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JustitiaEin aktueller Beschluss der VK Westfalen befasst sich mit der Frage, ob und in welchem Umfang Dokumentationen (hier: für die Angebotswertung) im Nachprüfungsverfahren nachgeholt werden können.

Viele Vergabestellen kennen das ungute Gefühl, wenn die Vergabeakte im Nachprüfungsverfahren an die Vergabekammer übersandt werden muss: Sind etwa Begründungen bei Ausnahmetatbeständen hinreichend nachvollziehbar? Und insbesondere auch die Frage: Ist die Angebotswertung im Vergabevermerk ausreichend dokumentiert worden? Gerade solcherlei Aspekte stellten sich auch im Zusammenhang mit der noch nicht abgeschlossenen Diskussion zur Schulnotenrechtsprechung oftmals als Achillesverse heraus.

In einem aktuellen Beschluss entschied die Vergabekammer Westfalen jüngst (01.02.2018, VK 1-39/17), dass die Dokumentation der Angebotswertung im Nachprüfungsverfahren in bestimmten Grenzen nachgeholt werden kann. Auch wenn gegen die Entscheidung sofortige Beschwerde bei dem OLG Düsseldorf eingelegt wurde, ist der Beschluss so spannend, dass er im folgenden Blog-Beitrag besprochen wird.

Zum Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb die Erbringung von Postdienstleistungen in einem EU-weiten Vergabeverfahren aus.

In der Leistungsbeschreibung benannte die Vergabestelle u.a. folgende Zuschlagskriterien:

  • Preis (40%),
  • Zustellquote (30%),
  • Bewertung von Konzepten zur Qualitätssicherung und Vermeidung ungerechtfertigter Rücksendungen (15%) und
  • das Konzept zur Auswahl und Qualifikation des für den Auftrag vorgesehenen Personals (15%).

Die Punkteskala für die „Qualitätssicherung“ konkretisierte die Vergabestelle in ihrer Leistungsbeschreibung in der Weise, dass sie für ungenügende Konzepte 0 Punkte vergeben wollte, während für sehr gute fachliche Qualität 15 Punkte vorgesehen waren. Den gesamten Artikel lesen…

Landeszeichen NRWUm die Wirtschaft von unnötigen und belastenden Regelungen frei zu machen und Bürger und Unternehmen von entsprechenden Vorgaben zu befreien, wurden in der Vergangenheit die hinlänglich bekannten Entfesselungspakete ausgearbeitet und auf den Weg gebracht.

Bereits Ende letzten Jahres legte das Kabinett des Landes im Rahmen des „Entfesselungspakets II“ eine Gesetzesnovelle zur Änderung des EGovG NRW vor, die zugleich die Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie der EU (2014/55/EU) zum Gegenstand hatte. Dabei greift der Entwurf einige Grundgedanken der bereits erfolgten Umsetzung der Richtlinie auf Bundesebene (hier § 4a EGovG) auf, geht aber in Details darüber hinaus bzw. berücksichtigt auch Aspekte, die auf Bundesebene in der im September letzten Jahres gefassten Rechtsverordnung (Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung) für den Bereich der Bundesverwaltung geregelt wurden.

Der Entwurf sieht für einen neuen § 7a EGovG NRW in Absatz 1 vor, dass „unabhängig vom Auftragswert und vom Betrag der Rechnung“ elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten sind, wenn sie gegenüber einem öffentlichen Auftraggeber ausgestellt wurden. Gerade vor dem Hintergrund der relativ gesehen noch geringen Anzahl an elektronisch übermittelten Rechnungen spricht vieles dafür, dass diese Neuerung und die damit umgesetzte vollständige Öffnung gegenüber elektronischen Rechnungseingängen den Kern des Entfesselungsgedankens trifft. Dies wird auch deswegen anzunehmen sein, da die Vorgabe damit weit über die Anforderungen der EU-Richtlinie hinaus geht, die die Pflicht zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen nur bei solchen Rechnungen vorsieht, die im Zuge EU-weiter Ausschreibungen übermittelt werden (vgl. Art. 1 der Richtlinie). Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaJeder Vergabepraktiker kennt die Situation: Zuschlagskriterien wie Qualität, Benutzerfreundlichkeit oder Zweckmäßigkeit sollen in die Wertung einfließen. Damit müssen Angebotsinhalte in Form von Wertungspunkten operationalisiert werden. Eine Möglichkeit ist, Punkte oder Schulnoten zu vergeben. Dabei muss der Wertende eine Transformationsleistung erbringen: Eine Information muss in einen Punktewert oder eine Schulnote „übersetzt“ werden.

