Über die im Zuge der sogenannten E-Rechnungsrichtlinie (2014/55/EU) kommende Pflicht zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen haben wir bereits verschiedentlich berichtet. Nach den am 27. November diesen Jahres in Kraft tretenden Vorgaben durch die Änderung des E-Government-Gesetzes (EGovG) werden Bundesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen (Details zur Rechtsverordnung finden Sie hier). Auf Landesebene sind vereinzelt erste Regelungen zur Umsetzung der Richtlinie erlassen worden oder befinden sich noch in der Abstimmung. Dabei trifft die E-Rechnungsrichtlinie nicht nur Bund, Länder und Kommunen, sondern auch alle anderen „klassischen“ öffentlichen Auftraggeber, da die europäische Vorgabe bei der Frage nach dem personellen Anwendungsbereich (an wen richten sich die Vorgaben) auf die klassische EU-Vergaberichtlinie verweist. Verkürzt kann man sagen: Wer vom Anwendungsbereich des Oberschwellenvergaberechts betroffen ist, wird auch die Vorgaben der E-Rechnungsrichtlinie umsetzen müssen.
Damit stellt sich gerade mit Blick auf die verschiedenen Übermittlungsmöglichkeiten (nach Online-Zugangsgesetz (OZG) bzw. über die entsprechenden Portale, DE-Mail, E-Mail, OSCI/Peppol u.a.) einerseits sowie die verschiedenen europäischen Rechnungsstandards andererseits – die „diskriminierungsfrei“ verarbeitet werden müssen – spätestens ab Anfang 2020 für (subzentrale) öffentliche Auftraggeber die Herausforderung, elektronische Rechnungen auf verschiedensten elektronischen Wegen und in unterschiedlichen Formaten entgegenzunehmen und weiterverarbeiten zu können.
Allen Herausforderungen zum Trotz sind die Vorteile der E-Rechnung auch für Rechnungsempfänger vielfältig:
- Strukturierte E-Rechnungen können einfacher in bestehenden (oder kommenden) Rechnungsworkflows weiterverarbeitet und später archiviert werden.
- Postlaufzeiten, aber auch interne Freigabe- und Bearbeitungszeiten, werden verkürzt; Skonti können einfacher genutzt werden.
- Direkte bzw. zeitgleiche Verfügbarkeit der Rechnung in allen Fachabteilungen und in der Folge z.B. weniger Aufwand für Suche oder Fertigen von Kopien, wenn Rückfragen auftreten oder Sachverhalte recherchiert werden müssen.
- E-Rechnungen schonen die Umwelt: Weniger Papierverbrauch, Lagerfläche für Archive (auch mit Blick auf die rechnungsbegründenden Unterlagen) und geringerer Ressourcenverbrauch durch die digitale Übermittlung.
Parallel dazu, dass unser Bereich Produktmanagement für unsere Lösungen an möglichen Synergien zur Umsetzung insbesondere des Empfangs bzw. der Entgegennahme von E-Rechnung arbeitet, geht unser Bereich Finanzbuchhaltung und Controlling für alle Kunden bzw. öffentliche Auftraggeber, die heute bereits auf den elektronischen Rechnungseingang setzen, mit gutem Beispiel voran.
E-Rechnung bei cosinex
Nachdem bereits unser eigener Rechnungseingang sowie unsere internen Rechnungsworkflows digitalisiert wurden, bieten wir ab dem 01. Juli diesen Jahres auch den elektronischen Rechnungsversand an.
In den kommenden Tagen erhalten alle Kunden einen entsprechenden Hinweis (per Post) sowie ein Formular, in dem bei Interesse angegeben werden kann, in welchem Format und an welche Adresse die elektronische Rechnung übermittelt werden soll.
Kampf der Formate: ZUGFeRD vs. XRechnung
Seit einiger Zeit dreht sich eine Diskussion um die Frage, auf welches E-Rechnungsformat für die strukturierte Datenübermittlung gesetzt werden soll. Der Streit scheint entschieden: Das neue Format XRechnung wird für den öffentlichen Bereich sicher der führende Standard werden. Allerdings sind die Vorgaben für XRechnung im Vergleich zu ZUGFeRD recht neu, sodass dieser Standard in der Praxis noch von fast keinem Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen-System verarbeitet werden kann.
Aus diesem Grund bieten wir gemeinsam mit unserem Partner DATEV den Rechnungsversand aktuell in den Formaten:
- PDF,
- PDF/A,
- als TIFF-Datei sowie
- den ZUGFeRD-Formaten Basic, Comfort oder Extended
an.
Die Möglichkeit des Versands unserer Rechnungen im XRechnungs-Format soll in Kürze ergänzt werden. Selbstverständlich können unsere Kunden jederzeit zwischen den von ihnen gewünschte Formaten wechseln.
Mit Blick auf die mit dem ZUGFeRD-Format verbundenen offenen Fragen empfehlen wir allen Kunden – soweit diese unsere Rechnungen elektronisch erhalten möchten – zunächst die Entgegennahme als PDF/A-Datei vorzusehen sowie eine spätere Umstellung auf XRechnung, sobald die eigenen Systeme diesen Standard verarbeiten können.
Für Rückfragen zur Übermittlung unserer Rechnungen in elektronischer Form steht Ihnen unser Buchhaltungs-Team gerne per E-Mail unter buchhaltung(@)cosinex.de zur Verfügung.
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