Ob im Büro, privat oder einfach als wichtiger Dienst to go – die E-Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer 1. Nichtsdestoweniger ist sie nach wie vor ein vergaberechtlicher Fremdkörper, bis vor kurzem sogar mit infektiöser Wirkung auf formgerecht, weil verschlüsselt eingegangene elektronische Angebote. Recht generisch wird immer noch erschreckend häufig insinuiert, dass die Angebotsabgabe – insbesondere jene im Wege der unterschwelligen Verhandlungsvergabe gemäß UVgO – zulässigerweise mittels einfacher E-Mail erfolgen kann. Ein Blick auf die doch heterogenen, landesspezifischen Unterschwellenvergabeordnungen lässt hier zunächst keine größeren Zweifel aufkommen. Dass es sich tatsächlich nicht so (einfach) verhält, können Sie diesem Gastbeitrag von Alexander Weyland, Leiter der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle bei CISPA Helmholtz Center for Information Security entnehmen.
Das Land NRW hat die entsprechenden Regelungen zur Kommunikation, zur Aufbewahrung von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen sowie zur Angebotsöffnung von der dort in Kraft getretenen UVgO ausgenommen – bei Verhandlungsvergaben bis zu einem Auftragswert von 25.000 Euro ist die Abwicklung dort via einfacher E-Mail ausdrücklich für zulässig erklärt. Die Angebotsabgabe per E-Mail ist sehr einfach, Anlagen sind schnell hinzugefügt, die Bearbeitung erfolgt auf gewohnte Art und Weise.
Mit der neuen Verwaltungsvorschrift zum öffentlichen Auftragswesen (VVöA) gibt der Freistaat nach Hamburg als zweites Bundesland die Anwendung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für alle staatlichen Auftraggeber bei Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte vor und löst damit die VOL/A (1. Abschnitt) zum 01.01.2018 ab.
Seit Inkrafttreten der EU-Vergaberichtlinien sind zentrale Beschaffungsstellen verpflichtet, EU-weite Vergabeverfahren spätestens ab dem 18. April diesen Jahres vollelektronisch durchzuführen. Dies umfasst den Prozess von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung. Zentrale Beschaffungsstellen sind im Sinne der Richtlinie öffentliche Auftraggeber, die auch für andere öffentliche Auftraggeber in Vergabeverfahren beschaffen. Das kann beispielsweise bei einer Einkaufskooperation, aber auch im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit der Fall sein.
Von Interessenten wie auch von einigen Vergabestellen, die unsere Lösungen für die elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen nutzen, aber noch keine elektronischen Angebote oder Teilnahmeanträge zulassen, werden wir immer wieder gefragt, welche Voraussetzungen für die Entgegennahme elektronischer Angebote existieren. Vor diesem Hintergrund möchten wir mit diesem Beitrag einen Überblick über die Anforderungen aus Sicht der Vergabestellen sowie einige Tipps im Hinblick auf unsere Lösungen für die Praxis geben.