Notebook mit Akten Scannen

Nicht nur durch den konsequenten und inzwischen auch rechtlich vorgezeichneten Umstieg auf die ausschließlich elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren erhält die elektronische Aktenführung auch in der E-Vergabe eine zunehmende Bedeutung.

Sowohl in der verwaltungsinternen Vorbereitung wie auch bei den Angeboten in Papierform stellt sich dabei die Frage, wie lange eine hybride und teilelektronische Aktenführung zielführend ist. Dabei gelten gerade für das Scannen – und in besonderer Weise für das sog. „ersetzende Scannen“ – hohe Anforderungen. Unter ersetzendem Scannen wird die Digitalisierung von Dokumenten verstanden, ohne dass diese als Papieroriginal aufbewahrt werden.

Technische Richtlinie des BSI (TR-03139)

Die Aufbewahrung von Papieroriginalen stellt langfristig eine hohe finanzielle und organisatorische Belastung der Vergabestellen dar. In rechtlicher Hinsicht bestehen – neben den in verschiedenen Rechtsgebieten sehr unterschiedlichen Regelungen zur Zulässigkeit des ersetzenden Scannens – Unsicherheiten aufgrund uneinheitlich ausgestalteter technisch-organisatorischer Anforderungen. Der rechtliche Rahmen kann allenfalls immer abstrakte Anforderungen stellen. Trotz zahlreicher Bemühungen, zum Beispiel im Bereich der steuerrelevanten und kaufmännischen Unterlagen, bleibt die technische Umsetzung weitestgehend dem Anwender überlassen. Aufgrund vielfältiger Scanlösungen am Markt, die bei der Umsetzung von Sicherheitsvorgaben stark variieren oder aus einer ganzheitlichen informationstechnischen Betrachtung heraus unvollständig sind, führt dies zu Unsicherheit in der praktischen Anwendung. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIn den vergangenen Wochen wurde allen Kunden der Enterprise Edition die neue Version 6.2 des cosinex Vergabemanagementsystem (VMS)  bereitgestellt. Nutzer des VMS in der Cloud Edition steht die neue Version bereits seit Mitte April zur Verfügung.

Schwerpunkte der neuen Version betreffen den weiteren Ausbau sowie die Aktualisierung diverser Formularsätze. Aber auch funktional bietet die neue Version einiges an Neuerungen, die wir Ihnen im Überblick gerne vorstellen möchten.

Neue Rollen im Vergabemanagementsystem

Im Rahmen einer individuellen Ausprägung des VMS wird auch das Rollen- und Rechtekonzept der Lösung an die individuellen Anforderungen der Vergabestelle angepasst. Grundlage hierfür sind die im System vorgehaltenen Standard-Rollen, die für jede Vergabestelle individuell benannt und aktiviert werden können. Zudem lassen sich individuelle Rollen im Rahmen eines weiteren Customizing konfigurieren und ergänzen.

Die bereitgestellten Rollen im Standard wurden jüngst um zwei weitere Rollen erweitert:

  • Vorlagenverwaltung und
  • Projektant

Den gesamten Artikel lesen…