Der eigene Internet-Auftritt ist ein vielfach unterschätztes Medium, um potentielle Bieter über laufende Vergabeverfahren zu informieren.

Analysen ausgewählter Vergabeplattformen auf Basis der cosinex-Technologie zeigen: Viele Interessenten, die auf Vergabeunterlagen zugreifen möchten, finden diese über die Webseite der Vergabestellen, die unsere sog. TIS-Schnittstelle bereits eingebunden haben und so ihre Bekanntmachungen automatisiert auf der eigenen Homepage anzeigen.

Insbesondere Gebietskörperschaften wie Kommunen und Kreisen kommt mit Blick auf die regionale Wirtschaft und ein entsprechendes Informationsangebot dabei eine besondere Bedeutung zu. Ergänzend werden heute oftmals weitere, zum Teil auftraggeber­spezifische Informationen rund um das öffentliche Auftragswesen in diesem Rahmen angeboten. Gerade im kommunalen Bereich findet man hier mitunter die Möglichkeit, sich für beschränkte Ausschreibungen oder freihändige Vergaben in Bieterdatenbanken der Auftraggeber eintragen zu lassen.

Im Hinblick auf die Bekanntmachung tritt ein weiterer Effekt hinzu: Eine möglichst breite Streuung der Information und damit ein mehr an Transparenz erhöhen die Wahrscheinlichkeit auf mehr und damit auch wirtschaftlichere Angebote; dies gerade in Zeiten der äußerst guten konjunkturellen Lage, in der sich viele Vergabestellen nicht über zu viele Angebote beklagen können.

So belegen Untersuchungen aus dem EU-Ausland, dass „mit der steigenden Zahl der Kandidaten der Preis gegenüber dem geschätzten Preis sinkt“ und im Durchschnitt „durch jeden zusätzlichen Bewerber bzw. Angebot der Endpreis bei einer öffentlichen Auftragsvergabe um durchschnittlich 3,9% abnimmt1.

Vor diesem Hintergrund unterstützen wir öffentliche Auftraggeber, Informationen auch auf der eigenen Homepage verfügbar zu machen, um Bieter bestmöglich zu informieren. In diesem Zusammenhang möchten wir Ihnen zwei Werkzeuge vorstellen, mit denen Nutzer von Vergabeplattformen auf Basis des cosinex potentielle Bieter im Rahmen des eigenen Internet-Auftritts besser informieren und gleichzeitig das eigene Internet-Angebot stärken können.

Automatische Anzeige der Bekanntmachungen auf der eigenen Homepage

Viele unserer Kunden nutzen bereits die sog. Tender Integration Service-Schnittstelle, kurz TIS-Schnittstelle, die die Einbindung der eigenen Veröffentlichungen in die Homepage ermöglicht, unabhängig davon, welche der knapp 20 Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie im Einsatz ist (vergabe.NRW, ausschreibungen.landbw.de, vergabe.niedersachsen, das Deutsche Vergabeprotal o.a.).

Dabei kann jede Vergabestelle die Schnittstelle nach ihren Anforderungen ausprägen lassen und festlegen, welche Arten von Bekanntmachungen (Auftragsbekanntmachungen / Teilnahmewettbewerbe oder auch Ex-ante und Vorinformationen und/oder vergebene Aufträge) angezeigt werden bzw. wie viele der jüngsten Bekanntmachungen (nur nationale oder auch EU-weite) auf der eigenen Webseite erscheinen sollen.

So können beispielsweise alle öffentlichen und europaweiten Ausschreibungen der Stadt Seelze, die auf die E-Vergabe mit dem Deutschen Vergabeportal setzt, zentral abgerufen werden: hier.

Einbindung der Video-Tutorials auf der eigenen Homepage

Nachdem die passende Bekanntmachung durch den Bewerber gefunden wurde, geht es nach reichlicher Vorbereitung an die Angebotsabgabe, die im digitalen Zeitalter inzwischen überwiegend elektronisch erfolgt. Trotz intuitiver Benutzerführung kann es zu Fragen kommen. Aus diesem Grund bieten wir seit Anfang des Jahres eine Video-Reihe für Bewerber mit Anleitungen sowie Tipps und Hilfestellungen rund um unsere Lösungen an.

Die Video-Reihe steht auf YouTube im cosinex Kanal, aber auch im Service- und Support-Center zur Verfügung. In fünf Videos wird eine Anleitung zur Teilnahme an Vergabeverfahren gegeben: Von der Registrierung und Anmeldung über den Zugriff auf Projekträume und die Archivierung von Verfahren bis hin zu der Anleitung zur Abgabe elektronischer Angebote. Dabei können dank des neuen Multiplattform-Bietertools auf allen Plattformen auf Basis der cosinex Technologie Angebote nach einheitlichen Schemata abgegeben werden.

