Service-und Support cosinexMit den beiden Modulen Bedarfs- und Vertragsmanagement stehen insbesondere zum Vergabemanagementsystem (VMS) komplementäre Bausteine zur Verfügung, um die Prozesse rund um das öffentliche Auftragswesen ganzheitlich zu unterstützen. Zu beiden Modulen haben wir für Kunden und Nutzer unserer Lösungen im Service- und Support-Center neue Video-Tutorials zur Verfügung gestellt.

Die Video-Anleitungen adressieren Nutzer, die sich mit den grundlegenden Funktionalitäten der neuen Module vertraut machen wollen. Nutzern, die bereits an Schulungen oder Webinaren teilgenommen haben, aber nur selten mit den Modulen arbeiten, wird hierüber (in Ergänzung zur Kontaktaufnahme mit unserem Support-Team) eine weitere Möglichkeit angeboten, sich die Funktionalitäten des Systems in Erinnerung zu rufen.

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Der eigene Internet-Auftritt ist ein vielfach unterschätztes Medium, um potentielle Bieter über laufende Vergabeverfahren zu informieren.

Analysen ausgewählter Vergabeplattformen auf Basis der cosinex-Technologie zeigen: Viele Interessenten, die auf Vergabeunterlagen zugreifen möchten, finden diese über die Webseite der Vergabestellen, die unsere sog. TIS-Schnittstelle bereits eingebunden haben und so ihre Bekanntmachungen automatisiert auf der eigenen Homepage anzeigen.

Insbesondere Gebietskörperschaften wie Kommunen und Kreisen kommt mit Blick auf die regionale Wirtschaft und ein entsprechendes Informationsangebot dabei eine besondere Bedeutung zu. Ergänzend werden heute oftmals weitere, zum Teil auftraggeber­spezifische Informationen rund um das öffentliche Auftragswesen in diesem Rahmen angeboten. Gerade im kommunalen Bereich findet man hier mitunter die Möglichkeit, sich für beschränkte Ausschreibungen oder freihändige Vergaben in Bieterdatenbanken der Auftraggeber eintragen zu lassen.

Im Hinblick auf die Bekanntmachung tritt ein weiterer Effekt hinzu: Eine möglichst breite Streuung der Information und damit ein mehr an Transparenz erhöhen die Wahrscheinlichkeit auf mehr und damit auch wirtschaftlichere Angebote; dies gerade in Zeiten der äußerst guten konjunkturellen Lage, in der sich viele Vergabestellen nicht über zu viele Angebote beklagen können.

So belegen Untersuchungen aus dem EU-Ausland, dass „mit der steigenden Zahl der Kandidaten der Preis gegenüber dem geschätzten Preis sinkt“ und im Durchschnitt „durch jeden zusätzlichen Bewerber bzw. Angebot der Endpreis bei einer öffentlichen Auftragsvergabe um durchschnittlich 3,9% abnimmt1.

Vor diesem Hintergrund unterstützen wir öffentliche Auftraggeber, Informationen auch auf der eigenen Homepage verfügbar zu machen, um Bieter bestmöglich zu informieren. In diesem Zusammenhang möchten wir Ihnen zwei Werkzeuge vorstellen, mit denen Nutzer von Vergabeplattformen auf Basis des cosinex potentielle Bieter im Rahmen des eigenen Internet-Auftritts besser informieren und gleichzeitig das eigene Internet-Angebot stärken können.

Automatische Anzeige der Bekanntmachungen auf der eigenen Homepage

Viele unserer Kunden nutzen bereits die sog. Tender Integration Service-Schnittstelle, kurz TIS-Schnittstelle, die die Einbindung der eigenen Veröffentlichungen in die Homepage ermöglicht, unabhängig davon, welche der knapp 20 Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie im Einsatz ist (vergabe.NRW, ausschreibungen.landbw.de, vergabe.niedersachsen, das Deutsche Vergabeprotal o.a.).

Dabei kann jede Vergabestelle die Schnittstelle nach ihren Anforderungen ausprägen lassen und festlegen, welche Arten von Bekanntmachungen (Auftragsbekanntmachungen / Teilnahmewettbewerbe oder auch Ex-ante und Vorinformationen und/oder vergebene Aufträge) angezeigt werden bzw. wie viele der jüngsten Bekanntmachungen (nur nationale oder auch EU-weite) auf der eigenen Webseite erscheinen sollen.

