Logo VergabemarktplatzDie Software Vergabemarktplatz ist technische Basis einer Vielzahl von  Vergabeplattformen in Deutschland. Auch zahlreiche Sektorenauftraggeber nutzen die Möglichkeiten der Lösung. Mit der neuen Version 8.9 wird insbesondere für diese Gruppe auch die Ausschreibung sog. Qualifizierungssysteme nach Maßgabe von § 48 SektVO angeboten. Aber auch für klassische öffentliche Auftraggeber enthält die neue Version einige Änderungen.

Unterstützung der Ausschreibung von Qualifizierungssystemen nach SektVO

Mit der neuen Version wird die Ausschreibung von Qualifizierungssystemen, die Erfassung der erforderlichen Verfahrensangaben und die Übermittlung dieser Daten an das Amt für Veröffentlichungen der EU ermöglicht.

Sektorenauftraggeber können sogenannte Qualifizierungssysteme für Bewerber einrichten. Diese dienen der vorgezogenen Eignungsfeststellung und ermöglichen es Unternehmen, jederzeit die Zulassung zum Qualifizierungssystem zu beantragen. Rechtliche Grundlage ist insb. § 48 SektVO. Die entsprechend EU-weit zu veröffentlichenden Verfahrensangaben sind vom Amt für Veröffentlichungen vorgegeben (entsprechend den Vorgaben des Standardformulars EU 07). Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemDie neue Version 9.7 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) beinhaltet neben einigen technischen Weiterentwicklungen auch eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden auszugsweise vorstellen. Eine umfassende Release Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service- & Support-Center.

Statusmanagement für Bieterfragen & Co.

Innerhalb der E-Vergabeakte im VMS steht ein Kommunikationsbereich zur Verfügung, über den Bieterfragen oder Nachrichten an die Vergabestelle eingehen, umgekehrt Fragen der Unternehmen beantwortet sowie Absage- bzw. Zusagemitteilungen u.v.m. übermittelt werden können. Gerade bei komplexen Verfahren mit vielen Nachrichten oder bei einer hohen Anzahl parallel zu bearbeitender Vergabeverfahren ist es wichtig, den Überblick über bearbeitete bzw. noch nicht bearbeitete Bieterfragen zu behalten. Hierzu wurde das Statusmanagement für Nachrichten der Bewerber weiter ausgebaut. Den gesamten Artikel lesen…

Bauplan, ArchitekturskizzeBei vielen Vergabeverfahren spielen sogenannte Projektanten eine bedeutende Rolle. Angesichts der immer weitreichenderen Digitalisierung aller Prozesse im öffentlichen Auftragswesens schließt sich die Frage an, ob und wie man bei Einsatz von E-Vergabelösungen die Zusammenarbeit mit Projektanten auch innerhalb der Anwendung gestaltet; gleich, ob eine E-Vergabeplattform oder ergänzend auch ein Vergabemanagementsystem zum Einsatz kommt. In diesem Beitrag erläutern wir, wie wir unseren Kunden Lösungen zur Verfügung stellen, damit auch die Zusammenarbeit mit Externen bestmöglich gelingt.

Eine Reihe häufig als Projektanten1 bezeichneter vorbefasster Externer, wie beispielsweise Architekten oder Ingenieure, aber auch Rechtsanwälte u.a., bietet bereits die Unterstützung bei Vergabeverfahren mithilfe elektronischer Lösungen auf Basis der cosinex Technologie an. Doch wie gelingt es umgekehrt, die Berater in die eigene E-Vergabelösung zu integrieren?

Webbasierte Lösungen ermöglichen Einbindung ohne nennenswerten Aufwand

Eine wesentliche Voraussetzung für die Einbindung von Projektanten ohne nennenswerten Aufwand für öffentliche Auftraggeber ist zunächst, dass die eingesetzte Lösung rein webbasiert angeboten wird. Dabei ist es unerheblich, ob dies als Cloud-Lösung oder im eigenen Rechenzentrum erfolgt. Wichtig ist nur, dass die Lösung ohne Installation von Clients über einen aktuellen Internet-Browser umfassend bedienbar und über das Internet aufrufbar ist. Den gesamten Artikel lesen…

Um die Prozesse rund um das öffentliche Auftragswesen ganzheitlich und medienbruchfrei abwickeln zu können, bieten wir mit dem Bedarfs- und Vertragsmanagement zwei komplementäre Module zu dem Vergabemanagementsystem (VMS). Mit diesen können zum einen die der Vergabe vorgelagerten Prozesse rund um die Bedarfsmeldung, zum anderen auch das nachgelagerte Vertragsmanagement integriert unterstützt werden.

