Der Beschluss zeigt auch, dass – wohl zukünftig verstärkt – eine Bewertung der vergaberechtlichen Aspekte der elektronischen Kommunikation nicht unabhängig von der konkreten Funktionalität der eingesetzten E-Vergabeplattform erfolgen kann.

Der Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb einen Bauauftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens EU-weit aus. Im weiteren Verlauf änderte die Vergabestelle die am 29.06.2016 erfolgte Bekanntmachung auf der Vergabeplattform mehrfach. Unter anderem sollten nur noch fünf der ehemals acht Leistungsphasen beauftragt werden, woraus sich auch Änderungen bei den Eignungsnachweisen ergaben. Letztmalig änderte die Vergabestelle am 29.07.2016 die Bekanntmachung und verlängerte den Schlusstermin für die Teilnahmeanträge auf den 30.08.2016, 11.30 Uhr. Den gesamten Artikel lesen…

Falls Vergabeunterlagen noch in nicht-elektronischer Form bereitgestellt werden, gilt, dass im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung / des offenen Verfahrens bei direkter wie postalischer Übermittlung für deren Vervielfältigung Kostenersatz gefordert werden darf. Hierbei ist es nach einhelliger Meinung dem Auftraggeber nicht erlaubt, seine insgesamt mit der Ausschreibung zusammenhängenden Kosten umzulegen. Dies gilt insbesondere für die internen wie auch etwaige externe Kosten der Erstellung von Vergabeunterlagen.

Sollen Vergabeunterlagen (kostenpflichtig) auf nicht-elektronischem Weg zur Verfügung gestellt werden, sind deren Bereitstellungskosten in der Bekanntmachung anzugeben. Diese bemessen sich nach den Selbstkosten der Vergabestelle für die Vervielfältigung.

Hierzu zählen insbesondere Materialkosten (Papier, Druckfarbe, Verbrauch für elektr. Energie), Abschreibung, Instandhaltung und Instandsetzung der Vervielfältigungsgeräte sowie Umsatzsteuer (soweit der Auftraggeber umsatzsteuerpflichtig ist). Portokosten hingegen zählen nach der VOL/A nicht zu den erstattungsfähigen Kosten, anders bei Vergabeverfahren nach VOB/A. Den gesamten Artikel lesen…

Ziel der XVergabe ist die Definition von Schnittstellen-Standards, um die        XVergabeInteroperabilität zwischen E-Vergabesystemen in Deutschland zu erhöhen. Hintergrund war und ist einerseits die Vielfalt der Vergabeplattformen und anderseits die daraus entstandene Schwierigkeit für Bieter, sich mit den unterschiedlichen Vergabeplattformen und deren Technologien – insbesondere im Hinblick auf die elektronische Angebotsabgabe – auseinanderzusetzen.

Von vielen Kunden hören wir, dass die Anzahl der Angebote unabhängig von der E-Vergabe auch im postalischen Verfahren in den letzten Jahren tendenziell rückläufig ist – vielleicht auch ein verspäteter Effekt des Konjunkturpaketes II. Jedenfalls führt die so entstandene Heterogenität nicht dazu, dass die Beteiligung an Vergabeverfahren für Unternehmen einfacher oder attraktiver wird. Den gesamten Artikel lesen…