Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert?

Diese und weitere Fragen zur Organisation von Vergabestellen insb. in Kommunen beleuchtet die vierteilige Beitragsreihe des „Verwaltungsprofis“ Werner Adams in unserem Blog. Mit vielen Jahren Erfahrung u.a. als stellv. Hauptamtsleiter, später Leiter der Zentralen Vergabestelle der Stadt Köln und mittlerweile mehrjähriger Praxis als Coach und Berater von Kommunalverwaltungen wirft Hr. Adams vielfältige Aspekte für eine effiziente Organisation kommunaler Vergabestellen auf.

Zuständigkeit für Vergabeverfahren in Kommunen

Die Zuständigkeiten für die Abwicklung von Vergabeverfahren und die Organisation von dezentralen (aber auch zentralen) Vergabestellen sind bei vielen öffentlichen Auftraggebern aufgrund der über Jahre gewachsenen Strukturen zwei nach wie vor heiß und bisweilen sogar hoch emotional diskutierte Themen. Dass es infolge steigender vergaberechtlicher Anforderungen und vergabetechnischer Kenntnisse ohne eine zentrale Zuständigkeit nicht geht, ist inzwischen zumindest dann anerkannte Meinung, wenn man die Emotionen ein Stück weit beiseite rückt und sich alle Beteiligte auf den sachlichen Kern konzentrieren.

Leider sind bei der Abwicklung von Vergabeverfahren immer noch viele öffentliche Auftraggeber fast vollständig dezentral organisiert. Damit fehlt es an einer Stelle, bei der alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt bearbeitet und entschieden werden. Die Betonung liegt hier auf vergaberechtlich, nicht auf „fachlich“, denn diese vergaberechtlichen Fragen stellen sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig vom sachlich/fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung. Dennoch wird den Vergabeprozessen immer noch nicht der Stellenwert zugemessen, der ihnen angesichts ihrer wirtschaftlichen Auswirkung zukommt. Statt sich der Herausforderung zu stellen, diese Notwendigkeit – ob sie einem gefällt oder nicht sei dahingestellt – anzuerkennen und damit offensiv umzugehen, wird es sich vielfach leichtgemacht und Vergaberecht pauschal als Bremser oder Hemmschwelle in Bau- und Beschaffungsprojekten gebrandmarkt. Das ist als pauschale Aussage eindeutig nicht richtig, denn bei näherer Betrachtung wird deutlich, dass es sich bei der überwiegenden Zahl kritischer Vergabefälle um fehlerhafte oder unvollständige Bedarfsermittlungen bzw. Planungen handelt, die aus dem vergaberechtlichen Blickwinkel gnadenlos aufgedeckt werden. Vergaberecht sollte deshalb ganz allgemein auch als (ein) Hilfsmittel zur Qualitätssicherung der erwarteten Leistungen verstanden werden. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaJe häufiger elektronische (Kommunikations-) Mittel in Vergabeverfahren Einsatz finden, desto mehr Anlässe ergeben sich, in denen sich auch Nachprüfungsinstanzen mit Zweifelsfällen befassen müssen. Von zentraler Bedeutung sind dabei die Bestimmungen zur elektronischen Bereitstellung der Vergabeunterlagen. Wird hiergegen verstoßen, kann dies zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen, wie die 2. Vergabekammer (VK) des Bundes in einem Beschluss unterstrichen hat (VK 2 – 128 – 17).

Im Kern ging es in dem der Entscheidung zugrunde liegenden Sachverhalt darum, dass eine Vergabestelle einen Rahmenvertrag über Reinigungsdienstleistungen ausgeschrieben hat. Die Vergabeunterlagen enthielten ein Merkblatt, welches hinsichtlich bestimmter Kalkulationsvorgaben wiederum auf ein Muster des Handbuchs der Gebäudereinigung verwies. Das entsprechende Muster war in den elektronisch bereitgestellten Unterlagen allerdings nicht enthalten. Ein Bieter verstieß gegen die auf diesem Weg mitgeteilte Kalkulationsvorgabe. Aus diesem Grund sollte sein Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

Nach § 57 Abs. 1 VgV sind Angebote auszuschließen, die nicht den Erfordernissen des § 53 VgV entsprechen. § 53 Abs. 7 Sätze 1 und 2 VgV schreiben vor, dass Änderungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind (Satz 1) und Angebote vollständig sein und alle geforderten Angaben und Erklärungen enthalten müssen (Satz 2). Im betrachteten Fall lagen mangels Formblatt bestimmte Erklärungen zur Pflegeversicherung und Insolvenzgeldumlage gerade nicht vor.

