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cosinex Blog & News

Logo der Trusted Cloud Initiative des BMWiUnser Partner für den Betrieb unserer Cloud-Lösungen wurde als einer der ersten Anbieter mit dem Trusted Cloud Label des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) ausgezeichnet.

Abhängig von den individuellen Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber können unsere Module rund um die E-Vergabe entweder als klassische „On-Premise-Lösung“ (d.h. Kauf oder Miete einer Lizenz) erworben durch den eigenen IT-Bereich oder einen (meist öffentlichen) Rechenzentrumspartner selbst betrieben oder als Cloud-Lösung genutzt werden.

Kern unserer Cloud-Lösungen im Bereich der E-Vergabe sind das Deutsche Vergabeportal (kurz: DTVP) in Kooperation mit dem Bundesanzeiger Verlag sowie das Vergabemanagementsystem (kurz: VMS) in der sog. Cloud Edition, zur Unterstützung der internen Prozesse der Vergabestellen. Datenschutz und Datensicherheit sind dabei angesichts der besonderen Anforderungen an die E-Vergabe entscheidende Aspekte für die Auswahl des Rechenzentrums- bzw. Betriebspartners. Zertifizierungen etwa nach ISO-27001 oder ein Datenschutzaudit nach BDSG für den Betrieb sind für uns ebenso selbstverständlich wie eine Aufklärung aller unserer Mitarbeiter nach § 5 BDSG sowie eine Sicherheitsüberprüfung (einen Überblick unserer Maßnahmen finden Sie unter anderem unter diesem Link).

Unser Partner für den Betrieb des Deutschen Vergabeportals sowie des VMS in der Cloud Edition, die Claranet GmbH, bleibt hier nicht stehen, sondern geht darüber hinaus. So freuen wir uns, dass Claranet zu den ersten Anbietern von Cloud Services gehört, die mit dem Trusted Cloud Label des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) ausgezeichnet wurden. Den gesamten Artikel lesen…

Goldener Schlüssel in Safe-Pussel - PasswörterUnabhängig davon, welche Maßnahmen auf Seiten der E-Vergabe-Anbieter und Betreiber rund um die (Daten-)Sicherheit der Lösungen ergriffen werden, einzelne Risikofaktoren sind überwiegend nur durch die Anwender selbst beeinflussbar. Hierzu gehört insbesondere der Einsatz sicherer Passwörter und deren Verwaltung. Der Beitrag zeigt auf, warum gerade bei der E-Vergabe besondere Vorsicht geboten ist und worauf Anwender auf Seiten der Vergabestellen aber auch der Bieter achten sollten.

Vielfältige Maßnahmen in unseren Lösungen selbst sowie in den Betriebsumgebungen unserer RZ-Partner bieten ein Höchstmaß an Sicherheit. Einzelne potentielle Schwachstellen sind aber softwareseitig nicht oder nur eingeschränkt beeinflussbar. Hierzu gehört allem voran die Verwendung sicherer Passwörter sowie die Berücksichtigung bestimmter Grundregeln im Umgang mit der Passwortverwaltung.

Warum die E-Vergabe besonders sensibel ist

Anders als viele andere softwaregestützte Fachverfahren oder interne Systeme in Vergabestellen und Behörden, müssen E-Vergabe-Lösungen – jedenfalls mit den Modulen, die die elektronische Kommunikation mit den Bewerbern ermöglichen, also E-Vergabeplattformen bzw. Vergabemarktplätzen – notwendigerweise auch über das Internet verfügbar sein, damit die Unternehmen an der E-Vergabe teilnehmen oder externe Projektanten an der Ausschreibung mitarbeiten können. Bei Einsatz unserer Lösungen werden der Vergabemarktplatz und die E-Vergabeakte bzw. das Vergabemanagementsystem (VMS) zur Unterstützung der Dokumentation als Module technisch getrennt, so dass ein VMS ggf. auch im geschlossenen Intranet der Vergabestellen betrieben werden kann. Aber auch die Anwendungen zur bloßen Kommunikation mit den Bewerbern – also die Vergabemarktplätze – sind in vielfältiger Hinsicht sensibel. Den gesamten Artikel lesen…