Aufgrund des Interesses vieler Kunden haben wir unser Webinar-Angebot um eine neue Reihe zu diesem Thema ergänzt. In diesen kostenfreien Webinaren stellen wir die beiden komplementären Module zum Vergabemanagementsystem näher vor und vermitteln einen ersten Eindruck zur Bedienung anhand praxisorientierter Beispiele.

Einfache Anmeldung, kostenfreie Teilnahme

Die Webinare „Einführung in die Module Bedarfs- & Vertragsmanagement“ finden monatlich statt. Alle geplanten Termine sowie die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie unter diesem Link. Den gesamten Artikel lesen…

Auch wenn vielen Nutzern die Unterschiede zwischen einer reinen E-Vergabeplattform und einem Vergabemanagementsystem offensichtlich erscheinen, merken wir in Gesprächen, dass für viele eine Abgrenzung der beiden Lösungen voneinander in Details nicht immer einfach ist. Im folgenden Beitrag möchten wir daher E-Vergabeplattformen und Vergabemanagementsysteme (VMS) gegenüberstellen und am Beispiel des cosinex VMS aufzeigen, wie Kunden davon profitieren, wenn sie ergänzend zur reinen E-Vergabeplattform (z. B. auf Basis des Vergabemarktplatz) auch ein Vergabemanagementsystem einsetzen.

Was ist eine E-Vergabeplattform?

Eine E-Vergabeplattform, beispielsweise auf Grundlage der Software cosinex Vergabemarktplatz (VMP), unterstützt die Kommunikations- bzw. Transaktionsprozesse eines Vergabeverfahrens zwischen Vergabestelle und Unternehmen. E-Vergabeplattformen unterstützen im Regelfall Vergabestellen bei der strukturierten Erfassung der Bekanntmachungen sowie deren Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen der EU, bund.de sowie weitere Bekanntmachungsorgane. Den gesamten Artikel lesen…

VertragsmanagementMithilfe des Moduls Vertragsmanagement können im VMS aus Vergabeakten heraus weitgehend automatisiert Vertragsakten angelegt, komfortabel verwaltet und überwacht werden. Ergänzend zum Vergabemanagementsystem und dem Modul Bedarfsmanagement, mit dem der vorgelagerte Prozess der Bedarfsmeldung strukturiert unterstützt wird, bietet das Modul umfassende Möglichkeiten für eine integrierte Vertragsabwicklung.

Gemeinsam mit den neuen Versionen des Vergabemanagementsystems wurden auch Neuerungen für das Modul Vertragsmanagement bereitgestellt.

Optische Abgrenzung zwischen Akten des Bedarfs-, Vergabe- und Vertragsmanagements

Neben dem Kernmodul Vergabemanagement wurden in den letzten Jahren mit dem Bedarfsmanagement sowie dem Vertragsmanagement weitere optionale Module bereitgestellt. Sind diese Module für den jeweiligen Mandanten aktiviert, lassen sich alle drei Aktentypen auch parallel öffnen:

  • Für das Vergabemanagement: Vergabeakten
  • Für das Bedarfsmanagement: Beschaffungsanträge
  • Für das Vertragsmanagement: Vertragsakten

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JustitiaDie VK Südbayern hatte vor zwei Jahren im Rahmen eines Kostenbeschlusses (29.03.2019 – Z3-3-3194-1-07-03/19) festgestellt, dass die Bereitstellung einer entsprechenden Information über die im konkreten Fall verwendete Vergabeplattform nicht den Anforderungen an das „Versenden“ einer Information in Textform i.S. des § 134 GWB genügt. Die VK Saarland hat nun die Rechtskonformität einer so erfolgten elektronischen Übermittlung für einen Fall bei Einsatz einer Vergabeplattform auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz jüngst bestätigt.

Auch wenn dieser Beschluss vor dem Hintergrund der in dem damaligen Fall zur Anwendung kommenden Software zu sehen war, führte dies zu einer Verunsicherung einer Reihe von Nutzern von E-Vergabe-Lösungen insgesamt.

