3d laptop and folders on white background

Nicht nur durch das E-Government-Gesetz haben die Bemühungen um ein „papierloses“ Büro und die elektronische Aktenführung in vielen öffentlichen Einrichtungen aber auch bei Versicherungen und anderen Unternehmen in den letzten Jahren erheblichen Aufwind erfahren. Auch eine Reihe von Vergabestellen, die unser Vergabemanagementsystem im Einsatz haben, nutzen interne Systeme heute bereits für das Führen einer ganz – oder zumindest überwiegend – elektronisch vorgehaltenen Vergabeakte (E-Vergabeakte).

Aber gerade dann, wenn E-Vergabeakten nicht hybrid (also teilweise elektronisch und teilweise in Papierform), sondern vollständig elektronisch geführt werden, ergibt sich häufig die Notwendigkeit des Scannens einzelner Unterlagen, die aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht elektronisch vorliegen. Gute Beispiele sind u.a. schriftlich eingereichte Angebote – wenn noch keine ausschließlich elektronische Angebotsabgabe vorgesehen ist – oder externe Vermerke. Der Weg, auch diese Dokumente der E-Vergabeakte hinzuzufügen, führt im Regelfall über das Scannen der Unterlagen. Moderne und inzwischen verhältnismäßig günstige Hochleistungsscanner machen es heute einfach, auch umfassende Dokumente ohne größeren Aufwand zu digitalisieren. Den gesamten Artikel lesen…