JustitiaWohl nie zuvor wurde die Ausnahmebestimmung „aus Gründen der Dringlichkeit“ für die Durchführung von Verhandlungsverfahren oder Verhandlungsvergaben ohne vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb so oft bemüht wie im letzten Jahr. Oftmals sollte schon der bloße Hinweis auf die grassierende Corona-Pandemie zur Begründung ausreichen.

Dabei droht übersehen zu werden, dass dieser Ausnahmetatbestand kein Freifahrtschein für Direktvergaben ist. Das OLG Karlsruhe hat in einer jüngeren Entscheidung wesentliche Hinweise gegeben (Beschluss vom 04.12.2020, 15 Verg 8 / 20).

Der Sachverhalt

Ursprünglich hatte der Auftraggeber im Jahr 2017 Busverkehrsleistungen EU-weit ausgeschrieben. Antragsgemäß wurde der Antragstellerin die Einrichtung, Linienführung und der Betrieb des Linienverkehrs im eigenwirtschaftlichen Verkehr bis 12.12.2026 genehmigt (§ 12 Abs. 6 PBefG). Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.3 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wurde in der vergangenen Woche allen Kunden bzw. Betreibern unserer Lösung zur Verfügung gestellt und auch die immer beliebtere Cloud Edition des VMS bietet seit letzter Woche die neuen Funktionen und Verbesserungen: Schwerpunkte betreffen u.a. die verbesserte Abbildung der Direktvergabe, die Einführung einer konfigurierbaren Wartefrist bei Unterschwellenvergaben (etwa aufgrund landesrechtlicher Vorgaben) sowie zahlreiche Neuerungen und Weiterentwicklungen auch für die neuen komplementären Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement.

Einen Auszug der wichtigsten Weiterentwicklungen möchte ich Ihnen im Rahmen dieses Beitrags kurz vorstellen. Wie immer finden Nutzer unserer Lösungen eine umfassende Release Note mit weitergehenden Beschreibungen der wichtigsten Änderungen in unserem Service- & Support-Center.

Verbesserte Abbildung der Direktvergabe – ohne Wettbewerb

Eine Direktvergabe ohne Wettbewerb mit nur einem Bieter (§ 14 Abs. 4 VgV, § 8 Abs. 4 UVgO, § 3a Abs. 3 VOB/A, § 3a EU Abs. 3 VOB/A, § 13 Abs. 2 SektVO, § 12 Abs. 1 VSVgV) ist insbesondere dann möglich, wenn zulässigerweise für die Erbringung der Leistung nur ein einziger Bieter in Frage kommt. In diesem Fall wird im Oberschwellenbereich ein Verhandlungsverfahren und im Unterschwellenbereich eine Verhandlungsvergabe bzw. Freihändige Vergabe (jeweils ohne Teilnahmewettbewerb) durchgeführt, bei der nur dieser eine Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Den gesamten Artikel lesen…

Unter dem sperrigen Titel „Gesetz zur beschleunigten Beschaffung im Bereich der Verteidigung und Sicherheit und zur Optimierung der Vergabestatistik“ hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat einen Referentenentwurf  vorgelegt und u.a. verschiedenen Verbänden zur Stellungnahme übersandt.

Das Artikelgesetz, welches verschiedene Änderungen am Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV) der Vergabeverordnung Verteidigung und Sicherheit (VSVgV), der Sektorenverordnung (SektVO) sowie der Vergabestatistikverordnung (VStatVO) vorsieht, enthält im Kern zwei wesentliche Regelungskreise:

  • Mit den Änderungen und Konkretisierungen an den Vorgaben der Vergabestatistik sollen verschiedene technische und rechtliche Anforderungen umgesetzt werden, die sich im Zuge des Aufbaus der Vergabestatistik ergeben haben.
  • Mit weiteren Änderungen im Bereich Verteidigung und Sicherheit sollen die im Koalitionsvertrag angekündigten vergaberechtlichen Anpassungen vorgenommen werden, um den Bedarf für Einsätze bzw. einsatzgleiche Verpflichtungen der Bundeswehr schneller zu decken.

Nachfolgend werden die wesentlichen Änderungen vorgestellt. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaDie VgV enthält in § 20 Abs. 3 explizite Regelungen, wie die Angebotsfrist zu verlängern ist, wenn sich Änderungen an den Vergabeunterlagen ergeben. Eine entsprechende Regelung zur Verlängerung der Teilnahmefrist existiert nicht. Nunmehr hat der Vergabesenat des OLG Düsseldorf festgestellt, dass die Regelungen hinsichtlich der Verlängerung der Angebotsfrist entsprechend auf die Verlängerung der Teilnahmefrist anzuwenden sind, wenn die Vergabeunterlagen bereits in der Teilnahmephase wesentlich geändert werden (Beschluss vom 28.03.2018, VII – Verg 40 / 17).