E-Vergabe-Tag 2017Das Jahr 2017 ist zwar noch nicht auf der Zielgeraden, gleichwohl konnte d-NRW, unser Partner im Bereich des Öffentlichen Auftragswesens, bereits ein kleines Jubiläum feiern: Zum 10. Mal trafen sich Mitte September in Dortmund zahlreiche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Vergabestellen der Kommunal- und Landesverwaltung aus Nordrhein-Westfalen zum diesjährigen E-Vergabe-Tag NRW, um sich u.a. über die anstehende Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) informieren zu lassen, einen Erfahrungsbericht zur nachhaltigen Beschaffung zu hören, ausgewählte Rechtsfragen zur E-Vergabe zu diskutieren sowie traditionell bereits einen exklusiven ersten Blick auf die kommenden Weiterentwicklungen der Module von vergabe.NRW zu werfen.

Die Referenten aus Finanz- und Wirtschaftsministerium des Landes, Herr Ralf Sand sowie Frau Annette Schmidt, machten in einer gelungenen Abstimmung ihrer jeweiligen Beiträge den Auftakt zu einer kritischen Würdigung und Einstufung der geplanten Regelungen zur Vergabe im Unterschwellenbereich, bevor Herr Christoph Bartscher (Stadt Bonn) mit einem „Best Practice“-Bericht verdeutlichte, dass die Berücksichtigung von Nachhaltigkeits-Aspekten in der Beschaffung nicht nur auf dem Papier, sondern auch in einem so tendenziell schwierigen Bereich wie der Textilindustrie, mit Lieferketten auch im Ausland, durchaus realisierbar ist. Mit einem kurzweiligen Parforceritt durch ausgewählte Rechtsfragen im Zusammenhang mit der E-Vergabe gab anschließend Herr Prof. Dr. Christopher Zeiss den weit über 300 Teilnehmern eine sehr praxisorientierte Den gesamten Artikel lesen…

Auch für die Donaustadt Tuttlingen ist die Vergabezukunft digital. Tuttlingen hat alle Ausschreibungen und Vergabeunterlagen im April 2017 bereits komplett ins Internet verlegt und setzt dabei auf die Plattform dtvp.de (Deutsches Vergabeportal). Das heißt, dass die Verwaltung die Vergabeunterlagen nur dort zur Verfügung stellt. „Wir werden nicht zweigleisig fahren“, macht Oberbürgermeister Michael Beck klar, so dass es keine Papierunterlagen für Bieter mehr gibt. Für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte akzeptiert Tuttlingen Angebote und Teilnahmeanträge noch in Papierform, dies allerdings nur noch bis 18. Oktober 2018.

Die sukzessive Einführung der elektronischen Kommunikation im Vergabeverfahren und die damit zusammenhängende Markterkundung durch die öffentliche Hand im Hinblick auf die passende E-Vergabe-Lösung war nur eine Seite der Medaille. Die zweite Seite der erfolgreichen elektronischen Abwicklung der Beschaffung stellte selbstverständlich die Den gesamten Artikel lesen…

Am Mittwoch, den 27. September 2017, findet in Berlin der „Innovationsschauplatz E-Vergabe und Digitalisierung der Beschaffung“ statt, der durch das Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung (kurz KOINNO) stellvertretend durch den Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie durchgeführt wird.

Mit praxisorientierten Vorträgen und vier parallelen Best-Practice Workshops gibt die Veranstaltung einen fundierten Einblick in die E-Vergabe und die Digitalisierung des öffentlichen Auftragswesens. Die Teilnahme an der Veranstaltung ist kostenfrei.

