e-akteSeit einigen Wochen läuft die Ausschreibung für die E-Akte des Bundes. 200.000 Arbeitsplätze sollen bis 2020 Zugang zur elektronischen Aktenführung erhalten. Vom Branchenverband Bitkom wird in der Ausschreibung ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Bundesverwaltung gesehen, die Einführung der E-Akte ist Teil des Projektes „IT-Konsolidierung Bund“.

Dabei existieren heute bereits eine Reihe von Fachverfahren auf allen Verwaltungsebenen, die elektronische Akten allerdings mit Fokus auf spezifische Aufgabenstellungen führen. Diese Fachverfahren intelligent in eine zentrale E-Akte zu integrieren und die Informationen dort verfügbar zu machen ist wohl für alle Einführungsprojekte einer E-Akte eine der bedeutendsten Herausforderungen.

Dieser Herausforderung haben wir uns für das Vergabemanagementsystem (VMS) bereits vor einigen Jahren gestellt und in unsere Lösung eine Schnittstelle auf Basis des internationalen CMIS-Standards integriert. E-Vergabeakten, die im VMS geführt wurden können so nach Abschluss des Verfahrens an ein Dokumentenmanagementsystem Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemMitte Dezember wurde die Version 6.1.2 des Vergabemanagementsystems (kurz VMS) ausgeliefert. Was aufgrund der dreistelligen Versionsnummer wie ein „Minor-Release“ wirkt, bietet insbesondere im Hinblick auf die im Produktstandard verfügbaren Schnittstellen viel Neues: Von einer Aktualisierung der Schnittstelle zur Übermittlung der Bekanntmachungsinformationen an das Amt für Veröffentlichungen der EU (SIMAP) über die Anbindung von ERP-Systemen bis hin zur möglichen Anbindung von Dokumentenmanagement- oder Archivsystemen.

Funktional sind eine Reihe von Aktualisierungen und Erweiterungen verfügbarerer Formulare zu nennen sowie ein Highlight, mit dem wir der zunehmend elektronischen Aktenführung der Vergabeakten im VMS noch weiter Rechnung tragen wollen – der abschließenden Archivierung von Vergabeakten.

Aktualisierungen und Erweiterungen im Bereich der Schnittstellen

Moderne Verwaltungssoftware muss sich heute unterschiedlichsten Anforderungen stellen. Hierzu gehört u.a. die Möglichkeit, solche Systeme webbasiert (egal, ob im Rahmen des Eigenbetriebs im Intranet oder als Cloud- bzw. Software as a Service-Angebot im Internet), d.h. über einen aktuellen Internet-Browser am Arbeitsplatz, nutzen zu können; darüber hinaus aber auch, sie mit relativ geringem Aufwand und über Standardschnittstellen in bestehende Systemlandschaften integrierbar zu machen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo Vergabemanagementsystem / schnittstelleMit der kommenden Version des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wird u.a. eine neue Schnittstelle zur Übergabe der im System geführten „E-Vergabeakten“ an Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglicht. Mit diesem Blog-Beitrag möchte ich Ihnen einen Überblick über diese neue Schnittstelle geben, der auch im Hinblick auf das E-Government-Gesetz und die kommenden Grundsätze der elektronischen Aktenführung (kurz E-Akte) zukünftig in der Praxis eine zunehmend größere Bedeutung zu kommen wird.

Schnittstellen in Vergabemanagementsystemen

Moderne Vergabemanagementsysteme unterstützen nicht nur die internen Abläufe der Vergabestelle, sondern übernehmen insbesondere auch die revisionssichere Dokumentation der Vergabe im Rahmen einer elektronischen Vergabeakte (E-Vergabeakte). Mit diesen breiten und prozessunterstützenden Aufgaben stehen solche Systeme bei vielen Vergabestellen vor der Herausforderung, dass sie in bestehende Drittsysteme wie etwa ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme, Beschaffungsplattformen und natürlich auch E-Vergabeplattformen (für die sichere Kommunikation zwischen Vergabestelle und Unternehmen) einfach und mit wirtschaftlichem Aufwand integrierbar sein müssen. Den gesamten Artikel lesen…