ERP-Systeme -Themenschwerpunkt

Mai. 2021

Hinweis an unsere Kunden: Umstellung auf E-Rechnungen

Mit unseren verschiedenen Softwaremodulen – vom Bedarfsmanagement bis zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen – bieten wir unseren Kunden ein umfassendes Lösungsportfolio im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Als technischer Partner für über 1.000 Rechnungsempfänger wollen wir selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Aus diesem Grund werden wir ab Anfang des kommenden Jahres nur noch elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format übersenden. Die Übermittlung erfolgt auf dem vom Auftraggeber vorgesehenen Weg, ob über ein E-Rechnungsportal, E-Mail oder das internationale Netzwerk PEPPOL.

Vorteile der E-Rechnung

Die Vorteile elektronischer Rechnungen sind vielfältig. E-Rechnungen sparen Zeit und Geld und schonen die Umwelt: Das XRechnungs-Format erlaubt eine vollelektronische und häufig auch teilautomatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungen in den HKR- oder ERP-Systemen öffentlicher Auftraggeber. Dies senkt die Gefahr von (Erfassungs-)Fehlern, reduziert Durchlaufzeiten, unterstützt bei der Inanspruchnahme von Skonti und spart Ressourcen. Den gesamten Artikel lesen…

Jan. 2021

Vertragsmanagement – Neue Editionen unserer Cloud-Lösung

von cosinex

Im Rahmen neuer Editionen des Vergabemanagementsystems (VMS) als Cloud-Lösung wird seit Beginn dieses Jahres auch das Modul „Vertragsmanagement“ als Ausbaustufe angeboten. Zudem kann die Integration des VMS in bestehende E-Akten oder ERP-Systeme noch einfacher als bisher auch aus der Cloud heraus erfolgen.

Die neue Expert-Edition ersetzt die bestehende Professional-Edition und bietet zahlreiche Funktionen sowie die Möglichkeit zur Nutzung des Moduls „Bedarfsmanagement“.

Mit dem Bedarfsmanagement können auch die der Vergabe vorgelagerten Prozesse (initiale Bedarfsmeldung sowie interne Freigabeprozesse) innerhalb des Systems strukturiert erhoben werden. Auf Grundlage einer oder mehrerer Bedarfsanträge können Vergabeakten angelegt werden.

Für Nutzer, die nur das Modul Bedarfsmanagement nutzen möchten (also Bedarfsmelder in den Fachbereichen und am Genehmigungsprozess beteiligte Nutzer) bieten wir Paketpreise ab 2,- EUR je Nutzer und Monat an.

Neu: Vertragsmanagement in der Cloud

Mit der Edition Expert+ kann das im letzten Jahr für Eigeninstallationen des VMS bereitgestellte Modul Vertragsmanagement nun auch im Rahmen unserer Cloud-Editionen genutzt werden. Mit diesem Modul lassen sich am Ende eines Vergabeverfahrens Vertragsakten anlegen, Laufzeiten, Vertragsdaten und Zahlungspläne definieren, Verlängerungen und Fristen überwachen sowie Terminerinnerungen und entsprechende Wiedervorlagen verwalten. Den gesamten Artikel lesen…

Mai. 2020

Neue Schnittstellen und Funktionen im cosinex Vergabemanagementsystem

von Stephan Vielhaber

Das Arbeiten im Homeoffice ist für viele Mitarbeiter von Vergabestellen angesichts der aktuellen Situation zum Alltag geworden und vieles spricht dafür, dass diese Situation – wenn auch eingeschränkt – noch anhält. Die zahlreichen positiven Rückmeldungen, dass gerade das Vergabemanagementsystem (VMS) diese neue Form des Arbeitens für viele Vergabestellen in diesen außergewöhnlichen Zeiten unterstützt hat, freut uns sehr.
Im Fokus der Weiterentwicklungen der letzten Wochen standen daher funktionale Aspekte, die u.a. das verteilte Arbeiten der Mitarbeiter von Vergabestellen besser unterstützen. Mit der nun freigegebenen Version 9.2 werden eine Reihe neuer Funktionen, Verbesserungen der Nutzeroberfläche, aber auch neue Schnittstellen im VMS-Connector bereitgestellt.

Die für die Arbeit im Homeoffice wichtigste neue Funktion, die Angebotsöffnung im 4-Augen-Login von verteilten Orten, wurde bereits in einer Zwischen-Version Ende März bereitgestellt.

Eine vollständige Release-Note mit allen wichtigen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen in unserem Service- & Support-Center.