Diese Videos können und dürfen auch auf der eigenen Homepage der Vergabestelle als ergänzende Hilfe angeboten werden. Die einfachste Möglichkeit, die Videos in Ihrer Internet-Präsenz anzeigen zu können, bietet YouTube selbst: Unter dem Punkt „Teilen“ bei YouTube direkt unter dem Video finden Sie als erstes die Funktion „Einbetten“. Hier generiert YouTube Ihnen entsprechende Code-Schnippsel, um die Videos in Ihrer Internet-Präsenz anzubieten.

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Logo VergabekatalogBereits mit der in der vergangenen Woche erschienenen Version 7 des VMS haben wir angekündigt, dass wir uns insbesondere im Bereich der Softwareentwicklung für 2017 einiges vorgenommen haben. Für einen engagierten Start ins neue Jahr macht die neue Version des cosinex Vergabekatalog den nächsten Schritt. Der Vergabekatalog (VKA) ist eines der drei Kernmodule der cosinex im Bereich der elektronischen Unterstützung des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens, der häufig auch mit dem Oberbegriff Public eProcurement bezeichnet wird.

Die Lösung bietet insb. solchen Organisationen, die im Rahmen ihres Einkaufs ganz oder teilweise an die Vorschriften des deutschen Vergaberechts gebunden sind, die technische Basis für den Aufbau von Bestell- und Katalogsystemen zur Bewirtschaftung und Abwicklung von Rahmenverträgen, der Durchführung von Bagatellbeschaffungen im Bereich standardisierter Güter bzw. C-Artikel sowie zur strukturierten Durchführung von Bedarfsabfragen im Vorfeld der Ausschreibung von Rahmenverträgen.

Mit der neuen Version 4.2.2 wurden kleinere Anpassungen von Projektversionen für unterschiedliche Kunden zusammengefasst. Weitere Schwerpunkte betreffen eine weitere SAP-Schnittstelle sowie Verbesserungen im Bereich der Barrierefreiheit.

SAP-PurchaseOrder-Schnittstelle

Mit der neuen SAP-Schnittstelle können Bestellungen direkt in SAP durchgeführt werden. Die Bestellungen werden von SAP über die Schnittstelle an den Vergabekatalog übertragen, um von dort an die Lieferanten der Rahmenverträge übermittelt zu werden. Die Übermittlung der Bestellungen an die Lieferanten erfolgt dabei wahlweise per E-Mail oder konform zum openTRANS-Standard. Den gesamten Artikel lesen…

e-Vergabe-Onlinee-Vergabe-Online“ ist die offizielle Vergabeplattform des Bundes, die durch das Beschaffungsamt des Bundesministerium des Innern insbesondere den Vergabestellen der Bundesverwaltung zur Verfügung gestellt wird.

Über eine neue Schnittstelle ist es nun möglich, aus dem cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) heraus die gesamte Kommunikation mit den Bietern elektronisch auch über die e-Vergabe-Online als Vergabeplattform durchzuführen.

Durch den modularen Aufbau und die Trennung zwischen E-Vergabeplattform und Vergabemanagementsystem konnten Nutzer der cosinex-Lösungen bislang immer entscheiden, ob sie „nur“ eine E-Vergabeplattform für die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter oder ergänzend auch ein Vergabemanagementsystem (VMS) einsetzen möchten.

Nutzer des VMS haben heute bereits eine breite Auswahl an unterschiedlichen E-Vergabeplattformen, vom Deutschen Vergabeportal über vergabe.NRW, den Vergabemarktplatz Brandenburg und vielen anderen, über die die elektronische Kommunikation mit den Bewerbern rechtssicher durchgeführt werden kann. Mit der neuen Schnittstelle bieten wir nun auch Nutzern der Vergabeplattform des Bundes eine umfassende Integrationsmöglichkeit an“, erklärt Carsten Eschenröder, Leiter des Bereiches Produktmanagement bei cosinex. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemMitte Dezember wurde die Version 6.1.2 des Vergabemanagementsystems (kurz VMS) ausgeliefert. Was aufgrund der dreistelligen Versionsnummer wie ein „Minor-Release“ wirkt, bietet insbesondere im Hinblick auf die im Produktstandard verfügbaren Schnittstellen viel Neues: Von einer Aktualisierung der Schnittstelle zur Übermittlung der Bekanntmachungsinformationen an das Amt für Veröffentlichungen der EU (SIMAP) über die Anbindung von ERP-Systemen bis hin zur möglichen Anbindung von Dokumentenmanagement- oder Archivsystemen.

Funktional sind eine Reihe von Aktualisierungen und Erweiterungen verfügbarerer Formulare zu nennen sowie ein Highlight, mit dem wir der zunehmend elektronischen Aktenführung der Vergabeakten im VMS noch weiter Rechnung tragen wollen – der abschließenden Archivierung von Vergabeakten.

