JustitiaOb im Büro, privat oder einfach als wichtiger Dienst to go – die E-Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer 1. Nichtsdestoweniger ist sie nach wie vor ein vergaberechtlicher Fremdkörper, bis vor kurzem sogar mit infektiöser Wirkung auf formgerecht, weil verschlüsselt eingegangene elektronische Angebote. Recht generisch wird immer noch erschreckend häufig insinuiert, dass die Angebotsabgabe – insbesondere jene im Wege der unterschwelligen Verhandlungsvergabe gemäß UVgO – zulässigerweise mittels einfacher E-Mail erfolgen kann. Ein Blick auf die doch heterogenen, landesspezifischen Unterschwellenvergabeordnungen lässt hier zunächst keine größeren Zweifel aufkommen. Dass es sich tatsächlich nicht so (einfach) verhält, können Sie diesem Gastbeitrag von Alexander Weyland, Leiter der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle bei CISPA Helmholtz Center for Information Security entnehmen.

Das Land NRW hat die entsprechenden Regelungen zur Kommunikation, zur Aufbewahrung von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen sowie zur Angebotsöffnung von der dort in Kraft getretenen UVgO ausgenommen – bei Verhandlungsvergaben bis zu einem Auftragswert von 25.000 Euro ist die Abwicklung dort via einfacher E-Mail ausdrücklich für zulässig erklärt. Die Angebotsabgabe per E-Mail ist sehr einfach, Anlagen sind schnell hinzugefügt, die Bearbeitung erfolgt auf gewohnte Art und Weise.

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Stadt City Ville Bonn

Die Bundesstadt Bonn nutzt bereits seit mehreren Jahren für die Bekanntmachung nach VOB, VgV und UVgO, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen sowie die Angebotsabgabe den Vergabemarktplatz Rheinland im Plattformverbund von vergabe.NRW auf Basis der cosinex-Technologie. Ab sofort nimmt die Stadt Bonn die Angebote auf Ausschreibungen für Bauleistungen ausschließlich elektronisch entgegen.

Die Stadt Bonn stellt bereits seit einigen Jahren die Vergabeunterlagen auf dem Vergabemarktplatz Rheinland kostenfrei zum Download zur Verfügung und nutzt auch für die sichere Kommunikation bei Bieterfragen u.a. die Möglichkeiten der E-Vergabeplattform. Seit Anfang des Jahres werden Angebote für Lieferungen und Leistungen bereits vollständig elektronisch bearbeitet. Unter anderem aufgrund der aktuellen Situation ist dies nunmehr auch für die Vergabe von Bauleistungen erforderlich, auch weil die Dienstgebäude der Stadtverwaltung wegen des Coronavirus für den Publikumsverkehr geschlossen sind.

Das Referat Vergabedienste der Stadt Bonn hat die Kreishandwerkerschaft Bonn/Rhein-Sieg bereits informiert und gibt interessierten Unternehmen im Rahmen der jeweiligen Ausschreibungen entsprechende Informationen zur Einreichung von elektronischen Angeboten. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaDie Abgabe elektronischer Angebote „auf den letzten Drücker“ kann für Bieter dann zum Ärgernis werden, wenn zwar vor Ablauf der Angebotsfrist mit der Abgabe begonnen wird, die Angebote aber erst nach Fristablauf vollständig eingegangen sind, mithin als verfristet ausgeschlossen werden müssen.

Zum Ärgernis für Vergabestellen (und Lösungsanbieter) wird dies, wenn technische Probleme u.a. von Bietern mit dem Hinweis auf angebliche Nichterreichbarkeit der Vergabeplattform vorgetragen und zum Teil Rügen dergestalt initiiert werden, die Verfristung habe selbstverständlich nicht der Bieter zu vertreten.

Hierbei könnte eine neue Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH), die sich auch auf den Bereich der E-Vergabe übertragen lässt, Klarheit bringen.

Der BGH hat in einer nun veröffentlichten Entscheidung (Beschl. v. 27.09.2018, Az. IX ZB 67/17) grundlegend zu der Frage Stellung genommen, wie die Verantwortlichkeiten bei der digitalen Übertragung eines Faxes verteilt sind und wer die Verantwortung bei einer atypisch langen Übermittlungsdauer trägt.