Zum Sachverhalt

Die Vergabestelle führte ein Verhandlungsverfahren nach vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb zur Vergabe von Anbau, Weiterverarbeitung, Lagerung, Verpackung und Lieferung von Cannabis zu medizinischen Zwecken durch.

Als Eignungsnachweis sollte u.a. eine „Arzneipflanzen-Referenz“ vorgelegt werden, wobei auf den „Anbau, die Verarbeitung und die Lieferung von Arzneipflanzen (ohne Cannabis) mit einer Liefermenge von mindestens XXX kg je Referenz in den letzten drei Jahren (….)“ abgestellt wurde.

Nach Eingang zahlreicher Bewerberfragen ergänzte die Vergabestelle die Vorgaben zur „Arzneipflanzen-Referenz“ in der Ausgangsbekanntmachung. Nunmehr wurde die Geltung bestimmter Standards detailliert vorgeschrieben. Die Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen wurde seitens der Vergabestelle ebenfalls ergänzt und den Bewerbern über die genutzte E-Vergabeplattform bereitgestellt. Den gesamten Artikel lesen…

VergaberechtDürfen in Ausnahmefällen die Teilnahme- oder Vergabeunterlagen erst nach einer Registrierung zur Verfügung gestellt werden?

§ 41 Abs. 1 VgV aber auch die Entsprechungen in § 29 Abs. 1 UVgO sowie § 11 Abs. 3 VOB/A sprechen im Hinblick auf die Frage, ob die Vergabeunterlagen ausnahmslos vor einer Registrierung der Bewerber bereitzustellen sind – jedenfalls auf den ersten Blick – eine eindeutige Sprache: „Der öffentliche Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung eine elektronische Adresse an, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können.“ Trotz der vermeintlichen Eindeutigkeit der Vorgabe treten in der praktischen Anwendung immer wieder Schwierigkeiten und auch Fehler auf, was man nicht zuletzt auch an den ersten Entscheidungen der Vergabekammern ablesen kann (vgl. beispielhaft VK Bund (VK 2 – 128/17).

Aus diesem Grund wollen wir uns in einer mehrteiligen Reihe mit den Inhalten dieser für die Vergabepraxis ausgesprochen relevanten Regelung befassen.

In diesem ersten Teil werden wir erläutern, was es bedeutet, wenn die Angebotsunterlagen direkt abrufbar sein müssen.

Im Rahmen einer Auslegung wird insbesondere auf den mutmaßlichen Willen des Gesetzgebers abgestellt. Hierfür kann auf verschiedene Quellen zurückgegriffen werden. Den gesamten Artikel lesen…

Mit der neuen Version 7 des Vergabemarktplatz (VMP) sowie der Version 8 des Vergabemanagementsystems (VMS) werden sehr umfassende Weiterentwicklungen unserer Lösungen bereitgestellt. Die neuen Versionen beinhalten auch solche Erweiterungen, die bereits vorher über Zwischenversionen sowie zum Teil kundenindividuell bereitgestellt wurden. Aufgrund des Umfangs der technischen Änderungen sind vereinzelt „Teillieferungen“ in Form von Zwischenversionen erforderlich. Bis Ende des Jahres erhalten alle Kunden bzw. Installationen unserer Lösungen die neuen Funktionen. Den gesamten Artikel lesen…

VergaberechtDie frei verfügbaren Informationsquellen rund um die Themen Vergaberecht und öffentliches Auftragswesen sind inzwischen vielfältig. Im Rahmen unseres Blogs befassen wir uns in eigenen Beiträgen im Schwerpunkt mit den Aspekten, die für die E-Vergabe und unsere Lösungen relevant sind und von Kunden häufig als Fragen oder Problemstellungen aus der Praxis an uns herangetragen werden. Mit diesem Blog-Beitrag möchten wir Ihnen einen Überblick über aus unserer Sicht interessante Beiträge der letzten Wochen geben, die uns bei unseren täglichen Recherchen besonders aufgefallen sind.

