e-akteSeit einigen Wochen läuft die Ausschreibung für die E-Akte des Bundes. 200.000 Arbeitsplätze sollen bis 2020 Zugang zur elektronischen Aktenführung erhalten. Vom Branchenverband Bitkom wird in der Ausschreibung ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Bundesverwaltung gesehen, die Einführung der E-Akte ist Teil des Projektes „IT-Konsolidierung Bund“.

Dabei existieren heute bereits eine Reihe von Fachverfahren auf allen Verwaltungsebenen, die elektronische Akten allerdings mit Fokus auf spezifische Aufgabenstellungen führen. Diese Fachverfahren intelligent in eine zentrale E-Akte zu integrieren und die Informationen dort verfügbar zu machen ist wohl für alle Einführungsprojekte einer E-Akte eine der bedeutendsten Herausforderungen.

Dieser Herausforderung haben wir uns für das Vergabemanagementsystem (VMS) bereits vor einigen Jahren gestellt und in unsere Lösung eine Schnittstelle auf Basis des internationalen CMIS-Standards integriert. E-Vergabeakten, die im VMS geführt wurden können so nach Abschluss des Verfahrens an ein Dokumentenmanagementsystem Den gesamten Artikel lesen…

3d laptop and folders on white background

Nicht nur durch das E-Government-Gesetz haben die Bemühungen um ein „papierloses“ Büro und die elektronische Aktenführung in vielen öffentlichen Einrichtungen aber auch bei Versicherungen und anderen Unternehmen in den letzten Jahren erheblichen Aufwind erfahren. Auch eine Reihe von Vergabestellen, die unser Vergabemanagementsystem im Einsatz haben, nutzen interne Systeme heute bereits für das Führen einer ganz – oder zumindest überwiegend – elektronisch vorgehaltenen Vergabeakte (E-Vergabeakte).

Aber gerade dann, wenn E-Vergabeakten nicht hybrid (also teilweise elektronisch und teilweise in Papierform), sondern vollständig elektronisch geführt werden, ergibt sich häufig die Notwendigkeit des Scannens einzelner Unterlagen, die aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht elektronisch vorliegen. Gute Beispiele sind u.a. schriftlich eingereichte Angebote – wenn noch keine ausschließlich elektronische Angebotsabgabe vorgesehen ist – oder externe Vermerke. Der Weg, auch diese Dokumente der E-Vergabeakte hinzuzufügen, führt im Regelfall über das Scannen der Unterlagen. Moderne und inzwischen verhältnismäßig günstige Hochleistungsscanner machen es heute einfach, auch umfassende Dokumente ohne größeren Aufwand zu digitalisieren. Den gesamten Artikel lesen…