Assistent zur Auswahl von Vergabeunterlagen

Mit Hilfe eines neuen Assistenten zur Auswahl der hinterlegten Standardunterlagen wurde der Gesamtüberblick über die ausgewählten Vergabeunterlagen weiter verbessert. Der wesentliche Inhalt des Reiters „Dokumente“ im Modul „Vergabeunterlagen“ zeigt nun die für das jeweilige Vergabeverfahren bereits ausgewählten Vergabeunterlagen. Die Unterstützung zur Auswahl aus den Vorlagen wurde in einen neuen Assistenten ausgegliedert. Hierzu gehören die Tabellen zur Auswahl generierbarer Standardunterlagen, herunterladbarer Standardunterlagen für die Nachbearbeitung außerhalb des VMS sowie die Auswahl von Dokumenten aus verknüpften Beschaffungsanträgen. Den gesamten Artikel lesen…

Feb. 2020

Neue Version des VMS – Neue Funktion in der Angebotsprüfung, Aktualisierung VHB Bund u.v.m.

von Stephan Vielhaber

Das cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) unterstützt Vergabestellen bei ihren internen Prozessen und Dokumentationen rund um das öffentliche Vergabe- und Beschaffungswesen. Die bereitgestellte Version 9.1 enthält neben Entwicklungen zum neuen Modul Vertragsmanagement eine umfassende Überarbeitung und Aktualisierung für Vergaben nach Maßgabe der VOB/A im Hinblick auf die aktualisierten Formblätter des Vergabehandbuchs des Bundes (VHB Bund) aber auch viele neue Funktionen.

Festlegung eines Verantwortlichen je Akte und Vorgang

Für jede Akte können aus dem zugehörigen Team ab der neuen Version ein oder mehrere sog. Aktenverantwortliche/r ausgewählt werden. Damit können in größeren Teams beispielsweise Mitarbeiter, die für eine Akte oder einen Vorgang verantwortlich sind oder diesen zentral koordinieren, festgelegt und mit Hilfe einer Sortierfunktion für diese Eigenschaft rasch gefunden werden.

Entsprechende Funktion für Vertragsmanagement und Beschaffungsanträge

Diese Funktion steht nicht nur für Vergabeakten, sondern auch für die neuen ergänzenden Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement zur Verfügung. Damit können auch je Beschaffungsantrag oder Vertragsakte entsprechende „Verantwortliche“ festgelegt werden. Den gesamten Artikel lesen…

Jan. 2019

Vergabemanagementsystem: Neue Funktionen im Überblick

von Stephan Vielhaber

Mit den Versionen 8.3 und 8.4 des cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) haben wir zahlreiche neue Funktionen, aber auch Verbesserungen bereitgestellt, die nicht nur die Arbeit mit der Lösung vereinfachen: Durch neue Schnittstellen lässt sich das VMS jetzt noch einfacher in bestehende Drittsysteme integrieren.

Stephan Vielhaber, seit rund zehn Jahren in den Entwicklungs-Teams der cosinex tätig und seit letztem Jahr Produktmanager für das VMS, stellt einen Auszug der wichtigsten Neuerungen vor.

Vorlagenverwaltung für Wertungskriterien / Fragenkataloge und Leistungsverzeichnisse

Bei der Nutzung des VMS entscheiden Vergabestellen je Vergabeverfahren, ob die Angebotswertung sowie Leistungsverzeichnisse innerhalb des Systems erfasst oder ob diese außerhalb der Lösung in Drittsystemen (wie etwa ERP-Systeme oder auch Microsoft Excel) erstellt und danach importert werden soll.

Neben der seit langem bestehenden Möglichkeit des Imports haben wir mit der Version 8.3 eine Vorlagenverwaltung eingeführt, mit der Nutzer sowohl Wertungskriterien (Wertungsbäume) bzw. die entsprechenden Fragenkataloge, als auch Leistungsverzeichnisse als Vorlagen direkt innerhalb der Lösung abspeichern können, um diese für spätere Ausschreibungen zu verwenden. Die Vorlagenverwaltung ergänzt die bereits seit der Version 7 bestehende Kopierfunktion, mit der ganze E-Vergabeakten als Vorlage für neue Ausschreibungen verwendet werden können.

Der Inhalt jeder Vorlage kann vor der Übernahme als Vorschau im XLS-Format heruntergeladen und z.B. in Microsoft Excel oder Open Office eingesehen werden. Bei Bedarf kann über diesen Weg die Vorlage auch mit Excel & Co. (weiter-)bearbeitet, lokal gespeichert und über die Importfunktion in die aktuelle Vergabeakte übernommen werden. Den gesamten Artikel lesen…

Mrz. 2018

Neues Modul Bedarfsmanagement: Beschaffungsanträge elektronisch unterstützen

von Thorsten Schneider

Mit dem neuen Modul Bedarfsmanagement bieten wir die Möglichkeit, Beschaffungsanträge sowie deren Prüfung und Genehmigung nun auch integriert innerhalb des VMS abzubilden. Ein weiterer Baustein, um die Prozesse rund um das Öffentliche Auftragswesen medienbruchfrei elektronisch abzuwickeln.

