Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Im zweiten und dritten Teil ging es um die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren. Im vierten Teil werden einige Teilaspekte betrachtet, die nicht nur im kommunalen Umfeld nicht unbedeutend sind.

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, zentrale Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

VgV: Nach § 8 VgV ist das gesamte Vergabeverfahren incl. sämtlicher, auch interner Unterlagen, Protokolle etc., elektronisch (in Textform nach § 126b BGB) zu dokumentieren.

UVgO: § 6 (1) UVgO beschäftigt sich mit diesem Thema, danach ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der Entscheidungen festgehalten werden.

VOB: Der § 20 VOB/A EU macht es sich einfach: „Das Vergabeverfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren“. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Nachdem es im zweiten Teil abstrakt um die Frage der möglichen Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle ging, beleuchtet der dritte Teil u.a. die einzelnen Prozessschritte im Verfahren.

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren. Insofern spielten die Elemente

  • Zuständigkeit,
  • Mitwirkung,
  • Verantwortung und
  • Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die zentrale Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen und der eigenen Organisation sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. In diesem zweiten Teil geht es um die Grundsätze für die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren.

Aufgabenverteilung zwischen Fachabteilungen und zentraler Vergabestelle

Als Grundlage für eine objektive Betrachtung ist eine möglichst präzise Bestimmung der Einzeltätigkeiten erforderlich, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen und späteres Zuständigkeitsgerangel zu vermeiden. Dabei werden sich die eigentlich unstreitig zuzuordnenden Aufgaben herauskristallisieren, zur überwiegenden Zahl der Aufgaben wird es aber erhebliche Diskussionen geben, die allerdings mit klaren Entscheidungen und nicht mit Formelkompromissen beendet werden müssen.

Bleiben wir zunächst bei den Fachabteilungen, die entsprechend ihrer Zuständigkeit ohnehin immer die Initiatoren einer Auftragsvergabe sind. Im VOL- bzw. VgV-Bereich wird ein Vergabevorgang regelmäßig durch die Bedarfsanalyse (qualitativ und quantitativ) ausgelöst, die in eine präzise, umfassende und erschöpfende Leistungsbeschreibung übergehen muss, einschl. der Festlegungen zu Fach- oder Teillosen. Übrigens müssen zu diesem Zeitpunkt nicht nur die Notwendigkeit und die Wirtschaftlichkeit dargelegt werden, sondern auch die Fragen zu Energieeffizienz, Lebenszyklusanalyse, Umwelt- und Arbeitsschutz, usw. so genau formuliert werden, dass im Rahmen der Angebote darauf vergleichbare und auswertbare Antworten erwartet werden können. In dieser frühen Phase des Verfahrens werden bereits grundsätzliche Festlegungen getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf den späteren Wettbewerb und das wirtschaftliche Ergebnis haben. Daher ist es bei vielen öffentlichen Auftraggebern üblich, das Ergebnis der Bedarfsanalyse durch die Revision und/oder politische Gremien bestätigen zu lassen. Zum fachlichen Teil gehören selbstverständlich auch die Kostenschätzung, die Bestimmung des Leistungs- oder Lieferungszeitpunktes, die Sicherung der Finanzierung, die Herbeiführung der notwendigen Gremienbeschlüsse, die Erstellung der Vergabeunterlagen, aber auch Vorschläge zur Vergabeart, den Eignungs- und Zuschlagkriterien usw. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert?

Diese und weitere Fragen zur Organisation von Vergabestellen insb. in Kommunen beleuchtet die vierteilige Beitragsreihe des „Verwaltungsprofis“ Werner Adams in unserem Blog. Mit vielen Jahren Erfahrung u.a. als stellv. Hauptamtsleiter, später Leiter der Zentralen Vergabestelle der Stadt Köln und mittlerweile mehrjähriger Praxis als Coach und Berater von Kommunalverwaltungen wirft Hr. Adams vielfältige Aspekte für eine effiziente Organisation kommunaler Vergabestellen auf.

