Eine Evaluierung des thüringischen Landesvergaberechts im Auftrag des Landtags nimmt zentrale Bestandteile der Vergabepraxis aus Sicht  öffentlicher Auftraggeber wie Bieter in den Blick. Sie bietet eine Reihe interessanter Erkenntnisse, die über die Grenzen Thüringens hinaus gelten dürften. Die Untersuchung soll zudem in eine geplante Reform des Vergaberechts einfließen und umfasst daher entsprechende Empfehlungen.

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JustitiaTeilweise verlangen E-Vergabeplattformen Registrierungen und machen Formvorgaben für die Angebotsabgabe, die über die Textform hinausgehen. Hierzu gehört die Vorgabe der E-Vergabeplattform des Bundes (eVergabe Online), dass zum Hochladen eines Angebotes nur das elektronische Benutzerkonto des Bieters genutzt werden darf.

Ob und inwieweit dies zulässig ist, hat kürzlich die Vergabekammer des Bundes (VK-Bund) entschieden, wobei auf die Besonderheiten und Erfordernisse der E-Vergabe wohltuend praxistauglich eingegangen wurde (Beschluss vom 31.01.2020, VK 2 – 102 / 19).

Gegen den Beschluss der VK-Bund wurde unter dem Aktenzeichen VII-Verg 6/20 sofortige Beschwerde beim Vergabesenat am OLG Düsseldorf eingelegt. Auch wenn der Beschluss damit nicht rechtskräftig ist, ergeben sich doch einige Hinweise für die Praxis, die vorsorglich berücksichtigt werden sollten.

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Der Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb den Abschluss eines Rahmenvertrages im offenen Verfahren EU-weit aus.

Laut Bekanntmachung musste die E-Vergabeplattform des Bundes zur Angebotsabgabe genutzt werden.

Durch verschiedene Hinweise in den Vergabeunterlagen und insbesondere auch auf der E-Vergabeplattform wurde klargestellt, dass jeder Bieter einen Account anlegen soll und mit diesem Account sein Angebot hochladen muss.

Beispielsweise gaben Begriffsdefinitionen vor, dass mit dem Begriff „Bieter“ sowohl der „Einzelbieter als auch die Bietergemeinschaften gemeint (sind). (…) Bieter ist der Teilnehmer auf der e-Vergabe-Plattform, der das Angebot hochlädt.“ Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaDie gesetzliche Pflicht zur elektronischen Kommunikation greift umfassend. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die anzuwendenden Formulare meist noch auf dem Stand der schriftlichen Kommunikation und insbesondere der schriftlichen Angebotsabgabe sind. Das OLG Naumburg hat unlängst Hinweise dazu gegeben, wie bspw. mit nicht ausgefüllten Unterschriftsfeldern etc. umzugehen ist (04.10.2019, 7 Verg 3 / 19).

Inhaltlich geht es dabei um einen Antrag auf Verlängerung der aufschiebenden Wirkung. Da sich später im Rahmen eines Vergleichs geeinigt wurde, ist in dieser Sache keine Hauptsacheentscheidung ergangen. Gleichwohl erscheinen die Ausführungen so praxisrelevant, dass eine Darstellung lohnt.

Der Sachverhalt

Eine Vergabestelle schrieb einen Reinigungsauftrag EU-weit über eine E-Vergabeplattform aus.

Die Vergabeunterlagen enthielten die Aufforderung zur Abgabe eines Angebots, welche auf der Grundlage des Formulars 631 EU des VHB-Bund Ausgabe 2017 erstellt wurde. In Ziffer 8 führte die Vergabestelle zur Angebotsabgabe unter anderem aus, dass „bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform“ das Angebot zusammen mit den Anlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform der Vergabestelle zu übermitteln sei („falls vorgegeben, ist das Angebot mit der geforderten Signatur/dem geforderten Siegel zu versehen„). Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaDie Vergabekammer Südbayern hat sich in einem jüngsten Beschluss mit einer der auch technisch anspruchsvollsten Fragen bei Einsatz der E-Vergabe im Hinblick auf die Abgrenzung der Risikosphären und Beweislast befasst: Problemen mit den von Vergabestellen bereitgestellten Vergabeunterlagen bzw. dem Bietertool einer Vergabeplattform innerhalb der Infrastruktur eines Bieters.

