Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.7 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) beinhaltet neben einigen technischen Weiterentwicklungen auch eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden auszugsweise vorstellen. Eine umfassende Release Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service- & Support-Center.

Statusmanagement für Bieterfragen & Co.

Innerhalb der E-Vergabeakte im VMS steht ein Kommunikationsbereich zur Verfügung, über den Bieterfragen oder Nachrichten an die Vergabestelle eingehen, umgekehrt Fragen der Unternehmen beantwortet sowie Absage- bzw. Zusagemitteilungen u.v.m. übermittelt werden können. Gerade bei komplexen Verfahren mit vielen Nachrichten oder bei einer hohen Anzahl parallel zu bearbeitender Vergabeverfahren ist es wichtig, den Überblick über bearbeitete bzw. noch nicht bearbeitete Bieterfragen zu behalten. Hierzu wurde das Statusmanagement für Nachrichten der Bewerber weiter ausgebaut. Den gesamten Artikel lesen…

Um die Prozesse rund um das öffentliche Auftragswesen ganzheitlich und medienbruchfrei abwickeln zu können, bieten wir mit dem Bedarfs- und Vertragsmanagement zwei komplementäre Module zu dem Vergabemanagementsystem (VMS). Mit diesen können zum einen die der Vergabe vorgelagerten Prozesse rund um die Bedarfsmeldung, zum anderen auch das nachgelagerte Vertragsmanagement integriert unterstützt werden.

Aufgrund des Interesses vieler Kunden haben wir unser Webinar-Angebot um eine neue Reihe zu diesem Thema ergänzt. In diesen kostenfreien Webinaren stellen wir die beiden komplementären Module zum Vergabemanagementsystem näher vor und vermitteln einen ersten Eindruck zur Bedienung anhand praxisorientierter Beispiele.

Einfache Anmeldung, kostenfreie Teilnahme

Die Webinare „Einführung in die Module Bedarfs- & Vertragsmanagement“ finden monatlich statt. Alle geplanten Termine sowie die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie unter diesem Link. Den gesamten Artikel lesen…

Auch wenn vielen Nutzern die Unterschiede zwischen einer reinen E-Vergabeplattform und einem Vergabemanagementsystem offensichtlich erscheinen, merken wir in Gesprächen, dass für viele eine Abgrenzung der beiden Lösungen voneinander in Details nicht immer einfach ist. Im folgenden Beitrag möchten wir daher E-Vergabeplattformen und Vergabemanagementsysteme (VMS) gegenüberstellen und am Beispiel des cosinex VMS aufzeigen, wie Kunden davon profitieren, wenn sie ergänzend zur reinen E-Vergabeplattform (z. B. auf Basis des Vergabemarktplatz) auch ein Vergabemanagementsystem einsetzen.

Was ist eine E-Vergabeplattform?

Eine E-Vergabeplattform, beispielsweise auf Grundlage der Software cosinex Vergabemarktplatz (VMP), unterstützt die Kommunikations- bzw. Transaktionsprozesse eines Vergabeverfahrens zwischen Vergabestelle und Unternehmen. E-Vergabeplattformen unterstützen im Regelfall Vergabestellen bei der strukturierten Erfassung der Bekanntmachungen sowie deren Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen der EU, bund.de sowie weitere Bekanntmachungsorgane. Den gesamten Artikel lesen…

VertragsmanagementMithilfe des Moduls Vertragsmanagement können im VMS aus Vergabeakten heraus weitgehend automatisiert Vertragsakten angelegt, komfortabel verwaltet und überwacht werden. Ergänzend zum Vergabemanagementsystem und dem Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird, bietet das Modul umfassende Möglichkeiten für eine integrierte Vertragsabwicklung.

Gemeinsam mit den neuen Versionen des Vergabemanagementsystems wurden auch Neuerungen für das Modul Vertragsmanagement bereitgestellt.

Optische Abgrenzung zwischen Akten des Bedarfs-, Vergabe- und Vertragsmanagements

Neben dem Kernmodul Vergabemanagement wurden in den letzten Jahren mit dem Bedarfsmanagement sowie dem Vertragsmanagement weitere optionale Module bereitgestellt. Sind diese Module für den jeweiligen Mandanten aktiviert, lassen sich alle drei Aktentypen auch parallel öffnen:

  • Für das Vergabemanagement: Vergabeakten
  • Für das Bedarfsmanagement: Beschaffungsanträge
  • Für das Vertragsmanagement: Vertragsakten

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Logo VergabemanagementsystemIn den letzten Monaten wurden zwei neue Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) bereitgestellt, die neuesten Änderungen der Version 9.6 wurden in der vergangenen Woche an unsere Kunden ausgeliefert bzw. stehen Nutzern der Cloud-Edition seit Ende letzter Woche zur Verfügung.

