JustitiaOb im Büro, privat oder einfach als wichtiger Dienst to go – die E-Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer 1. Nichtsdestoweniger ist sie nach wie vor ein vergaberechtlicher Fremdkörper, bis vor kurzem sogar mit infektiöser Wirkung auf formgerecht, weil verschlüsselt eingegangene elektronische Angebote. Recht generisch wird immer noch erschreckend häufig insinuiert, dass die Angebotsabgabe – insbesondere jene im Wege der unterschwelligen Verhandlungsvergabe gemäß UVgO – zulässigerweise mittels einfacher E-Mail erfolgen kann. Ein Blick auf die doch heterogenen, landesspezifischen Unterschwellenvergabeordnungen lässt hier zunächst keine größeren Zweifel aufkommen. Dass es sich tatsächlich nicht so (einfach) verhält, können Sie diesem Gastbeitrag von Alexander Weyland, Leiter der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle bei CISPA Helmholtz Center for Information Security entnehmen.

Das Land NRW hat die entsprechenden Regelungen zur Kommunikation, zur Aufbewahrung von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen sowie zur Angebotsöffnung von der dort in Kraft getretenen UVgO ausgenommen – bei Verhandlungsvergaben bis zu einem Auftragswert von 25.000 Euro ist die Abwicklung dort via einfacher E-Mail ausdrücklich für zulässig erklärt. Die Angebotsabgabe per E-Mail ist sehr einfach, Anlagen sind schnell hinzugefügt, die Bearbeitung erfolgt auf gewohnte Art und Weise.

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JustitiaDie Abgabe elektronischer Angebote „auf den letzten Drücker“ kann für Bieter dann zum Ärgernis werden, wenn zwar vor Ablauf der Angebotsfrist mit der Abgabe begonnen wird, die Angebote aber erst nach Fristablauf vollständig eingegangen sind, mithin als verfristet ausgeschlossen werden müssen.

Zum Ärgernis für Vergabestellen (und Lösungsanbieter) wird dies, wenn technische Probleme u.a. von Bietern mit dem Hinweis auf angebliche Nichterreichbarkeit der Vergabeplattform vorgetragen und zum Teil Rügen dergestalt initiiert werden, die Verfristung habe selbstverständlich nicht der Bieter zu vertreten.

Hierbei könnte eine neue Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH), die sich auch auf den Bereich der E-Vergabe übertragen lässt, Klarheit bringen.

Der BGH hat in einer nun veröffentlichten Entscheidung (Beschl. v. 27.09.2018, Az. IX ZB 67/17) grundlegend zu der Frage Stellung genommen, wie die Verantwortlichkeiten bei der digitalen Übertragung eines Faxes verteilt sind und wer die Verantwortung bei einer atypisch langen Übermittlungsdauer trägt.

Zum Sachverhalt

Ein Rechtsanwalt faxte am letzten Tag einer Frist um 23:58 Uhr eine Berufungsbegründung an das Gericht. Ausweislich des Einzelverbindungsnachweises war die Datenübermittlung erst um 0 Uhr und 34 Sekunden des Folgetages beendet. Die Frist war zu diesem Zeitpunkt damit um 34 Sekunden abgelaufen.
Letztlich hatte der BGH darüber zu entscheiden, ob die Berufung rechtzeitig eingelegt worden war, da der Sendevorgang vor Fristbeginn gestartet wurde. Den gesamten Artikel lesen…

Wappenzeichen BayernMit der neuen Verwaltungsvorschrift zum öffentlichen Auftragswesen (VVöA) gibt der Freistaat nach Hamburg als zweites Bundesland die Anwendung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für alle staatlichen Auftraggeber bei Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte vor und löst damit die VOL/A (1. Abschnitt) zum 01.01.2018 ab.

Als Wertgrenze für die Anwendung der Verhandlungsvergabe (als Nachfolgerin der freihändigen Vergabe) sieht die VVöA 50.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) vor.

Im Hinblick auf die elektronische Kommunikation bei Vergabeverfahren geht die VVöA für den Freistaat einen von der UVgO deutlich abweichenden Weg für Aufträge unterhalb von 25.000 Euro. So sieht § 38 UVgO vor, dass öffentliche Auftraggeber bei Aufträgen mit einem geschätzten Auftragswert von nicht mehr 25.000 Euro sowie bei beschränkten Ausschreibungen oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb von einer Entgegennahme elektronischer Angebote absehen können. Lässt der Auftraggeber jedoch unterhalb dieser Wertgrenze elektronische Angebote zu, gelten auch für diese die verhältnismäßig strengen Anforderungen der §§ 7 Abs. 4, 39 Satz 1 und 40 UVgO, d.h. dass der Einsatz einfacher E-Mails auch bei Angeboten für solche Aufträge faktisch nicht möglich ist. Die VVöA nimmt demgegenüber in Nr. 1.4 (jedenfalls für Verhandlungsvergaben) für staatliche Auftraggeber diese Regelungen bei Aufträgen bis 25.000 Euro ausdrücklich aus, womit auch die Entgegennahme von Angeboten via E-Mail ermöglicht wird.