Es liegt auf der Hand, dass der Bieter ein Interesse daran hat, diejenigen Kriterien zu kennen, an denen sein Angebot gemessen wird. Die entsprechende rechtliche Forderung nach Transparenz enthält bspw. § 58 Abs. 3 Satz 1 VgV: „Der Öffentliche Aufraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen an, wie er die einzelnen Zuschlagskriterien gewichtet, um das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln.“

Damit ist aber noch nicht gesagt, wie detailliert diese Information zu erfolgen hat. Muss der Bieter genau erkennen können, welches Angebotsdetail zu welcher Benotung führt? Wie detailliert müssen Wertungssprünge beschrieben sein und wie ist mit Unterkriterien bzw. Unter-Unter-Kriterien zu verfahren?

Diese Fragen waren unter dem Stichwort „Schulnotenrechtsprechung“ immer wieder Gegenstand unterschiedlicher Entscheidungen verschiedener Gerichte und Instanzen (EuGH, OLG, BGH). Sowohl Juristen als auch Vergabepraktiker fragen sich angesichts der äußerst differenzierten und häufig auch einzelfallbezogenen Rechtsprechung und Entwicklung(en) zunehmend, was denn nun bei der täglichen Vergabetätigkeit im Hinblick auf das Bewertungssystem zu beachten ist.

Bei der immer wieder erörterten Schulnotenrechtsprechung geht es – verkürzt gesagt – um die Frage, welche Maßstäbe an die Transparenz bei der Bewertungsmethode und den Erläuterungen anzulegen sind, d.h. worin sich denn etwa bei einer Skala von 0 bis 10 ein 3-Punkte Angebot von einem 5-Punkte Angebot unterscheidet.

Mit dem nachfolgenden Blog-Beitrag soll anlässlich der jüngsten Entscheidung des OLG Düsseldorf (Beschluss vom 17.01.2018, Az: VII – Verg 39 / 17) etwas Licht ins Dunkel gebracht werden. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemMit dem neuen Modul Bedarfsmanagement bieten wir die Möglichkeit, Beschaffungsanträge sowie deren Prüfung und Genehmigung nun auch integriert innerhalb des VMS abzubilden. Ein weiterer Baustein, um die Prozesse rund um das Öffentliche Auftragswesen medienbruchfrei elektronisch abzuwickeln.

In den meisten Fällen stehen vor der Einleitung des Vergabeverfahrens ein Bedarfsantrag sowie dessen Prüfung und Freigabe, bevor dieser in die Vergabestelle zur Ausschreibung gegeben wird. Um auch diesen Teilprozess medienbruchfrei in die elektronische Vergabeakte zu integrieren, bestanden bereits verschiedene Möglichkeiten in unserer Lösung. Neben Upload-Funktionen konnten etwa durch den VMS-Connector und die dort enthaltenen Standard-Schnittstellen zu führenden ERP-Systemen wie MACH, SAP & Co. bereits erfasste und geprüfte bzw. freigegebene Bedarfsanträge in das Vergabemanagementsystem (bzw. die E-Vergabeakte) übernommen werden. Für Organisationen, die kein ERP-System im Einsatz haben oder diese Prozesse nicht in ihrem ERP-System abbilden möchten, konnten Nutzer mit der entsprechenden Rolle Vergabeakten anlegen. Außerhalb des Systems beantragte und freigegebene Beschaffungsanträge konnten als Excel-Datei in Form eines ersten Leistungsverzeichnisses hochgeladen werden.

Mit dem neuen Modul Bedarfsmanagement kann nun auch dieser Prozess innerhalb des VMS integriert abgebildet werden.

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Neue Termine unserer kostenfreien Webinare zur elektronischen Kommunikation in Vergabeverfahren, der rechtssicheren Dokumentation der Vergabe im Rahmen von E-Vergabeakten u.a.

