JustitiaDie Vergabekammer Berlin hatte sich unlängst mit der Frage beschäftigt, wie damit umzugehen ist, wenn die elektronische Angebotsabgabe sowohl über einen sog. Bieterclient, als auch über einen händischen Upload ermöglicht wird. Problematisch war, dass für die gegebenen Wege unterschiedliche Beschränkungen der zulässigen Dateigröße des Angebots zur Anwendung kamen (VK Berlin, v. 04.11.2020, VK – B 2 – 20 / 20).

Der Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb einen Bauauftrag EU-weit aus. Das Verfahren sollte rein digital über die Vergabeplattform des Landes Berlin abgewickelt werden. Die elektronische Angebotsabgabe war sowohl über einen Bieterclient, als auch über einen händischen Upload möglich.

Eine Bieterin, die spätere Antragstellerin, hat ausweislich des von der Vergabeplattform erstellten Firmenlogs (einer Log-Datei) mehrfach auf die Vergabeplattform zugegriffen und dabei z.B. Vergabeunterlagen eingesehen und Unterlagen heruntergeladen. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaVerschiedentlich haben wir im Rahmen unseres Blogs darüber berichtet, dass etwaige Verzögerungen beim Hochladen von Angeboten mit der Folge eines Fristversäumnis in der Regel zu Lasten des Bieters gehen. Die Folgen sind gravierend, da solche Angebote zwingend auszuschließen sind. Auch wenn die bisher ergangenen Entscheidungen erfreulicherweise keine Vergabeplattformen auf Basis der cosinex-Technologie betrafen, sind einzelne Aspekte wie gerade die den Bieter betreffenden Sorgfaltspflichten – hier der rechtzeitige Beginn des Hochladens – bei der Nutzung der E-Vergabe-Software bedingt übertragbar.

Der nachfolgend vorgestellte Beschluss der Vergabekammer des Bundes (vom 29.05.2020, VK 2 – 19 / 20) zeigt die grundsätzlichen Verantwortlichkeitssphären anschaulich dar. Zudem enthält dieser Beschluss interessante Ausführungen zur Berücksichtigung von Wartungskosten bei der Angebotswertung.

Der Sachverhalt

Im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens im Verteidigungsbereich (VSVgV) schrieb die Vergabestelle einen Rahmenvertrag zur Beschaffung von Verteidigungsgütern nebst Wartungsvertrag aus. Mit dem Angebot waren Wartungskosten als Preis anzugeben, wobei die Wartung nicht näher spezifiziert wurde, bspw. im Hinblick auf Wartungsintervalle oder Wartungsinhalte.

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JustitiaOb im Büro, privat oder einfach als wichtiger Dienst to go – die E-Mail ist das Kommunikationsmittel Nummer 1. Nichtsdestoweniger ist sie nach wie vor ein vergaberechtlicher Fremdkörper, bis vor kurzem sogar mit infektiöser Wirkung auf formgerecht, weil verschlüsselt eingegangene elektronische Angebote. Recht generisch wird immer noch erschreckend häufig insinuiert, dass die Angebotsabgabe – insbesondere jene im Wege der unterschwelligen Verhandlungsvergabe gemäß UVgO – zulässigerweise mittels einfacher E-Mail erfolgen kann. Ein Blick auf die doch heterogenen, landesspezifischen Unterschwellenvergabeordnungen lässt hier zunächst keine größeren Zweifel aufkommen. Dass es sich tatsächlich nicht so (einfach) verhält, können Sie diesem Gastbeitrag von Alexander Weyland, Leiter der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle bei CISPA Helmholtz Center for Information Security entnehmen.

Das Land NRW hat die entsprechenden Regelungen zur Kommunikation, zur Aufbewahrung von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen sowie zur Angebotsöffnung von der dort in Kraft getretenen UVgO ausgenommen – bei Verhandlungsvergaben bis zu einem Auftragswert von 25.000 Euro ist die Abwicklung dort via einfacher E-Mail ausdrücklich für zulässig erklärt. Die Angebotsabgabe per E-Mail ist sehr einfach, Anlagen sind schnell hinzugefügt, die Bearbeitung erfolgt auf gewohnte Art und Weise.

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JustitiaWie ist damit umzugehen, wenn ein Angebot zunächst formwidrig per E-Mail eingeht und dann später form- (und frist)gerecht über die vorgegebene Vergabeplattform? Bislang wurde oftmals vertreten, dass die Möglichkeit der Kenntnisnahme des Angebotsinhalts vor Angebotsöffnung des per E-Mail eingegangenen Angebotes einen Verstoß gegen den Geheimwettbewerb darstellt, so auch das OLG Karlsruhe (Beschl. v. 17.03.2017, 15 Verg 2 / 17) im Fall einer Vergabe nach Maßgabe der VOB/A. Ein solcher Fehler „infiziere“ gleichsam das formgerecht eingegangene Angebot, da auch dessen Inhalt durch die E-Mail bekannt sei. Insofern müssten beide ausgeschlossen werden.

