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VgV § 8 Dokumentation und Vergabevermerk
(1) Der öffentliche Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist. Dazu gehört zum Beispiel die Dokumentation der Kommunikation mit Unternehmen und interner Beratungen, der Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung und der Vergabeunterlagen, der Öffnung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen, der Verhandlungen und der Dialoge mit den teilnehmenden Unternehmen sowie der Gründe für Auswahlentscheidungen und den Zuschlag.
(2) Der öffentliche Auftraggeber fertigt über jedes Vergabeverfahren einen Vermerk in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs an. Dieser Vergabevermerk umfasst mindestens Folgendes:
- den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems,
- die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,
- die nicht berücksichtigten Angebote und Teilnahmeanträge sowie die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Nichtberücksichtigung,
- die Gründe für die Ablehnung von Angeboten, die für ungewöhnlich niedrig befunden wurden,
- den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots sowie, falls bekannt, den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt, und gegebenenfalls, soweit zu jenem Zeitpunkt bekannt, die Namen der Unterauftragnehmer des Hauptauftragnehmers,
- bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen die in § 14 Absatz 3 genannten Umstände, die die Anwendung dieser Verfahren rechtfertigen,
- bei Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb die in § 14 Absatz 4 genannten Umstände, die die Anwendung dieses Verfahrens rechtfertigen,
- gegebenenfalls die Gründe, aus denen der öffentliche Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems verzichtet hat,
- gegebenenfalls die Gründe, aus denen andere als elektronische Mittel für die Einreichung der Angebote verwendet wurden,
- gegebenenfalls Angaben zu aufgedeckten Interessenkonflikten und getroffenen Abhilfemaßnahmen,
- gegebenenfalls die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben wurden, und
- gegebenenfalls die Gründe für die Nichtangabe der Gewichtung von Zuschlagskriterien.
(3) Der Vergabevermerk ist nicht erforderlich für Aufträge auf der Grundlage von Rahmenvereinbarungen, sofern diese gemäß § 21 Absatz 3 oder gemäß § 21 Absatz 4 Nummer 1 geschlossen wurden. Soweit die Vergabebekanntmachung die geforderten Informationen enthält, kann sich der öffentliche Auftraggeber auf diese beziehen.
(4) Die Dokumentation, der Vergabevermerk sowie die Angebote, die Teilnahmeanträge, die Interessensbekundungen, die Interessensbestätigungen und ihre Anlagen sind bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags. Gleiches gilt für Kopien aller abgeschlossenen Verträge, die mindestens den folgenden Auftragswert haben:
- 1 Million Euro im Falle von Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen,
- 10 Millionen Euro im Falle von Bauaufträgen.
(5) Der Vergabevermerk oder dessen Hauptelemente sowie die abgeschlossenen Verträge sind der Europäischen Kommission sowie den zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörden auf deren Anforderung hin zu übermitteln.
(6) § 5 bleibt unberührt.
§ 8 dient der Umsetzung von Artikel 84 der Richtlinie 2014/24/EU und entspricht im Grundsatz dem bisherigen § 24 EG VOL/A. In Übereinstimmung mit den Vorgaben des Artikels 84 der Richtlinie 2014/24/EU wird nunmehr zwischen der von Beginn des Vergabeverfahrens an bestehenden Dokumentationspflicht und der Pflicht zur Erstellung eines Vergabevermerks (spätestens) nach Abschluss des Vergabeverfahrens unterschieden. Die Dokumentationspflicht ist übergreifend; eine Teilmenge davon bildet der Vergabevermerk.
Zu Absatz 1
Absatz 1 normiert in Umsetzung von Artikel 84 Absatz 2 Satz 1 und 2 der Richtlinie 2014/24/EU die Pflicht, die maßgeblichen Aspekte eines Vergabeverfahrens von Beginn an fortlaufend zu dokumentieren. Die Dokumentation ist Ausfluss des Transparenzgrundsatzes. Sie dient dazu, die Entscheidungen des öffentlichen Auftraggebers nachvollziehen und rechtlich prüfen zu können. Die Dokumentation ist in Textform zu erstellen.
