Auch wenn vielen Nutzern die Unterschiede zwischen einer reinen E-Vergabeplattform und einem Vergabemanagementsystem offensichtlich erscheinen, merken wir in Gesprächen, dass für viele eine Abgrenzung der beiden Lösungen voneinander in Details nicht immer einfach ist. Im folgenden Beitrag möchten wir daher E-Vergabeplattformen und Vergabemanagementsysteme (VMS) gegenüberstellen und am Beispiel des cosinex VMS aufzeigen, wie Kunden davon profitieren, wenn sie ergänzend zur reinen E-Vergabeplattform (z. B. auf Basis des Vergabemarktplatz) auch ein Vergabemanagementsystem einsetzen.

Was ist eine E-Vergabeplattform?

Eine E-Vergabeplattform, beispielsweise auf Grundlage der Software cosinex Vergabemarktplatz (VMP), unterstützt die Kommunikations- bzw. Transaktionsprozesse eines Vergabeverfahrens zwischen Vergabestelle und Unternehmen. E-Vergabeplattformen unterstützen im Regelfall Vergabestellen bei der strukturierten Erfassung der Bekanntmachungen sowie deren Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen der EU, bund.de sowie weitere Bekanntmachungsorgane. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIn den letzten Monaten wurden zwei neue Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) bereitgestellt, die neuesten Änderungen der Version 9.6 wurden in der vergangenen Woche an unsere Kunden ausgeliefert bzw. stehen Nutzern der Cloud-Edition seit Ende letzter Woche zur Verfügung.

Neben zahlreichen technischen Weiterentwicklungen und Aktualisierungen gibt es eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Verlängerung der Teilnahme- und Angebotsfrist nach deren Ablauf

Mit Ablauf der Angebots- bzw. Teilnahmefrist endet auch die Möglichkeit, über die an ein VMS angebundene Vergabeplattform elektronische Angebote abzugeben. Bewerber, die über die Funktion „Teilnehmen“ noch keinen Zugriff auf den Projektraum und die dort bereitgestellten Möglichkeiten zur Kommunikation und Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen genommen haben, können das Verfahren ab diesem Zeitpunkt weder auf der Vergabeplattform finden, noch auf den Projektraum zugreifen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDas Arbeiten im Homeoffice ist für viele Mitarbeiter von Vergabestellen angesichts der aktuellen Situation zum Alltag geworden und vieles spricht dafür, dass diese Situation – wenn auch eingeschränkt – noch anhält. Die zahlreichen positiven Rückmeldungen, dass gerade das Vergabemanagementsystem (VMS) diese neue Form des Arbeitens für viele Vergabestellen in diesen außergewöhnlichen Zeiten unterstützt hat, freut uns sehr.
Im Fokus der Weiterentwicklungen der letzten Wochen standen daher funktionale Aspekte, die u.a. das verteilte Arbeiten der Mitarbeiter von Vergabestellen besser unterstützen. Mit der nun freigegebenen Version 9.2 werden eine Reihe neuer Funktionen, Verbesserungen der Nutzeroberfläche, aber auch neue Schnittstellen im VMS-Connector bereitgestellt.

Die für die Arbeit im Homeoffice wichtigste neue Funktion, die Angebotsöffnung im 4-Augen-Login von verteilten Orten, wurde bereits in einer Zwischen-Version Ende März bereitgestellt.

Eine vollständige Release-Note mit allen wichtigen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen in unserem Service- & Support-Center.

Assistent zur Auswahl von Vergabeunterlagen

Mit Hilfe eines neuen Assistenten zur Auswahl der hinterlegten Standardunterlagen wurde der Gesamtüberblick über die ausgewählten Vergabeunterlagen weiter verbessert. Der wesentliche Inhalt des Reiters „Dokumente“ im Modul „Vergabeunterlagen“ zeigt nun die für das jeweilige Vergabeverfahren bereits ausgewählten Vergabeunterlagen. Die Unterstützung zur Auswahl aus den Vorlagen wurde in einen neuen Assistenten ausgegliedert. Hierzu gehören die Tabellen zur Auswahl generierbarer Standardunterlagen, herunterladbarer Standardunterlagen für die Nachbearbeitung außerhalb des VMS sowie die Auswahl von Dokumenten aus verknüpften Beschaffungsanträgen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemMit einer aktuellen (Zwischen-)Version des VMS gehen wir auf neue Anforderungen durch eine länger anhaltende Nutzung unserer Lösungen aus dem Homeoffice heraus ein. Schwerpunkt ist der Bereich der Angebotsöffnung im Hinblick auf das erforderliche Vier-Augen-Prinzip.

Während eine zeitweise Nutzung unserer Lösungen über alternative Endgeräte (gleich, ob im Rahmen eines „mobilen Arbeitens“ oder aus dem „Homeoffice“ heraus) bereits seit Jahren zum Arbeitsalltag vieler Anwender gehört, stellt eine länger andauernde Nutzung im Homeoffice anlässlich der aktuellen Ausbreitung des Covid19-Virus Nutzer Anwender im Einzelfall vor Herausforderungen. Nach ersten Rückmeldungen gilt dies insbesondere für den Bereich der Angebotsöffnung. Hierauf möchten wir zeitnah reagieren.

