Neue Funktionen für das cosinex Vergabemanagementsystem (VMS)

In den letzten Monaten haben wir insgesamt drei Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (8.5, 8.5.2 sowie 8.6) bereitgestellt, die zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen für die Nutzer des Vergabemanagementsystems mit sich bringen.

Die wichtigsten möchten wir Ihnen im Rahmen dieses Beitrags im Überblick vorstellen. Die Release-Notes mit allen Änderungen der neuen Versionen finden Nutzer unserer Lösungen wie gewohnt in unserem Support-Center.

Umfassende Überarbeitung der Angebotsöffnung

Die Änderungen im Zuge der Überarbeitung der Infrastruktur zur Entgegennahme elektronischer Angebote, die bereits mit der Version 8 des Vergabemarktplatzes bereit standen, wurden mit der Version 8.5 auch im Vergabemanagementsystem integriert.

Der Dienst verbessert angesichts der erheblichen Zunahme elektronischer Angebote (auch im Unterschwellenbereich) sowie immer größerer elektronischer Angebote die Performance bei der Abgabe bzw. Entgegennahme elektronischer Angebote und Teilnahmeanträge.

In diesem Zusammenhang wurde auch die Benutzerführung und Dokumentation der Angebotsöffnung verbessert: Neue Plausibilitätsprüfungen weisen etwa auf fehlerhafte Summenbildungen im Angebot hin, die Durchsicht der Angebote bzw. Teilnahmeanträge wurde von vier auf nunmehr drei Seiten zusammengefasst und die Bearbeitung muss nicht mehr seriell erfolgen; vielmehr kann nun auch parallel an der Angebotsöffnung gearbeitet werden.

Anpassung der Angebotsöffnung in der Verhandlungsvergabe nach UVgO

Die Öffnung der Angebote einer Verhandlungsvergabe ist nach § 40 Abs. 2 UVgO von (mindestens) zwei Vertretern des Auftraggebers an einem gemeinsamen Termin durchzuführen. Im Vergleich etwa zur früheren freihändigen Vergabe nach VOL/A wird bei der Verhandlungsvergabe die insoweit formellere Angebotsöffnung mit 4-Augen-Login unterstützt.

Zahlreiche landesspezifische Sonderregelungen – teilweise in Abhängigkeit des Schätzpreises – lassen den Verzicht auf diese formelle Art der Angebotsöffnung jedoch zu. In Nordrhein-Westfalen beispielsweise darf bis zu einem Auftragswert von 25.000 € bei der Verhandlungsvergabe die Angebotsabgabe per E-Mail erfolgen. Auch in anderen Bundesländern gibt es landesweite Sonderregelungen, wonach die formelle Angebotsöffnung in bestimmten Fällen nicht notwendig ist.

Im VMS gibt es daher bei der Verhandlungsvergabe (formal) nach Maßgabe der UVgO im sogenannten Verfahrensassistenten nun die Möglichkeit einer Auswahl, ob die Vergabe mit oder ohne formelle Angebotsöffnung durchzuführen ist.

Elektronische Benachrichtigung an Bieter nach Überarbeitung der Verfahrensangaben

Bisweilen kommt es vor, dass sich in der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens Fehler in die Angaben zum Verfahren einschleichen, die erst nach Genehmigung und Abschluss des Verfahrensschritts bemerkt werden. Die auf dieser Basis vorbereitete Vergabeakte wird auf der angeschlossenen Vergabeplattform veröffentlicht und die Fehler werden erst danach entdeckt und sind entsprechend zu korrigieren. Für diese Fälle besteht bislang bereits die Möglichkeit der „Überarbeitung“ der Verfahrensangaben, bei der ein protokollierter Schritt des Sachbearbeiters die Bearbeitung wieder freischaltet, sodass Korrekturen vorgenommen werden können. Im Anschluss daran ist – je nach Konfiguration – eine erneute Genehmigung erforderlich und die Verfahrensangaben werden ein weiteres Mal abgeschlossen und damit wieder schreibgeschützt. Über die durchgeführten Änderungen sind die beteiligten Bewerber zu informieren.

Neu ist, dass auf der Abschlussseite nach Überarbeitung der Verfahrensangaben der Abschnitt „Kommunikationsnachrichten für Unternehmen“ bereitgestellt wird, sodass von hier aus die Bewerber direkt über die Änderung informiert werden können.

VOB/A 2019

Mit der Version 8.5 wurden bereits im April die wesentlichen Änderungen im Zuge der neuen VOB/A 2019 berücksichtigt (vgl. zu einem Überblick der Änderungen auch die Synopse in unserem Blog, „Neufassung der VOB/A: Ein Überblick und Synopse“. URL: https://blog.cosinex.de/neufassung-der-vob-a-ueberblick-synopse/.). Die wichtigsten Änderungen im VMS sind:

Gleichstellung der Öffentlichen Ausschreibung mit der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

Nach § 3a Abs. 1 VOB/A sind Öffentliche Ausschreibung und Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb gleichgestellt. Ermittelt das VMS auf Basis des Schätzpreises einer Vergabeakte die Öffentliche Ausschreibung als Verfahrensvorschlag und wählt der Sachbearbeiter stattdessen im Verfahrensassistenten die Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb aus, wird vom VMS keine pflichtige Begründung verlangt.

