Blog
& News
cosinex Blog & News

Wie die Senatsverwaltung für Umwelt Verkehr und Klimaschutz in einem Rundschreiben mitteilte, setzt das Land Berlin im Rahmen seines 100-Tage-Programms auf strenge Umweltschutzanforderungen auch bei der Beschaffung von Pkw. Fahrzeuge mit vollelektrischem Antrieb sind grundsätzlich vorzuziehen. Nur, wenn für den geplanten Einsatzzweck kein Fahrzeug mit rein elektrischem Antrieb zu vertretbaren Kosten geeignet ist, kann alternativ auf Hybridantrieb gesetzt werden. Das Land reagiert damit auch auf die vom Umweltbundesamt am 26.04.2017 veröffentlichten Erkenntnisse zu dem stark erhöhten Ausstoß von Diesel-Pkw.

Seit Anfang Dezember sind bei der Beschaffung von PKW folgende Umweltschutzanforderungen bei der Leistungsbeschreibung zu verwenden: Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaUnwirksamkeit von Verträgen, die unter Verstoß gegen die (gesetzlich nicht geregelte) Vorabinformationspflicht geschlossen wurden?

In einer bemerkenswerten und aktuellen Entscheidung (vom 13.12.2017) hat das OLG Düsseldorf (Az. 27 U 25/17) aus allgemeinen Rechtsgrundsätzen das Bestehen einer Informations- und Wartepflicht auch im Unterschwellenbereich – sowie der entsprechenden Nichtigkeitsfolge bei Verstößen – entwickelt. Im Rahmen dieses Beitrags möchten wir Ihnen zur gefällten Entscheidung (zu der es sicher noch eine Reihe kontroverser Diskussionen geben wird) einen Überblick geben.

Der Sachverhalt: Eine Stadt beabsichtigte, einem gemeinnützigen Förderverein eines ihrer Grundstücke zu überlassen. Der Verein sollte die auf dem Gelände vorhandenen Freizeitanlagen ausbauen, unterhalten und der Öffentlichkeit im Wesentlichen unentgeltlich zur Verfügung stellen.

Ein österreichisches Unternehmen gab an, ebenfalls in diesem Segment tätig zu sein und wollte im Wege einer einstweiligen Verfügung erreichen, dass die Stadt – vereinfacht dargestellt – den entsprechenden Vertrag ausschreibt bzw. im Wettbewerb vergibt.

Der Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung wurde vom Landgericht zurückgewiesen. Hiergegen richtete sich die Berufung vor dem OLG Düsseldorf.

Die Entscheidung: Das OLG Düsseldorf urteilte zunächst, dass dem österreichischen Unternehmen das Rechtsschutzinteresse fehlte, was ausführlich begründet wurde. Der Antrag sei damit unzulässig.

Unabhängig davon stellte das OLG Düsseldorf in der Sache fest, dass es sich bei der Überlassung des Grundstücks um eine Dienstleistungskonzession handelte. Die Stadt beschaffe als öffentliche Auftraggeberin Dienstleistungen in Form von Freizeitmöglichkeiten für ihre Bürger und Besucher. Die Verwaltung und Instandhaltung der Anlage erfolge durch den Betreiber, der in erheblichem Umfang das Betriebsrisiko trage. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen und der eigenen Organisation sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. In diesem zweiten Teil geht es um die Grundsätze für die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren.

Aufgabenverteilung zwischen Fachabteilungen und zentraler Vergabestelle

Als Grundlage für eine objektive Betrachtung ist eine möglichst präzise Bestimmung der Einzeltätigkeiten erforderlich, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen und späteres Zuständigkeitsgerangel zu vermeiden. Dabei werden sich die eigentlich unstreitig zuzuordnenden Aufgaben herauskristallisieren, zur überwiegenden Zahl der Aufgaben wird es aber erhebliche Diskussionen geben, die allerdings mit klaren Entscheidungen und nicht mit Formelkompromissen beendet werden müssen.