Diese haben wir erstmals themen- und stichwortbezogen für Sie zusammengestellt und um ein „Best-of“ der Beiträge aus unserem Blog ergänzt. Zur Zeit prüfen wir, ob wir in dieser Form und in einer regelmäßig erscheinenden Reihe einen Überblick über aktuelle, frei verfügbare Veröffentlichungen und Beiträge zum Vergaberecht geben. Vor diesem Hintergrund würden wir uns über Ihr Feedback zu einer solchen Beitrags-Reihe, etwa als Kommentar zu diesem Beitrag, freuen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo der AuftragsberatungsstellenDas Auftragsberatungszentrum Bayern e.V. – die Auftragsberatungsstelle im Freistaat Bayern – hat seine Checkliste für öffentliche Auftraggeber im Zuge der Vergaberechtsreform überarbeitet und bereits vor einigen Wochen aktualisiert zur Verfügung gestellt. Das Dokument enthält eine Checkliste, die parallel zur Ausschreibung abgehakt werden kann. Im weiteren werden Erläuterungen zum Ablauf sowie Begriffsbestimmungen entlang einer Ausschreibung gegeben, von der Bedarfsermittlung über die Erstellung der Vergabeunterlagen bis hin zum Zuschlag. Hiernach werden sonstige zu beachtende Pflichten und Aspekte wie Dokumentationserfordernisse, Hinweise zu Nebenangeboten, Rahmenverträge oder Mindestfristen im Vergabeverfahren überblicksartig dargestellt. Den Abschluss macht ein anschauliches Ablaufdiagramm zum Vergabeverfahren.

Ergänzt wird die Checkliste um eine Mustervergabeakte, die aus 26 Word-Vorlagen besteht und als Vorlage für die Dokumentation eines EU-weiten sowie nationalen Vergabeverfahrens dienen kann. Beide, Checkliste und Mustervergabeakte, sind Teil eines Informationspakets des Auftragsberatungszentrums für öffentliche Auftraggeber. Den gesamten Artikel lesen…

Fristen im VergabeverfahrenDas Thema Fristen im Vergabeverfahren ist auch für uns ein Dauerbrenner. Mit unterschiedlichen Funktionen in unseren Lösungen unterstützen wir seit Jahren bereits die Fristermittlungen bei Ausschreibungen unter Berücksichtigung zum Teil regionaler Feiertage, interner Vorgaben und vielem mehr. Mit neuen Funktionen rund um die erweiterte Terminplanung bei Vergabeverfahren in der letzten Version des VMS und unserem neuen Dienst fristenrechner.de ist die Fristermittlung für uns auch anlässlich der Vergaberechtsreform ein praxirelevantes Thema. Durch die deutliche Verkürzung insb. der Angebotsfrist kommt in der Praxis dabei zunehmend der Aspekt zum Tragen, dass die gesetzlich vorgegebenen Fristen lediglich Mindestfristen darstellen, die in jedem Einzelfall auch angemessen sein müssen.

Auch vor diesem Hintergrund freuen wir uns über einen aktuellen Gastbeitrag von Herrn Dr. Christian-David Wagner, Fachanwalt für Vergaberecht, der die wichtigsten Aspekte der Neuregelung zu den Fristen im Vergabeverfahren praxisnah darstellt und hierbei insb. die Regelung zur Angemessenheit im Einzelfall nach § 20 Abs. 1 VgV beleuchtet.

Fristen und ihre Bedeutung im Vergabeverfahren

Fristen – sie sind des einen Leid, werden sie versäumt, und des anderen Freud, laufen sie, wie etwa die Wartefrist des § 134 GWB, ohne weiteres ab. In jedem Fall kommt den Fristen in der Beschaffungspraxis eine besondere Bedeutung zu. Es verwundert daher nicht, dass eine Vielzahl der vergaberechtlichen Vorschriften Fristenregelungen zum Gegenstand haben.

Mindestfristen gemäß VgV

Die besondere Bedeutung der Fristen im Vergabeverfahren wurde noch einmal dadurch erhöht, dass der Verordnungsgeber die Mehrzahl der verfahrensrelevanten Fristen im Zuge der Vergaberechtsreform gekürzt hat. Beispielhaft sei an dieser Stelle nur auf die Angebotsfrist des offenen Verfahrens gemäß § 15 VgV verwiesen. Danach beträgt die Angebotsfrist im Regelfall nur noch (mindestens) 35 Tage anstelle von 52 Tagen. Werden elektronische Angebote akzeptiert, kann diese Frist gemäß § 15 Abs. 4 VgV sogar um weitere fünf Tage, auf (mindestens) 30 Tage gekürzt werden (siehe nachfolgende Abb.).