Zu Absatz 2
Absatz 2 regelt die Pflicht des öffentlichen Auftraggebers, über jedes Vergabeverfahren einen Vergabevermerk anzufertigen. Mit der Vorschrift wird Artikel 84 Absatz 1 Unterabsatz 1 der Richtlinie 2014/24/EU umgesetzt. Der Begriff „Vergabevermerk“ entspricht der Terminologie der Richtlinie 2014/24/EU. In zeitlicher Hinsicht kann der Vergabevermerk auch erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens und Veröffentlichung der Vergabebekanntmachung erstellt werden. Nach Maßgabe des Absatzes 3 können sich öffentliche Auftraggeber auf die Vergabebekanntmachung beziehen. Der Vergabevermerk ist in Textform zu erstellen. Der Vergabevermerk muss den vorgegebenen Mindestinhalt entweder direkt aufführen oder die entsprechenden Inhalte durch Bezugnahme auf beigefügte Anlagen kenntlich machen.
Gemäß Nummer 6 sind die Umstände zu dokumentieren, die die Anwendung des Verhandlungsverfahrens und wettbewerblichen Dialogs rechtfertigen. Soweit sich der öffentliche Auftraggeber im Bereich der sozialen und anderen besonderen Dienstleistungen bewegt, ist er in der Wahl der wettbewerblichen Verfahrensarten gemäß § 65 Absatz 1 dieser Verordnung frei und muss die Wahl einer bestimmten Verfahrensart nicht rechtfertigen.
Zu Absatz 3
Mit Absatz 3 wird die Regelung von Artikel 84 Absatz 1 Unterabsatz 2 und 3 der Richtlinie 2014/24/EU umgesetzt.
Zu Absatz 4
Absatz 4 Satz 1 regelt in Umsetzung von Artikel 84 Absatz 2 Satz 3 der Richtlinie 2014/24/EU, dass die Dokumentation für die Dauer der Vertragslaufzeit sowie mindestens für drei Jahre ab dem Tag der Vergabe des Auftrags aufzubewahren ist. Die Aufbewahrungspflicht wird auch auf den Vergabevermerk erstreckt. Mit Absatz 4 Satz 2 wird Artikel 83 Abs. 6 der Richtlinie 2014/24/EU umgesetzt. Der Zugang zu den Verträgen ist von den öffentlichen Auftraggebern nach Maßgabe der allgemeinen Vorschriften zu gewähren. Die Unterlagen müssen dabei nicht als physische Kopien verwahrt werden; eine entsprechend gesicherte elektronische Speicherung ist diesbezüglich ausreichend.
Zu Absatz 5
Absatz 5 setzt Artikel 84 Absatz 3 der Richtlinie 2014/24/EU um. Danach muss der Vergabevermerk oder dessen Hauptelemente der Europäischen Kommission und den zuständigen nationalen Behörden auf deren Anforderung hin übermittelt werden. Zuständige nationale Behörden sind insbesondere die mit der Fach- oder Rechtsaufsicht betrauten Behörden, die Rechnungshöfe des Bundes und der Länder sowie – im Falle von Vertragsverletzungsverfahren oder EU-Pilotverfahren – das zuständige Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Andere oder weitergehende Übermittlungspflichten bleiben unberührt. Insbesondere ist die Übermittlung vertraulicher Unterlagen weiter auch im Rahmen von Zuwendungsverhältnissen gestattet. Dabei kann sich der Zuwendungsgeber auch Dritter zur Verwendungs- und Nachweisprüfung bedienen, ohne gegen das Vertraulichkeitsgebot zu verstoßen.
Zu Absatz 6
Absatz 6 stellt klar, dass die in § 5 enthaltenen Vorgaben zur Wahrung der Vertraulichkeit neben den Regelungen des § 8 zur Anwendung kommen.