Bleiben wir zunächst bei den Fachabteilungen, die entsprechend ihrer Zuständigkeit ohnehin immer die Initiatoren einer Auftragsvergabe sind. Im VOL- bzw. VgV-Bereich wird ein Vergabevorgang regelmäßig durch die Bedarfsanalyse (qualitativ und quantitativ) ausgelöst, die in eine präzise, umfassende und erschöpfende Leistungsbeschreibung übergehen muss, einschl. der Festlegungen zu Fach- oder Teillosen. Übrigens müssen zu diesem Zeitpunkt nicht nur die Notwendigkeit und die Wirtschaftlichkeit dargelegt werden, sondern auch die Fragen zu Energieeffizienz, Lebenszyklusanalyse, Umwelt- und Arbeitsschutz, usw. so genau formuliert werden, dass im Rahmen der Angebote darauf vergleichbare und auswertbare Antworten erwartet werden können. In dieser frühen Phase des Verfahrens werden bereits grundsätzliche Festlegungen getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf den späteren Wettbewerb und das wirtschaftliche Ergebnis haben. Daher ist es bei vielen öffentlichen Auftraggebern üblich, das Ergebnis der Bedarfsanalyse durch die Revision und/oder politische Gremien bestätigen zu lassen. Zum fachlichen Teil gehören selbstverständlich auch die Kostenschätzung, die Bestimmung des Leistungs- oder Lieferungszeitpunktes, die Sicherung der Finanzierung, die Herbeiführung der notwendigen Gremienbeschlüsse, die Erstellung der Vergabeunterlagen, aber auch Vorschläge zur Vergabeart, den Eignungs- und Zuschlagkriterien usw. Den gesamten Artikel lesen…

Einige Vergabestellen werden solche Anrufe, zum Beispiel aus dem Referat für Öffentlichkeitsarbeit, kennen: Es muss sehr kurzfristig ein neues Logo für das nächste Altstadtfest her oder der Bürgermeister wünscht sich spontan für die feierliche Eröffnung des aktuellen Lieblingsprojekts in zwei Wochen eine kleine Homepage. Nicht selten sehen sich Vergabestellen oder Rechnungsprüfungsämter dann in der Rolle, erklären zu müssen, warum sich solche Leistungen auch bei weitester Auslegung und bestem Willen nicht unter den Ausnahmetatbestand der besonderen Dringlichkeit für eine freihändige bzw. Verhandlungsvergabe subsumieren lassen.

Eine Lösung gibt es aber: Die Designleistung einfach so günstig einkaufen, dass der freihändigen Vergabe nichts im Wege steht. Im besten Fall bleibt man sogar unterhalb der Wertgrenze von 1.000 € (nach Maßgabe der UVgO), sodass ein Direktkauf in Frage kommt.

Wie das funktionieren kann, haben wir in einem Praxistest ausprobiert. Der nachfolgende Erfahrungsbericht soll Vergabestellen und den für Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Bedarfsträgern einen Einstieg in die Möglichkeiten von Designwettbewerben über internationale Ausschreibungsplattformen geben.

Die Aufgabenstellung: Neues Logo für die Gruppe

Die cosinex und ihre Beteiligungen haben sich in den letzten Jahren – wie bereits in einem Beitrag vor einigen Tagen berichtet – zu einer Unternehmensgruppe im Bereich E-Government entwickelt. Um das breite Tätigkeitsspektrum, in dem wir tätig sind, deutlich zu machen, sollte die cosinex Gruppe eine neue Marke und damit natürlich auch ein neues Logo erhalten. Mit GovTech war der Name bzw. die Marke rasch gefunden, nun sollte zeitnah auch ein neues Logo her.

Bei Kreativ- und Designleistungen arbeiten wir häufig mit eigenen Ressourcen, zum Teil auch mit wenigen ausgewählten Agenturen zusammen. Für die reine Aufgabenstellung zur Gestaltung eines neuen Logos einerseits und Ideen für abzuleitende Designaufgaben andererseits wollten wir andere Wege ausprobieren.

Der klassische Weg in der Privatwirtschaft: Offene Designwettbewerbe

Zuvor ein kurzer Ausflug zur Beschaffung von Designleistungen in der Privatwirtschaft auf dem bislang „klassischen“ Weg: dem Designwettbewerb. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert?