Die Verantwortlichkeiten beim Einsatz elektronischer Mittel sind grundsätzlich klar geregelt. Die Vergabestelle stellt die elektronischen Mittel bereit. Diese müssen grundsätzlich – vereinfacht ausgedrückt – allgemein verfügbar, kostenfrei und mit allgemein verbreiteter Technik kompatibel sein. Außerdem muss die Vergabestelle die technisch relevanten Informationen zu der Nutzung der elektronischen Mittel bereitstellen. Der Bieter muss diese elektronischen Mittel entsprechend nutzen.

Kommt es zu Störungen, wie bspw. eine nur eingeschränkt oder überhaupt nicht mögliche Angebotsabgabe, zeigen sich schnell die Grenzen der klaren Zurechenbarkeit der vorstehend beschriebenen Verantwortlichkeiten. Dies insbesondere im Hinblick auf den Einsatz meist lokal zu installierender Bietertools oder Bieterclients. Diese stellen unter anderem eine lokale Verschlüsselung der Angebote bzw. Teilnahmeanträge auf dem Rechner des Bieters sicher. Als Annex zur Vergabeplattform gehören sie nach ganz überwiegender Auffassung – wie die Vergabeplattform selbst – in die Risikosphäre des Auftraggebers. Allerdings werden sie in der IT-Infrastruktur des Bieters betrieben bzw. installiert, die recht unzweifelhaft auch seiner Risikosphäre zuzurechnen ist.

Die Vergabekammer Südbayern hat zu den Verantwortlichkeiten Stellung genommen, die von Bietern bzw. der Vergabestelle zu tragen sind, wenn es zu technischen Problemen kommt, und diese nicht eindeutig einer bestimmten Risikosphäre zuzuordnen sind (Beschluss vom 14.10.2019, Z 3 – 3 – 3194 – 1 – 15 – 05 / 19). Den gesamten Artikel lesen…

Entwurf VOB/A Haus §§Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat hat das Vergabehandbuch (VHB) des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltungen überarbeitet. Dieser Schritt war notwendig, um das VHB an die mit der VOB/A 2019 einhergehenden Änderungen anzupassen. Ebenso wurden die Vergabeverordnung (VgV) und die Vergabeverordnung im Bereich Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) schon an die Änderungen der VOB/A angepasst (BGBl. I Nr. 27 S. 1081 vom 17. Juli 2019).

Die Änderungen der VOB/A führen zu Anpassungen an den Formblättern und Richtlinien des VHB. Darüber hinaus wurden die Formblätter für vertragsrechtliches Einschreiten des Auftraggebers stärker aufgegliedert und der Bereich der Rahmenvereinbarungen neu strukturiert.

Die Aktualisierung des VHB 2017 auf den Stand 2019 ist seit dem 01. August 2019 anzuwenden. Formblätter, die in elektronische Systeme integriert werden müssen, sind spätestens ab dem 01. Februar 2020 anzuwenden.

Welche Änderungen jetzt gelten

Der Direktauftrag wurde in den Richtlinien 111 und 340 berücksichtigt. Der Bestellschein und die zugehörige Richtlinie sind zwar für vereinfachte Freihändige Vergaben vorgesehen, das Bestellscheinverfahren sieht aber nach wie vor regelmäßig Wettbewerb vor. Direktaufträge können aber ohne Einhaltung einer Form (also z.B. auch mündlich) erteilt werden. Da die Auftragserteilung für die rechnungsbegründenden Unterlagen jedoch in der Regel dokumentiert sein muss (Vermerk über mündliche Auftragserteilung, Bestätigung auf einem Angebot, dgl.), bietet sich als weitere Möglichkeit die Nutzung des Bestellscheins an, wobei hier weder Gegenangebote eingeholt zu werden brauchen, noch eine Begründung für die Art der Vergabe erforderlich ist.

Die mit der neuen Nachforderungsregelung einhergehenden Änderungen schlagen sich in vielen Formblättern und Richtlinien nieder. Die Möglichkeit, ausnahmsweise auf die Nachforderung zu verzichten, zog Ergänzungen in den Formblättern für den Vergabevermerk (hier Formblatt 111), Bekanntmachungsformblättern, Aufforderungen zur Angebotsabgabe und Absageschreiben nach sich. Daneben führte die für den möglichen Verzicht auf Nachforderung aufgenommene Kompensationsregelung (§ 8 Abs. 2 Nr. 5 VOB/A) zur Benennung aller im Vergabeverfahren geforderten Unterlagen an zentraler Stelle zur Einführung eines neuen Formblattes.