Zum Sachverhalt

Ein Rechtsanwalt faxte am letzten Tag einer Frist um 23:58 Uhr eine Berufungsbegründung an das Gericht. Ausweislich des Einzelverbindungsnachweises war die Datenübermittlung erst um 0 Uhr und 34 Sekunden des Folgetages beendet. Die Frist war zu diesem Zeitpunkt damit um 34 Sekunden abgelaufen.
Letztlich hatte der BGH darüber zu entscheiden, ob die Berufung rechtzeitig eingelegt worden war, da der Sendevorgang vor Fristbeginn gestartet wurde. Den gesamten Artikel lesen…

Probleme bei elektronischer Angebotsabgabe: VK Südbayern konkretisiert Risikosphäre des BietersWerden elektronische Angebote abgegeben, tragen auch die Bieter eine erhebliche Verantwortung dafür, dass die softwaretechnischen Voraussetzungen – insbesondere die Aktualität der verwendeten Software – eingehalten werden. Darauf hat die Vergabekammer Südbayern in ihrem Beschluss vom 19.03.2018 – Z3-3-3194-1-54-11/17 hingewiesen. Der Sachverhalt macht dabei auch die zum Teil unterschiedlichen Funktionsweisen der E-Vergabeplattformen deutlich.

Zum Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb einen Bauauftrag EU-weit aus. Nach den Vergabebedingungen waren Angebote oder Teilnahmeanträge über eine E-Vergabeplattform einzureichen. Weiter hieß es in der Bekanntmachung: „Im Rahmen der elektronischen Kommunikation ist die Verwendung von Instrumenten und Vorrichtungen erforderlich, die nicht allgemein verfügbar sind. Ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu diesen Instrumenten und Vorrichtungen ist gebührenfrei möglich unter (…).“

Weiter war vorgegeben, dass die Angebote u.a. „elektronisch in Textform“ über die E-Vergabeplattform abgegeben werden mussten.

Für die Abgabe von Angeboten war eine Registrierung notwendig; die elektronische Übermittlung des Angebotes sollte ausschließlich über das dort zur Verfügung gestellte Bietertool erfolgen. Den gesamten Artikel lesen…

Wappenzeichen BayernMit der neuen Verwaltungsvorschrift zum öffentlichen Auftragswesen (VVöA) gibt der Freistaat nach Hamburg als zweites Bundesland die Anwendung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für alle staatlichen Auftraggeber bei Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte vor und löst damit die VOL/A (1. Abschnitt) zum 01.01.2018 ab.

Als Wertgrenze für die Anwendung der Verhandlungsvergabe (als Nachfolgerin der freihändigen Vergabe) sieht die VVöA 50.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) vor.

Im Hinblick auf die elektronische Kommunikation bei Vergabeverfahren geht die VVöA für den Freistaat einen von der UVgO deutlich abweichenden Weg für Aufträge unterhalb von 25.000 Euro. So sieht § 38 UVgO vor, dass öffentliche Auftraggeber bei Aufträgen mit einem geschätzten Auftragswert von nicht mehr 25.000 Euro sowie bei beschränkten Ausschreibungen oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb von einer Entgegennahme elektronischer Angebote absehen können. Lässt der Auftraggeber jedoch unterhalb dieser Wertgrenze elektronische Angebote zu, gelten auch für diese die verhältnismäßig strengen Anforderungen der §§ 7 Abs. 4, 39 Satz 1 und 40 UVgO, d.h. dass der Einsatz einfacher E-Mails auch bei Angeboten für solche Aufträge faktisch nicht möglich ist. Die VVöA nimmt demgegenüber in Nr. 1.4 (jedenfalls für Verhandlungsvergaben) für staatliche Auftraggeber diese Regelungen bei Aufträgen bis 25.000 Euro ausdrücklich aus, womit auch die Entgegennahme von Angeboten via E-Mail ermöglicht wird.