Diese und weitere Fragen zur Organisation von Vergabestellen insb. in Kommunen beleuchtet die vierteilige Beitragsreihe des „Verwaltungsprofis“ Werner Adams in unserem Blog. Mit vielen Jahren Erfahrung u.a. als stellv. Hauptamtsleiter, später Leiter der Zentralen Vergabestelle der Stadt Köln und mittlerweile mehrjähriger Praxis als Coach und Berater von Kommunalverwaltungen wirft Hr. Adams vielfältige Aspekte für eine effiziente Organisation kommunaler Vergabestellen auf.

Zuständigkeit für Vergabeverfahren in Kommunen

Die Zuständigkeiten für die Abwicklung von Vergabeverfahren und die Organisation von dezentralen (aber auch zentralen) Vergabestellen sind bei vielen öffentlichen Auftraggebern aufgrund der über Jahre gewachsenen Strukturen zwei nach wie vor heiß und bisweilen sogar hoch emotional diskutierte Themen. Dass es infolge steigender vergaberechtlicher Anforderungen und vergabetechnischer Kenntnisse ohne eine zentrale Zuständigkeit nicht geht, ist inzwischen zumindest dann anerkannte Meinung, wenn man die Emotionen ein Stück weit beiseite rückt und sich alle Beteiligte auf den sachlichen Kern konzentrieren.

Leider sind bei der Abwicklung von Vergabeverfahren immer noch viele öffentliche Auftraggeber fast vollständig dezentral organisiert. Damit fehlt es an einer Stelle, bei der alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt bearbeitet und entschieden werden. Die Betonung liegt hier auf vergaberechtlich, nicht auf „fachlich“, denn diese vergaberechtlichen Fragen stellen sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig vom sachlich/fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung. Dennoch wird den Vergabeprozessen immer noch nicht der Stellenwert zugemessen, der ihnen angesichts ihrer wirtschaftlichen Auswirkung zukommt. Statt sich der Herausforderung zu stellen, diese Notwendigkeit – ob sie einem gefällt oder nicht sei dahingestellt – anzuerkennen und damit offensiv umzugehen, wird es sich vielfach leichtgemacht und Vergaberecht pauschal als Bremser oder Hemmschwelle in Bau- und Beschaffungsprojekten gebrandmarkt. Das ist als pauschale Aussage eindeutig nicht richtig, denn bei näherer Betrachtung wird deutlich, dass es sich bei der überwiegenden Zahl kritischer Vergabefälle um fehlerhafte oder unvollständige Bedarfsermittlungen bzw. Planungen handelt, die aus dem vergaberechtlichen Blickwinkel gnadenlos aufgedeckt werden. Vergaberecht sollte deshalb ganz allgemein auch als (ein) Hilfsmittel zur Qualitätssicherung der erwarteten Leistungen verstanden werden. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaJe häufiger elektronische (Kommunikations-) Mittel in Vergabeverfahren Einsatz finden, desto mehr Anlässe ergeben sich, in denen sich auch Nachprüfungsinstanzen mit Zweifelsfällen befassen müssen. Von zentraler Bedeutung sind dabei die Bestimmungen zur elektronischen Bereitstellung der Vergabeunterlagen. Wird hiergegen verstoßen, kann dies zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen, wie die 2. Vergabekammer (VK) des Bundes in einem Beschluss unterstrichen hat (VK 2 – 128 – 17).

Im Kern ging es in dem der Entscheidung zugrunde liegenden Sachverhalt darum, dass eine Vergabestelle einen Rahmenvertrag über Reinigungsdienstleistungen ausgeschrieben hat. Die Vergabeunterlagen enthielten ein Merkblatt, welches hinsichtlich bestimmter Kalkulationsvorgaben wiederum auf ein Muster des Handbuchs der Gebäudereinigung verwies. Das entsprechende Muster war in den elektronisch bereitgestellten Unterlagen allerdings nicht enthalten. Ein Bieter verstieß gegen die auf diesem Weg mitgeteilte Kalkulationsvorgabe. Aus diesem Grund sollte sein Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

Nach § 57 Abs. 1 VgV sind Angebote auszuschließen, die nicht den Erfordernissen des § 53 VgV entsprechen. § 53 Abs. 7 Sätze 1 und 2 VgV schreiben vor, dass Änderungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind (Satz 1) und Angebote vollständig sein und alle geforderten Angaben und Erklärungen enthalten müssen (Satz 2). Im betrachteten Fall lagen mangels Formblatt bestimmte Erklärungen zur Pflegeversicherung und Insolvenzgeldumlage gerade nicht vor.

