Die Textform wird in den verschiedenen Vergaberegimen an unterschiedlichen Stellen vorgeschrieben.

Mögliche Fallstricke bei der Vergabe an Inklusionsbetriebe beleuchtet ein aktueller Beschluss der Vergabekammer Westfalen.

Gesellschaftlich kann die Arbeit von Werkstätten und Einrichtungen für behinderte Menschen und von Inklusionsbetrieben nicht hoch genug geschätzt werden: Schließlich leisten sie für Menschen mit Beeinträchtigungen durch die Bereitstellung von Arbeitsplätzen einen wichtigen Beitrag zur Teilhabe und Integration. Den gesamten Artikel lesen…

Welche Probleme bei der Einbeziehung von Leistungskriterien in die Angebotswertung bestehen und wie mit diesen in der Praxis umzugehen ist, zeigen wir in diesem Beitrag. Dabei beleuchten wir alle Aspekte, die für die Angebotswertung insgesamt notwendig sind: die Bewertung von qualitativen und quantitativen Kriterien, ihre Gewichtung und ihre Gegenüberstellung.

Immer wieder stehen Vergabestellen vor der Herausforderung, auch Leistungskriterien in die Wertung und Bezuschlagung von Angeboten einzubeziehen. Eine ausschließliche Wertung nach dem Preis ist schon aufgrund von § 127 Abs. 1 GBW kritisch, da der Gesetzgeber hier die Bezuschlagung des Angebots mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis fordert. Den gesamten Artikel lesen…

Von Praktikern, für Praktiker: Die cosinex Akademie

Grundlagen und Auswahl geeigneter Wertungsmethoden sind Gegenstand eines Seminars der cosinex Akademie am 17. Januar 2023 in Bochum.

Einige Aspekte des Vergaberechts sind nicht nur für Außenstehende schwer verständlich: So werden Fragen rund um die Dokumentation von Vergabeverfahren von Vergabekammern oft mit dem „Rasterelektronenmikroskop“ betrachtet. Die Frage, wie die Berechnung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgen darf, wird hingegen als „mathematisch plausibel“ nahezu offengelassen. Dabei ist die Auswahl der Wertungsmethode für das Ergebnis einer Ausschreibung häufig zentral.

Daher befasst sich ein Präsenzseminar der cosinex Akademie am 17. Januar 2023 praxisnah mit Grundlagen und Auswahl geeigneter Wertungsmethoden. Den gesamten Artikel lesen…

Das VMS 10 führt viele neue Funktionen ein.Das cosinex Vergabemanagementsystem steht vor dem größten Entwicklungssprung seiner Versionsgeschichte. Mit dem VMS 10 profitieren Nutzer von einer Vielzahl neuer Funktionen, die wir in einer Artikelserie vorstellen.

Bisher erschienen

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cosinex Vergabemanagementsystem (VMS)Bei EU-weiten Ausschreibungen ist die Vorinformation vor Zuschlagserteilung pflichtig, in vielen Bundesländern im nationalen Bereich ebenfalls. Hierdurch kann es zu Beschwerden unterlegener Bieter wie auch zu abträglichen Vergabekammer­entscheidungen kommen.

Da die entsprechenden Inhalte in der Vergabeakte jedoch bereits genehmigt und abgeschlossen sind, konnten sie bislang nicht mehr geändert werden. Das ändert sich mit der Version 9.9 des Vergabemanagementsystems (VMS). Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaDie Vergabekammer Thüringen hat in einem jüngeren Beschluss neben der Frage der zwingenden Nutzung von E-Vergabeplattform auch zu Aspekten der Zulässigkeit abgestufter Angebotswertungen Stellung genommen (Beschluss vom 09.10.2020, 250 – 4003 – 3711 / 2020 – E – 008 – GTH). In dem zu entscheidenden Fall sollten Reinigungsleistungen von Schulgebäuden in einem EU-weiten Vergabeverfahren vergeben werden. Das von der Vergabestelle gewählte „Wertungsschema“ stellte sich dabei als ungeeignet und rechtswidrig heraus.

Zur zwingenden Nutzung einer E-Vergabeplattform

In den Vergabeunterlagen war gefordert, dass zwingend die von der Vergabestelle vorgegebene E-Vergabeplattform für die Kommunikation zu nutzen sei.

Die Vergabestelle forderte den Bieter auf, Erläuterungen zu dem Angebot nachzuliefern. Bei dem Aufforderungsschreiben verwendete sie den „normalen“ Briefkopf mit aufgedruckter Fax-Nummer. Zusätzlich enthielt das Schreiben den Hinweis, sich „schriftlich zu erklären und Unterlagen nachzureichen“. Daraufhin versendete der Bieter die Unterlagen per Fax. Im weiteren Verfahren wurde das Angebot des Bieters ausgeschlossen, weil dieser gegen die Formvorschrift/das Gebot zur elektronischen Kommunikation verstoßen habe. Den gesamten Artikel lesen…

Foto mit Erläuterung zur BonitätHäufig werden in Ausschreibungen von den Bewerbern bzw. Bietern gerade mit Blick auf den Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit Kennzahlen wie Angaben zu Umsätzen oder Bilanzen gefordert. Das Vergaberecht sieht dies u.a. in § 45 VgV auch vor. Allerdings ist die Ableitung der Lage und Entwicklung des Unternehmens oder eine Aussage zur Leistungsfähigkeit nur mit einigen betriebswirtschaftlichen Grundkenntnissen möglich.

Mit dieser Beitragsreihe geben wir, im Nachgang zu einem Interview mit Herrn Böhme, einen Überblick über die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Grundlagen unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Aspekte, die öffentliche Beschaffer kennen sollten, wenn sie im Rahmen von Ausschreibungen entsprechende Angaben von den Bewerbern anfordern bzw. die Leistungsfähigkeit mit Hilfe dieser Angaben beurteilen wollen.