In dem Nachprüfungsverfahren kam es daher darauf an, ob die Verwendung des Formblattes seitens der Vergabestelle aufgrund des bloßen Verweises in den Vergabeunterlagen überhaupt wirksam gefordert worden war. Den gesamten Artikel lesen…

Die Leistungsfähigkeit und die Potentiale einer E-Vergabeplattform zeigen sich nicht nur bei der Durchführung vermeintlich klassischer Vergabeverfahren. Spannend wird es, wenn es nicht um verhältnismäßig typische Gewerke oder Ausschreibungsarten geht, sondern wenn aufgrund sehr spezifischer Leistungen besondere Bieterkreise angesprochen werden sollen oder auch dann, wenn die Vergabeplattform etwa für Auslobungsverfahren genutzt werden soll.

In diesem Sinne ist das Brandenburger Forstministerium (Ministerium für Ländliche Entwicklung, Umwelt und Landwirtschaft des Landes Brandenburg, kurz MLUL) einen innovativen Weg gegangen und nutzt die Vergabeplattform des Landes für ein Interessenbekundungsverfahren der besonderen Art. So eröffnet das Ministerium ausgebildeten Forstexperten die Möglichkeit, an einem Auswahlverfahren zur Anerkennung als Berater teilzunehmen.

Um den Beraterkreis zu erweitern hat das Ministerium bis zum 31. Januar ein entsprechendes Verfahren auf dem Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg freigeschaltet. Anerkannte Berater erhalten die Möglichkeit, für die fachliche Beratung von Privat- und Kommunalwaldbesitzern eine finanzielle Förderung zu beantragen.

Auf den 650.000 Hektar Waldfläche, die sich im Land Brandenburg in privater wie in kommunaler Hand befinden, verbergen sich nach Einschätzung des Ministeriums unverändert erhebliche wirtschaftliche wie ökologische Potentiale. Zum einen warten Holzmengen auf ihre Ernte und Vermarktung, zum anderen können potentiell größere Waldflächen in nachhaltigere und insbesondere klimaflexible Mischwälder umgebaut werden. Um diese Potenziale erkennen und heben zu können, greifen Waldeigentümer auf freiberufliche Forstsachverständige zurück. Den gesamten Artikel lesen…

Kommunikationsmittel im VergabeverfahrenWie sich zeigt, nutzen immer noch einige Vergabestellen E-Mails als Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren, ohne auf die technische Infrastruktur einer Vergabeplattform zurückzugreifen. Rein rechtlich ist dies – mit Ausnahme der Entgegennahme elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge sowie Interessenbekundungen bei förmlichen Verfahren – zwar grundsätzlich möglich, birgt allerdings spezifische Risiken, die im Streitfall die Aufhebung des Vergabeverfahrens oder zumindest eine Zurückversetzung verursachen können.

Im vorliegenden Blog-Beitrag werden anhand der Entscheidung der Vergabekammer Thüringen (vom 14.07.2017, 250 – 4002 – 5969 / 2017 – N – 007 – EIC) die rechtlichen Probleme bei der Verwendung von E-Mails in Vergabeverfahren dargestellt, um darauf aufbauend Hinweise für eine rechtssichere Handhabung zu geben.