Neben zahlreichen technischen Weiterentwicklungen und Aktualisierungen gibt es eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Verlängerung der Teilnahme- und Angebotsfrist nach deren Ablauf

Mit Ablauf der Angebots- bzw. Teilnahmefrist endet auch die Möglichkeit, über die an ein VMS angebundene Vergabeplattform elektronische Angebote abzugeben. Bewerber, die über die Funktion „Teilnehmen“ noch keinen Zugriff auf den Projektraum und die dort bereitgestellten Möglichkeiten zur Kommunikation und Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen genommen haben, können das Verfahren ab diesem Zeitpunkt weder auf der Vergabeplattform finden, noch auf den Projektraum zugreifen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIm Rahmen neuer Editionen des Vergabemanagementsystems (VMS) als Cloud-Lösung wird seit Beginn dieses Jahres auch das Modul „Vertragsmanagement“ als Ausbaustufe angeboten. Zudem kann die Integration des VMS in bestehende E-Akten oder ERP-Systeme noch einfacher als bisher auch aus der Cloud heraus erfolgen.

Die neue Expert-Edition ersetzt die bestehende Professional-Edition und bietet zahlreiche Funktionen sowie die Möglichkeit zur Nutzung des Moduls „Bedarfsmanagement“.

Mit dem Bedarfsmanagement können auch die der Vergabe vorgelagerten Prozesse (initiale Bedarfsmeldung sowie interne Freigabeprozesse) innerhalb des Systems strukturiert erhoben werden. Auf Grundlage einer oder mehrerer Bedarfsanträge können Vergabeakten angelegt werden.

Für Nutzer, die nur das Modul Bedarfsmanagement nutzen möchten (also Bedarfsmelder in den Fachbereichen und am Genehmigungsprozess beteiligte Nutzer) bieten wir Paketpreise ab 2,- EUR je Nutzer und Monat an.

Neu: Vertragsmanagement in der Cloud

Mit der Edition Expert+ kann das im letzten Jahr für Eigeninstallationen des VMS bereitgestellte Modul Vertragsmanagement nun auch im Rahmen unserer Cloud-Editionen genutzt werden. Mit diesem Modul lassen sich am Ende eines Vergabeverfahrens Vertragsakten anlegen, Laufzeiten, Vertragsdaten und Zahlungspläne definieren, Verlängerungen und Fristen überwachen sowie Terminerinnerungen und entsprechende Wiedervorlagen verwalten. Den gesamten Artikel lesen…

Bild zu statistischen AuswertungenMit der neuen VergStatVO werden öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die in § 3 VergStatVO geregelten Daten zu Vergabeverfahren innerhalb von 60 Tagen ab Zuschlag an Destatis zu melden. Betroffen sind dabei nicht nur EU-weite Vergaben, sondern regelmäßig alle Vergaben ab einem Auftragswert von 25.000 EUR (nach Maßgabe der Voraussetzungen von § 2 Abs. 2 VergStatVO) mit Zuschlag ab dem 1. Oktober 2020. Die aktuellen Versionen der cosinex Systeme setzen diese neuen Anforderungen um.

Eine Vergabestatistikmeldung kann direkt aus der jeweiligen Fachanwendung heraus erfolgen, wenn diese über eine entsprechende Schnittstelle zu Destatis verfügt oder alternativ über die vom Bundesamt selbst im Internet bereitgestellte Eingabeoberfläche.

In beiden Kernlösungen der cosinex im Bereich der E-Vergabe, dem Vergabemanagementsystem und dem Vergabemarktplatz als technische Basis für zahlreiche Vergabeplattformen in Deutschland, wurden entsprechende Funktionalitäten und die notwendige Schnittstelle zu Destatis bereitgestellt. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.3 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wurde in der vergangenen Woche allen Kunden bzw. Betreibern unserer Lösung zur Verfügung gestellt und auch die immer beliebtere Cloud Edition des VMS bietet seit letzter Woche die neuen Funktionen und Verbesserungen: Schwerpunkte betreffen u.a. die verbesserte Abbildung der Direktvergabe, die Einführung einer konfigurierbaren Wartefrist bei Unterschwellenvergaben (etwa aufgrund landesrechtlicher Vorgaben) sowie zahlreiche Neuerungen und Weiterentwicklungen auch für die neuen komplementären Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement.

Einen Auszug der wichtigsten Weiterentwicklungen möchte ich Ihnen im Rahmen dieses Beitrags kurz vorstellen. Wie immer finden Nutzer unserer Lösungen eine umfassende Release Note mit weitergehenden Beschreibungen der wichtigsten Änderungen in unserem Service- & Support-Center.

