Notebook mit Akten Scannen

Nicht nur durch den konsequenten und inzwischen auch rechtlich vorgezeichneten Umstieg auf die ausschließlich elektronische Kommunikation im Vergabeverfahren erhält die elektronische Aktenführung auch in der E-Vergabe eine zunehmende Bedeutung.

Sowohl in der verwaltungsinternen Vorbereitung wie auch bei den Angeboten in Papierform stellt sich dabei die Frage, wie lange eine hybride und teilelektronische Aktenführung zielführend ist. Dabei gelten gerade für das Scannen – und in besonderer Weise für das sog. „ersetzende Scannen“ – hohe Anforderungen. Unter ersetzendem Scannen wird die Digitalisierung von Dokumenten verstanden, ohne dass diese als Papieroriginal aufbewahrt werden.

Technische Richtlinie des BSI (TR-03139)

Die Aufbewahrung von Papieroriginalen stellt langfristig eine hohe finanzielle und organisatorische Belastung der Vergabestellen dar. In rechtlicher Hinsicht bestehen – neben den in verschiedenen Rechtsgebieten sehr unterschiedlichen Regelungen zur Zulässigkeit des ersetzenden Scannens – Unsicherheiten aufgrund uneinheitlich ausgestalteter technisch-organisatorischer Anforderungen. Der rechtliche Rahmen kann allenfalls immer abstrakte Anforderungen stellen. Trotz zahlreicher Bemühungen, zum Beispiel im Bereich der steuerrelevanten und kaufmännischen Unterlagen, bleibt die technische Umsetzung weitestgehend dem Anwender überlassen. Aufgrund vielfältiger Scanlösungen am Markt, die bei der Umsetzung von Sicherheitsvorgaben stark variieren oder aus einer ganzheitlichen informationstechnischen Betrachtung heraus unvollständig sind, führt dies zu Unsicherheit in der praktischen Anwendung. Den gesamten Artikel lesen…

e-akteSeit einigen Wochen läuft die Ausschreibung für die E-Akte des Bundes. 200.000 Arbeitsplätze sollen bis 2020 Zugang zur elektronischen Aktenführung erhalten. Vom Branchenverband Bitkom wird in der Ausschreibung ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Bundesverwaltung gesehen, die Einführung der E-Akte ist Teil des Projektes „IT-Konsolidierung Bund“.

Dabei existieren heute bereits eine Reihe von Fachverfahren auf allen Verwaltungsebenen, die elektronische Akten allerdings mit Fokus auf spezifische Aufgabenstellungen führen. Diese Fachverfahren intelligent in eine zentrale E-Akte zu integrieren und die Informationen dort verfügbar zu machen ist wohl für alle Einführungsprojekte einer E-Akte eine der bedeutendsten Herausforderungen.

Dieser Herausforderung haben wir uns für das Vergabemanagementsystem (VMS) bereits vor einigen Jahren gestellt und in unsere Lösung eine Schnittstelle auf Basis des internationalen CMIS-Standards integriert. E-Vergabeakten, die im VMS geführt wurden können so nach Abschluss des Verfahrens an ein Dokumentenmanagementsystem Den gesamten Artikel lesen…

In den vergangenen Tagen wurden den Nutzern und Betreibern die neuen Versionen unserer Kernlösungen für die E-Vergabe, der Vergabemarktplatz und das Vergabemanagementsystem, bereitgestellt.

Obwohl bereits die Vorarbeiten zur neuen Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) laufen, bieten die jüngsten Versionen eine Reihe von Neuerungen, die die Arbeit mit den Lösungen noch schneller und einfacher machen.

Neuerungen im Vergabemarktplatz

Logo VergabemarktplatzUnsere Softwarelösung Vergabemarktplatz ist die technische Basis für viele E-Vergabeplattformen in Deutschland. Neben einzelnen Anpassungen, die im Nachgang zur Umsetzung der EU-Vergaberichtlinie und der Oberschwellenreform erforderlich wurden, gibt es auch im Vergabemarktplatz spannende neue Features.

Erweiterung der Funktion von Vorlagen

Für die Textfelder in den Verfahrensangaben der Bekanntmachung können individuelle Vorlagen hinterlegt werden. Diese Funktion stand im Zuge der Vergaberechtsreform seit April – auch vor dem Hintergrund der überarbeiteten Validierung der Verfahrensangaben nach Vorgabe der EU-Schnittstelle – nur einschränkt, d.h. für nationale Ausschreibungen zur Verfügung und wurde nun auch (wieder) für EU-weite Ausschreibungen bereitgestellt.

Nutzer mit der entsprechenden Berechtigung bzw. Rolle können Textvorlagen mandantenweit hinterlegen und verwalten.

