Mit der neuen VergStatVO werden öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die in § 3 VergStatVO geregelten Daten zu Vergabeverfahren innerhalb von 60 Tagen ab Zuschlag an Destatis zu melden. Betroffen von dieser Meldepflicht sind nicht nur EU-weite Vergaben, sondern regelmäßig alle Vergaben ab einem Auftragswert von 25.000 EUR (nach Maßgabe der Voraussetzungen von § 2 Abs. 2 VergStatVO) mit Zuschlag ab dem 1. Oktober 2020. Die aktuellen Versionen der cosinex Systeme setzen diese neuen Anforderungen um.
Eine Vergabestatistikmeldung kann direkt aus der jeweiligen Fachanwendung heraus erfolgen, wenn diese über eine entsprechende Schnittstelle zu Destatis verfügt oder alternativ über die vom Bundesamt selbst im Internet bereitgestellte Eingabeoberfläche.
In beiden Kernlösungen der cosinex im Bereich der E-Vergabe, dem Vergabemanagementsystem und dem Vergabemarktplatz als technische Basis für zahlreiche Vergabeplattformen in Deutschland, wurden entsprechende Funktionalitäten und die notwendige Schnittstelle zu Destatis bereitgestellt.
Dadurch können die bereits im VMS bzw. VMP erfassten Daten innerhalb der Vergabeakte direkt für die Vergabestatistikmeldung verwendet werden und müssen nicht erneut in der gesonderten Eingabemaske von Destatis erfasst werden, welche zusätzlich eine eigene Authentifizierung mit sich bringt.
Umsetzung im Vergabemanagementsystem
Das VMS ergänzt E-Vergabeplattformen um eine elektronische Vergabeakte und die Abbildung der internen Prozesse öffentlicher Auftraggeber um einen digitalen Workflow.
Aufgrund der umfassenden Dokumentation im Rahmen der E-Vergabeakte steht der überwiegende Teil der zu meldenden Daten bereits in elektronischer Form für die Übermittlung zur Verfügung.
Hierfür findet sich innerhalb der Vergabeakte unter dem neuen Menüpunkt Vergabestatistik nach Zuschlag die Möglichkeit, die bereits vorliegenden Daten zu überprüfen oder zu korrigieren und um solche Angaben zu ergänzen, die nicht bereits im Rahmen der Vergabeakte zuvor erfasst worden sind.
Hierzu werden im VMS Eingabemasken in den für die VergStatVO potenziell relevanten Vergabeakten nach Zuschlag zur Verfügung gestellt, die bereits mit den bekannten Inhalten vorbefüllt und bei Bedarf vor der Übermittlung verändert werden können. Es werden sowohl Erstmeldungen als auch Korrekturmeldungen (innerhalb der 60-Tage-Frist) unterstützt.
Voraussetzung für die Nutzung
Um eine Meldung an Destatis übermitteln zu können, muss innerhalb des Mandanten eine sogenannte Berichtseinheit-ID hinterlegt werden, welche beim Statistischen Bundesamt beantragt werden kann (vgl. auch den Beitrag in unserem Blog). Nutzer mit der Rolle „Mandanten-Administrator“ können diese ID nach erfolgreicher Anmeldung am VMS unter dem Menüpunkt „Verwaltung“ – „Mandant“ und hier unter dem Reiter „Vergabestatistik“ eigenständig hinterlegen.
Hinweis zur Berichtseinheiten-ID
Die Berichtseinheit-ID identifiziert eine sogenannte Berichtsstelle und kennzeichnet weder einen öffentlichen Auftraggeber noch eine Vergabestelle. Weitere Informationen finden Sie unter diesem Link.
Weitere Änderungen
Die neue Version des VMS enthält neben der Umsetzung der Meldungen zur Vergabestatistik zudem eine Reihe weiterer Funktionen, die wir in einem gesonderten Blog-Beitrag in den kommenden Tagen vorstellen.
Umsetzung im Vergabemarktplatz
Für Vergabestellen, die noch kein Vergabemanagementsystem im Einsatz haben, besteht auch im Vergabemarktplatz die Möglichkeit entsprechende Meldungen aus dem System heraus an Destatis zu übermitteln. Soweit Daten bereits vorliegen, erfolgt eine automatische Vorbefüllung aus den bestehenden Angaben der Bekanntmachungen bzw. den Verfahrensangaben.
Hierfür steht in den Projekträumen ein neues Modul Vergabestatistik zur Verfügung.
Die Erfassung der notwendigen Daten erfolgt kompakt auf einer Seite, mit automatischer Vorbefüllung von Informationen beispielsweise aus der Bekanntmachung vergebener Aufträge.
Wie auch im VMS werden neben der Erstmeldung einer Auftragsvergabe auch Korrekturmeldungen unterstützt. Ergänzend wird eine Zusammenfassung durchgeführter Meldungen sowie etwaiger Korrekturmeldungen im PDF-Format angeboten, welche zusätzlich im Modul „Export“ zur Verfügung stehen.
