VertragsmanagementMithilfe des Moduls Vertragsmanagement können im VMS aus Vergabeakten heraus weitgehend automatisiert Vertragsakten angelegt, komfortabel verwaltet und überwacht werden. Ergänzend zum Vergabemanagementsystem und dem Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird, bietet das Modul umfassende Möglichkeiten für eine integrierte Vertragsabwicklung.

Gemeinsam mit den neuen Versionen des Vergabemanagementsystems wurden auch Neuerungen für das Modul Vertragsmanagement bereitgestellt.

Optische Abgrenzung zwischen Akten des Bedarfs-, Vergabe- und Vertragsmanagements

Neben dem Kernmodul Vergabemanagement wurden in den letzten Jahren mit dem Bedarfsmanagement sowie dem Vertragsmanagement weitere optionale Module bereitgestellt. Sind diese Module für den jeweiligen Mandanten aktiviert, lassen sich alle drei Aktentypen auch parallel öffnen:

  • Für das Vergabemanagement: Vergabeakten
  • Für das Bedarfsmanagement: Beschaffungsanträge
  • Für das Vertragsmanagement: Vertragsakten

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JustitiaDie VK Südbayern hatte vor zwei Jahren im Rahmen eines Kostenbeschlusses (29.03.2019 – Z3-3-3194-1-07-03/19) festgestellt, dass die Bereitstellung einer entsprechenden Information über die im konkreten Fall verwendete Vergabeplattform nicht den Anforderungen an das „Versenden“ einer Information in Textform i.S. des § 134 GWB genügt. Die VK Saarland hat nun die Rechtskonformität einer so erfolgten elektronischen Übermittlung für einen Fall bei Einsatz einer Vergabeplattform auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz jüngst bestätigt.

Auch wenn dieser Beschluss vor dem Hintergrund der in dem damaligen Fall zur Anwendung kommenden Software zu sehen war, führte dies zu einer Verunsicherung einer Reihe von Nutzern von E-Vergabe-Lösungen insgesamt.

Nunmehr hatte sich die Vergabekammer des Saarlandes erneut mit dieser Rechtsfrage zu befassen, wobei diesmal eine Vergabeplattform auf Basis der cosinex-Technologie auf dem Prüfstand war. Neben einer tiefen rechtlichen Erörterung hat sich die Vergabekammer fundiert mit der Funktionsweise der cosinex-Vergabesoftware auseinandergesetzt. Im Ergebnis kam sie zu dem Schluss, dass die § 134 GWB-Mitteilung rechtswirksam über den Projektraum „versendet“ werden kann. Explizit hat sie dargelegt, dass dies für den Aspekt der Textform gem. § 126b BGB sowie auch im Hinblick auf das „Versenden“ i.S. des § 134 Abs. 2 GWB gelte (Beschluss vom 22.03.2021, Az.: 1 VK 06/2020). Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIn den letzten Monaten wurden zwei neue Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) bereitgestellt, die neuesten Änderungen der Version 9.6 wurden in der vergangenen Woche an unsere Kunden ausgeliefert bzw. stehen Nutzern der Cloud-Edition seit Ende letzter Woche zur Verfügung.

Neben zahlreichen technischen Weiterentwicklungen und Aktualisierungen gibt es eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Verlängerung der Teilnahme- und Angebotsfrist nach deren Ablauf

Mit Ablauf der Angebots- bzw. Teilnahmefrist endet auch die Möglichkeit, über die an ein VMS angebundene Vergabeplattform elektronische Angebote abzugeben. Bewerber, die über die Funktion „Teilnehmen“ noch keinen Zugriff auf den Projektraum und die dort bereitgestellten Möglichkeiten zur Kommunikation und Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen genommen haben, können das Verfahren ab diesem Zeitpunkt weder auf der Vergabeplattform finden, noch auf den Projektraum zugreifen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemarktplatzDie Software cosinex Vergabemarktplatz (VMP) bildet die technische Basis für eine Vielzahl von Vergabeplattformen. Neben Anpassungen an geänderte rechtliche und technische Anforderungen arbeitet ein Entwicklungs-Team auch kontinuierlich an funktionalen Weiterentwicklungen.