Die Webinare rund um die E-Vergabeplattformen Deutsches Vergabeportal (DTVP) sowie vergabe.NRW richten sich an die verschiedensten Zielgruppen: egal ob Sie als Vergabestelle bereits eine E-Vergabe-Lösung im Einsatz haben oder nicht, geben Ihnen die Online-Veranstaltungen interessante Einblicke in unsere Lösungsansätze. Gerade auch für Rechtsanwälte und weitere Projektanten im Vergabeverfahren, die ihren Mandanten die elektronische Abwicklung bzw. Kommunikation mit den Bietern als optionalen Mehrwertdienst anbieten möchten, eignen sich die Webinare für einen guten Einstieg.

Einsatz von E-Vergabeplattformen: Einfach, schnell, sicher!

Die nächsten Termine für die Webinare zum Deutschen Vergabeportal sowie den regionalen E-Vergabeplattformen in Niedersachsen (vergabe.Niedersachsen) und Rheinland-Pfalz (rlp.vergabekommunal) finden Sie unter diesem Link.

Die nächsten Webinare von d-NRW zu den regionalen Vergabeplattformen in Nordrhein-Westfalen finden zu folgenden Terminen statt: Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaIn einer aktuellen Entscheidung (VK 2 – 154/17) hat sich die Vergabekammer des Bundes (VK-Bund) noch einmal grundsätzlich mit den Formerfordernissen bei schriftlichen Angeboten befasst. Demnach gilt nach wie vor: Bei schriftlichen Angeboten muss eine eigenhändige Unterschrift vorliegen. Eine eingescannte Unterschrift genügt nicht, weshalb das Angebot zwingend auszuschließen ist.

Zum Sachverhalt

Die Vergabestelle führte ein EU-weites Vergabeverfahren nach Maßgabe der VOB/A durch. Die Auftragsbekanntmachung enthielt den Hinweis: „Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben.“ Auf dem entsprechenden Formblatt war angekreuzt worden, dass Angebote „schriftlich“ abzugeben sind.

Das Angebotsschreiben der späteren Antragstellerin (ASt) enthielt keine handschriftliche, sondern lediglich eine fotokopierte bzw. eingescannte Unterschrift. Gleichwohl vermerkte die Vergabestelle in ihrem Vergabevermerk: „Rechtsverbindliche Unterschrift: Ja“. Den gesamten Artikel lesen…

CPV-CodeSeit einiger Zeit befassen wir uns im Rahmen eines Forschungsprojektes sowohl mit theoretischen als auch praktischen Ansätzen für einen einfacheren wie effizienteren Einsatz des CPV-Codes. Abstrakt geht es um die Frage, was am CPV-Code besser gemacht werden könnte, konkret aber insbesondere auch darum, wie im ersten Schritt Vergabestellen unterstützt werden können, mit dem gegebenen Standard möglichst wirksam umzugehen.

Ausgewählte Erkenntnisse aus diesem Forschungsprojekt wurden verschiedentlich im Rahmen dieses Blogs veröffentlicht. So wurden u.a. die Ergebnisse einer Umfrage zum CPV-Code, die unter den öffentlichen Auftraggebern in Deutschland durchgeführt wurden, vorgestellt und analysiert. Aber auch die ersten Ergebnisse der empirischen Untersuchung zum tatsächlichen Nutzungsverhalten bei der Auswahl geeigneter CPV-Codes (vgl. hierzu auch „Empirische Studie zur Verwendung des CPV-Codes“), wurden unseren Lesern präsentiert. Mit diesem Beitrag möchten wir weitere Ergebnisse der u.a. statistischen Auswertungen vorstellen, die auf einer Analyse von über zwei Millionen EU-weiten Auftragsbekanntmachungen aus den Jahren 2011 bis 2015 basieren.