offenes

Verfahren

nichtoffenes Verfahren Verhandlungs-verfahren Wettbewerb-licher Dialog Innovations-partnerschaft
Teilnahmefrist Regelfall 30 Tage 30 Tage 30 Tage 30 Tage
Teilnahmefrist bei hinreichend begründeter Dringlichkeit ≥ 15 Tage ≥ 15 Tage
Angebotsfrist Regelfall 35 Tage 30 Tage 30 Tage
Angebotsfrist bei elektronischer Übermittlung 30 Tage 25 Tage 25 Tage
Angebotsfrist bei gegenseitigem Einvernehmen gem. Vereinbarung gem. Vereinbarung
Angebotsfrist ohne gegenseitiges Einvernehmen ≥ 15 Tage ≥ 10 Tage ≥ 10 Tage
Angebotsfrist bei hinreichend begründeter Dringlichkeit ≥ 10 Tage ≥ 10 Tage
Angebotsfrist bei Veröffentlichung einer Vorinformation 15 Tage 10 Tage 10 Tage

Die mit der generellen Fristverkürzung bezweckte Verfahrensbeschleunigung ist allerdings nur soweit möglich, wie es der Verfahrensgegenstand überhaupt zulässt. Von daher verpflichtet § 20 Abs. 1 VgV öffentliche Auftraggeber, bei der Festlegung der Fristen für den Eingang der Angebote und Teilnahmeanträge die Komplexität der Leistung und die Zeit für die Ausarbeitung der Angebote angemessen zu berücksichtigen. Soweit erforderlich, müssen öffentliche Auftraggeber die Mindestfristen mithin angemessen verlängern. Gerade bei komplexen Vergabeverfahren sei öffentlichen Auftraggebern daher geraten, die Länge der konkret gewählten Verfahrensfristen in der Vergabeakte zu dokumentieren und zu begründen.

Pflicht zur Fristverlängerung

Daneben regeln § 20 Abs. 3 VgV sowie § 40 Abs. 2 und 3 VgV weitere Fälle, in denen öffentliche Auftraggeber verpflichtet sind, die Fristen – insbesondere die Angebotsfristen – angemessen zu verlängern. Hervorzuheben ist dabei die Regelung des § 20 Abs. 3 Nr. 2 VgV. Danach ist die Frist zu verlängern, wenn der öffentliche Auftraggeber wesentliche Änderungen an den Vergabeunterlagen vornimmt. Im Vergleich zur „alten“ Rechtslage stellt § 20 Abs. 3 Nr. 2 VgV einen Paradigmenwechsel dar. Vor In-Kraft-Treten der Vergaberechtsreform hätte eine wesentliche Änderung der Vergabeunterlagen eine Aufhebung der Ausschreibung nach sich gezogen. Die den Bietern bekannt gemachten Verdingungsunterlagen mussten grundsätzlich unverändert bleiben. Dies folgte aus den Grundsätzen der Selbstbindung des Auftraggebers sowie des Vertrauensschutzes der Bieter. Einschränkend gilt jedoch, dass das Recht zur wesentlichen Änderung der Vergabeunterlagen auch nach der neuen Rechtslage nicht uneingeschränkt gilt. Die Grenze der Zulässigkeit dürfte dort erreicht sein, wo die Grundlagen des Wettbewerbs dergestalt verändert werden, dass sie den Entschluss der Unternehmen zur Beteiligung oder Nichtbeteiligung am Wettbewerb berühren.

Frist zur letztmaligen Stellung von Bieterfragen

Ferner ist nach § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV eine Fristverlängerung geboten, wenn öffentliche Auftraggeber zusätzliche Informationen nicht spätestens sechs bzw. vier Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung stellen können. Anderenfalls ist nicht gewährleistet, dass die Unternehmen die zusätzlichen Informationen im Rahmen der Angebotserstellung berücksichtigen können. Wenn öffentliche Auftraggeber die Antworten auf Bieterfragen binnen einer konkret geregelten Frist beantworten müssen, stellt sich natürlich die Frage, ob öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen dürfen, binnen derer Bieterfragen gestellt werden müssen. Den Vergabevorschriften selbst kann keine entsprechende Fristenregelung entnommen werden. Allerdings ist nach der Rechtsprechung anerkannt, dass der Vergabestelle „als Herrin des Vergabeverfahrens“ auch die Möglichkeit offen steht, klare Regeln für Bieterfragen vorzugeben (vgl. zuletzt OLG Saarbrücken, Beschluss vom 18.05.2016 – 1 Verg 1/16). Der Vergabesenat sah danach sogar eine Frist von 17 Kalendertagen vor Ablauf der Angebotsabgabe für zulässig an.