Verbesserte Abbildung der Direktvergabe – ohne Wettbewerb

Eine Direktvergabe ohne Wettbewerb mit nur einem Bieter (§ 14 Abs. 4 VgV, § 8 Abs. 4 UVgO, § 3a Abs. 3 VOB/A, § 3a EU Abs. 3 VOB/A, § 13 Abs. 2 SektVO, § 12 Abs. 1 VSVgV) ist insbesondere dann möglich, wenn zulässigerweise für die Erbringung der Leistung nur ein einziger Bieter in Frage kommt. In diesem Fall wird im Oberschwellenbereich ein Verhandlungsverfahren und im Unterschwellenbereich eine Verhandlungsvergabe bzw. Freihändige Vergabe (jeweils ohne Teilnahmewettbewerb) durchgeführt, bei der nur dieser eine Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Den gesamten Artikel lesen…

Bild zu statistischen AuswertungenIn einer aktuellen Information gibt das Statistische Bundesamt (Destatis) den Hinweis zur Erforderlichkeit einer Registrierung durch und von Berichtsstellen. Hintergrund sind laut Angabe von Destatis zahlreiche Anfragen von Berichtsstellen, ob eine Registrierung als Berichtsstelle auch dann notwendig ist, wenn bereits ein Meldekonto für IDEV aufgrund von Meldepflichten zu anderen Statistiken vorliegt o. ä.. In diesem Zusammenhang weist Destatis darauf hin, dass eine Registrierung als „Berichtsstelle zur Vergabestatistik“ gleichwohl grundsätzlich zwingend erforderlich ist, um eine Meldung zur Vergabestatistik abzugeben.

Ab dem 01.10.2020 ist eine Registrierung spätestens dann erforderlich, wenn die Berichtsstelle nach Abschluss eines Vergabeverfahrens eine Meldung abzugeben hat.

Seit dem 01.07.2020 ist bereits eine freiwillige Registrierung als Berichtsstelle möglich, um einen reibungslosen Start der Vergabestatistik zu gewährleisten. Empfohlen wird, insbesondere bei der Nutzung der sogenannten .CORE-Schnittstelle, die freiwillige Registrierung vor Beginn der Meldepflicht zum 01.10.2020. Hintergrund ist, dass die Berichtseinheit-ID, die die Berichtsstellen im Zuge der Registrierung von Destatis erhalten, in die Vergabesoftware eingetragen werden muss. Im Fall der Lösungen der cosinex wird dies mit neuen Verfahrensversionen unserer Lösungen möglich sein, die rechtzeitig vor dem 01.10.2020 bereitgestellt werden. Den gesamten Artikel lesen…

Beleg mit UmsatzsteuerBei der Vergabe öffentlicher Aufträge muss grundsätzlich das wirtschaftlichste Angebot bezuschlagt werden (§ 127 Abs. 1 Satz 1 GWB). Da es mit Blick auf die Umsatzsteuer keine gesetzliche Vorgabe gibt, wie diese bei der Wertung zu berücksichtigen ist, können sowohl die brutto- als auch nach die netto-Angebotspreise abgefragt werden, auch wenn üblicherweise Bruttowerte für die Wertung herangezogen werden. Die Berücksichtigung der Umsatzsteuer wurde bislang vor allem bei EU-weiten Vergabeverfahren problematisiert, wobei es bei Bietern aus dem EU-Ausland aufgrund des sog. Reverse-Charge-Verfahrens (§ 13b UStG; vgl. VK Bund, Beschluss vom 28.09.2017 – VK 2 – 94/17) zu Verwerfungen in der Wertung kommen kann.

Nunmehr stellt sich die Problematik der Berücksichtigung der Umsatzsteuer unter einem anderen Blickwinkel: Als Teil des Konjunkturpakets zur Überwindung der Corona-Krise hat das Bundeskabinett die Reduzierung der Umsatzsteuer mit Wirkung zum heutigen Tag beschlossen und gleichzeitig diese Reduzierung auch mit einem festen Ablaufdatum zum 31.12.2020 versehen.

Zu beachten ist, dass sich die Höhe des Umsatzsteuersatzes einzig nach dem Zeitpunkt der Leistungsausführung richtet. Demnach gilt für die Leistungserbringung

  • bis zum 30.06.2020 ein Regelsteuersatz von 19 % und ermäßigter Steuersatz von 7 %,
  • ab dem 01.07.2020 bis zum 31.12.2020 ein Regelsteuersatz von 16 % und ermäßigter Steuersatz von 5 %,
  • ab dem 01.01.2021 wieder der Regelsteuersatz von 19 % und ermäßigter Steuersatz von 7 %.

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