Bauleistungen zu Wohnzwecken

Bis zum 31. Dezember 2021 gelten besondere Regeln für Bauleistungen zu Wohnzwecken bei der Auswahl des Verfahrens. So kann bis zu einem Auftragswert von einer Million Euro eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden bzw. bis zu einem Aufragswert von 100.000 Euro eine Freihändige Vergabe. Entsprechende Ausnahmetatbestände werden vom VMS nunmehr im Verfahrensassistenten für diese Verfahren angeboten.

Ausschlussgrund bei mehreren Hauptangeboten

Der Auftraggeber kann in den Vergabeunterlagen bestimmen, dass die Abgabe mehrerer Hauptangebote nicht zugelassen ist bzw. entsprechende Hauptangebote auszuschließen sind (§ 8 Abs. 2 Nr. 4 und § 16 Abs. 1 Nr. 7 VOB/A). Im VMS wurde daher in der formalen Prüfung von Angeboten ein neuer Prüfpunkt eingeführt, nach dem der Angebotsprüfer die Möglichkeit hat, einen Bieter auszuschließen, wenn er mehrere Hauptangebote abgegeben hat.

Eine Dokumentation von Vergabeverfahren, die noch nicht von den Änderungen der VOB 2019 betroffen sind, kann selbstverständlich unverändert erfolgen. Zu berücksichtigen ist dann, dass z.B. bei Abweichen von der Öffentlichen Ausschreibung zur Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb eine Begründung anzugeben ist.

Neue Abbildung von Verhandlungsrunden

Eine der funktional sicher größten und mit der Version 8.5.2 bereitgestellten Änderungen betrifft die vollständig überarbeitete Abbildung von Verhandlungsrunden.

Nach Angebotsprüfung und -wertung (d.h., wenn die initialen Angebote eingegangen, geprüft und gewertet wurden) steht das neue Modul „Verhandlungsrunden“ für alle Verhandlungsvergaben bzw. -verfahren zur Verfügung, die nach Bereitstellung der neuen Version angelegt wurden.

Unter dem Menüpunkt „Verfahrensverlauf“ kann ausgewählt werden, ob innerhalb der Vergabeakte eine neue, ggf. weitere, Verhandlungsrunde begonnen werden soll oder ob die Vergabeentscheidung erfolgen kann. Optional kann diese Entscheidung über eine Genehmigung erfolgen bzw. mitgezeichnet werden.

Erweiterungen des Moduls Beschaffungsantrag

Das seit Anfang 2018 bereitstehende Modul Bedarfsmanagement unterstützt die optionale Abbildung von Bedarfs- bzw. Beschaffungsanträgen und der hiermit verbundenen Prozesse bis hin zum Anlegen eines Vergabeverfahrens auf Grundlage des Beschaffungsantrags.

Inzwischen bilden bereits eine Reihe öffentlicher Auftraggeber ihre Bedarfsmeldungsprozesse integriert im VMS ab. Aufgrund von Anregungen aus der Praxis wurden auch an diesem Modul Anpassungen vorgenommen.

Neue Mitzeichnung bzw. Genehmigungsstufe im Modul Beschaffungsantrag

Innerhalb des Moduls wurde nun die Möglichkeit einer weiteren Mitzeichnung bzw. Genehmigungsstufe ergänzt. Hierdurch ist es möglich, weitere Prozesse innerhalb von Organisationen abzubilden. Beispielsweise können andere Nutzer und Organsationseinheiten zur Genehmigung bzw. Mitzeichnung aufgefordert werden, bevor der Beschaffungsantrag der eigentlichen Prüfung durch den Bedarfsprüfer übergeben wird.

Die Standardausprägung des VMS sieht an dieser Stelle eine Genehmigung vor, sodass nach Ausfüllen des Antrags zunächst die Mitzeichnung erfolgen muss, bevor der Antrag zur Prüfung vorgelegt werden kann.

Hinweis: Wenn Sie für Ihre Vergabestelle eine spezielle Genehmigungsvorgabe vorsehen möchten, wenden Sie sich bitte an unser Team für Produktberatung und Vertrieb im Hinblick auf eine Anpassung Ihrer bestehenden Konfiguration bzw. Ausprägung.

Die Modulstruktur der Beschaffungsantragsakte hat sich dadurch leicht verändert. Die in bisherigen VMS-Versionen enthaltene Genehmigung ist als Submodul unterhalb der „Beschaffungsprüfung“ zu finden.

Benachrichtigung mehrerer Bedarfsprüfer beim Beschaffungsantrag

Der vollständige (und ggf. genehmigte) Beschaffungsantrag wird im nächsten Schritt mindestens einem Bedarfsprüfer vorgelegt. Wie bisher kann der Bedarfsmelder dazu einen zuständigen Bedarfsprüfer auswählen, damit dieser vom VMS automatisch per E-Mail benachrichtigt wird. Hierzu können jetzt auch mehrere Bedarfsprüfer informiert werden. Dies geschieht im neuen Modul „Zur Prüfung vorlegen“.