Kommunikationsmittel im VergabeverfahrenWie sich zeigt, nutzen immer noch einige Vergabestellen E-Mails als Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren, ohne auf die technische Infrastruktur einer Vergabeplattform zurückzugreifen. Rein rechtlich ist dies – mit Ausnahme der Entgegennahme elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge sowie Interessenbekundungen bei förmlichen Verfahren – zwar grundsätzlich möglich, birgt allerdings spezifische Risiken, die im Streitfall die Aufhebung des Vergabeverfahrens oder zumindest eine Zurückversetzung verursachen können.

Im vorliegenden Blog-Beitrag werden anhand der Entscheidung der Vergabekammer Thüringen (vom 14.07.2017, 250 – 4002 – 5969 / 2017 – N – 007 – EIC) die rechtlichen Probleme bei der Verwendung von E-Mails in Vergabeverfahren dargestellt, um darauf aufbauend Hinweise für eine rechtssichere Handhabung zu geben.

Die Entscheidung

Der Sachverhalt zur o.g. Entscheidung ist geradezu typisch: Der Vergabestelle fällt auf, dass die Bewerber über einen ausschreibungsrelevanten Sachverhalt informiert werden müssen. Vorliegend waren es kalkulationserhebliche Mengenangaben zum Gerüstbau. Hierüber wurden die Bewerber per E-Mail informiert. In der Vergabeakte wurde ein Ausdruck der E-Mail mit dem Vermerk: „Gesendet: Montag, 29. Mai 2017 10:08“ abgelegt. Ein Bewerber kalkuliert ohne die per E-Mail versandten Angaben und gab sein Angebot ab. Er wurde deshalb vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Er erhob in dem nationalen Verfahren Einspruch vor der Vergabekammer und behauptete, die E-Mail der Vergabestelle nicht erhalten zu haben. § 19 des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG) bietet im Unterschwellenbereich bei Bauleistungen ab 150.000 Euro (netto) eine entsprechende Rechtsschutzmöglichkeit. Den gesamten Artikel lesen…

Justitia VergabeunterlagenEin in Newslettern und verschiedenen Portalen zur Zeit viel beachteter Beschluss der VK Südbayern aus Herbst letzten Jahres (AZ: Z 3-3-3194-1-36-09/16) befasst sich mit der ausgesprochen praxisrelevanten Frage der Informationspflichten beim Einsatz von E-Vergabeplattformen. Im Kern geht es um die Grenzziehung, ob bzw. unter welchen Umständen die Vergabestelle Bieter über Änderungen an den Vergabeunterlagen einer elektronischen Vergabe, die auf einer E-Vergabeplattform bereitgestellt wurden, nochmals per E-Mail informieren muss oder ob die Bieter sich selbst auf der Plattform über etwaige Änderungen informieren müssen.

Der Beschluss zeigt auch, dass – wohl zukünftig verstärkt – eine Bewertung der vergaberechtlichen Aspekte der elektronischen Kommunikation nicht unabhängig von der konkreten Funktionalität der eingesetzten E-Vergabeplattform erfolgen kann.

Der Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb einen Bauauftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens EU-weit aus. Im weiteren Verlauf änderte die Vergabestelle die am 29.06.2016 erfolgte Bekanntmachung auf der Vergabeplattform mehrfach. Unter anderem sollten nur noch fünf der ehemals acht Leistungsphasen beauftragt werden, woraus sich auch Änderungen bei den Eignungsnachweisen ergaben. Letztmalig änderte die Vergabestelle am 29.07.2016 die Bekanntmachung und verlängerte den Schlusstermin für die Teilnahmeanträge auf den 30.08.2016, 11.30 Uhr. Den gesamten Artikel lesen…

VK Bund Logo. E-Mail bei VergabeverfahrenWie die Vergabekammer des Bundes in einer aktuellen Entscheidung herausstellt (VK Bund, Beschluss v. 03.02.2014 – VK 2-1/14), ist die Kommunikation mit den Bewerbern bzw. Bietern per E-Mail riskant.

Die Kommunikation per E-Mail mit Bietern bzw. Bewerbern im Rahmen laufender Vergabeverfahren ist insbesondere für Vergabestellen „verlockend“, die für die elektronische Kommunikation noch nicht auf E-Vergabeplattformen setzen. Die damit verbundenen Risiken und potentiellen Problemen sind bekannt und haben nun auch Einzug in die Rechtsprechung gefunden.

Der zu entscheidende Fall der VK Bund

In dem durch die Vergabestelle zu entscheidenden Sachverhalt ging die Vergabestelle zunächst im „analogen Verfahren“ vor und versandte alle Unterlagen einschließlich der Leistungsbeschreibung auf CD-ROM per Post. Sie gab hierbei keine eigene E-Mail-Adresse an, sondern nur die postalische Anschrift, Telefon- und Faxnummer der Vergabestelle an. Ergänzende Auskünfte bzw. Nachsendungen auf eingegangene Bieterfragen wurden jedoch ab dann per E-Mail und zwar ausschließlich an E‑Mail-Adressen versandt, die aus den Briefköpfen der interessierten Bewerber zusammengestellt wurden. Auf Eingangsbestätigungen verzichtete die Vergabestelle und nutzte weder die Lesebestätigungsfunktion ihres E-Mail-Programms noch versicherte sie sich sonst wie über den erfolgreichen Eingang der E-Mails. Von den insgesamt drei Nachsendungen per E-Mail war in dem vorliegenden Fall die zweite Nachsendung entscheidend: Sie enthielt u.a. ein überarbeitetes Leistungsverzeichnis, welches die Bieter ihrem Angebot zwingend zugrunde legen sollten. Den gesamten Artikel lesen…