Für die Kommunen ist laut Angabe des forum Vergabe e.V. eine vergleichbare Bekanntmachung in Vorbereitung, die allerdings keine Pflicht zur Anwendung der UVgO vorsehen soll, sondern die UVgO nur zur Anwendung empfiehlt. Den gesamten Artikel lesen…

VergaberechtIn Zeiten der Papiervergabe war es ein Standardproblem – Angebote, die nicht rechtzeitig vorlagen. Die rechtliche Lösung war einfach: Das Übermittlungsrisiko beim postalischen Versand hatte der Bieter zu tragen, d.h., auch für Fehler des Postunternehmens musste der Bieter die Konsequenzen tragen. Der Postdienstleister war Erfüllungsgehilfe (§ 278 BGB) des Bieters. Nur wenn die Zustellungsschwierigkeiten ausnahmsweise in der Sphäre des Auftraggebers begründet waren, weil z.B. eine postalisch nicht existierende Adresse genannt wurde oder die Angebote in der Hauspost des Auftraggebers verloren gingen, hatte der öffentliche Auftraggeber die Folgen zu verantworten.

Theoretisch dürften verspätete Angebote bei der E-Vergabe nicht mehr vorkommen. Weder sollten in der elektronischen Kommunikation unkalkulierbare Postlaufzeiten auftreten, noch Angebote verloren gehen. Aber die Praxis lehrt uns: Auch in Zeiten der E-Vergabe kann es bei der Angebotsabgabe zu Problemen kommen. Der folgende Beitrag von Hrn. Prof. Dr. Christopher Zeiss (Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW) und Hrn. Carsten Klipstein (u.a. Geschäftsführer der cosinex) will aufzeigen, wer bei der E-Vergabe für Probleme bei der Abgabe von E-Angeboten in unterschiedlichen Fallkonstellationen haftet.

1. Fehler des Bieters

Einfach ist die Beurteilung, wenn die Verspätung auf einem Fehler des Bieters oder eines seiner Erfüllungsgehilfen beruht. Dies betrifft etwa Fälle, bei denen der Bieter erst die sprichwörtlichen fünf Minuten vor Ende der Angebotsfrist mit der Übermittlung umfangreicher Datensätze beginnt, einen nicht vom Auftraggeber bzw. dessen Den gesamten Artikel lesen…

Justitia ZugangMit der anstehenden, ausschließlich elektronischen Kommunikation in Vergabeverfahren kommt auch den Fällen eine deutlich höhere Bedeutung zu, bei denen aufgrund einer technischen Störung eine Angebotsabgabe nicht möglich gewesen ist. Auch wenn über die Analogie zum Briefkasten und zur postalischen Angebotsabgabe die bislang entwickelte Spruchpraxis zum (rechtzeitigen) Zugang von Angeboten grundsätzlich auf die E-Vergabe übertragen werden kann, bleiben IT-spezifische Fragestellungen und Abgrenzungsfragen.

Dies zeigt auch ein aktueller (noch nicht bestandskräftiger) Beschluss der VK Baden-Württemberg vom 30.12.2016 (1 VK 51/16) der sich mit der Frage befasst, wann der Auftraggeber das Risiko technischer Probleme der E-Vergabeplattform tragen muss und Maßstäbe dafür aufzeigt, in welchem Umfang sich der Bieter im Hinblick auf die elektronische Angebotsabgabe bei etwaigen Problemen bemühen muss:

Lässt die Vergabestelle die Einreichung von Angeboten ausschließlich über eine an das Internet angebundene Plattform zu (E-Vergabe) und ist es einem Bieter – aus Gründen, die allein aus der Sphäre der Vergabestelle stammen – unmöglich und unzumutbar, sein Angebot nur der Form nach rechtzeitig abzugeben, darf das Angebot deswegen nicht ausgeschlossen werden. Die Vergabestelle hat den elektronischen Zugang zu ihrem Vergabeverfahren derart auszugestalten und wie einen offenen Briefkasten zur Verfügung zu halten, sodass sich auch Bieter ohne eigene IT-Abteilung schrankenlos beteiligen können müssen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo Polizei BrandenburgSeit Inkrafttreten der EU-Vergaberichtlinien sind zentrale Beschaffungsstellen verpflichtet, EU-weite Vergabeverfahren spätestens ab dem 18. April diesen Jahres vollelektronisch durchzuführen. Dies umfasst den Prozess von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung. Zentrale Beschaffungsstellen sind im Sinne der Richtlinie öffentliche Auftraggeber, die auch für andere öffentliche Auftraggeber in Vergabeverfahren beschaffen. Das kann beispielsweise bei einer Einkaufskooperation, aber auch im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit der Fall sein.