Durch die Reform des Vergaberechts und die Einführung der E-Vergabe wird das gesamte Vergabeverfahren künftig elektronisch abgewickelt. Damit verringert sich der Aufwand für Unternehmen und Vergabestellen gleichermaßen, Vergabeverfahren sollen beschleunigt werden. Dabei muss der Einkauf ein verändertes, zunehmend digitalisiertes Beschaffungsportfolio managen. Nicht nur die Prozesse des öffentlichen Einkaufs, sondern auch die zu beschaffenden Produkte und Lösungen unterliegen dem Wandel der Digitalisierung: Den gesamten Artikel lesen…

VergaberechtIn Zeiten der Papiervergabe war es ein Standardproblem – Angebote, die nicht rechtzeitig vorlagen. Die rechtliche Lösung war einfach: Das Übermittlungsrisiko beim postalischen Versand hatte der Bieter zu tragen, d.h., auch für Fehler des Postunternehmens musste der Bieter die Konsequenzen tragen. Der Postdienstleister war Erfüllungsgehilfe (§ 278 BGB) des Bieters. Nur wenn die Zustellungsschwierigkeiten ausnahmsweise in der Sphäre des Auftraggebers begründet waren, weil z.B. eine postalisch nicht existierende Adresse genannt wurde oder die Angebote in der Hauspost des Auftraggebers verloren gingen, hatte der öffentliche Auftraggeber die Folgen zu verantworten.

Theoretisch dürften verspätete Angebote bei der E-Vergabe nicht mehr vorkommen. Weder sollten in der elektronischen Kommunikation unkalkulierbare Postlaufzeiten auftreten, noch Angebote verloren gehen. Aber die Praxis lehrt uns: Auch in Zeiten der E-Vergabe kann es bei der Angebotsabgabe zu Problemen kommen. Der folgende Beitrag von Hrn. Prof. Dr. Christopher Zeiss (Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW) und Hrn. Carsten Klipstein (u.a. Geschäftsführer der cosinex) will aufzeigen, wer bei der E-Vergabe für Probleme bei der Abgabe von E-Angeboten in unterschiedlichen Fallkonstellationen haftet.

1. Fehler des Bieters

Einfach ist die Beurteilung, wenn die Verspätung auf einem Fehler des Bieters oder eines seiner Erfüllungsgehilfen beruht. Dies betrifft etwa Fälle, bei denen der Bieter erst die sprichwörtlichen fünf Minuten vor Ende der Angebotsfrist mit der Übermittlung umfangreicher Datensätze beginnt, einen nicht vom Auftraggeber bzw. dessen Den gesamten Artikel lesen…

Logo des Landkreises OsnabrückNeben der Nutzung einer E-Vergabeplattform bildet der Kreis Osnabrück seine Vergabeverfahren mit einem Vergabemanagementsystem zentral in einem System ab.

Die Organisation von Vergabeverfahren standardisieren und alle Dokumente sowie die Kommunikation zügig und rechtssicher in einer E-Vergabeakte bündeln – das ist das Versprechen des Vergabemanagementsystems (VMS) der cosinex in Kooperation mit der ITEBO. Die Funktionen und Mehrwerte für kommunale Vergabestellen wurden interessierten Teilnehmern Anfang April im Rahmen einer Präsentation beim Landkreis Osnabrück vorgestellt.

Im vergangen Jahr führte der Landkreis Osnabrück eine zentrale Vergabestelle für die Abwicklung der bislang dezentral durchgeführten Vergabeverfahren ein. Die Nutzung der vom Land Niedersachsen bereitgestellten E-Vergabeplattform vergabe.Niedersachsen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz in Kooperation mit dem Deutschen Vergabeportal bildete dabei den Ausgangspunkt. Seit Januar diesen Jahres wird ergänzend zur E-Vergabe über die Landesplattform auch das Vergabemanagementsystem (VMS) genutzt, um die vollständige Dokumentation der Vergabeverfahren in einem System und im Rahmen einer E-Vergabeakte zentral abzubilden. Den sicheren Betrieb der Anwendung übernimmt dabei die ITEBO als Partner der Kommunen. Den gesamten Artikel lesen…

Justitia ZugangMit der anstehenden, ausschließlich elektronischen Kommunikation in Vergabeverfahren kommt auch den Fällen eine deutlich höhere Bedeutung zu, bei denen aufgrund einer technischen Störung eine Angebotsabgabe nicht möglich gewesen ist. Auch wenn über die Analogie zum Briefkasten und zur postalischen Angebotsabgabe die bislang entwickelte Spruchpraxis zum (rechtzeitigen) Zugang von Angeboten grundsätzlich auf die E-Vergabe übertragen werden kann, bleiben IT-spezifische Fragestellungen und Abgrenzungsfragen.

