Controlling Für viele Behörden und Organisationen steht eine strukturierte Auswertungsmöglichkeit über die eigenen Ausschreibungen ganz oben auf der Liste der Anforderungen an die E-Vergabe. Häufig ist sogar der Wunsch nach transparenten Auswertungen und einem effizienten Controlling auch Treiber für die Einrichtung zentraler Vergabestellen.

Für diejenigen, die bereits erste Ansätze realisiert haben, lautet das Werkzeug meist „Excel“. Neben dem Umstand, dass eine gesonderte Erfassung in (elektronischen) Listen im Regelfall mit einer aufwändigen Doppelerfassung verbunden ist, ist zudem eine revisionssichere Dokumentation über Excel-Listen kaum möglich. Weitere Probleme werden spätestens dann deutlich, wenn eine Auswertung über Daten erfolgen soll, die bislang gar nicht eingetragen wurden und somit nacherfasst werden müssen.

Am Beispiel unserer Lösungen zeigen wir im Rahmen dieses Beitrags auf, wie unterschiedliche Funktionen und Module für effiziente Auswertungen, Statistiken und ein Controlling rund um Vergabeverfahren genutzt werden können.

Auswertungen im Vergabemarktplatz

Der Vergabemarktplatz bietet als technische Basis für E-Vergabeplattformen ein Modul zur Generierung von Berichten. Nutzer mit der Rolle „Controller“ erhalten Zugriff auf ein Modul „Berichte“, welches die letzten zehn generierten Berichte anzeigt und das Erstellen neuer Berichte ermöglicht. Den gesamten Artikel lesen…

Von Interessenten wie auch von einigen Vergabestellen, die unsere Lösungen für die elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen nutzen, aber noch keine elektronischen Angebote oder Teilnahmeanträge zulassen, werden wir immer wieder gefragt, welche Voraussetzungen für die Entgegennahme elektronischer Angebote existieren. Vor diesem Hintergrund möchten wir mit diesem Beitrag einen Überblick über die Anforderungen aus Sicht der Vergabestellen sowie einige Tipps im Hinblick auf unsere Lösungen für die Praxis geben.

Einsatz der elektronischen Signatur auf Seiten der Vergabestellen?

Häufig wird die Frage gestellt, ob auf Seiten der Vergabestelle für die Entgegennahme und Öffnung elektronischer Angebote auf dem PC des Sachbearbeiters eine Software zu installieren ist oder ob eine elektronische Signatur (z.B. fortgeschrittene elektronische Signatur) benötigt wird. Die Antwort lautet kurz und knapp: Nein! Die Angebotsöffnung bzw. Öffnung der Teilnahmeanträge erfolgt innerhalb der entsprechenden Module Vergabemarktplatz oder Vergabemanagementsystem gänzlich webbasiert und ohne den Einsatz elektronischer Signaturen.

Sowohl vor der letzten EU-Vergaberechtsreform als auch in der aktuellen VOL/A waren bzw. sind elektronische Angebote mit einer qualifizierten oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu versehen. Einen Sonderfall stellen Angebote im sogenannten Mantelbogenverfahren dar, welches im Kern eine Variante der postalischen Angebotseinreichung darstellt (analog der elektronischen Steuererklärung mit handschriftlich unterschriebenem Mantelbogen). Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder Die Einführung und der Ausbau zentraler Vergabestellen liegen im Trend. Getrieben von dem immer spezifischeren Know-how, welches nicht nur in rechtlicher Hinsicht für die erfolgreiche Durchführung förmlicher Vergabeverfahren erforderlich ist, über den Wunsch, Skaleneffekte in der Beschaffung einzelner Produktgruppen zu erzielen bis hin dazu, dass ein Überblick über die Beschaffungsaktivitäten der eigenen Organisation im Sinne eines effizienten Controllings erreicht werden soll.