In dem Nachprüfungsverfahren kam es daher darauf an, ob die Verwendung des Formblattes seitens der Vergabestelle aufgrund des bloßen Verweises in den Vergabeunterlagen überhaupt wirksam gefordert worden war. Den gesamten Artikel lesen…

Die Leistungsfähigkeit und die Potentiale einer E-Vergabeplattform zeigen sich nicht nur bei der Durchführung vermeintlich klassischer Vergabeverfahren. Spannend wird es, wenn es nicht um verhältnismäßig typische Gewerke oder Ausschreibungsarten geht, sondern wenn aufgrund sehr spezifischer Leistungen besondere Bieterkreise angesprochen werden sollen oder auch dann, wenn die Vergabeplattform etwa für Auslobungsverfahren genutzt werden soll.

In diesem Sinne ist das Brandenburger Forstministerium (Ministerium für Ländliche Entwicklung, Umwelt und Landwirtschaft des Landes Brandenburg, kurz MLUL) einen innovativen Weg gegangen und nutzt die Vergabeplattform des Landes für ein Interessenbekundungsverfahren der besonderen Art. So eröffnet das Ministerium ausgebildeten Forstexperten die Möglichkeit, an einem Auswahlverfahren zur Anerkennung als Berater teilzunehmen.

Um den Beraterkreis zu erweitern hat das Ministerium bis zum 31. Januar ein entsprechendes Verfahren auf dem Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg freigeschaltet. Anerkannte Berater erhalten die Möglichkeit, für die fachliche Beratung von Privat- und Kommunalwaldbesitzern eine finanzielle Förderung zu beantragen.

Auf den 650.000 Hektar Waldfläche, die sich im Land Brandenburg in privater wie in kommunaler Hand befinden, verbergen sich nach Einschätzung des Ministeriums unverändert erhebliche wirtschaftliche wie ökologische Potentiale. Zum einen warten Holzmengen auf ihre Ernte und Vermarktung, zum anderen können potentiell größere Waldflächen in nachhaltigere und insbesondere klimaflexible Mischwälder umgebaut werden. Um diese Potenziale erkennen und heben zu können, greifen Waldeigentümer auf freiberufliche Forstsachverständige zurück. Den gesamten Artikel lesen…

Kommunikationsmittel im VergabeverfahrenWie sich zeigt, nutzen immer noch einige Vergabestellen E-Mails als Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren, ohne auf die technische Infrastruktur einer Vergabeplattform zurückzugreifen. Rein rechtlich ist dies – mit Ausnahme der Entgegennahme elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge sowie Interessenbekundungen bei förmlichen Verfahren – zwar grundsätzlich möglich, birgt allerdings spezifische Risiken, die im Streitfall die Aufhebung des Vergabeverfahrens oder zumindest eine Zurückversetzung verursachen können.

Im vorliegenden Blog-Beitrag werden anhand der Entscheidung der Vergabekammer Thüringen (vom 14.07.2017, 250 – 4002 – 5969 / 2017 – N – 007 – EIC) die rechtlichen Probleme bei der Verwendung von E-Mails in Vergabeverfahren dargestellt, um darauf aufbauend Hinweise für eine rechtssichere Handhabung zu geben.