Dies bedeutet konkret, dass die Vergabeunterlagen den Teilnehmern bei einem Vergabeverfahren nicht nur (kosten-)frei, direkt und vollständig zur Verfügung gestellt werden müssen, sondern auch die Kommunikation zwischen Bieter und Vergabestelle ausschließlich auf elektronischem Weg erfolgen darf. Dazu gehört insbesondere die Übermittelung der Angebote. Die Frist für die Kommunikation, Zuschlagserteilung und den Informationsaustausch in elektronischer Weise sowie die elektronische Angebotsabgabe verlängert sich für Vergabestellen, die keine zentrale Funktion für andere öffentliche Auftraggeber erfüllen, bis zum 18.10.2018. Den gesamten Artikel lesen…

Von Interessenten wie auch von einigen Vergabestellen, die unsere Lösungen für die elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen nutzen, aber noch keine elektronischen Angebote oder Teilnahmeanträge zulassen, werden wir immer wieder gefragt, welche Voraussetzungen für die Entgegennahme elektronischer Angebote existieren. Vor diesem Hintergrund möchten wir mit diesem Beitrag einen Überblick über die Anforderungen aus Sicht der Vergabestellen sowie einige Tipps im Hinblick auf unsere Lösungen für die Praxis geben.

Einsatz der elektronischen Signatur auf Seiten der Vergabestellen?

Häufig wird die Frage gestellt, ob auf Seiten der Vergabestelle für die Entgegennahme und Öffnung elektronischer Angebote auf dem PC des Sachbearbeiters eine Software zu installieren ist oder ob eine elektronische Signatur (z.B. fortgeschrittene elektronische Signatur) benötigt wird. Die Antwort lautet kurz und knapp: Nein! Die Angebotsöffnung bzw. Öffnung der Teilnahmeanträge erfolgt innerhalb der entsprechenden Module Vergabemarktplatz oder Vergabemanagementsystem gänzlich webbasiert und ohne den Einsatz elektronischer Signaturen.

Sowohl vor der letzten EU-Vergaberechtsreform als auch in der aktuellen VOL/A waren bzw. sind elektronische Angebote mit einer qualifizierten oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu versehen. Einen Sonderfall stellen Angebote im sogenannten Mantelbogenverfahren dar, welches im Kern eine Variante der postalischen Angebotseinreichung darstellt (analog der elektronischen Steuererklärung mit handschriftlich unterschriebenem Mantelbogen). Den gesamten Artikel lesen…

Logo der Stadt BonnUnternehmen, die an Vergabeverfahren der Stadt Bonn teilnehmen wollen, erhalten seit einigen Wochen die Möglichkeit, ihr Angebot unter Berücksichtigung der elektronischen Textform gem. § 126b BGB auch online einzureichen.

Seit einigen Wochen haben Unternehmen bei städtischen Vergabeverfahren zur Durchführung von Bauleistungen sowie für Liefer- und Dienstleistungen die Möglichkeit, ihr Angebot auf elektronischem Wege über den Vergabemarktplatz Rheinland einzureichen. Hierbei setzt die Stadt Bonn auch für Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte auf die elektronische Textform. Die Angebote genügen hinsichtlich der erforderlichen Unterschrift bereits den Anforderungen, soweit diese der Textform (nach § 126b BGB) entsprechen. Eine kostenpflichtige Signatur ist nicht mehr erforderlich. Die Bieter sparen sich den Postweg und haben so auch mehr Zeit, ihre Angebote zu kalkulieren und vorzubereiten.

Die Stadt Bonn stellt bereits seit einigen Jahren die Vergabeunterlagen auf dem Vergabemarktplatz Rheinland kostenfrei zum Download zur Verfügung und nutzt auch für die sichere Kommunikation bei Bieterfragen o.ä. die Möglichkeiten der E-Vergabeplattform. Sehr früh hat die Stadt sich dafür entschieden, die eigenen Bekanntmachungen über die sog. TIS-Schnittstelle automatisiert in die eigene Homepage zu integrieren; als erste Kommune in Deutschland hat sie diese Schnittstelle genutzt, um die Bekanntmachungsinformationen hierüber auch in ihrem Open-Data Portal zur Verfügung zu stellen, so dass die Angaben frei und offen durch Dritte weiterverarbeitet werden können (vgl. hierzu unseren Beitrag von Nov. 2014 unter diesem Link). Den gesamten Artikel lesen…