In den vergangenen Wochen wurden den Betreibern der Vergabeplattformen auf Basis unserer Lösungen drei neue Versionen (8.6, 8.7 und 8.8) mit einer Reihe von Erweiterungen bereitgestellt. Zu den wichtigsten Änderungen:

Barrierefreie PDF-Formulare (PDF/UA)

Im Zuge der Richtlinie (EU) 2016/2102 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Oktober 2016 über den barrierefreien Zugang zu den Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen müssen auch PDF-Dateien und andere Inhalte auf Websites, in mobilen Anwendungen und elektronischen Verwaltungsabläufen barrierefrei gestaltet werden. In diesem Zusammenhang wurden innerhalb des Vergabemarktplatzes die technischen Voraussetzungen zur Gestaltung barrierefreier PDF-Dateien nach dem für die Barrierefreiheit maßgeblichen Standard PDF/UA geschaffen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIm Rahmen neuer Editionen des Vergabemanagementsystems (VMS) als Cloud-Lösung wird seit Beginn dieses Jahres auch das Modul „Vertragsmanagement“ als Ausbaustufe angeboten. Zudem kann die Integration des VMS in bestehende E-Akten oder ERP-Systeme noch einfacher als bisher auch aus der Cloud heraus erfolgen.

Die neue Expert-Edition ersetzt die bestehende Professional-Edition und bietet zahlreiche Funktionen sowie die Möglichkeit zur Nutzung des Moduls „Bedarfsmanagement“.

Mit dem Bedarfsmanagement können auch die der Vergabe vorgelagerten Prozesse (initiale Bedarfsmeldung sowie interne Freigabeprozesse) innerhalb des Systems strukturiert erhoben werden. Auf Grundlage einer oder mehrerer Bedarfsanträge können Vergabeakten angelegt werden.

Für Nutzer, die nur das Modul Bedarfsmanagement nutzen möchten (also Bedarfsmelder in den Fachbereichen und am Genehmigungsprozess beteiligte Nutzer) bieten wir Paketpreise ab 2,- EUR je Nutzer und Monat an.

Neu: Vertragsmanagement in der Cloud

Mit der Edition Expert+ kann das im letzten Jahr für Eigeninstallationen des VMS bereitgestellte Modul Vertragsmanagement nun auch im Rahmen unserer Cloud-Editionen genutzt werden. Mit diesem Modul lassen sich am Ende eines Vergabeverfahrens Vertragsakten anlegen, Laufzeiten, Vertragsdaten und Zahlungspläne definieren, Verlängerungen und Fristen überwachen sowie Terminerinnerungen und entsprechende Wiedervorlagen verwalten. Den gesamten Artikel lesen…

Nach einer rund einjährigen Beta-Phase ist mit xrechnung.io in der vergangenen Woche ein neuer Dienst der cosinex live gegangen. Mit diesem können kostenfrei elektronische Rechnungen nach dem sogenannten XRechnungs-Standard erstellt werden. Öffentliche Auftraggeber, die elektronische Rechnungen in diesem Format erhalten, können den Dienst nutzen, um die Rechnung in ein PDF umzuwandeln und die Gültigkeit der Rechnung nach diesem Standard zu überprüfen.

Für die kommenden Monate sind zahlreiche Erweiterungen, wie etwa Angebote zum Rechnungsempfang für öffentliche Auftraggeber sowie der Versand elektronischer Rechnungen über das Portal geplant. In den bisherigen Umsetzungen wird erst der Anfang einer jetzt anrollenden Überarbeitung und Modernisierung dieser zentralen Prozesse in den Dienststellen gesehen.

Lösung für Rechnungssteller

Mit Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Datenformat entgegenzunehmen. Nationaler Standard hierfür ist das sogenannte XRechnungs-Format. Den gesamten Artikel lesen…

Bild zu statistischen AuswertungenMit der neuen VergStatVO werden öffentliche Auftraggeber verpflichtet, die in § 3 VergStatVO geregelten Daten zu Vergabeverfahren innerhalb von 60 Tagen ab Zuschlag an Destatis zu melden. Betroffen sind dabei nicht nur EU-weite Vergaben, sondern regelmäßig alle Vergaben ab einem Auftragswert von 25.000 EUR (nach Maßgabe der Voraussetzungen von § 2 Abs. 2 VergStatVO) mit Zuschlag ab dem 1. Oktober 2020. Die aktuellen Versionen der cosinex Systeme setzen diese neuen Anforderungen um.

Eine Vergabestatistikmeldung kann direkt aus der jeweiligen Fachanwendung heraus erfolgen, wenn diese über eine entsprechende Schnittstelle zu Destatis verfügt oder alternativ über die vom Bundesamt selbst im Internet bereitgestellte Eingabeoberfläche.