Zuständigkeit für Vergabeverfahren in Kommunen

Die Zuständigkeiten für die Abwicklung von Vergabeverfahren und die Organisation von dezentralen (aber auch zentralen) Vergabestellen sind bei vielen öffentlichen Auftraggebern aufgrund der über Jahre gewachsenen Strukturen zwei nach wie vor heiß und bisweilen sogar hoch emotional diskutierte Themen. Dass es infolge steigender vergaberechtlicher Anforderungen und vergabetechnischer Kenntnisse ohne eine zentrale Zuständigkeit nicht geht, ist inzwischen zumindest dann anerkannte Meinung, wenn man die Emotionen ein Stück weit beiseite rückt und sich alle Beteiligte auf den sachlichen Kern konzentrieren.

Leider sind bei der Abwicklung von Vergabeverfahren immer noch viele öffentliche Auftraggeber fast vollständig dezentral organisiert. Damit fehlt es an einer Stelle, bei der alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt bearbeitet und entschieden werden. Die Betonung liegt hier auf vergaberechtlich, nicht auf „fachlich“, denn diese vergaberechtlichen Fragen stellen sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig vom sachlich/fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung. Dennoch wird den Vergabeprozessen immer noch nicht der Stellenwert zugemessen, der ihnen angesichts ihrer wirtschaftlichen Auswirkung zukommt. Statt sich der Herausforderung zu stellen, diese Notwendigkeit – ob sie einem gefällt oder nicht sei dahingestellt – anzuerkennen und damit offensiv umzugehen, wird es sich vielfach leichtgemacht und Vergaberecht pauschal als Bremser oder Hemmschwelle in Bau- und Beschaffungsprojekten gebrandmarkt. Das ist als pauschale Aussage eindeutig nicht richtig, denn bei näherer Betrachtung wird deutlich, dass es sich bei der überwiegenden Zahl kritischer Vergabefälle um fehlerhafte oder unvollständige Bedarfsermittlungen bzw. Planungen handelt, die aus dem vergaberechtlichen Blickwinkel gnadenlos aufgedeckt werden. Vergaberecht sollte deshalb ganz allgemein auch als (ein) Hilfsmittel zur Qualitätssicherung der erwarteten Leistungen verstanden werden. Den gesamten Artikel lesen…

Logo der Trusted Cloud Initiative des BMWiUnser Partner für den Betrieb unserer Cloud-Lösungen wurde als einer der ersten Anbieter mit dem Trusted Cloud Label des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) ausgezeichnet.

Abhängig von den individuellen Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber können unsere Module rund um die E-Vergabe entweder als klassische „On-Premise-Lösung“ (d.h. Kauf oder Miete einer Lizenz) erworben durch den eigenen IT-Bereich oder einen (meist öffentlichen) Rechenzentrumspartner selbst betrieben oder als Cloud-Lösung genutzt werden.

Kern unserer Cloud-Lösungen im Bereich der E-Vergabe sind das Deutsche Vergabeportal (kurz: DTVP) in Kooperation mit dem Bundesanzeiger Verlag sowie das Vergabemanagementsystem (kurz: VMS) in der sog. Cloud Edition, zur Unterstützung der internen Prozesse der Vergabestellen. Datenschutz und Datensicherheit sind dabei angesichts der besonderen Anforderungen an die E-Vergabe entscheidende Aspekte für die Auswahl des Rechenzentrums- bzw. Betriebspartners. Zertifizierungen etwa nach ISO-27001 oder ein Datenschutzaudit nach BDSG für den Betrieb sind für uns ebenso selbstverständlich wie eine Aufklärung aller unserer Mitarbeiter nach § 5 BDSG sowie eine Sicherheitsüberprüfung (einen Überblick unserer Maßnahmen finden Sie unter anderem unter diesem Link).