Für die Kommunen ist laut Angabe des forum Vergabe e.V. eine vergleichbare Bekanntmachung in Vorbereitung, die allerdings keine Pflicht zur Anwendung der UVgO vorsehen soll, sondern die UVgO nur zur Anwendung empfiehlt. Den gesamten Artikel lesen…

Von Interessenten wie auch von einigen Vergabestellen, die unsere Lösungen für die elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen nutzen, aber noch keine elektronischen Angebote oder Teilnahmeanträge zulassen, werden wir immer wieder gefragt, welche Voraussetzungen für die Entgegennahme elektronischer Angebote existieren. Vor diesem Hintergrund möchten wir mit diesem Beitrag einen Überblick über die Anforderungen aus Sicht der Vergabestellen sowie einige Tipps im Hinblick auf unsere Lösungen für die Praxis geben.

Einsatz der elektronischen Signatur auf Seiten der Vergabestellen?

Häufig wird die Frage gestellt, ob auf Seiten der Vergabestelle für die Entgegennahme und Öffnung elektronischer Angebote auf dem PC des Sachbearbeiters eine Software zu installieren ist oder ob eine elektronische Signatur (z.B. fortgeschrittene elektronische Signatur) benötigt wird. Die Antwort lautet kurz und knapp: Nein! Die Angebotsöffnung bzw. Öffnung der Teilnahmeanträge erfolgt innerhalb der entsprechenden Module Vergabemarktplatz oder Vergabemanagementsystem gänzlich webbasiert und ohne den Einsatz elektronischer Signaturen.

Sowohl vor der letzten EU-Vergaberechtsreform als auch in der aktuellen VOL/A waren bzw. sind elektronische Angebote mit einer qualifizierten oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu versehen. Einen Sonderfall stellen Angebote im sogenannten Mantelbogenverfahren dar, welches im Kern eine Variante der postalischen Angebotseinreichung darstellt (analog der elektronischen Steuererklärung mit handschriftlich unterschriebenem Mantelbogen). Den gesamten Artikel lesen…

Logo der Stadt BonnUnternehmen, die an Vergabeverfahren der Stadt Bonn teilnehmen wollen, erhalten seit einigen Wochen die Möglichkeit, ihr Angebot unter Berücksichtigung der elektronischen Textform gem. § 126b BGB auch online einzureichen.

Seit einigen Wochen haben Unternehmen bei städtischen Vergabeverfahren zur Durchführung von Bauleistungen sowie für Liefer- und Dienstleistungen die Möglichkeit, ihr Angebot auf elektronischem Wege über den Vergabemarktplatz Rheinland einzureichen. Hierbei setzt die Stadt Bonn auch für Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte auf die elektronische Textform. Die Angebote genügen hinsichtlich der erforderlichen Unterschrift bereits den Anforderungen, soweit diese der Textform (nach § 126b BGB) entsprechen. Eine kostenpflichtige Signatur ist nicht mehr erforderlich. Die Bieter sparen sich den Postweg und haben so auch mehr Zeit, ihre Angebote zu kalkulieren und vorzubereiten.

Die Stadt Bonn stellt bereits seit einigen Jahren die Vergabeunterlagen auf dem Vergabemarktplatz Rheinland kostenfrei zum Download zur Verfügung und nutzt auch für die sichere Kommunikation bei Bieterfragen o.ä. die Möglichkeiten der E-Vergabeplattform. Sehr früh hat die Stadt sich dafür entschieden, die eigenen Bekanntmachungen über die sog. TIS-Schnittstelle automatisiert in die eigene Homepage zu integrieren; als erste Kommune in Deutschland hat sie diese Schnittstelle genutzt, um die Bekanntmachungsinformationen hierüber auch in ihrem Open-Data Portal zur Verfügung zu stellen, so dass die Angaben frei und offen durch Dritte weiterverarbeitet werden können (vgl. hierzu unseren Beitrag von Nov. 2014 unter diesem Link). Den gesamten Artikel lesen…

Ausschluss elektronischer AngeboteEin neuerer Beschluss der VK Südbayern (vom 21.05.2015 – Z3-3-3194-1-08-02/15) stellt klar, dass Angebote, die mit „ungültigen“, d.h. im konkreten Fall vom Anbieter zuvor gesperrten qualifizierten elektronischen Signaturen eingereicht wurden, zwingend auszuschließen sind.

Was zunächst einfach klingt, hat auch im Kontext der bisherigen Entscheidungen zu den Formerfordernissen rund um die Abgabe elektronischer Angebote Auswirkungen auf die Praxis. Mit dem vorliegenden Beitrag soll ein erster Überblick über die Fragestellungen im Kontext mit zwei weiteren einschlägigen Entscheidungen gegeben werden.

Wer sich nicht durch die zum Teil auch signaturrechtlich ausdifferenzierten Aspekte des konkreten Beschlusses „kämpfen“ respektive durchlesen möchte, dem seien die Hinweise für die Praxis am Ende dieses Beitrags empfohlen.

Zum jüngsten Beschluss der VK Südbayern in Sachen Signatur

Wer sich die Beschlüsse der Vergabekammern rund um die elektronische Angebotsabgabe in den letzten drei Jahren angeschaut hat, könnte fast den Eindruck haben, als würde den beiden Vergabekammern in Bayern die Hauptaufgabe der Klärung vergaberechtlicher Fragen im Kontext der elektronischen Angebotsabgabe zufallen: Den gesamten Artikel lesen…