In beiden Kernlösungen der cosinex im Bereich der E-Vergabe, dem Vergabemanagementsystem und dem Vergabemarktplatz als technische Basis für zahlreiche Vergabeplattformen in Deutschland, wurden entsprechende Funktionalitäten und die notwendige Schnittstelle zu Destatis bereitgestellt. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemarktplatzParallel zur laufenden Umsetzung der Funktionen und Schnittstellen zur Umsetzung der Vergabestatistikverordnung, die wir in den kommenden Wochen im Rahmen einer neuen Verfahrensversion ausliefern werden, wurde Anfang August die Version 8.4 des Vergabemarktplatzes bereitgestellt. Neben technischen Aktualisierungen „unter der Haube“ betreffen funktionale Schwerpunkte die automatisierte Freischaltung noch nicht registrierter Unternehmen bei nicht öffentlichen Ausschreibungen sowie Vereinfachungen bei der Weiterleitung an dritte Veröffentlichungsplattformen.

Die neuen Funktionen stehen allen Nutzern von Vergabeplattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz zur Verfügung.

Automatische Freischaltung nach Registrierungsaufforderung

Bei nicht öffentlichen Vergabeverfahren, wie insbesondere beschränkten Ausschreibungen oder Verhandlungsvergaben, werden Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Dies geschieht innerhalb des Vergabemarktplatzes. Über eine entsprechende Funktion können Unternehmen, welche bereits im Zuge einer Registrierung über einen Unternehmens-Account auf dem Vergabemarktplatz verfügen, direkt zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Sind die Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen noch nicht registriert, wird ihnen mithilfe einer sogenannten Registrierungsaufforderung aus dem Vergabemarktplatz heraus die Aufforderung übermittelt, sich registrieren zu lassen, um auf die Ausschreibungsunterlagen zugreifen zu können. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.3 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wurde in der vergangenen Woche allen Kunden bzw. Betreibern unserer Lösung zur Verfügung gestellt und auch die immer beliebtere Cloud Edition des VMS bietet seit letzter Woche die neuen Funktionen und Verbesserungen: Schwerpunkte betreffen u.a. die verbesserte Abbildung der Direktvergabe, die Einführung einer konfigurierbaren Wartefrist bei Unterschwellenvergaben (etwa aufgrund landesrechtlicher Vorgaben) sowie zahlreiche Neuerungen und Weiterentwicklungen auch für die neuen komplementären Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement.

Einen Auszug der wichtigsten Weiterentwicklungen möchte ich Ihnen im Rahmen dieses Beitrags kurz vorstellen. Wie immer finden Nutzer unserer Lösungen eine umfassende Release Note mit weitergehenden Beschreibungen der wichtigsten Änderungen in unserem Service- & Support-Center.

Verbesserte Abbildung der Direktvergabe – ohne Wettbewerb

Eine Direktvergabe ohne Wettbewerb mit nur einem Bieter (§ 14 Abs. 4 VgV, § 8 Abs. 4 UVgO, § 3a Abs. 3 VOB/A, § 3a EU Abs. 3 VOB/A, § 13 Abs. 2 SektVO, § 12 Abs. 1 VSVgV) ist insbesondere dann möglich, wenn zulässigerweise für die Erbringung der Leistung nur ein einziger Bieter in Frage kommt. In diesem Fall wird im Oberschwellenbereich ein Verhandlungsverfahren und im Unterschwellenbereich eine Verhandlungsvergabe bzw. Freihändige Vergabe (jeweils ohne Teilnahmewettbewerb) durchgeführt, bei der nur dieser eine Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Den gesamten Artikel lesen…

Logo der Stadt SchwerteDie Stadt Schwerte setzt in vielen Bereichen auf den digitalen Fortschritt. Dazu gehört auch die E-Vergabe, daher erfolgt auch bei Unterschwellenvergaben im Baubereich seit dem 01. Juli 2020 die rein elektronische Durchführung von Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge.

In wesentlichen Bereichen wird der postalische Weg schon seit Anfang des Jahres nicht mehr beschritten. „Seit dem 1. Januar 2020 dürfen Unternehmen für Liefer- und Dienstleistungen Angebote in Textform ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel einreichen“, erklärt Nora Manka. Sie ist im Rechtsamt der Stadt Schwerte für Ausschreibungen und E-Vergaben und für Vergabeverfahren nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen zuständig.

Stichwort Bauleistungen: Auch in diesem Bereich läuft seit dem 1. Juli 2020 alles nur noch elektronisch. Angebote werden nicht mehr auf dem Postweg entgegengenommen. „Mit dieser Regelung verfolgt die Stadt Schwerte das Ziel, das Vergabewesen zu vereinheitlichen und durch die zentrale Abwicklung der Verfahren zu optimieren. Hierdurch wird auch ein Beitrag zur Vorbeugung gegen Korruption geleistet“, so Nora Manka. Den gesamten Artikel lesen…