Unser Partner für den Betrieb des Deutschen Vergabeportals sowie des VMS in der Cloud Edition, die Claranet GmbH, bleibt hier nicht stehen, sondern geht darüber hinaus. So freuen wir uns, dass Claranet zu den ersten Anbietern von Cloud Services gehört, die mit dem Trusted Cloud Label des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) ausgezeichnet wurden. Den gesamten Artikel lesen…

Goldener Schlüssel in Safe-Pussel - PasswörterUnabhängig davon, welche Maßnahmen auf Seiten der E-Vergabe-Anbieter und Betreiber rund um die (Daten-)Sicherheit der Lösungen ergriffen werden, einzelne Risikofaktoren sind überwiegend nur durch die Anwender selbst beeinflussbar. Hierzu gehört insbesondere der Einsatz sicherer Passwörter und deren Verwaltung. Der Beitrag zeigt auf, warum gerade bei der E-Vergabe besondere Vorsicht geboten ist und worauf Anwender auf Seiten der Vergabestellen aber auch der Bieter achten sollten.

Vielfältige Maßnahmen in unseren Lösungen selbst sowie in den Betriebsumgebungen unserer RZ-Partner bieten ein Höchstmaß an Sicherheit. Einzelne potentielle Schwachstellen sind aber softwareseitig nicht oder nur eingeschränkt beeinflussbar. Hierzu gehört allem voran die Verwendung sicherer Passwörter sowie die Berücksichtigung bestimmter Grundregeln im Umgang mit der Passwortverwaltung.

Warum die E-Vergabe besonders sensibel ist

Anders als viele andere softwaregestützte Fachverfahren oder interne Systeme in Vergabestellen und Behörden, müssen E-Vergabe-Lösungen – jedenfalls mit den Modulen, die die elektronische Kommunikation mit den Bewerbern ermöglichen, also E-Vergabeplattformen bzw. Vergabemarktplätzen – notwendigerweise auch über das Internet verfügbar sein, damit die Unternehmen an der E-Vergabe teilnehmen oder externe Projektanten an der Ausschreibung mitarbeiten können. Bei Einsatz unserer Lösungen werden der Vergabemarktplatz und die E-Vergabeakte bzw. das Vergabemanagementsystem (VMS) zur Unterstützung der Dokumentation als Module technisch getrennt, so dass ein VMS ggf. auch im geschlossenen Intranet der Vergabestellen betrieben werden kann. Aber auch die Anwendungen zur bloßen Kommunikation mit den Bewerbern – also die Vergabemarktplätze – sind in vielfältiger Hinsicht sensibel. Den gesamten Artikel lesen…

E-Vergabe-Tag 2017Das Jahr 2017 ist zwar noch nicht auf der Zielgeraden, gleichwohl konnte d-NRW, unser Partner im Bereich des Öffentlichen Auftragswesens, bereits ein kleines Jubiläum feiern: Zum 10. Mal trafen sich Mitte September in Dortmund zahlreiche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Vergabestellen der Kommunal- und Landesverwaltung aus Nordrhein-Westfalen zum diesjährigen E-Vergabe-Tag NRW, um sich u.a. über die anstehende Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) informieren zu lassen, einen Erfahrungsbericht zur nachhaltigen Beschaffung zu hören, ausgewählte Rechtsfragen zur E-Vergabe zu diskutieren sowie traditionell bereits einen exklusiven ersten Blick auf die kommenden Weiterentwicklungen der Module von vergabe.NRW zu werfen.

Die Referenten aus Finanz- und Wirtschaftsministerium des Landes, Herr Ralf Sand sowie Frau Annette Schmidt, machten in einer gelungenen Abstimmung ihrer jeweiligen Beiträge den Auftakt zu einer kritischen Würdigung und Einstufung der geplanten Regelungen zur Vergabe im Unterschwellenbereich, bevor Herr Christoph Bartscher (Stadt Bonn) mit einem „Best Practice“-Bericht verdeutlichte, dass die Berücksichtigung von Nachhaltigkeits-Aspekten in der Beschaffung nicht nur auf dem Papier, sondern auch in einem so tendenziell schwierigen Bereich wie der Textilindustrie, mit Lieferketten auch im Ausland, durchaus realisierbar ist. Mit einem kurzweiligen Parforceritt durch ausgewählte Rechtsfragen im Zusammenhang mit der E-Vergabe gab anschließend Herr Prof. Dr. Christopher Zeiss den weit über 300 Teilnehmern eine sehr praxisorientierte Den gesamten Artikel lesen…

Auch für die Donaustadt Tuttlingen ist die Vergabezukunft digital. Tuttlingen hat alle Ausschreibungen und Vergabeunterlagen im April 2017 bereits komplett ins Internet verlegt und setzt dabei auf die Plattform dtvp.de (Deutsches Vergabeportal). Das heißt, dass die Verwaltung die Vergabeunterlagen nur dort zur Verfügung stellt. „Wir werden nicht zweigleisig fahren“, macht Oberbürgermeister Michael Beck klar, so dass es keine Papierunterlagen für Bieter mehr gibt. Für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte akzeptiert Tuttlingen Angebote und Teilnahmeanträge noch in Papierform, dies allerdings nur noch bis 18. Oktober 2018.