Im Zuge dessen wurde auch die Möglichkeit umgesetzt, dass je Textfeld verschiedene Textvorlagen nacheinander ausgewählt werden können. Damit können statt ganzer Vorlagen auch einzelne Textbausteine je Feld hinterlegt werden. Den gesamten Artikel lesen…

E-RechnungIm Juli diesen Jahres hat das Bundeskabinett den Entwurf eines Gesetzes über die elektronische Rechnungsstellung im Öffentlichen Auftragswesen verabschiedet. Mit dem vorliegenden Gesetzentwurf des Bundesministeriums des Inneren soll die EU-Richtlinie (2014/55/EU vom 16. April 2014) in nationales Recht umgesetzt werden. Öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen werden nach diesen EU-Vorgaben künftig zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet.

Wie bei vielen Neuerungen auf dem Weg zur Digitalisierung bleiben zunächst eine Reihe von Fragen offen. So wird z.B. im Internet immer häufiger das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen diskutiert. Für uns ist dies und die thematische Nähe zur E-Vergabe Anlass genug, hierüber unseren Partner und zugleich Experten auf dem Gebiet der E-Rechnung, die MACH AG, um einen Einstieg in das Thema zu bitten.


Die Vorteile, die sich durch die nunmehr sukzessiv auch pflichtige Umsetzung der elektronischen Kommunikation bei Vergabeverfahren ergeben, liegen auf der Hand. Die mit der Digitalisierung einhergehenden Effizienzpotentiale lassen sich allerdings nur dann vollumfänglich ausschöpfen, wenn der Gesamtprozess der Beschaffung von der Den gesamten Artikel lesen…

HeeresinstandsetzungslogistikE-Vergabelösungen sollten modular sein. So modular, dass jede Vergabestelle für sich entscheiden kann, welche Module (E-Vergabeplattform/Vergabemarktplatz oder auch ein Vergabemanagementsystem) genutzt und ob diese sukzessive eingeführt werden sollen. So ergänzen immer mehr Vergabestellen, die eine E-Vergabeplattform auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz nutzen, diese um ein komplementäres Modul Vergabemanagement.

Die Heeresinstandsetzungslogistik GmbH (HIL GmbH) ist als 100%ige Tochter des Bundesministerium der Verteidigung (BMVg) u.a. für die Sicherstellung der Verfügbarkeit landbasierter Waffensysteme der Bundeswehr zuständig. Mit rund 1.800 Mitarbeitern in drei Werken und fünf Niederlassungen sowie an 52 Stützpunkten übernimmt die HIL GmbH integrierte Logistikdienstleistungen und die Instandhaltung bedeutender Waffensysteme wie dem bekannten Kampfpanzer Leopard 2.

Bereits seit einigen Jahren setzt die HIL GmbH auf den Vergabemarktplatz, um die zum Teil sehr spezifischen Bedarfe u.a. nach Maßgabe der Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (VSVgV) auszuschreiben. Nunmehr hat sich die HIL GmbH nach einer wettbewerblichen Ausschreibung auch für die Einführung des Vergabemanagementsystems (VMS) der cosinex entschieden. Den gesamten Artikel lesen…

Prüfpflicht bei unauskömmlichen AngebotenIn diesem Beitrag möchten wir Ihnen eine neuere Entscheidung der Vergabekammer Südbayern (Beschluss vom 14.08.2015, Az.: Z3-3-3194-1-34-05/15) vorstellen, die sich mit der Prüfpflicht bei ungewöhnlich niedrigen Angeboten befasst und Ihnen am Ende des Beitrags aufzeigen, wie sich die hieraus ergebenen Anforderungen heute bereits im cosinex Vergabemanagementsystem abgebildet werden.

Ist der Preis eines Angebotes mehr als 20% geringer als der Gesamtpreis des preislich zweitplatzierten Angebots, ist bei einem solchen Preisabstand die sog. Aufgreifschwelle für eine zwingende Überprüfung überschritten. Auch mit Hinweis auf einen „umkämpften Anbietermarkt“ ist das Absehen von einer Prüfung des ungewöhnlich niedrigen Preises nicht mehr zu vertreten.

Die Vergabestelle trifft insoweit eine Prüfpflicht. Sie hat in diesen Fällen kein Ermessen, sondern muss, wenn ein ungewöhnlich niedriges Angebot indiziert ist, nach dem Wortlaut des § 16 Abs. 6 VOL/A bzw. § 19 Abs. 6 EG VOL/A, ebenso wie nach Art. 55 Abs. 1 RL 2004/18/EG und Art. 69 Abs. 1 RL 2014/24/EU, über einen Zwischenschritt in die Aufklärung des Angebotspreises eintreten. Den gesamten Artikel lesen…

3d laptop and folders on white background

Nicht nur durch das E-Government-Gesetz haben die Bemühungen um ein „papierloses“ Büro und die elektronische Aktenführung in vielen öffentlichen Einrichtungen aber auch bei Versicherungen und anderen Unternehmen in den letzten Jahren erheblichen Aufwind erfahren. Auch eine Reihe von Vergabestellen, die unser Vergabemanagementsystem im Einsatz haben, nutzen interne Systeme heute bereits für das Führen einer ganz – oder zumindest überwiegend – elektronisch vorgehaltenen Vergabeakte (E-Vergabeakte).