So können beispielsweise alle öffentlichen und europaweiten Ausschreibungen der Stadt Seelze, die auf die E-Vergabe mit dem Deutschen Vergabeportal setzt, zentral abgerufen werden: hier.

Einbindung der Video-Tutorials auf der eigenen Homepage

Nachdem die passende Bekanntmachung durch den Bewerber gefunden wurde, geht es nach reichlicher Vorbereitung an die Angebotsabgabe, die im digitalen Zeitalter inzwischen überwiegend elektronisch erfolgt. Trotz intuitiver Benutzerführung kann es zu Fragen kommen. Aus diesem Grund bieten wir seit Anfang des Jahres eine Video-Reihe für Bewerber mit Anleitungen sowie Tipps und Hilfestellungen rund um unsere Lösungen an.

Die Video-Reihe steht auf YouTube im cosinex Kanal, aber auch im Service- und Support-Center zur Verfügung. In fünf Videos wird eine Anleitung zur Teilnahme an Vergabeverfahren gegeben: Von der Registrierung und Anmeldung über den Zugriff auf Projekträume und die Archivierung von Verfahren bis hin zu der Anleitung zur Abgabe elektronischer Angebote. Dabei können dank des neuen Multiplattform-Bietertools auf allen Plattformen auf Basis der cosinex Technologie Angebote nach einheitlichen Schemata abgegeben werden.

Diese Videos können und dürfen auch auf der eigenen Homepage der Vergabestelle als ergänzende Hilfe angeboten werden. Die einfachste Möglichkeit, die Videos in Ihrer Internet-Präsenz anzeigen zu können, bietet YouTube selbst: Unter dem Punkt „Teilen“ bei YouTube direkt unter dem Video finden Sie als erstes die Funktion „Einbetten“. Hier generiert YouTube Ihnen entsprechende Code-Schnippsel, um die Videos in Ihrer Internet-Präsenz anzubieten.

Bildquelle: fotomek – Fotolia.com

Foto zu Video-TutorialIm neuen Youtube-Kanal der cosinex werden wir Videos mit Tipps und Hilfestellungen sowie Anleitungen rund um unsere Lösungen anbieten. Den Auftakt macht eine Video-Reihe mit Tutorials zum Vergabemarktplatz für Bieter.

Diese erste Reihe ergänzt die bestehenden Hilfestellungen unseres digitalen Service- und Support-Centers. In fünf Videos wird eine Anleitung zur Teilnahme an Vergabeverfahren gegeben: Von der Registrierung und Anmeldung bis hin zum Zugriff auf Projekträume oder der Archivierung von Verfahren. Eine Anleitung zur Abgabe elektronischer Angebote folgt in den kommenden Tagen.

Neben der Teilnahme an Verfahren werden auch Tipps rund um die Registrierung, die Angabe möglichst „passender“ E-Mail-Adressen und ihre Auswirkungen bei der Nutzung des Systems sowie eine Hilfestellung zur Einrichtung von Suchprofilen gegeben.

Den cosinex YouTube-Kanal und die ersten Videos finden Sie unter diesem Link.

Video-Anleitungen als Vergabestelle selbst anbieten

Vergabestellen, die die Videos auf ihrer eigenen Homepage als Anleitung anbieten möchten, können diese einfach über die YouTube-eigenen Funktionen in ihr Internet-Angebot einbinden. Die Videos sind so plattformunabhängig gehalten, dass sie grundsätzlich für alle E-Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz gültig sind. Den gesamten Artikel lesen…

Das VMS in der neuen Version 5 enthält neben einer Reihe funktionaler Weiterentwicklungen bei Einsatz einer E-Vergabeplattform umfassende neue Möglichkeiten im Zusammenspiel mit der Plattform. Diese betreffen sowohl die Bewerberverwaltung innerhalb des VMS als auch den Abgleich der Unternehmensstammdaten mit der angeschlossenen Vergabeplattform sowie die Synchronisation der Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bewerbern bei Nachfragen oder ergänzenden Informationen. Den gesamten Artikel lesen…