In den meisten Fällen stehen vor der Einleitung des Vergabeverfahrens ein Bedarfsantrag sowie dessen Prüfung und Freigabe, bevor dieser in die Vergabestelle zur Ausschreibung gegeben wird. Um auch diesen Teilprozess medienbruchfrei in die elektronische Vergabeakte zu integrieren, bestanden bereits verschiedene Möglichkeiten in unserer Lösung. Neben Upload-Funktionen konnten etwa durch den VMS-Connector und die dort enthaltenen Standard-Schnittstellen zu führenden ERP-Systemen wie MACH, SAP & Co. bereits erfasste und geprüfte bzw. freigegebene Bedarfsanträge in das Vergabemanagementsystem (bzw. die E-Vergabeakte) übernommen werden. Für Organisationen, die kein ERP-System im Einsatz haben oder diese Prozesse nicht in ihrem ERP-System abbilden möchten, konnten Nutzer mit der entsprechenden Rolle Vergabeakten anlegen. Außerhalb des Systems beantragte und freigegebene Beschaffungsanträge konnten als Excel-Datei in Form eines ersten Leistungsverzeichnisses hochgeladen werden.

Mit dem neuen Modul Bedarfsmanagement kann nun auch dieser Prozess innerhalb des VMS integriert abgebildet werden.

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Okt. 2017

Von der Pflicht zur Kür – Vergabemanagementsystem im Überblick

von cosinex

Das Vergabemanagementsystem (VMS) ist eine optimale Ergänzung zur (zukünftig pflichtigen) elektronischen Kommunikation über die bekannten E-Vergabeplattformen wie z.B. der e-Vergabe des Bundes, dem Deutschen Vergabeportal (DTVP) sowie vielen landesweiten E-Vergabeplattformen wie dem Vergabemarktplatz Brandenburg, vergabe.NRW, vergabe.Niedersachsen oder dem Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz, um auch die internen Prozesse der Vergabestellen zu unterstützen. Dank bestehender Standard-Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie MACH, SAP und Oracle, AVA-Systemen wie Futura aber auch zur E-Akte und zu Dokumentenmanagement-Lösungen kann die Lösung passgenau in bestehende Systemlandschaften integriert werden.

Die Pflicht zur elektronischen Kommunikation bei förmlichen Vergabeverfahren ist bei den meisten Vergabestellen in der Praxis angekommen. Immer mehr Auftraggeber interessieren sich nun auch für die Unterstützung der internen Prozesse sowie einer rechtssicheren elektronischen Dokumentation. Einen Überblick und Einstieg in das Thema bieten unsere kostenfreien Webinare, in denen wir Vergabestellen aber auch Rechtsanwälten und weiteren Projektanten die Möglichkeiten am Beispiel des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) vorstellen.

Im Rahmen einstündiger Online-Seminare geben Ihnen unsere Produktberater einen fundierten Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten der Anwendung. Daneben werden weitere Webinare rund um E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Lösung Vergabemarktplatz (VMP) angeboten. Für interessierte Bieter wird – neben einer Reihe von regionalen Veranstaltungen mit Kommunen und Handwerkskammern – zudem die erfolgreiche Reihe der Praktikerseminare von DTVP in Zusammenarbeit mit dem Bundesanzeiger Verlag rund um die E-Vergabe fortgesetzt.

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Feb. 2017

Einrichtung zentraler Vergabestellen – Organisieren durch Digitalisieren!?

von Carsten Klipstein

Die Einführung und der Ausbau zentraler Vergabestellen liegen im Trend. Getrieben von dem immer spezifischeren Know-how, welches nicht nur in rechtlicher Hinsicht für die erfolgreiche Durchführung förmlicher Vergabeverfahren erforderlich ist, über den Wunsch, Skaleneffekte in der Beschaffung einzelner Produktgruppen zu erzielen bis hin dazu, dass ein Überblick über die Beschaffungsaktivitäten der eigenen Organisation im Sinne eines effizienten Controllings erreicht werden soll.