Das neue Formblatt 216 kann den Unternehmern als Checkliste dienen, ob dem Angebot alle geforderten Unterlagen beigefügt bzw. für vorbehaltene Anforderungen bereitgehalten wurden. Der Vergabestelle dient das Formblatt einerseits als Unterstützung, ob alle benötigten Unterlagen aufgeführt sind und andererseits zur Kontrolle der eingereichten Unterlagen. Zwar gibt es bei diesem Formblatt scheinbare Überschneidungen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, jedoch handelt es sich bei letzterer um ein Anlagenverzeichnis, d.h. um eine Liste, welche Formblätter im „Paket“ Vergabeunterlagen enthalten sind. Daran ändert auch die Tatsache nichts, dass den einzelnen Buchstaben dieses Anlagenverzeichnisses eine Erläuterung mitgegeben wird, was der Bieter mit der entsprechenden Anlage machen soll. Insofern ist weder das Anlagenverzeichnis, noch die Auflistung der geforderten Unterlage im neuen Formblatt 216 entbehrlich.

In den neuen Formularen wird auf die Angabe der natürlichen Person, die die Angebotserklärung abgegeben hat, verzichtet. Hintergrund ist die Möglichkeit, Angebote in Textform einzureichen. Für die drei Bereiche des Bundesbaus wurde dies ursprünglich so umgesetzt, dass neben dem Firmennamen auch der Name der natürlichen Person, die das Angebot eingereicht hat, anzugeben war. Die dahinterstehende Absicht war, Papierangebot und elektronisch übermitteltes Angebot in Textform gleich zu behandeln. Das hat sich in der Praxis nicht bewährt. Teilweise wurde der Firmenname erneut angegeben, teilweise wurde das Angebotsschreiben (nicht leserlich) unterschrieben und anschließend eingescannt. Die Arbeitsgruppe „Vereinheitlichung der Vergaberegeln für den Bundesbau“ hat sich daher dazu entschlossen, auf die Benennung der natürlichen Person zu verzichten. Weder für eine Gleichstellung mit zu unterschreibenden Angeboten, noch für eine Prüfung, ob die Angebotsabgabe durch eine berechtigte Person erfolgte, wird eine Notwendigkeit gesehen. Darüber hinaus führt auch die Zulassung elektronischer Siegel dazu, dass die das Siegel verwendende Person dem Auftraggeber nicht namentlich bekannt ist. Das mit dem Verzicht einhergehende Risiko des Bestreitens der Angebotsabgabe durch die Firma wird als gering eingeschätzt und angesichts des anderweitig erforderlichen Ausschlusses in Kauf genommen. Es wird für elektronisch übermittelte Angebote in Textform daher künftig ausreichen, dass zu erkennen ist, welcher Bieter es eingereicht hat. Das Unterschriftsfeld im Angebotsschreiben muss künftig nur bei schriftlichen Angeboten ausgefüllt sein. Bei (allen) elektronisch übermittelten Angeboten kann es unausgefüllt sein, solange sich aus dem Angebot ergibt, wer es eingereicht hat und solange es die ggf. geforderte Signatur (bzw. das entsprechende) Siegel enthält. Alle Aufforderungen zur Angebotsabgabe und Angebotsschreiben wurden entsprechend angepasst.

Bereitstellung der überarbeiteten Formulare in den Lösungen der cosinex

Die neuen Formblätter werden im Vergabemanagementsystem der cosinex spätestens zum genannten Stichtag zur Verfügung stehen. Darüber hinaus sind wir – wie bereits in der Vergangenheit – bemüht, die Formulare auch vor Ablauf der Frist zur Verfügung zu stellen. Bis dahin können die neuen Formulare unter anderem als „Eigene Unterlagen“ im Stammdatenbereich hinterlegt werden, sodass diese zwar nicht vollständig automatisiert befüllt werden, sich aber im Rahmen der Vergabeakte als Ergänzung durch die Vergabestelle erfassen lassen.