Die Entscheidung

Der Sachverhalt zur o.g. Entscheidung ist geradezu typisch: Der Vergabestelle fällt auf, dass die Bewerber über einen ausschreibungsrelevanten Sachverhalt informiert werden müssen. Vorliegend waren es kalkulationserhebliche Mengenangaben zum Gerüstbau. Hierüber wurden die Bewerber per E-Mail informiert. In der Vergabeakte wurde ein Ausdruck der E-Mail mit dem Vermerk: „Gesendet: Montag, 29. Mai 2017 10:08“ abgelegt. Ein Bewerber kalkuliert ohne die per E-Mail versandten Angaben und gab sein Angebot ab. Er wurde deshalb vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Er erhob in dem nationalen Verfahren Einspruch vor der Vergabekammer und behauptete, die E-Mail der Vergabestelle nicht erhalten zu haben. § 19 des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG) bietet im Unterschwellenbereich bei Bauleistungen ab 150.000 Euro (netto) eine entsprechende Rechtsschutzmöglichkeit. Den gesamten Artikel lesen…

Veranstaltungen E-Vergabe Webinare Webinar Das Vergabemanagementsystem (kurz VMS) ergänzt E-Vergabeplattformen um die Unterstützung der internen Prozesse bei Vergabeverfahren und unterstützt Vergabestellen dabei ein effizientes Berichtswesen zu führen und automatisierte Auswertungen zu erstellen. Im Rahmen der integrierten E-Vergabeakte werden Vergabeverfahren rechtssicher elektronisch dokumentiert.

Mit Hilfe standardisierter Schnittstellen zu den gängigen E-Vergabeplattformen wie z.B. der e-Vergabe des Bundes, dem Deutschen Vergabeportal (DTVP) sowie den landesweiten E-Vergabeplattformen von Brandenburg, Niedersachsen, Nordrhein Westfalen oder Rheinland-Pfalz lässt sich auch die elektronische Kommunikation mit den Bietern medienbruchfrei integrieren.

Im Rahmen kostenfreier, einstündiger Online-Seminare erhalten Sie die Möglichkeit, sich von unseren Produktberatern einen fundierten Überblick über die Möglichkeiten der Lösung geben zu lassen.

E-Vergabeakte und Vergabemanagementsystem

An folgenden Terminen können Sie an einem der kostenfreien Online-Seminare teilnehmen:

  • Mittwoch, den 10. Januar ab 10 Uhr
  • Mittwoch, den 07. Februar ab 10 Uhr
  • Mittwoch, den 07. März ab 10 Uhr

Zu den Webinaren können Sie sich hier anmelden. Den gesamten Artikel lesen…

Die meisten Kunden und Leser unseres Blogs kennen cosinex insbesondere als führenden Anbieter technologischer Lösungen im Bereich der E-Vergabe. Nicht alle wissen, dass wir in den vergangenen Jahren auch außerhalb dieser Kernkompetenz eine Vielzahl anspruchsvoller E-Government-Projekte erfolgreich realisieren konnten und uns mit unseren Beteiligungsgesellschaften mittlerweile zu einer dynamischen Unternehmensgruppe im Bereich Verwaltungsdigitalisierung und E-Government entwickelt haben.

Aufgrund des nachhaltigen Wachstums aller beteiligten Unternehmen stellt sich die cosinex-Gruppe für zukünftige Entwicklungen neu auf: Das sicher Augenscheinlichste ist, dass die Gruppe zukünftig unter der Marke GovTech firmiert wird. Mit der Namensänderung möchten wir das zunehmend breitere Tätigkeitsspektrum deutlich machen, mit dem die Unternehmen der Gruppe die Digitalisierung im Bereich der öffentlichen Verwaltungen unterstützen und das wir in den nächsten Jahren weiter ausbauen werden. Schwerpunkte sind Lösungen, individuelle Softwareentwicklungen und Beratungsangebote, mit denen wir unsere besonderen Kompetenzen und Erfahrungen in den Bereichen IT, Verwaltung und Recht für die weitere Digitalisierung mehrwertschaffend einbringen können.

Neue Beteiligungen

Aber auch über die Umbenennung hinaus gibt es einige Neuerungen. Jüngste Beteiligung der Gruppe ist neben der GovTech GmbH nun die d-NRW Gesellschaft für Softwareentwicklung und Beratung mbH, die infolge des Zuschlags auf die Ausschreibung des Entwicklungs-Rahmenvertrags der d-NRW AöR gemeinsam mit der BMS Consulting GmbH sowie der publicplan GmbH entstanden ist.

Erweiterungen im Management

Den gesamten Artikel lesen…