Hintergrund für die im Folgenden vorgestellte Auswertung1 war die Annahme, dass die Benutzung nur eines oder weniger CPV-Codes für die Auftragsbekanntmachungen, die von ihrem Umfang her mehr CPV-Codes erfordern (wie z.B. nicht nur „Bauarbeiten für Schwimmbäder“ (45212212), sondern ggf. auch „Einrichtungen für Schwimmbecken“ (43324100), „Maschinen und Geräte zum Filtrieren oder Reinigen von Wasser“ (42912300) u.a.2) zu unnötigen Komplikationen bei den potentiellen Bietern führen kann. Dieser Aspekt wurde im Rahmen der Studie verifiziert, indem die Menge der pro Ausschreibung benutzten CPV-Codes im Ländervergleich ermittelt wurde, also die Menge der CPV-Codes, die im Durchschnitt pro EU-weite Auftragsbekanntmachung in unterschiedlichen Mitgliedstaaten benutzt wurde. Dieser Wert gibt angesichts erfahrungsgemäß umfassender Leistungskombinationen bei EU-weiten Ausschreibungen tendenziell einen Hinweis darauf, wie umfassend bzw. detailliert ein komplexer Auftragsgegenstand durch den öffentlichen Auftraggeber codiert wurde. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Im zweiten und dritten Teil ging es um die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren. Im vierten Teil werden einige Teilaspekte betrachtet, die nicht nur im kommunalen Umfeld nicht unbedeutend sind.

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, zentrale Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

VgV: Nach § 8 VgV ist das gesamte Vergabeverfahren incl. sämtlicher, auch interner Unterlagen, Protokolle etc., elektronisch (in Textform nach § 126b BGB) zu dokumentieren.

UVgO: § 6 (1) UVgO beschäftigt sich mit diesem Thema, danach ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der Entscheidungen festgehalten werden.

VOB: Der § 20 VOB/A EU macht es sich einfach: „Das Vergabeverfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren“. Den gesamten Artikel lesen…

Entwurf VOB/A Haus §§Unter der Überschrift „Ein neuer Aufbruch für Europa – eine neue Dynamik für Deutschland…“ haben sich CDU, CSU und SPD auf einen Koalitionsvertrag verständigt. Ob damit eine neue Bundesregierung gebildet werden kann und dieser als künftige Leitlinie einer neuen Regierung wirksam vereinbart wird, hängt nunmehr vom kommenden Mitgliederentscheid der SPD Anfang März ab. Einen entsprechenden Beschluss vorausgesetzt, hält der Koalitionsvertrag auch für das Vergaberecht und hier insb. für die VOB(/A) einiges in petto.

Bereits in der vergangenen Woche meldete sich der Zentralverband Deutsches Baugewerbe (ZDB) mit einer Stellungnahme zu vermeintlichen Plänen einer Großen Koalition für eine Abschaffung der VOB, wohl anlässlich erster Papiere, die den Interessenvertretern der Verbände aus den Verhandlungsgruppen zur Verfügung gestellt wurden. In dieser erklärte Felix Pakleppa (Hauptgeschäftsführer des ZDB) in der Stellungnahme „Wer die VOB abschaffen möchte – und das wäre die Konsequenz einer solchen Vergabeverordnung – hat keine Ahnung von den Abläufen im öffentlichen Bau. Die VOB ist die Garantie für eine praxisgerechte und unbürokratische Vergabe in der Bauwirtschaft. Im dem rund 1.000 Seiten starken Werk beinhalten rund 900 Seiten die technischen Normen. Hier stellt sich die Frage, ob das Wirtschaftsministerium zukünftig sämtliche technische Normen regeln und in ein Gesamtwerk übernehmen möchte.

Dabei dürfte es bereits zu diesem Zeitpunkt den künftigen Koalitionären kaum um die sehr umfassenden Teile der VOB/B, also die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen oder die VOB/C, die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen, gegangen sein, sondern bestenfalls um die rund 100 Seiten der VOB/A, die zum Teil hochredundant etwa die in der VgV geregelten europarechtlichen Vorgaben stellenweise mit eigenen Formulierungen wiedergibt und damit in Details bei einigen Rechtsanwendern mehr Unsicherheiten auslöst, als Klarheit schafft. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Nachdem es im zweiten Teil abstrakt um die Frage der möglichen Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle ging, beleuchtet der dritte Teil u.a. die einzelnen Prozessschritte im Verfahren.

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren. Insofern spielten die Elemente

  • Zuständigkeit,
  • Mitwirkung,
  • Verantwortung und
  • Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die zentrale Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich. Den gesamten Artikel lesen…