Voraussetzung für die Nutzung
Um eine Meldung an Destatis übermitteln zu können, muss (wie im VMS) für den Mandanten eine sogenannte Berichtseinheit-ID hinterlegt werden, welche beim Statistischen Bundesamt beantragt werden kann (vgl. auch den Beitrag in unserem Blog). Nutzer mit der Rolle „Mandanten-Administrator“ können diese ID nach erfolgreicher Anmeldung am VMP unter dem Menüpunkt „Verwaltung“ – „Mandant“ eigenständig hinterlegen.
Erste Hinweise zur Datenerfassung
Bei der auf den ersten Blick scheinbar einfachen Ermittlung einzelner Daten zu Vergabeverfahren stellen sich sehr rasch (etwa bei Rahmenverträgen, Rahmenverträgen mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern, losweisen Vergaben (u.a.)) zahlreiche Detailfragen.
Im Folgenden werden einige Besonderheiten erläutert, welche im Zuge der Erfassung und Meldung an die Vergabestatistik zu beachten sind. Die folgenden Hinweise stammen vom Statistischen Bundesamt aufgrund von Fragen der cosinex im Rahmen der Umsetzung bzw. sind für die Nutzung der Schnittstelle vorgegeben.
Datenfeld | Ausfüllhinweise |
| Name des Auftraggebers | Angabe der offiziellen Bezeichnung der Organisation – keine Abkürzung, ohne vorgelagerte Organisationen, ohne organisationsinterne Bezeichnung. |
| Wert des Auftrags (in vollen Euro) | Angabe des Netto-Gesamtwerts, nicht pro Los. Inkl. aller Optionen oder Vertragsverlängerungen. Bei Rahmenvereinbarungen Angabe des geschätzten Gesamtvolumens (Summe der geplanten Einzelaufträge, unabhängig davon, ob diese während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auch abgerufen werden). |
| Zuschlagskriterien | Bei Auswahl der Einträge „Preis und Qualitätskriterien“ bzw. „Kosten- und Qualitätskriterien“ muss die Summe der beiden Angaben 100 % betragen. |
| Im Fall einer Losaufteilung | |
| Zuschlagskriterien | Es sollen die Angaben über denjenigen Auftragnehmer gemacht werden, der im Fall einer Losaufteilung den größten Anteil am Gesamtauftragswert hat. |
| Datum der Zuschlagserteilung: | Die Zuschlagsentscheidung für das letzte Los bestimmt das Datum, welches hier anzugeben ist. Das Zuschlagsdatum des letzten Loses entscheidet auch, ob der Vergabefall gemeldet werden muss: Fällt das letzte Los in den Zeitraum, ab dem der vorliegende Vergabefall meldepflichtig ist, so ist der Vergabefall zu melden, auch wenn die Bezuschlagung der anderen Lose noch vor dem Startzeitpunkt erfolgt ist. |
| Anzahl abgegebener Angebote (insgesamt, davon elektronisch, davon von KMU usw.): | Die Summe der jeweiligen Angebote ist über alle Lose hinweg zu erfassen. Bei mehreren Haupt- oder Nebenangeboten oder Verhandlungsvergaben mit mehreren Verhandlungsrunden ist ebenfalls die Summe der Angebote (nicht die der Bieter) zu erfassen. Es ist die Summe aller „Erstangebote“ gemeint und keine Anpassungen/Modifikationen, die im Verlauf der Verhandlungen abgegeben wurden. |
| Herkunftsland des Auftragnehmers | Es sollen die Angaben über denjenigen Auftragnehmer gemacht werden, der im Fall einer Aufteilung des Auftrags in Lose den größten Anteil am Gesamtwert hat. Zusammenschluss von mehreren Wirtschaftsteilnehmern: Bei Aufträgen, die an einen Zusammenschluss von mehreren Wirtschaftsteilnehmern vergeben werden, muss geprüft werden, welcher Wirtschaftsteilnehmer den größten Anteil am Gesamtauftragswert ausmacht. Dessen Herkunftsland ist hier anzugeben. Wenn alle Anteile gleich groß sein sollten, kann die Angabe des Herkunftslandes frei gewählt werden. |
| Auftragnehmer ist ein KMU | Hier sollen Angaben zu denjenigen Auftragnehmer gemacht werden, der im Fall einer Aufteilung des Auftrags in Lose den größten Anteil am Gesamtwert hat. |
Videoanleitung zur Nutzung der Schnittstelle
Noch vor Beginn der Meldepflicht ab dem 01. Oktober werden wir Nutzern unserer Lösung in unserem Service- und Support-Center ein Video-Tutorial für die Nutzung der Schnittstelle zur Verfügung stellen.
Weiterführende Informationen
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