Dies zeigt auch ein aktueller (noch nicht bestandskräftiger) Beschluss der VK Baden-Württemberg vom 30.12.2016 (1 VK 51/16) der sich mit der Frage befasst, wann der Auftraggeber das Risiko technischer Probleme der E-Vergabeplattform tragen muss und Maßstäbe dafür aufzeigt, in welchem Umfang sich der Bieter im Hinblick auf die elektronische Angebotsabgabe bei etwaigen Problemen bemühen muss:

Lässt die Vergabestelle die Einreichung von Angeboten ausschließlich über eine an das Internet angebundene Plattform zu (E-Vergabe) und ist es einem Bieter – aus Gründen, die allein aus der Sphäre der Vergabestelle stammen – unmöglich und unzumutbar, sein Angebot nur der Form nach rechtzeitig abzugeben, darf das Angebot deswegen nicht ausgeschlossen werden. Die Vergabestelle hat den elektronischen Zugang zu ihrem Vergabeverfahren derart auszugestalten und wie einen offenen Briefkasten zur Verfügung zu halten, sodass sich auch Bieter ohne eigene IT-Abteilung schrankenlos beteiligen können müssen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo Polizei BrandenburgSeit Inkrafttreten der EU-Vergaberichtlinien sind zentrale Beschaffungsstellen verpflichtet, EU-weite Vergabeverfahren spätestens ab dem 18. April diesen Jahres vollelektronisch durchzuführen. Dies umfasst den Prozess von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung. Zentrale Beschaffungsstellen sind im Sinne der Richtlinie öffentliche Auftraggeber, die auch für andere öffentliche Auftraggeber in Vergabeverfahren beschaffen. Das kann beispielsweise bei einer Einkaufskooperation, aber auch im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit der Fall sein.

Dies bedeutet konkret, dass die Vergabeunterlagen den Teilnehmern bei einem Vergabeverfahren nicht nur (kosten-)frei, direkt und vollständig zur Verfügung gestellt werden müssen, sondern auch die Kommunikation zwischen Bieter und Vergabestelle ausschließlich auf elektronischem Weg erfolgen darf. Dazu gehört insbesondere die Übermittelung der Angebote. Die Frist für die Kommunikation, Zuschlagserteilung und den Informationsaustausch in elektronischer Weise sowie die elektronische Angebotsabgabe verlängert sich für Vergabestellen, die keine zentrale Funktion für andere öffentliche Auftraggeber erfüllen, bis zum 18.10.2018. Den gesamten Artikel lesen…

Veranstaltungen E-Vergabe Webinare WebinarIn rund zwei Monaten steht für zentrale Beschaffungsstellen die nächste Stufe der pflichtigen elektronischen Kommunikation im Zuge der Vergaberechtsreform an. Mit der neuen VOB/A sowie der gerade veröffentlichten UVgO wurden maßgebliche Vorgaben zur elektronischen Kommunikation auch für den Bereich der Unterschwellenvergaben übernommen. Unsere Lösung für diese Anforderungen lautet: cosinex Vergabemarktplatz (VMP). Viele E-Vergabeplattformen in Deutschland werden bereits auf Basis dieser Lösung betrieben.

Aber auch die elektronische Unterstützung der internen Prozesse und Dokumentation bekommt nicht nur durch das E-Government-Gesetz des Bundes und der Länder viel Rückenwind. Im Bereich der E-Vergabeakte und des Vergabemanagements bieten wir mit dem cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) eine Lösung, die sowohl im Eigenbetrieb durch die Vergabestelle selbst aber auch als sog. Software as a Service „einfach genutzt“ werden kann.

Im Rahmen unserer kostenfreien, rund einstündigen Webinare geben wir Ihnen einen Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten unserer Lösungen.

Für Bieter wird die erfolgreiche Reihe der Praktikerseminare rund um das Thema auch in 2017 fortgesetzt.

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