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Logo VergabemanagementsystemIn den letzten Monaten haben wir insgesamt drei Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (8.5, 8.5.2 sowie 8.6) bereitgestellt, die zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen für die Nutzer des Vergabemanagementsystems mit sich bringen.

Die wichtigsten möchten wir Ihnen im Rahmen dieses Beitrags im Überblick vorstellen. Die Release-Notes mit allen Änderungen der neuen Versionen finden Nutzer unserer Lösungen wie gewohnt in unserem Support-Center.

Umfassende Überarbeitung der Angebotsöffnung

Die Änderungen im Zuge der Überarbeitung der Infrastruktur zur Entgegennahme elektronischer Angebote, die bereits mit der Version 8 des Vergabemarktplatzes bereit standen, wurden mit der Version 8.5 auch im Vergabemanagementsystem integriert.

Der Dienst verbessert angesichts der erheblichen Zunahme elektronischer Angebote (auch im Unterschwellenbereich) sowie immer größerer elektronischer Angebote die Performance bei der Abgabe bzw. Entgegennahme elektronischer Angebote und Teilnahmeanträge.

In diesem Zusammenhang wurde auch die Benutzerführung und Dokumentation der Angebotsöffnung verbessert: Neue Plausibilitätsprüfungen weisen etwa auf fehlerhafte Summenbildungen im Angebot hin, die Durchsicht der Angebote bzw. Teilnahmeanträge wurde von vier auf nunmehr drei Seiten zusammengefasst und die Bearbeitung muss nicht mehr seriell erfolgen; vielmehr kann nun auch parallel an der Angebotsöffnung gearbeitet werden. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemMit den Versionen 8.3 und 8.4 des cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) haben wir zahlreiche neue Funktionen, aber auch Verbesserungen bereitgestellt, die nicht nur die Arbeit mit der Lösung vereinfachen: Durch neue Schnittstellen lässt sich das VMS jetzt noch einfacher in bestehende Drittsysteme integrieren.

Stephan Vielhaber, seit rund zehn Jahren in den Entwicklungs-Teams der cosinex tätig und seit letztem Jahr Produktmanager für das VMS, stellt einen Auszug der wichtigsten Neuerungen vor.

Vorlagenverwaltung für Wertungskriterien / Fragenkataloge und Leistungsverzeichnisse

Bei der Nutzung des VMS entscheiden Vergabestellen je Vergabeverfahren, ob die Angebotswertung sowie Leistungsverzeichnisse innerhalb des Systems erfasst oder ob diese außerhalb der Lösung in Drittsystemen (wie etwa ERP-Systeme oder auch Microsoft Excel) erstellt und danach importert werden soll.

Neben der seit langem bestehenden Möglichkeit des Imports haben wir mit der Version 8.3 eine Vorlagenverwaltung eingeführt, mit der Nutzer sowohl Wertungskriterien (Wertungsbäume) bzw. die entsprechenden Fragenkataloge, als auch Leistungsverzeichnisse als Vorlagen direkt innerhalb der Lösung abspeichern können, um diese für spätere Ausschreibungen zu verwenden. Die Vorlagenverwaltung ergänzt die bereits seit der Version 7 bestehende Kopierfunktion, mit der ganze E-Vergabeakten als Vorlage für neue Ausschreibungen verwendet werden können.

Der Inhalt jeder Vorlage kann vor der Übernahme als Vorschau im XLS-Format heruntergeladen und z.B. in Microsoft Excel oder Open Office eingesehen werden. Bei Bedarf kann über diesen Weg die Vorlage auch mit Excel & Co. (weiter-)bearbeitet, lokal gespeichert und über die Importfunktion in die aktuelle Vergabeakte übernommen werden. Den gesamten Artikel lesen…

Veranstaltungen E-Vergabe Webinare WebinarDas Vergabemanagementsystem (VMS) ist eine optimale Ergänzung zur (zukünftig pflichtigen) elektronischen Kommunikation über die bekannten E-Vergabeplattformen wie z.B. der e-Vergabe des Bundes, dem Deutschen Vergabeportal (DTVP) sowie vielen landesweiten E-Vergabeplattformen wie dem Vergabemarktplatz Brandenburg, vergabe.NRW, vergabe.Niedersachsen oder dem Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz, um auch die internen Prozesse der Vergabestellen zu unterstützen. Dank bestehender Standard-Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie MACH, SAP und Oracle, AVA-Systemen wie Futura aber auch zur E-Akte und zu Dokumentenmanagement-Lösungen kann die Lösung passgenau in bestehende Systemlandschaften integriert werden.

Die Pflicht zur elektronischen Kommunikation bei förmlichen Vergabeverfahren ist bei den meisten Vergabestellen in der Praxis angekommen. Immer mehr Auftraggeber interessieren sich nun auch für die Unterstützung der internen Prozesse sowie einer rechtssicheren elektronischen Dokumentation. Einen Überblick und Einstieg in das Thema bieten unsere kostenfreien Webinare, in denen wir Vergabestellen aber auch Rechtsanwälten und weiteren Projektanten die Möglichkeiten am Beispiel des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) vorstellen.

