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Kommunikationsmittel im VergabeverfahrenWie sich zeigt, nutzen immer noch einige Vergabestellen E-Mails als Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren, ohne auf die technische Infrastruktur einer Vergabeplattform zurückzugreifen. Rein rechtlich ist dies – mit Ausnahme der Entgegennahme elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge sowie Interessenbekundungen bei förmlichen Verfahren – zwar grundsätzlich möglich, birgt allerdings spezifische Risiken, die im Streitfall die Aufhebung des Vergabeverfahrens oder zumindest eine Zurückversetzung verursachen können.

Im vorliegenden Blog-Beitrag werden anhand der Entscheidung der Vergabekammer Thüringen (vom 14.07.2017, 250 – 4002 – 5969 / 2017 – N – 007 – EIC) die rechtlichen Probleme bei der Verwendung von E-Mails in Vergabeverfahren dargestellt, um darauf aufbauend Hinweise für eine rechtssichere Handhabung zu geben.

Die Entscheidung

Der Sachverhalt zur o.g. Entscheidung ist geradezu typisch: Der Vergabestelle fällt auf, dass die Bewerber über einen ausschreibungsrelevanten Sachverhalt informiert werden müssen. Vorliegend waren es kalkulationserhebliche Mengenangaben zum Gerüstbau. Hierüber wurden die Bewerber per E-Mail informiert. In der Vergabeakte wurde ein Ausdruck der E-Mail mit dem Vermerk: „Gesendet: Montag, 29. Mai 2017 10:08“ abgelegt. Ein Bewerber kalkuliert ohne die per E-Mail versandten Angaben und gab sein Angebot ab. Er wurde deshalb vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Er erhob in dem nationalen Verfahren Einspruch vor der Vergabekammer und behauptete, die E-Mail der Vergabestelle nicht erhalten zu haben. § 19 des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG) bietet im Unterschwellenbereich bei Bauleistungen ab 150.000 Euro (netto) eine entsprechende Rechtsschutzmöglichkeit. Den gesamten Artikel lesen…