Die Entscheidung

Der Sachverhalt zur o.g. Entscheidung ist geradezu typisch: Der Vergabestelle fällt auf, dass die Bewerber über einen ausschreibungsrelevanten Sachverhalt informiert werden müssen. Vorliegend waren es kalkulationserhebliche Mengenangaben zum Gerüstbau. Hierüber wurden die Bewerber per E-Mail informiert. In der Vergabeakte wurde ein Ausdruck der E-Mail mit dem Vermerk: „Gesendet: Montag, 29. Mai 2017 10:08“ abgelegt. Ein Bewerber kalkuliert ohne die per E-Mail versandten Angaben und gab sein Angebot ab. Er wurde deshalb vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Er erhob in dem nationalen Verfahren Einspruch vor der Vergabekammer und behauptete, die E-Mail der Vergabestelle nicht erhalten zu haben. § 19 des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG) bietet im Unterschwellenbereich bei Bauleistungen ab 150.000 Euro (netto) eine entsprechende Rechtsschutzmöglichkeit. Den gesamten Artikel lesen…

Veranstaltungen E-Vergabe Webinare Webinar Das Vergabemanagementsystem (kurz VMS) ergänzt E-Vergabeplattformen um die Unterstützung der internen Prozesse bei Vergabeverfahren und unterstützt Vergabestellen dabei ein effizientes Berichtswesen zu führen und automatisierte Auswertungen zu erstellen. Im Rahmen der integrierten E-Vergabeakte werden Vergabeverfahren rechtssicher elektronisch dokumentiert.

Mit Hilfe standardisierter Schnittstellen zu den gängigen E-Vergabeplattformen wie z.B. der e-Vergabe des Bundes, dem Deutschen Vergabeportal (DTVP) sowie den landesweiten E-Vergabeplattformen von Brandenburg, Niedersachsen, Nordrhein Westfalen oder Rheinland-Pfalz lässt sich auch die elektronische Kommunikation mit den Bietern medienbruchfrei integrieren.

Im Rahmen kostenfreier, einstündiger Online-Seminare erhalten Sie die Möglichkeit, sich von unseren Produktberatern einen fundierten Überblick über die Möglichkeiten der Lösung geben zu lassen.

E-Vergabeakte und Vergabemanagementsystem

An folgenden Terminen können Sie an einem der kostenfreien Online-Seminare teilnehmen:

  • Mittwoch, den 10. Januar ab 10 Uhr
  • Mittwoch, den 07. Februar ab 10 Uhr
  • Mittwoch, den 07. März ab 10 Uhr

Zu den Webinaren können Sie sich hier anmelden. Den gesamten Artikel lesen…

Das Wichtigste vorab: Wir wünschen allen Lesern unseres Blogs ein gutes, gesundes und erfolgreiches Jahr 2018!

Daran, dass das Vergabejahr 2018 interessant wird, haben wir angesichts der anstehenden Änderungen keinen Zweifel. Thematisch reichen die Neuerungen von der Verpflichtung zur Durchführung elektronischer Vergabeverfahren über die Geltung neuer Schwellenwerte bis zur Umsetzung der UVgO in weiteren Bundesländern.

Die für 2018 bereits absehbaren bzw. wichtigsten Änderungen rund um das Vergaberecht und öffentliche Auftragswesen haben wir für Sie pünktlich zum Jahresstart in einem Überblick zusammengefasst. Zudem möchten wir die Gelegenheit nutzen, Ihnen für Ihr Interesse an unserem Blog im letzten Jahr zu danken.

01. Januar: Neue EU-Schwellenwerte

Wie bereits berichtet, traten zum 01. Januar neue EU-Schwellenwerte in Kraft. Zwischenzeitlich ist eine Veröffentlichung der neuen Beträge auch im Bundesanzeiger – noch pünktlich am 29. Dezember – erfolgt. Den Auszug aus dem Bundesanzeiger finden Sie hier. Einen tabellarischen Überblick der neuen Schwellenwerte im Rahmen unseres Blog-Beitrags finden Sie unter diesem Link.

01. Januar: Vergabehandbuch Bund 2017

Wie ebenfalls in einem eigenen Blog-Beitrag bereits dargestellt, wurde mit Einführungserlass des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit vom 08. Dezember 2017 das neue VHB 2017 eingeführt, welches seit dem 01. Januar 2018 für Bauvergaben im unmittelbaren Anwendungsbereich des Erlasses anzuwenden ist. Den gesamten Artikel lesen…

EU FlaggenGestern sind die Verordnungen zu den neuen EU-Schwellenwerten in der EUR-Lex-Datenbank der EU veröffentlicht worden.