Im Rahmen einstündiger Online-Seminare geben Ihnen unsere Produktberater einen fundierten Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten der Anwendung. Daneben werden weitere Webinare rund um E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Lösung Vergabemarktplatz (VMP) angeboten. Für interessierte Bieter wird – neben einer Reihe von regionalen Veranstaltungen mit Kommunen und Handwerkskammern – zudem die erfolgreiche Reihe der Praktikerseminare von DTVP in Zusammenarbeit mit dem Bundesanzeiger Verlag rund um die E-Vergabe fortgesetzt.

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Logo Vergabemanagementsystem - VMSLiebe Kunden, Interessenten und Partner,

wie bereits im Januar angekündigt, haben wir uns im Hinblick auf die Weiterentwicklung aller Lösungen im Bereich der E-Vergabe für dieses Jahr einiges vorgenommen. Nach der Version 7 im Januar hatten wir das letzte sog. „Major-Release“ 7.1 des cosinex Vergabemanagementsystems im Osternest versteckt. Seit heute steht mit der Version 7.1.1 ein sog. „Minor-Release“ des VMS zur Verfügung. Kunden, die bereits länger mit unseren Lösungen arbeiten, kennen den Unterschied: Die Kennzeichnung eines Minor-Release über die dritte Ziffer der Versionsnummer kennzeichnet, dass im Regelfall keine grundlegend neuen Funktionen eingeführt wurden. Die Version 7.1.1 macht eine Ausnahme und bietet im Hinblick auf die automatische Verarbeitung elektronischer Angebote spannende neue Features, gerade was die Zusammenarbeit mit gängigen Office-Lösungen wie z.B. Microsoft Office betrifft.

Import von Fragenkatalogen bzw. Kriterien

Bereits mit der Version 7 wurde eine neue Standard-Vergabeunterlage integriert, mit der Fragenkataloge oder die Zuschlagskriterien als Excel-Datei ausgegeben bzw. den Vergabeunterlagen hinzugefügt werden konnten. Den gesamten Artikel lesen…

OsternestLiebe Kunden, Interessenten und Partner,

für alle Nutzer des cosinex Vergabemanagementsystems in der Cloud Edition (VMS CE) haben wir im diesjährigen Osternest ein besonderes Highlight versteckt: Die neue Version 7.1 des VMS wird am heutigen Abend im Produktivsystem zur Verfügung gestellt. Inhalte sind neben weiteren landesspezifischen Anpassungen u.a. im Zuge des Inkrafttretens des TVgG-NRW sowie neuen Formulare in Brandenburg die Möglichkeiten, Wertungen, die außerhalb des VMS durchgeführt wurden, noch strukturierter als bislang innerhalb der E-Vergabeakte zu dokumentieren. Weitere Features betreffen das Anlegen neuer Vergabeakten direkt von der personalisierten Startseite des Nutzers sowie die konfigurierbare Anzeige eingegangener elektronischer Angebote bzw. Teilnahmeanträge vor Ablauf der Angebots- bzw. Teilnahmefrist.

Die Release-Note zur neuen Version finden Sie wie gewohnt im Support-Center der cosinex. Allen Betreibern der Enterprise Version wird das Update zur Verfügung gestellt. Die Bereitstellung der neuen Funktionen in diesen Systemen wird durch die Betreiber bzw. den für den Betrieb der Lösung zuständigen Rechenzentrums-Partner festgelegt. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemFür dieses Jahr haben wir uns insbesondere im Hinblick auf die Weiterentwicklung unserer Lösungen viel vorgenommen! Den ersten Schritt können wir Ihnen bereits heute mit der neuen Version 7 des VMS vorstellen, die noch in dieser Woche bereitgestellt wird. Neben vielen Vorarbeiten zur anstehenden Reform der Unterschwellenvergaben und der kommenden UVgO wurden mit der neuen Version fast ausschließlich Anregungen unserer Nutzer aus der Praxis umgesetzt.

Bereits die letzte, Ende November bereitgestellte Version 6.6.2 unserer Lösung zur Unterstützung der E-Vergabeakte und der internen Vergabeprozesse hat viele Neuerungen gebracht: Von dem Kopieren von Vergabeakten, Anpassungen für die neue EU-Schnittstelle, die Funktion insbesondere für Prüfer oder Projektanten oder das Multi-Mandanten-Login, um mit einem Nutzerkonto in unterschiedlichen Mandanten arbeiten zu können. Bereits seit einigen Monaten haben unsere Teams zum Teil parallel an der neuen Version 7 gearbeitet.

Screenshot Startbildschirm VMS

Freihändige Vergabe 2.0

In vielen Vergabestellen stellen die freihändigen Vergaben einen Großteil der abzuwickelnden Beschaffungen dar. Daher kommt es gerade hier darauf an, diese Vergaben als „Massengeschäft“ der Vergabestelle möglichst effizient abzuwickeln. Den gesamten Artikel lesen…