Aber gerade dann, wenn E-Vergabeakten nicht hybrid (also teilweise elektronisch und teilweise in Papierform), sondern vollständig elektronisch geführt werden, ergibt sich häufig die Notwendigkeit des Scannens einzelner Unterlagen, die aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht elektronisch vorliegen. Gute Beispiele sind u.a. schriftlich eingereichte Angebote – wenn noch keine ausschließlich elektronische Angebotsabgabe vorgesehen ist – oder externe Vermerke. Der Weg, auch diese Dokumente der E-Vergabeakte hinzuzufügen, führt im Regelfall über das Scannen der Unterlagen. Moderne und inzwischen verhältnismäßig günstige Hochleistungsscanner machen es heute einfach, auch umfassende Dokumente ohne größeren Aufwand zu digitalisieren. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIn den vergangenen Wochen wurde allen Kunden der Enterprise Edition die neue Version 6.2 des cosinex Vergabemanagementsystem (VMS)  bereitgestellt. Nutzer des VMS in der Cloud Edition steht die neue Version bereits seit Mitte April zur Verfügung.

Schwerpunkte der neuen Version betreffen den weiteren Ausbau sowie die Aktualisierung diverser Formularsätze. Aber auch funktional bietet die neue Version einiges an Neuerungen, die wir Ihnen im Überblick gerne vorstellen möchten.

Neue Rollen im Vergabemanagementsystem

Im Rahmen einer individuellen Ausprägung des VMS wird auch das Rollen- und Rechtekonzept der Lösung an die individuellen Anforderungen der Vergabestelle angepasst. Grundlage hierfür sind die im System vorgehaltenen Standard-Rollen, die für jede Vergabestelle individuell benannt und aktiviert werden können. Zudem lassen sich individuelle Rollen im Rahmen eines weiteren Customizing konfigurieren und ergänzen.

Die bereitgestellten Rollen im Standard wurden jüngst um zwei weitere Rollen erweitert:

  • Vorlagenverwaltung und
  • Projektant

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Logo VergabemanagementsystemMitte Dezember wurde die Version 6.1.2 des Vergabemanagementsystems (kurz VMS) ausgeliefert. Was aufgrund der dreistelligen Versionsnummer wie ein „Minor-Release“ wirkt, bietet insbesondere im Hinblick auf die im Produktstandard verfügbaren Schnittstellen viel Neues: Von einer Aktualisierung der Schnittstelle zur Übermittlung der Bekanntmachungsinformationen an das Amt für Veröffentlichungen der EU (SIMAP) über die Anbindung von ERP-Systemen bis hin zur möglichen Anbindung von Dokumentenmanagement- oder Archivsystemen.

Funktional sind eine Reihe von Aktualisierungen und Erweiterungen verfügbarerer Formulare zu nennen sowie ein Highlight, mit dem wir der zunehmend elektronischen Aktenführung der Vergabeakten im VMS noch weiter Rechnung tragen wollen – der abschließenden Archivierung von Vergabeakten.

Aktualisierungen und Erweiterungen im Bereich der Schnittstellen

Moderne Verwaltungssoftware muss sich heute unterschiedlichsten Anforderungen stellen. Hierzu gehört u.a. die Möglichkeit, solche Systeme webbasiert (egal, ob im Rahmen des Eigenbetriebs im Intranet oder als Cloud- bzw. Software as a Service-Angebot im Internet), d.h. über einen aktuellen Internet-Browser am Arbeitsplatz, nutzen zu können; darüber hinaus aber auch, sie mit relativ geringem Aufwand und über Standardschnittstellen in bestehende Systemlandschaften integrierbar zu machen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDas cosinex Vergabemanagementsystem (kurz VMS) ist eines unserer Kernmodule im Bereich der E-Vergabe und die Lösung zur Unterstützung der internen Vergabeprozesse sowie der Dokumentation von Vergabeverfahren im Rahmen elektronischer Vergabeakten (E-Vergabeakte).

Unser VMS-Team im Bereich des Produktmanagements  bzw. der Software-Entwicklung arbeitet laufend an der Weiterentwicklung der Lösung. Zur Pflege der Software gehört im Regelfall die Anpassung des Vergabemanagementsystems an Änderungen der unterstützten Vergabehandbücher, Formularvorlagen sowie an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen – auch im Zuge richterlicher Rechtsfortbildung.

Neben dieser „Basis“-Pflegeleistungen hat unser Team in den vergangenen Monaten auch sukzessive an einem neuen „Major-Release“ des Vergabemanagementsystems gearbeitet, dass in den kommenden Wochen zur Verfügung gestellt wird.

Highlights der kommenden Version möchte ich Ihnen im Rahmen einer „Sneak Preview“ kurz vorstellen. Den gesamten Artikel lesen…