Unabhängig der Tatsache, dass die Festlegung einer Frist für Bieterfragen stets anzuraten ist, sollten öffentliche Auftraggeber jedoch darauf achten, dass sich die ordnende Funktion der Frist nicht ins Gegenteil verkehrt. Dies ist nämlich immer dann der Fall, wenn die gewählte Frist den Bietern keine ausreichende Möglichkeit zur Angebotsbearbeitung lässt. Folgendes Beispiel soll dies illustrieren:

Im Rahmen eines offenen Verfahrens lässt der Auftraggeber die Einreichung der Angebote auf elektronischem Wege zu. Dementsprechend bestimmt er die Angebotsfrist gemäß § 15 Abs. 4 VgV auf 30 Kalendertage ab dem Tag der Versendung der Bekanntmachung. Sofern die Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union drei Tage nach Versendung der Bekanntmachung erfolgt, haben die Bieter im Idealfall am vierten Tag nach der Versendung die Vergabeunterlagen vorliegen. Würde der öffentliche Auftraggeber die Frist für Bieterfragen am 17. Kalendertag vor der Angebotsfrist ablaufen lassen, verblieben den Unternehmen gerade einmal 10 Tage, um Bieterfragen zu stellen, Wochenenden eingeschlossen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass die Frist in einem derartigen Fall ungenügend oder sogar ungenutzt verstreicht, ist hoch. Sofern die Vergabeunterlagen beispielsweise Unklarheiten enthalten, würde dies im Ergebnis nur dazu führen, dass der Auftraggeber entweder mangels klärender Bieterfragen unzureichende Angebote erhielte oder aber eine Rüge wegen eines Verstoßes gegen das Gebot der eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung einginge. Beide Alternativen wären dem Vergabeverfahren nicht dienlich.

Sofern öffentliche Auftraggeber eine Frist für Bieterfragen vorgeben, sollte daher unbedingt darauf geachtet werden, dass sowohl die Frist für Bieterfragen als auch die Angebotsfrist ausreichend bemessen sind. In der Vergabepraxis hat sich dabei eine Frist für Bieterfragen von 10-12 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist als angemessen herausgebildet. Und sollte die Mindestfrist für den Eingang der Angebote im Einzelfall nicht genügen, sollte die Angebotsfrist im Sinne des § 20 Abs. 1 VgV angemessen verlängert werden.

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Zum Autor

WagnerDer Autor Dr. Christian-David Wagner ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Vergaberecht. Seit 2010 ist er zudem Lehrbeauftragter für Beschaffungswesen und Vergaberecht an der Hochschule Harz im Bereich Verwaltungswissenschaften und führt seit einigen Jahren erfolgreich die Kanzlei Wagner Rechtsanwälte.

Herr Dr. Wagner betreut national und international agierende TK-Unternehmen, IT-Dienstleister, aber auch Bauunternehmen sowie öffentliche Auftraggeber.

fristenrechnerIn der vergangenen Woche wurde von der cosinex der neue Dienst fristenrechner.de in einer Beta-Version „live“ geschaltet. Mit dem neuen Internet-Angebot sollen öffentliche Auftraggeber in Deutschland bei der Ermittlung der wichtigsten vergaberechtlichen (Mindest-)Fristen unter Berücksichtigung gesetzlicher und hierbei auch regionaler Feiertage unterstützt werden.

Der Dienst bietet unterschiedliche Möglichkeiten zur Ermittlung der wichtigsten Fristen und Termine im Vergabeverfahren auch unter Berücksichtigung der gesetzlichen Ausnahmetatbestände. Mit Hinweisen zur Berechnung erhalten Vergabestellen Auskunft darüber, welche Termine aufgrund von Feiertagen oder Wochenenden verschoben wurden sowie weitere Hintergründe zur Berechnung. Eine Export-Funktion ermöglicht die Ausgabe in eine PDF-Datei sowie in sog. iCal-Dateien, mit denen die Termine in Outlook, Lotus Notes oder andere elektronischen Office- und Terminplaner übernommen werden können.

Mit dem neuen Angebot wollen wir gemeinsam mit der publicplan GmbH, einer Beteiligung der cosinex, innovative IT-Architekturansätze aber auch neue Technologien im Praxiseinsatz erproben. Zudem sollen Erkenntnisse aus der Nutzung des Dienstes in die Weiterentwicklung unserer Termin- und Fristenplaner im Vergabemanagementsystem und in der E-Vergabeakte einfließen. Den gesamten Artikel lesen…