Nunmehr hatte sich die Vergabekammer des Saarlandes erneut mit dieser Rechtsfrage zu befassen, wobei diesmal eine Vergabeplattform auf Basis der cosinex-Technologie auf dem Prüfstand war. Neben einer tiefen rechtlichen Erörterung hat sich die Vergabekammer fundiert mit der Funktionsweise der cosinex-Vergabesoftware auseinandergesetzt. Im Ergebnis kam sie zu dem Schluss, dass die § 134 GWB-Mitteilung rechtswirksam über den Projektraum „versendet“ werden kann. Explizit hat sie dargelegt, dass dies für den Aspekt der Textform gem. § 126b BGB sowie auch im Hinblick auf das „Versenden“ i.S. des § 134 Abs. 2 GWB gelte (Beschluss vom 22.03.2021, Az.: 1 VK 06/2020). Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIn den letzten Monaten wurden zwei neue Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) bereitgestellt, die neuesten Änderungen der Version 9.6 wurden in der vergangenen Woche an unsere Kunden ausgeliefert bzw. stehen Nutzern der Cloud-Edition seit Ende letzter Woche zur Verfügung.

Neben zahlreichen technischen Weiterentwicklungen und Aktualisierungen gibt es eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Verlängerung der Teilnahme- und Angebotsfrist nach deren Ablauf

Mit Ablauf der Angebots- bzw. Teilnahmefrist endet auch die Möglichkeit, über die an ein VMS angebundene Vergabeplattform elektronische Angebote abzugeben. Bewerber, die über die Funktion „Teilnehmen“ noch keinen Zugriff auf den Projektraum und die dort bereitgestellten Möglichkeiten zur Kommunikation und Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen genommen haben, können das Verfahren ab diesem Zeitpunkt weder auf der Vergabeplattform finden, noch auf den Projektraum zugreifen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemarktplatzDie Software cosinex Vergabemarktplatz (VMP) bildet die technische Basis für eine Vielzahl von Vergabeplattformen. Neben Anpassungen an geänderte rechtliche und technische Anforderungen arbeitet ein Entwicklungs-Team auch kontinuierlich an funktionalen Weiterentwicklungen.

In den vergangenen Wochen wurden den Betreibern der Vergabeplattformen auf Basis unserer Lösungen drei neue Versionen (8.6, 8.7 und 8.8) mit einer Reihe von Erweiterungen bereitgestellt. Zu den wichtigsten Änderungen:

Barrierefreie PDF-Formulare (PDF/UA)

Im Zuge der Richtlinie (EU) 2016/2102 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Oktober 2016 über den barrierefreien Zugang zu den Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen müssen auch PDF-Dateien und andere Inhalte auf Websites, in mobilen Anwendungen und elektronischen Verwaltungsabläufen barrierefrei gestaltet werden. In diesem Zusammenhang wurden innerhalb des Vergabemarktplatzes die technischen Voraussetzungen zur Gestaltung barrierefreier PDF-Dateien nach dem für die Barrierefreiheit maßgeblichen Standard PDF/UA geschaffen. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemIm Rahmen neuer Editionen des Vergabemanagementsystems (VMS) als Cloud-Lösung wird seit Beginn dieses Jahres auch das Modul „Vertragsmanagement“ als Ausbaustufe angeboten. Zudem kann die Integration des VMS in bestehende E-Akten oder ERP-Systeme noch einfacher als bisher auch aus der Cloud heraus erfolgen.

Die neue Expert-Edition ersetzt die bestehende Professional-Edition und bietet zahlreiche Funktionen sowie die Möglichkeit zur Nutzung des Moduls „Bedarfsmanagement“.

Mit dem Bedarfsmanagement können auch die der Vergabe vorgelagerten Prozesse (initiale Bedarfsmeldung sowie interne Freigabeprozesse) innerhalb des Systems strukturiert erhoben werden. Auf Grundlage einer oder mehrerer Bedarfsanträge können Vergabeakten angelegt werden.

Für Nutzer, die nur das Modul Bedarfsmanagement nutzen möchten (also Bedarfsmelder in den Fachbereichen und am Genehmigungsprozess beteiligte Nutzer) bieten wir Paketpreise ab 2,- EUR je Nutzer und Monat an.

Neu: Vertragsmanagement in der Cloud

Mit der Edition Expert+ kann das im letzten Jahr für Eigeninstallationen des VMS bereitgestellte Modul Vertragsmanagement nun auch im Rahmen unserer Cloud-Editionen genutzt werden. Mit diesem Modul lassen sich am Ende eines Vergabeverfahrens Vertragsakten anlegen, Laufzeiten, Vertragsdaten und Zahlungspläne definieren, Verlängerungen und Fristen überwachen sowie Terminerinnerungen und entsprechende Wiedervorlagen verwalten. Den gesamten Artikel lesen…