Die sog. EU-Schwellenwerte sind grundlegend für die Anwendung des EU-Vergaberechts: Erst bei Erreichen oder Überschreiten dieser Schwellenwerte wird grundsätzlich von einer Binnenmarktrelevanz (grenzüberschreitende Bedeutung) ausgegangen. Als wesentliche Folge gelten die speziellen EU-Vergaberegelungen, die derzeit im GWB, der VgV, der SektVO, der VSVgV oder der KonzVO sowie dem EU-Teil der VOB/A geregelt sind.

Die EU-Schwellenwerte sind nicht starr. Alle zwei Jahre werden sie im Einklang mit den Bestimmungen des Übereinkommens der Welthandelsorganisation über das öffentliche Beschaffungswesen (engl. Government Procurement Agreement, kurz GPA) neu festgesetzt. Ihre Berechnung erfolgt über ein rein mathematisches Verfahren; die Neufestsetzung des Schwellenwerts stellt daher lediglich einen „technischen“ Vorgang dar. Ziel der Neufestsetzungen ist der Ausgleich von Wechselkursschwankungen, die zwischen den Unterzeichnern bestehen und sich möglicherweise auf das Ausmaß der Öffnung der öffentlichen Beschaffungsmärkte dieser Staaten für den Wettbewerb von Unternehmen in anderen Unterzeichnerstaaten auswirken.

Aufgrund der Vorgaben der Berechnung kann diese nicht vor dem 01. September des den Änderungen vorausgehenden Jahres begonnen werden, weswegen es regelmäßig zeitlich knapp wird und die Veröffentlichung der neuen Schwellenwerte schon fast traditionell äußerst kurzfristig vor einem Jahreswechsel erfolgt.

Wie bereits in unserem Blog angekündigt, werden sich die Vorgaben wie folgt ändern: Den gesamten Artikel lesen…

Mit Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien und Inkrafttreten der Oberschwellenreform zum 18.04.2016 wurden auch neue EU-Formulare bzw. (für uns als Softwareanbieter) neue Vorgaben zur SIMAP-Schnittstelle und den Datenstrukturen für EU-weite Veröffentlichungen vorgegeben.

Nahezu jede Vergabestelle hat hiernach die Erfahrung gemacht: An einigen – leider maßgeblichen – Stellen in den Formularen wurde vom Amt für Veröffentlichungen eine deutlich restriktivere Zeichenbegrenzung eingeführt, was zur Folge hat, dass die erforderlichen Angaben länger sein können als die Eingabemöglichkeit bei SIMAP.

Als einer der ersten zertifizierten Schnittstellenpartner des Amtes für Veröffentlichungen der EU in Deutschland erhalten der Support sowie die Projekt-Teams der cosinex immer wieder Anfragen, ob eine bloße Verlinkung oder ein Verweis zulässig ist und ausreicht, um der Bekanntmachungspflicht nachzukommen. Schließlich sind die Vergabeunterlagen inzwischen weitgehend elektronisch „unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und unmittelbar“ verfügbar (entsprechend § 41 VgV in Umsetzung des Art. 53 der Richtlinie 2014/24/EU). An dem besonders praxisrelevanten und viel nachgefragten Beispiel der Eignungskriterien und -anforderungen soll in diesem Beitrag der Frage nachgegangen werden, ob und inwieweit Verlinkungen genügen.

Vorgaben des Gesetzgebers

Die gesetzlichen Vorgaben scheinen eindeutig: Nach § 122 Abs. 4 Satz 2 GWB sind Eignungskriterien zwingend in der Auftragsbekanntmachung, der Vorinformation oder Den gesamten Artikel lesen…

Wappenzeichen BayernMit der neuen Verwaltungsvorschrift zum öffentlichen Auftragswesen (VVöA) gibt der Freistaat nach Hamburg als zweites Bundesland die Anwendung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für alle staatlichen Auftraggeber bei Ausschreibungen unterhalb der EU-Schwellenwerte vor und löst damit die VOL/A (1. Abschnitt) zum 01.01.2018 ab.

Als Wertgrenze für die Anwendung der Verhandlungsvergabe (als Nachfolgerin der freihändigen Vergabe) sieht die VVöA 50.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) vor.