Das Vorgehen und die Strategien zur Einführung zentraler Vergabestellen variieren von Organisation zu Organisation. Hierbei geht es etwa um Fragen wie, ob der/die Baubereich/e mit einbezogen werden oder die Einführung schrittweise in der Gestalt erfolgen soll/en, dass die Beschaffung einzelner Leistungen oder Gewerke zentralisiert wird oder die Zentralisierung nach Fachbereichen erfolgt. Weitere Varianten bei der Einführung ergeben sich, wenn bestimmte Produktgruppen und Sonderbedarfe unverändert durch die Fachbereiche selbst beschafft werden oder eine generelle Wertgrenze definiert wird, unterhalb derer die Beschaffung weiterhin dezentral organisiert bleibt. Eine elementare Frage für die Einführung ist, welche Aufgaben und Prozessschritte von der zentralen Vergabestelle übernommen werden und welche dezentral bei den Fachbereichen bzw. Bedarfsträgern verbleiben. Den gesamten Artikel lesen…

Veranstaltungen E-Vergabe Webinare WebinarIn rund zwei Monaten steht für zentrale Beschaffungsstellen die nächste Stufe der pflichtigen elektronischen Kommunikation im Zuge der Vergaberechtsreform an. Mit der neuen VOB/A sowie der gerade veröffentlichten UVgO wurden maßgebliche Vorgaben zur elektronischen Kommunikation auch für den Bereich der Unterschwellenvergaben übernommen. Unsere Lösung für diese Anforderungen lautet: cosinex Vergabemarktplatz (VMP). Viele E-Vergabeplattformen in Deutschland werden bereits auf Basis dieser Lösung betrieben.

Aber auch die elektronische Unterstützung der internen Prozesse und Dokumentation bekommt nicht nur durch das E-Government-Gesetz des Bundes und der Länder viel Rückenwind. Im Bereich der E-Vergabeakte und des Vergabemanagements bieten wir mit dem cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) eine Lösung, die sowohl im Eigenbetrieb durch die Vergabestelle selbst aber auch als sog. Software as a Service „einfach genutzt“ werden kann.

Im Rahmen unserer kostenfreien, rund einstündigen Webinare geben wir Ihnen einen Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten unserer Lösungen.

Für Bieter wird die erfolgreiche Reihe der Praktikerseminare rund um das Thema auch in 2017 fortgesetzt.

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Logo VergabemanagementsystemFür dieses Jahr haben wir uns insbesondere im Hinblick auf die Weiterentwicklung unserer Lösungen viel vorgenommen! Den ersten Schritt können wir Ihnen bereits heute mit der neuen Version 7 des VMS vorstellen, die noch in dieser Woche bereitgestellt wird. Neben vielen Vorarbeiten zur anstehenden Reform der Unterschwellenvergaben und der kommenden UVgO wurden mit der neuen Version fast ausschließlich Anregungen unserer Nutzer aus der Praxis umgesetzt.

Bereits die letzte, Ende November bereitgestellte Version 6.6.2 unserer Lösung zur Unterstützung der E-Vergabeakte und der internen Vergabeprozesse hat viele Neuerungen gebracht: Von dem Kopieren von Vergabeakten, Anpassungen für die neue EU-Schnittstelle, die Funktion insbesondere für Prüfer oder Projektanten oder das Multi-Mandanten-Login, um mit einem Nutzerkonto in unterschiedlichen Mandanten arbeiten zu können. Bereits seit einigen Monaten haben unsere Teams zum Teil parallel an der neuen Version 7 gearbeitet.

Screenshot Startbildschirm VMS

Freihändige Vergabe 2.0

In vielen Vergabestellen stellen die freihändigen Vergaben einen Großteil der abzuwickelnden Beschaffungen dar. Daher kommt es gerade hier darauf an, diese Vergaben als „Massengeschäft“ der Vergabestelle möglichst effizient abzuwickeln. Den gesamten Artikel lesen…

e-akteSeit einigen Wochen läuft die Ausschreibung für die E-Akte des Bundes. 200.000 Arbeitsplätze sollen bis 2020 Zugang zur elektronischen Aktenführung erhalten. Vom Branchenverband Bitkom wird in der Ausschreibung ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur digitalen Bundesverwaltung gesehen, die Einführung der E-Akte ist Teil des Projektes „IT-Konsolidierung Bund“.