Das Vorgehen und die Strategien zur Einführung zentraler Vergabestellen variieren von Organisation zu Organisation. Hierbei geht es etwa um Fragen wie, ob der/die Baubereich/e mit einbezogen werden oder die Einführung schrittweise in der Gestalt erfolgen soll/en, dass die Beschaffung einzelner Leistungen oder Gewerke zentralisiert wird oder die Zentralisierung nach Fachbereichen erfolgt. Weitere Varianten bei der Einführung ergeben sich, wenn bestimmte Produktgruppen und Sonderbedarfe unverändert durch die Fachbereiche selbst beschafft werden oder eine generelle Wertgrenze definiert wird, unterhalb derer die Beschaffung weiterhin dezentral organisiert bleibt. Eine elementare Frage für die Einführung ist, welche Aufgaben und Prozessschritte von der zentralen Vergabestelle übernommen werden und welche dezentral bei den Fachbereichen bzw. Bedarfsträgern verbleiben. Den gesamten Artikel lesen…

Feb. 2017

Neue Version Vergabekatalog – SAP-Schnittstelle und Barrierefreiheit

von Carsten Eschenröder

Bereits mit der in der vergangenen Woche erschienenen Version 7 des VMS haben wir angekündigt, dass wir uns insbesondere im Bereich der Softwareentwicklung für 2017 einiges vorgenommen haben. Für einen engagierten Start ins neue Jahr macht die neue Version des cosinex Vergabekatalog den nächsten Schritt. Der Vergabekatalog (VKA) ist eines der drei Kernmodule der cosinex im Bereich der elektronischen Unterstützung des öffentlichen Vergabe- und Beschaffungswesens, der häufig auch mit dem Oberbegriff Public eProcurement bezeichnet wird.

Die Lösung bietet insb. solchen Organisationen, die im Rahmen ihres Einkaufs ganz oder teilweise an die Vorschriften des deutschen Vergaberechts gebunden sind, die technische Basis für den Aufbau von Bestell- und Katalogsystemen zur Bewirtschaftung und Abwicklung von Rahmenverträgen, der Durchführung von Bagatellbeschaffungen im Bereich standardisierter Güter bzw. C-Artikel sowie zur strukturierten Durchführung von Bedarfsabfragen im Vorfeld der Ausschreibung von Rahmenverträgen.

Mit der neuen Version 4.2.2 wurden kleinere Anpassungen von Projektversionen für unterschiedliche Kunden zusammengefasst. Weitere Schwerpunkte betreffen eine weitere SAP-Schnittstelle sowie Verbesserungen im Bereich der Barrierefreiheit.

SAP-PurchaseOrder-Schnittstelle

Mit der neuen SAP-Schnittstelle können Bestellungen direkt in SAP durchgeführt werden. Die Bestellungen werden von SAP über die Schnittstelle an den Vergabekatalog übertragen, um von dort an die Lieferanten der Rahmenverträge übermittelt zu werden. Die Übermittlung der Bestellungen an die Lieferanten erfolgt dabei wahlweise per E-Mail oder konform zum openTRANS-Standard. Den gesamten Artikel lesen…

Sep. 2016

Nachlese E-Vergabe-Tag NRW 2016

von cosinex

Ende letzter Woche fand – traditionell zum (meteorologischen) Herbstanfang – zum wiederholten Male der Nordrhein-westfälische E-Vergabe-Tag von d-NRW statt. Die Fachtagung – dieses Jahr erstmalig unter der Schirmherrschaft des Finanzministeriums des Landes Nordrhein-Westfalen – im Bereich des Öffentlichen Auftragswesens hat sich mittlerweile zu einem gerne wahrgenommenen Termin für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Vergabestellen der Landes- und Kommunalverwaltung entwickelt und sorgte – wie auch in den Vorjahren – für ein „volles Haus“ in Dortmund.

Vergaberechtliche Fragestellungen waren und sind seit jeher ein Schwerpunkt der Veranstaltung, nahmen auch aufgrund des Stichtags „18. April 2016“ in diesem Jahr aber eine besondere Rolle ein. Zudem standen die geplanten Neuregelungen der Unterschwellenvergabe (UVgO) sowie die Reform des TVgG-NRW im Mittelpunkt der Fachtagung. Die Referenten (u.a. Hr. Ralf Sand (Finanzministerium NRW), Hr. Mirko Jularic (Wirtschaftsministerium NRW) und Fr. Barbara Meißner (Städtetag NRW)) nahmen in ihren Vorträgen dabei sowohl eine Einordnung in den allgemeinen Rechtsrahmen vor, als auch eine tiefere Betrachtung ausgewählter Einzelthemen, die sich vielfach in der täglichen Arbeit der Teilnehmer aus den öffentlichen Beschaffungsstellen widerspiegeln. Die Fragestellungen zur Schwellenwertberechnung, Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) oder elektronischen Kommunikation in Vergabeverfahren wurden abgerundet durch einen Praxisbeitrag zur Organisation zentraler Vergabestellen im Kommunalbereich am Beispiel der Stadt Lüdenscheid (Hr. Ralf Ziomkowski) und einen Blick in die Zukunft der Module von vergabe.NRW (Vergabemarktplatz, Vergabemanagementsystem und Einkaufskatalog) durch den Entwicklungsleiter der cosinex, Hr. Carsten Eschenröder. Nach derzeitigem Stand ist auch 2017 eine Neuauflage der Fachveranstaltung geplant. Den gesamten Artikel lesen…