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Bild zu Äpfel mit Birnen vergleichenHäufig werden Ausschreibungen noch nach dem günstigsten Preis vergeben, obwohl starke Leistungsunterschiede bemerkbar sind, sodass besser auch Leistungskriterien berücksichtigt werden sollten. Aber auch wenn Leistungskriterien zum Einsatz kommen, stehen öffentliche Auftraggeber mitunter vor dem Problem, dass letzten Endes ein Angebot bezuschlagt wird, obwohl ein anderes Angebot den eigenen Anforderungen und Gegebenheiten besser entsprochen hätte.

Eine neue Fortbildung der cosinex Akademie vermittelt Teilnehmern die Grundlagen der Angebotswertung und der verschiedenen Wertungsmethoden. Dabei wird auch für Nichtmathematiker verständlich vorgestellt, welche Faktoren bei der Auswahl der Wertungsmethode zu beachten sind und wie Kriterien passgenau ausgewählt und gewichtet werden können. Anhand der typischen Klassen von Wertungsmethoden wird auf die Funktionsweise der jeweiligen Methoden eingegangen und vermittelt, unter welchen Bedingungen eine Methode zum Einsatz kommen sollte und unter welchen Bedingungen sie für bestimmte Ausschreibungen nicht geeignet ist.

Die praxisnah gestaltete Fortbildung widmet sich darüber hinaus der Vermeidung von klassischen Fehlern bei der Angebotswertung und beleuchtet zudem die vergaberechtlichen Grundlagen sowie die einschlägigen Rechtsprechungen zur Angebotswertung ausführlich.

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Bild zu Äpfel mit Birnen vergleichen

Die Auswahl der richtigen Wertungsmethode stellt Vergabepraktiker immer wieder vor Herausforderungen. In Ergänzung zu unserer Beitragsreihe gibt der folgende Beitrag eine Zusammenfassung zu den zentralen Einflussfaktoren. Ergänzt werden diese durch eine Infografik, die einen etwas anderen Zugang zu Prozessen bietet und verdeutlicht, wie zentral die Auswahl der richtigen Wertungsmethode für das gesamte Vergabeverfahren ist.

Die meist nur vermeintlich zielführende Praktik, lediglich den Preis als alleiniges Wertungskriterium zu berücksichtigen, führt bei voneinander abweichenden Leistungsniveaus der einzelnen Angebote dazu, dass wesentliche Kriterien unbeachtet bleiben und der Zuschlag letzten Endes nicht wie von § 127 Abs. 1 Satz 1 GWB gefordert auf das wirtschaftlichste, sondern lediglich auf das günstigste Angebot erteilt wird.

Da dies häufig nicht den Anforderungen an die Leistung entspricht, sollten Vergabepraktiker bestenfalls auch qualitative Leistungskriterien in die Wertung aufnehmen, wenn Leistungsunterschiede absehbar sind. Dafür spricht nicht nur, dass dergestalt die Wertung von Qualitätsunterschieden überhaupt möglich ist, sondern auch, dass die alleinige Wertung des Preises ansonsten ein detailliertes Leistungsverzeichnis erfordert (die Vergabestelle den potentiellen Bietern also vorzugeben hat, wie der Ausschreibungsgegenstand beschaffen sein muss). Grade bei erstmaligen Ausschreibungen fehlt häufig das notwendige Know-how, die zu erbringende Leistung so exakt zu beschreiben, dass keine wesentlichen Leistungsunterschiede zwischen den übermittelten Angeboten mehr zu erwarten sind.

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Das sogenannte „Zwei-Umschlag-Verfahren“ ermöglicht es, die Angebotsprüfung und qualitative Wertung durchzuführen, ohne Kenntnis von den Angebotspreisen zu erhalten. Mit ihm kann nicht nur der Zeitpunkt der Kenntnisnahme der Angebotspreise gesteuert werden, sondern zudem auch der Personenkreis eingegrenzt werden, der Zugriff auf die Preise erhalten soll. Gleichwohl dieses Vorgehen insbesondere im Zusammenhang mit Planungsleistungen in der Praxis Einzug gehalten hat, lässt es sich auch auf eine Reihe anderer Bereiche und Anwendungsfälle übertragen. 

Ursprünglich sollte mit diesem Verfahren gerade im Bereich der Planungsleistungen eine Verbesserung der Qualität der gestalterischen Lösung und damit eine weitere Abwendung von einem reinen Preiswettbewerb erreicht werden. Es wurde unter anderem vom Verband Beratender Ingenieure (VBI) vorgeschlagen. In der vom VBI vorgebrachten Variante sollen zuerst nur die technischen und gestalterischen Lösungen bewertet werden. Anhand von Bewertungskriterien werden beispielsweise die drei besten Lösungen ermittelt. Erst von diesen werden anschließend die dazugehörigen Umschläge mit den Preisangaben geöffnet. Nach einem vorher festgelegten Schlüssel sollen technische und gestalterische Lösung und der Preis gewichtet und das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden.

Je nach den Zielen der Vergabestelle kann die so entstehende grundsätzliche Trennung der Preisangaben von den sonstigen Angebotsinhalten auch für eine Reihe weiterer Prozesse und Anforderungen Anwendung finden. Was in der vordigitalen Zeit bzw. bei postalischer Angebotsabgabe – vergleichbar der Einreichung der Urkalkulationen – über eine Umschlag-in-Umschlag-Methode (Zwei-Umschlag-Verfahren) recht einfach realisierbar war, bedarf bei einer elektronischen Abbildung der Kommunikation und Prozesse neuer Funktionen. Den gesamten Artikel lesen…