Dabei existieren heute bereits eine Reihe von Fachverfahren auf allen Verwaltungsebenen, die elektronische Akten allerdings mit Fokus auf spezifische Aufgabenstellungen führen. Diese Fachverfahren intelligent in eine zentrale E-Akte zu integrieren und die Informationen dort verfügbar zu machen ist wohl für alle Einführungsprojekte einer E-Akte eine der bedeutendsten Herausforderungen.

Dieser Herausforderung haben wir uns für das Vergabemanagementsystem (VMS) bereits vor einigen Jahren gestellt und in unsere Lösung eine Schnittstelle auf Basis des internationalen CMIS-Standards integriert. E-Vergabeakten, die im VMS geführt wurden können so nach Abschluss des Verfahrens an ein Dokumentenmanagementsystem Den gesamten Artikel lesen…

Veranstaltungen E-Vergabe WebinareBereits am 18. April nächsten Jahres steht für zentrale Beschaffungsstellen die nächste Stufe der pflichtigen elektronischen Kommunikation im Zuge der Vergaberechtsreform an. Mit der neuen VOB/A und der kommenden UVgO sind und werden maßgebliche Vorgaben zur elektronischen Kommunikation auch für den Bereich der Unterschwellenvergaben übernommen. Unsere Lösung für diese Anforderungen lautet: cosinex Vergabemarktplatz (VMP). Viele E-Vergabeplattformen in Deutschland werden bereits auf Basis dieser Lösung betrieben. Mit der Lösung bieten wir die Möglichkeit, eine eigene E-Vergabeplattform aufzubauen oder bestehende Lösungen mitzunutzen. Einen Überblick – nicht nur für Kommunen – bietet unser Beitrag „Was kostet die E-Vergabe„.

Aber auch die elektronische Unterstützung der internen Prozesse und Dokumentation bekommt nicht nur durch das E-Government-Gesetz des Bundes und der Länder viel Rückenwind. Im Bereich der E-Vergabeakte und des Vergabemanagements bieten wir mit dem cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) eine Lösung, die sowohl im Eigenbetrieb durch die Vergabestelle selbst aber auch als Cloud-Dienst „einfach mitgenutzt“ werden kann.

Um sich auf die kommenden Anforderungen einzustellen, haben wir für Sie einige kostenfreie Webinare für 2017 geplant, in denen unser Team „Produktberatung“ Ihnen unsere Lösungen und Möglichkeiten im Überblick vorstellt.

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In den vergangenen Tagen wurden den Nutzern und Betreibern die neuen Versionen unserer Kernlösungen für die E-Vergabe, der Vergabemarktplatz und das Vergabemanagementsystem, bereitgestellt.

Obwohl bereits die Vorarbeiten zur neuen Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) laufen, bieten die jüngsten Versionen eine Reihe von Neuerungen, die die Arbeit mit den Lösungen noch schneller und einfacher machen.

Neuerungen im Vergabemarktplatz

Logo VergabemarktplatzUnsere Softwarelösung Vergabemarktplatz ist die technische Basis für viele E-Vergabeplattformen in Deutschland. Neben einzelnen Anpassungen, die im Nachgang zur Umsetzung der EU-Vergaberichtlinie und der Oberschwellenreform erforderlich wurden, gibt es auch im Vergabemarktplatz spannende neue Features.

Erweiterung der Funktion von Vorlagen

Für die Textfelder in den Verfahrensangaben der Bekanntmachung können individuelle Vorlagen hinterlegt werden. Diese Funktion stand im Zuge der Vergaberechtsreform seit April – auch vor dem Hintergrund der überarbeiteten Validierung der Verfahrensangaben nach Vorgabe der EU-Schnittstelle – nur einschränkt, d.h. für nationale Ausschreibungen zur Verfügung und wurde nun auch (wieder) für EU-weite Ausschreibungen bereitgestellt.