Die aktualisierten Formulare finden Sie auf der Seite Fachinformation Bundesbau. Den entsprechenden Erlass des Ministeriums finden Sie als Download hier.

Bildquelle: p365.de – Fotolia.com

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Entwurf VOB/A Haus §§Das neue Vergabehandbuch für die Baumaßnahmen des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltungen (häufig „VHB VOB Bund“ abgekürzt) ist in der neuen Fassung (VHB) 2017 laut Einführungserlass des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit vom 08. Dezember 2017 zwingend ab dem 01. Januar 2018 für Bauvergaben anzuwenden. Damit wird die Fassung VHB 2008 – Stand April 2016 abgelöst. Den gesamten Artikel lesen…

Logo Brandenburg - VergabegesetzMit Wirkung zum 1. Oktober 2016 ist das überarbeitete Brandenburgische Vergabegesetz in Kraft getreten. Die Novellierung erstreckt sich inhaltlich im Wesentlichen auf die Erhöhung des Mindestentgeltes auf 9,00 € je Stunde (ggü. der Altregelung von 8,50 € je Stunde analog den Vorgaben des MiLoG) sowie auf die Überarbeitung der Vorgaben zur Sicherstellung der Zahlung des Mindestentgeltes und deren Kontrollen.

Ab Inkrafttreten sind Vergabestellen verpflichtet, über die ebenfalls aktualisierten Formblätter den erhöhten Mindestlohn zum Bestandteil ihrer Vergabeunterlagen und damit auch zum Vertragsinhalt zu machen.

Was beim Mindestentgelt zu beachten ist

Unternehmer sind in laufenden Verträgen nur dann zur Zahlung des erhöhten Mindestentgelts an ihre Mitarbeiter verpflichtet, wenn die zugrunde liegenden Verträge eine Lohngleitklausel enthalten. Insoweit ist zu beachten, dass das Mindestentgelt nach BbgVergG – anders als der gesetzliche Mindestlohn nach MiLoG – unmittelbar wirkt. Erhöht sich der MiLoG-Mindestlohn zum 1. Januar 2017, sind Unternehmer ohne Weiteres verpflichtet, ihren Mitarbeitern den höheren Lohn zu bezahlen. Eine Umlegung der erhöhten Kosten auf den Auftraggeber ist allerdings nur möglich, wenn der Vertrag eine entsprechende Preisgleitklausel enthält. Unternehmer sollten daher im eigenen Interesse immer dann, wenn die Vergabestelle Festpreise ausschreibt, prüfen, ob eine Preisgleitklausel existiert. Die Durchführungsverordnung zum BbgVergG befindet sich in der Überarbeitung. Den gesamten Artikel lesen…

Wertgrenzenerlass Mecklenburg-VorpommernNachdem sich die Vergabekammer Südbayern für die Frage des „Angebotsausschlusses bei ungültiger Signatur“ bereits mit mathematischen Ketten- und Schalenmodellen rund um elektronische Angebote auseinandersetzen musste (Beschluss), hatte jüngst die Vergabekammer Nordbayern Gelegenheit, sich mit einer weniger technischen, dafür in der Praxis aber ebenfalls bedeutenden Frage rund um die elektronische Angebotsabgabe auseinanderzusetzen. Mit Beschluss vom 26.02.2015 (21.VK-3194-42/14) entschied sie: Wenn der Auftraggeber vorgibt, dass Angebote in elektronischer Form einzureichen sind, sind schriftliche Angebote auszuschließen.

Auch wenn der Leitsatz insbesondere für die Vergabestellen, die bereits mit der E-Vergabe arbeiten, vielleicht etwas mehr Rechtssicherheit gibt, in der Sache aber auf wenig Neues hinweist, lohnt ein Blick in den Beschluss, in dem eine Reihe praxisrelevanter Punkte inzident angesprochen werden. Diese betreffen:

  • Die Verwendung bzw. Befüllung von Formblättern für eine elektronische Angebotsabgabe.
  • Ansätze dafür, was dem Bieter zur Abgabe elektronischer Angebote zumutbar ist und
  • eine Klarstellung, dass eine postalisch übermittelte CD-ROM mit Angebotsschreiben kein elektronisches Angebot darstellt.

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