Notebook mit Akten Scannen

Nicht nur durch den konsequenten und inzwischen auch rechtlich vorgezeichneten Umstieg auf die ausschließlich elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren erhält die elektronische Aktenführung auch in der E-Vergabe eine zunehmende Bedeutung.

Sowohl in der verwaltungsinternen Vorbereitung wie auch bei den Angeboten in Papierform stellt sich dabei die Frage, wie lange eine hybride und teilelektronische Aktenführung zielführend ist. Dabei gelten gerade für das Scannen – und in besonderer Weise für das sog. „ersetzende Scannen“ – hohe Anforderungen. Unter ersetzendem Scannen wird die Digitalisierung von Dokumenten verstanden, ohne dass diese als Papieroriginal aufbewahrt werden.

Technische Richtlinie des BSI (TR-03139)

Die Aufbewahrung von Papieroriginalen stellt langfristig eine hohe finanzielle und organisatorische Belastung der Vergabestellen dar. In rechtlicher Hinsicht bestehen – neben den in verschiedenen Rechtsgebieten sehr unterschiedlichen Regelungen zur Zulässigkeit des ersetzenden Scannens – Unsicherheiten aufgrund uneinheitlich ausgestalteter technisch-organisatorischer Anforderungen. Der rechtliche Rahmen kann allenfalls immer abstrakte Anforderungen stellen. Trotz zahlreicher Bemühungen, zum Beispiel im Bereich der steuerrelevanten und kaufmännischen Unterlagen, bleibt die technische Umsetzung weitestgehend dem Anwender überlassen. Aufgrund vielfältiger Scanlösungen am Markt, die bei der Umsetzung von Sicherheitsvorgaben stark variieren oder aus einer ganzheitlichen informationstechnischen Betrachtung heraus unvollständig sind, führt dies zu Unsicherheit in der praktischen Anwendung. Den gesamten Artikel lesen…

3d laptop and folders on white background

Nicht nur durch das E-Government-Gesetz haben die Bemühungen um ein „papierloses“ Büro und die elektronische Aktenführung in vielen öffentlichen Einrichtungen aber auch bei Versicherungen und anderen Unternehmen in den letzten Jahren erheblichen Aufwind erfahren. Auch eine Reihe von Vergabestellen, die unser Vergabemanagementsystem im Einsatz haben, nutzen interne Systeme heute bereits für das Führen einer ganz – oder zumindest überwiegend – elektronisch vorgehaltenen Vergabeakte (E-Vergabeakte).

Aber gerade dann, wenn E-Vergabeakten nicht hybrid (also teilweise elektronisch und teilweise in Papierform), sondern vollständig elektronisch geführt werden, ergibt sich häufig die Notwendigkeit des Scannens einzelner Unterlagen, die aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht elektronisch vorliegen. Gute Beispiele sind u.a. schriftlich eingereichte Angebote – wenn noch keine ausschließlich elektronische Angebotsabgabe vorgesehen ist – oder externe Vermerke. Der Weg, auch diese Dokumente der E-Vergabeakte hinzuzufügen, führt im Regelfall über das Scannen der Unterlagen. Moderne und inzwischen verhältnismäßig günstige Hochleistungsscanner machen es heute einfach, auch umfassende Dokumente ohne größeren Aufwand zu digitalisieren. Den gesamten Artikel lesen…