Nunmehr hat das OLG Frankfurt a.M. entschieden, dass ein formgerechtes Angebot nicht allein deshalb vom Verfahren auszuschließen ist, weil es zuvor formwidrig per E-Mail an die Vergabestelle übermittelt worden war (Beschluss vom 18.02.2020, 11 Verg 7 / 19).

Der Sachverhalt

Im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens gab eine Bieterin zunächst ein Angebot per (einfacher, unverschlüsselter) E-Mail ab. Das eigentliche Angebot befand sich im Anhang zu der Mail. Später gab sie es erneut form- und fristgemäß – wie in den Ausschreibungsunterlagen gefordert – über die Vergabeplattform ab. Nach Angebotsöffnung wurde sie von der Vergabestelle darüber informiert, dass das per E-Mail eingegangene Angebot mangels Einhaltung der Formvorschriften auszuschließen sei. Auch das später über die Vergabeplattform eingereichte Angebot sei auszuschließen, da es von dem unverschlüsselten Angebot „infiziert“ werde. Den gesamten Artikel lesen…

Stadt City Ville Bonn

Die Bundesstadt Bonn nutzt bereits seit mehreren Jahren für die Bekanntmachung nach VOB, VgV und UVgO, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen sowie die Angebotsabgabe den Vergabemarktplatz Rheinland im Plattformverbund von vergabe.NRW auf Basis der cosinex-Technologie. Ab sofort nimmt die Stadt Bonn die Angebote auf Ausschreibungen für Bauleistungen ausschließlich elektronisch entgegen.

Die Stadt Bonn stellt bereits seit einigen Jahren die Vergabeunterlagen auf dem Vergabemarktplatz Rheinland kostenfrei zum Download zur Verfügung und nutzt auch für die sichere Kommunikation bei Bieterfragen u.a. die Möglichkeiten der E-Vergabeplattform. Seit Anfang des Jahres werden Angebote für Lieferungen und Leistungen bereits vollständig elektronisch bearbeitet. Unter anderem aufgrund der aktuellen Situation ist dies nunmehr auch für die Vergabe von Bauleistungen erforderlich, auch weil die Dienstgebäude der Stadtverwaltung wegen des Coronavirus für den Publikumsverkehr geschlossen sind.

Das Referat Vergabedienste der Stadt Bonn hat die Kreishandwerkerschaft Bonn/Rhein-Sieg bereits informiert und gibt interessierten Unternehmen im Rahmen der jeweiligen Ausschreibungen entsprechende Informationen zur Einreichung von elektronischen Angeboten. Den gesamten Artikel lesen…

Über einen langen Zeitraum waren die Vorbehalte gegen die elektronische Vergabe (E-Vergabe) erheblich. Ein wesentlicher Grund war die vom Gesetzgeber aufgestellte Hürde, wonach insbesondere Teilnahmeanträge und Angebote mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen waren. Diese Technik hat sich bis heute in der Vergabe-Praxis nicht durchgesetzt. Seit mehreren Jahren ist dieses Hindernis beseitigt; nunmehr ist die „Textform“ ausreichend.

Die Textform nach § 126b BGB erlaubt es dem Verwender – in Abgrenzung zur Schriftform nach § 126 BGB und der elektronischen Form nach § 126a BGB (qualifizierte elektronische Signatur) – mittels einer lesbaren, unterschriftslosen Erklärung elektronisch zu kommunizieren.

Nach wie vor gibt es bei der Verwendung der Textform im Vergaberecht zum Teil erhebliche Unsicherheiten, wie z.B. die Fragen, wer bei der Textform „unterschreiben“ muss, ob man dennoch eingescannte Unterschriften verlangen kann bzw. muss und ob die Angabe eines Firmennamens reicht oder immer auch eine vertretungsberechtigte Person in Textform unterzeichnen muss.

Vergaberechtlicher Hintergrund

Das Regel-Ausnahme-Verhältnis:

Im Oberschwellenbereich sind wohl § 53 Abs. 1 VgV sowie § 11 Abs. 4 EU VOB/A von herausragender praktischer Bedeutung, die für die Abgabe von Angeboten, Teilnahmeanträgen, Interessenbestätigungen und Interessenbekundungen die Textform vorschreiben. Dabei hat der Normgeber ein festes Regel-Ausnahme-Verhältnis etabliert: Nur höchst ausnahmsweise kann der öffentliche Auftraggeber verlangen, dass die vorgenannten Dokumente mit Den gesamten Artikel lesen…

Unternehmen aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich haben im Rahmen der Teilnahme an Ausschreibungen häufig umfassende Nachweise hinsichtlich ihrer Eignung zu erbringen. Eine Eintragung in das amtliche Verzeichnis der IHKen erleichtert den Unternehmen die Bewerbung um öffentliche Aufträge, da Nachweise nur einmalig gegenüber den IHKen erbracht werden müssen und fortan auf die dann erfolgte Präqualifizierung verwiesen werden kann, anstatt bei jeder Angebotsabgabe gesondert den typischen Nachweispflichten nachzukommen.