Aktualisierungen und Erweiterungen im Bereich der Schnittstellen

Moderne Verwaltungssoftware muss sich heute unterschiedlichsten Anforderungen stellen. Hierzu gehört u.a. die Möglichkeit, solche Systeme webbasiert (egal, ob im Rahmen des Eigenbetriebs im Intranet oder als Cloud- bzw. Software as a Service-Angebot im Internet), d.h. über einen aktuellen Internet-Browser am Arbeitsplatz, nutzen zu können; darüber hinaus aber auch, sie mit relativ geringem Aufwand und über Standardschnittstellen in bestehende Systemlandschaften integrierbar zu machen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemarktplatzNoch vor dem Jahreswechsel stellen wir die neue Version 6.6 unserer Software Vergabemarktplatz bereit. Mit dieser werden den Nutzern der E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie eine Reihe neuer Funktionen und Verbesserungen zur Verfügung gestellt. Bereits mit der letzten Zwischenversion (6.5.2), einem sog. Minor Release, wurden eine Reihe neuer Funktionen zur Verfügung gestellt (vgl. auch den letzten Blog-Beitrag zur Version 6.5.2). Die nun kommende Version enthält eine Reihe von Erweiterungen, die sich als Anregungen aus dem praktischen Einsatz der Lösung bei über 1.500 Vergabestellen ergeben haben und im Folgenden vorgestellt werden.

Textvorlagen für Freitextfelder

Vergabemarktplatz Vorlage erstellenÜber ein neues Modul können individuell je Vergabestelle Textvorlagen für alle relevanten Freitextfelder in den Verfahrensangaben hinterlegt und verwaltet werden. Mit diesen kann die Zusammenstellung der notwendigen Verfahrensinformationen deutlich beschleunigt werden. Ebenso wird mit diesem Modul auch die Vorgabe von organisationsweiten Standards technisch unterstützt.

Highlights:

  • Das Anlegen, Ändern und Löschen der Vorlagen kann durch Nutzer vorgenommen werden, denen die neue Rolle „Vorlagenverwaltung“ zugewiesen wurde.
  • Das Hinzufügen, Ändern und Löschen von Textvorlagen ist direkt in der Eingabemaske der Verfahrensangaben möglich.
  • Vorhandene Texte können direkt als Textvorlage gespeichert werden.
  • Alle Textvorlagen können direkt von allen Benutzern des Mandanten verwendet werden. Den gesamten Artikel lesen…

Logo Vergabemanagementsystem / schnittstelleMit der kommenden Version des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wird u.a. eine neue Schnittstelle zur Übergabe der im System geführten „E-Vergabeakten“ an Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglicht. Mit diesem Blog-Beitrag möchte ich Ihnen einen Überblick über diese neue Schnittstelle geben, der auch im Hinblick auf das E-Government-Gesetz und die kommenden Grundsätze der elektronischen Aktenführung (kurz E-Akte) zukünftig in der Praxis eine zunehmend größere Bedeutung zu kommen wird.

Schnittstellen in Vergabemanagementsystemen

Moderne Vergabemanagementsysteme unterstützen nicht nur die internen Abläufe der Vergabestelle, sondern übernehmen insbesondere auch die revisionssichere Dokumentation der Vergabe im Rahmen einer elektronischen Vergabeakte (E-Vergabeakte). Mit diesen breiten und prozessunterstützenden Aufgaben stehen solche Systeme bei vielen Vergabestellen vor der Herausforderung, dass sie in bestehende Drittsysteme wie etwa ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme, Beschaffungsplattformen und natürlich auch E-Vergabeplattformen (für die sichere Kommunikation zwischen Vergabestelle und Unternehmen) einfach und mit wirtschaftlichem Aufwand integrierbar sein müssen. Den gesamten Artikel lesen…

SAP Partner EdgeModerne E-Vergabe-Lösungen müssen sich insbesondere bei größeren Vergabestellen möglichst nahtlos in die bestehende technische und organisatorische Infrastruktur einbinden lassen und hierbei die bereits im Einsatz befindlichen Drittanwendungen der Behörden und Vergabestellen berücksichtigen.

Dieser Herausforderung begegnet cosinex bereits seit Jahren mit konsequenter Modularisierung der Lösungen im Bereich der E-Vergabe, flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten sowie mit komfortablen Schnittstellen zu und Integrationsmöglichkeiten in Drittsysteme. Angefangen bei Schnittstellen z.B. zu den amtlichen Veröffentlichungsplattformen wie TED oder bund.de bis hin zu vor- oder nachgelagerten Lösungen wie Dokumentenmanagement- oder ERP-Systemen. Den gesamten Artikel lesen…