Im Hinblick auf die elektronische Kommunikation bei Vergabeverfahren geht die VVöA für den Freistaat einen von der UVgO deutlich abweichenden Weg für Aufträge unterhalb von 25.000 Euro. So sieht § 38 UVgO vor, dass öffentliche Auftraggeber bei Aufträgen mit einem geschätzten Auftragswert von nicht mehr 25.000 Euro sowie bei beschränkten Ausschreibungen oder Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb von einer Entgegennahme elektronischer Angebote absehen können. Lässt der Auftraggeber jedoch unterhalb dieser Wertgrenze elektronische Angebote zu, gelten auch für diese die verhältnismäßig strengen Anforderungen der §§ 7 Abs. 4, 39 Satz 1 und 40 UVgO, d.h. dass der Einsatz einfacher E-Mails auch bei Angeboten für solche Aufträge faktisch nicht möglich ist. Die VVöA nimmt demgegenüber in Nr. 1.4 (jedenfalls für Verhandlungsvergaben) für staatliche Auftraggeber diese Regelungen bei Aufträgen bis 25.000 Euro ausdrücklich aus, womit auch die Entgegennahme von Angeboten via E-Mail ermöglicht wird.

Für die Kommunen ist laut Angabe des forum Vergabe e.V. eine vergleichbare Bekanntmachung in Vorbereitung, die allerdings keine Pflicht zur Anwendung der UVgO vorsehen soll, sondern die UVgO nur zur Anwendung empfiehlt. Den gesamten Artikel lesen…

Tastatur und Kennzeichnung einer Taste mit Signatur

Die Einführung bzw. Weiterentwicklung der E-Vergabe war (jedenfalls bislang) eng mit der Anwendung der elektronischen Signaturen verknüpft. Das bisherige Signaturgesetz (SigG) hatte auf Grundlage einer EU-Richtlinie (1999/93/EG vom 13. Dezember 1999) den Zweck, Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen zu schaffen.

Die EU hat den europäischen Rechtsrahmen weiterentwickelt und im letzten Jahr die „Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt“ (eIDAS-Verordnung der EU) erlassen. Daraufhin ist am 29. Juli 2017 das deutsche eIDAS-Durchführungsgesetz als Nachfolgeregelung zum bisherigen SigG in Kraft getreten (veröffentlicht am 18.07.2017, BGBl I, 2745).

Mit dem nachfolgenden Beitrag möchten wir Ihnen, als Leser unseres Blogs, einen kurzen Überblick zur neuen eIDAS-Verordnung mit Schwerpunkt auf vergaberechtlichen Fragen geben und hierbei auf die (noch) fehlerhaften Verweise in der VOL sowie der VOB/A eingehen, die sich noch auf das SigG beziehen.

Bislang fehlende (EU-weite) Interoperabilität

Ein wesentliches Defizit der Umsetzung der EU-Signaturrichtlinie in den Mitgliedstaaten war (auch oder vielleicht insbesondere für den Bereich der E-Vergabe), dass die Interoperabilität der europäischen Signatur technisch nur verhältnismäßig eingeschränkt gegeben war.

So wäre die von Vergabekammern zum Teil als zwingend angenommene Prüfung der Gültigkeit der Signaturen auf elektronischen Angeboten bei einer Berücksichtigung aller europäischen Signaturen in der Praxis bislang kaum leistbar gewesen. So wurde in einzelnen Beschlüssen ein Angebotsausschluss deutscher Bieter mangels gültiger Signatur als Rechtsfolge festgelegt (vgl. etwa VK Südbayern, Beschluss vom 21.05.2015), während de facto etwa litauische Signaturen bereits aufgrund der Sprachbarriere und mangels Standards von keiner Vergabestelle auf Gültigkeit hätten mit vertretbarem Aufwand überprüft werden können. Zum Teil wurden von einzelnen E-Vergabeplattformen (bzw. -anbietern) sogar nur ausgewählte und vorgegebene qualifizierte elektronische Signaturen als zulässig akzeptiert. Ein Umstand, der im Hinblick auf die Grundziele des EU-Binnenmarkts aus Sicht der EU(-Kommission) sicher nicht nur ordnungspolitisch unerwünscht, sondern ggf. auch rechtlich diskussionsfähig war. Den gesamten Artikel lesen…