Auftraggeber können im AVPQ überprüfen, inwieweit Unternehmen geeignet sind, die Liefer- und Dienstleistungen hinsichtlich ihrer grundsätzlichen Eignung zu erbringen oder ob Ausschlussgründe vorliegen. Diese Suche nach der Präqualifikation eines Unternehmens ist fortan nur mehr einheitlich über die öffentliche Recherchefunktion des AVPQ möglich. Die bislang zusätzlich geführte sogenannte Präqualifizierungsdatenbank wird nun seit November dieses Jahres nicht mehr weiter betrieben.

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VergaberechtIn Zeiten der Papiervergabe war es ein Standardproblem – Angebote, die nicht rechtzeitig vorlagen. Die rechtliche Lösung war einfach: Das Übermittlungsrisiko beim postalischen Versand hatte der Bieter zu tragen, d.h., auch für Fehler des Postunternehmens musste der Bieter die Konsequenzen tragen. Der Postdienstleister war Erfüllungsgehilfe (§ 278 BGB) des Bieters. Nur wenn die Zustellungsschwierigkeiten ausnahmsweise in der Sphäre des Auftraggebers begründet waren, weil z.B. eine postalisch nicht existierende Adresse genannt wurde oder die Angebote in der Hauspost des Auftraggebers verloren gingen, hatte der öffentliche Auftraggeber die Folgen zu verantworten.

Theoretisch dürften verspätete Angebote bei der E-Vergabe nicht mehr vorkommen. Weder sollten in der elektronischen Kommunikation unkalkulierbare Postlaufzeiten auftreten, noch Angebote verloren gehen. Aber die Praxis lehrt uns: Auch in Zeiten der E-Vergabe kann es bei der Angebotsabgabe zu Problemen kommen. Der folgende Beitrag von Hrn. Prof. Dr. Christopher Zeiss (Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW) und Hrn. Carsten Klipstein (u.a. Geschäftsführer der cosinex) will aufzeigen, wer bei der E-Vergabe für Probleme bei der Abgabe von E-Angeboten in unterschiedlichen Fallkonstellationen haftet.

1. Fehler des Bieters

Einfach ist die Beurteilung, wenn die Verspätung auf einem Fehler des Bieters oder eines seiner Erfüllungsgehilfen beruht. Dies betrifft etwa Fälle, bei denen der Bieter erst die sprichwörtlichen fünf Minuten vor Ende der Angebotsfrist mit der Übermittlung umfangreicher Datensätze beginnt, einen nicht vom Auftraggeber bzw. dessen Den gesamten Artikel lesen…

MantelbogenverfahrenDas sog. Mantelbogenverfahren, also die Hybride und damit teilweise elektronische Abgabe von Angeboten (und Teilnahmeanträgen) steht immer wieder im Fokus vieler Anfragen unserer Kunden und Interessenten. Auch im Hinblick auf die anstehende Vergaberechtsreform stellt sich die Frage nach der Zulässigkeit des Mantelbogenverfahrens sowie (diese vorausgesetzt) der zukünftigen Bedeutung im Bereich der E-Vergabe. Mit dem vorliegenden Beitrag sollen ein Überblick über diese Form der Angebotsabgabe gegeben sowie Erfahrungen aus unserer Praxis beigesteuert werden.

Was ist das Mantelbogenverfahren?

Der Begriff des „Verfahrens“ ist im Zusammenhang mit dem Mantelbogen u.U. missverständlich. Tatsächlich beschreibt das Mantelbogen-„Verfahren“ die Abgabe eines „elektronischen“ Angebots (oder auch eines Teilnahmeantrags) ohne Einsatz einer qualifizierten oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur, ergänzt um einen sog. Mantelbogen, der vom System für das Angebot erzeugt, ausgedruckt, eigenhändig unterschrieben und postalisch an die Vergabestelle gesendet wird. Dieser soll den Einsatz einer elektronischen Signatur entbehrlich machen.

Das Mantelbogenverfahren steht damit zwischen der rein postalischen Übermittlung eines Angebots und der elektronischen Angebotsabgabe unter Einsatz einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur. Den gesamten Artikel lesen…

Die aktuelle Entscheidung der Vergabekammer Südbayern vom 07. Juli diesen Jahres dürfte im Ergebnis nicht überraschen: Sie befand, dass Bieter bei verspätetem Zugang eines Teilnahmeantrags infolge einer ungewöhnlich langen Postlaufzeit diesen auch in Vergabeverfahren nach VOF mit der Folge eines zwingenden Ausschlusses zu vertreten hat.

Hiervon sei auch dann keine Ausnahme zu machen, wenn die Vergabestelle die Übermittlung auf dem Postweg vorgeschrieben habe und die Verspätung durch Verschulden des Postdienstleisters verursacht wurde. Darüber hinaus seien verspätet eingereichte Teilnahmeanträge nicht anders zu behandeln als verspätet eingereichte Angebote (Beschluss vom 07.07.2014 (Z3-3-3194-1-24-05/14)).

Zum vorliegenden Sachverhalt

In dem konkreten Fall beabsichtigte die Vergabestelle einen Auftrag nach Maßgabe der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) für die technische Ausrüstung, Elektro- und IT-Technik zum Neubau einer Verkehrs- und Betriebszentrale zu vergeben. Den gesamten Artikel lesen…