Nutzer mit der entsprechenden Berechtigung bzw. Rolle können Textvorlagen mandantenweit hinterlegen und verwalten.

Im Zuge dessen wurde auch die Möglichkeit umgesetzt, dass je Textfeld verschiedene Textvorlagen nacheinander ausgewählt werden können. Damit können statt ganzer Vorlagen auch einzelne Textbausteine je Feld hinterlegt werden. Den gesamten Artikel lesen…

Logo Brandenburg - VergabegesetzMit Wirkung zum 1. Oktober 2016 ist das überarbeitete Brandenburgische Vergabegesetz in Kraft getreten. Die Novellierung erstreckt sich inhaltlich im Wesentlichen auf die Erhöhung des Mindestentgeltes auf 9,00 € je Stunde (ggü. der Altregelung von 8,50 € je Stunde analog den Vorgaben des MiLoG) sowie auf die Überarbeitung der Vorgaben zur Sicherstellung der Zahlung des Mindestentgeltes und deren Kontrollen.

Ab Inkrafttreten sind Vergabestellen verpflichtet, über die ebenfalls aktualisierten Formblätter den erhöhten Mindestlohn zum Bestandteil ihrer Vergabeunterlagen und damit auch zum Vertragsinhalt zu machen.

Unternehmer sind in laufenden Verträgen nur dann zur Zahlung des erhöhten Mindestentgelts an ihre Mitarbeiter verpflichtet, wenn die zugrunde liegenden Verträge eine Lohngleitklausel enthalten. Insoweit ist zu beachten, dass das Mindestentgelt nach BbgVergG – anders als der gesetzliche Mindestlohn nach MiLoG – unmittelbar wirkt. Erhöht sich der MiLoG-Mindestlohn zum 1. Januar 2017, sind Unternehmer ohne Weiteres verpflichtet, ihren Mitarbeitern den höheren Lohn zu bezahlen. Eine Umlegung der erhöhten Kosten auf den Auftraggeber ist allerdings nur möglich, wenn der Vertrag eine entsprechende Preisgleitklausel enthält. Unternehmer sollten daher im eigenen Interesse immer dann, wenn die Vergabestelle Festpreise ausschreibt, prüfen, ob eine Preisgleitklausel existiert. Die Durchführungsverordnung zum BbgVergG befindet sich in der Überarbeitung. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIn den vergangenen Wochen wurde den Nutzern des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) in der Cloud Edition sowie Betreibern der Enterprise Edition die neue Version 6.6 bereitgestellt.

Schwerpunkte der neuen Version betreffen insb. den neuen VMS-Connector, mit dem die Anbindung von unterschiedlichen Drittsystemen vereinfacht und standardisiert wird, Erweiterungen der im System abgebildeten Vergabeordnungen und Verfahrensarten (wie der Sektorenverordnung (SektVO) oder der Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (VSVgV)) sowie die Möglichkeit der Dokumentation von Vergabeverfahren und Beschaffungsmaßnahmen, die nicht nach Maßgabe des deutschen Vergaberechts durchgeführt wurden.

Neuer VMS Connector und Erweiterung um eine Standard-ERP-Schnittstelle

Bei vielen Vergabestellen bestehen rund um die Vergabe öffentlicher Aufträge bereits zahlreiche Drittsysteme, um die unterschiedlichen komplementären Prozesse und Aufgaben zu verwalten. Gerade Vergabemanagementsysteme sollten sich daher möglichst flexibel und kosteneffizient in die bestehende IT-Landschaft der Organisation integrieren lassen. Die Anforderungen und eingesetzten IT-Lösungen sind dabei so unterschiedlich, wie die Vergabestellen selbst. Sei es durch den Einsatz verschiedener Dokumentenmanagement- bzw. Archivsysteme, die Nutzung von ERP-Systemen wie MACH oder SAP, Beschaffungs- bzw. GAEB-Lösungen wie myFutura oder die Nutzung unterschiedlichster E-Vergabeplattformen für die Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bietern. Den gesamten Artikel lesen…