Die sukzessive Einführung der elektronischen Kommunikation im Vergabeverfahren und die damit zusammenhängende Markterkundung durch die öffentliche Hand im Hinblick auf die passende E-Vergabe-Lösung war nur eine Seite der Medaille. Die zweite Seite der erfolgreichen elektronischen Abwicklung der Beschaffung stellte selbstverständlich die Den gesamten Artikel lesen…

Am Mittwoch, den 27. September 2017, findet in Berlin der „Innovationsschauplatz E-Vergabe und Digitalisierung der Beschaffung“ statt, der durch das Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung (kurz KOINNO) stellvertretend durch den Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie durchgeführt wird.

Mit praxisorientierten Vorträgen und vier parallelen Best-Practice Workshops gibt die Veranstaltung einen fundierten Einblick in die E-Vergabe und die Digitalisierung des öffentlichen Auftragswesens. Die Teilnahme an der Veranstaltung ist kostenfrei.

Durch die Reform des Vergaberechts und die Einführung der E-Vergabe wird das gesamte Vergabeverfahren künftig elektronisch abgewickelt. Damit verringert sich der Aufwand für Unternehmen und Vergabestellen gleichermaßen, Vergabeverfahren sollen beschleunigt werden. Dabei muss der Einkauf ein verändertes, zunehmend digitalisiertes Beschaffungsportfolio managen. Nicht nur die Prozesse des öffentlichen Einkaufs, sondern auch die zu beschaffenden Produkte und Lösungen unterliegen dem Wandel der Digitalisierung: Den gesamten Artikel lesen…

VergaberechtIn Zeiten der Papiervergabe war es ein Standardproblem – Angebote, die nicht rechtzeitig vorlagen. Die rechtliche Lösung war einfach: Das Übermittlungsrisiko beim postalischen Versand hatte der Bieter zu tragen, d.h., auch für Fehler des Postunternehmens musste der Bieter die Konsequenzen tragen. Der Postdienstleister war Erfüllungsgehilfe (§ 278 BGB) des Bieters. Nur wenn die Zustellungsschwierigkeiten ausnahmsweise in der Sphäre des Auftraggebers begründet waren, weil z.B. eine postalisch nicht existierende Adresse genannt wurde oder die Angebote in der Hauspost des Auftraggebers verloren gingen, hatte der öffentliche Auftraggeber die Folgen zu verantworten.

Theoretisch dürften verspätete Angebote bei der E-Vergabe nicht mehr vorkommen. Weder sollten in der elektronischen Kommunikation unkalkulierbare Postlaufzeiten auftreten, noch Angebote verloren gehen. Aber die Praxis lehrt uns: Auch in Zeiten der E-Vergabe kann es bei der Angebotsabgabe zu Problemen kommen. Der folgende Beitrag von Hrn. Prof. Dr. Christopher Zeiss (Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW) und Hrn. Carsten Klipstein (u.a. Geschäftsführer der cosinex) will aufzeigen, wer bei der E-Vergabe für Probleme bei der Abgabe von E-Angeboten in unterschiedlichen Fallkonstellationen haftet.

1. Fehler des Bieters

Einfach ist die Beurteilung, wenn die Verspätung auf einem Fehler des Bieters oder eines seiner Erfüllungsgehilfen beruht. Dies betrifft etwa Fälle, bei denen der Bieter erst die sprichwörtlichen fünf Minuten vor Ende der Angebotsfrist mit der Übermittlung umfangreicher Datensätze beginnt, einen nicht vom Auftraggeber bzw. dessen Den gesamten Artikel lesen…