CPV-CodeSeit einiger Zeit befassen wir uns im Rahmen eines Forschungsprojektes sowohl mit theoretischen als auch praktischen Ansätzen für einen einfacheren wie effizienteren Einsatz des CPV-Codes. Abstrakt geht es um die Frage, was am CPV-Code besser gemacht werden könnte, konkret aber insbesondere auch darum, wie im ersten Schritt Vergabestellen unterstützt werden können, mit dem gegebenen Standard möglichst wirksam umzugehen.

Ausgewählte Erkenntnisse aus diesem Forschungsprojekt wurden verschiedentlich im Rahmen dieses Blogs veröffentlicht. So wurden u.a. die Ergebnisse einer Umfrage zum CPV-Code, die unter den öffentlichen Auftraggebern in Deutschland durchgeführt wurden, vorgestellt und analysiert. Aber auch die ersten Ergebnisse der empirischen Untersuchung zum tatsächlichen Nutzungsverhalten bei der Auswahl geeigneter CPV-Codes (vgl. hierzu auch „Empirische Studie zur Verwendung des CPV-Codes“), wurden unseren Lesern präsentiert. Mit diesem Beitrag möchten wir weitere Ergebnisse der u.a. statistischen Auswertungen vorstellen, die auf einer Analyse von über zwei Millionen EU-weiten Auftragsbekanntmachungen aus den Jahren 2011 bis 2015 basieren.

Hintergrund für die im Folgenden vorgestellte Auswertung1 war die Annahme, dass die Benutzung nur eines oder weniger CPV-Codes für die Auftragsbekanntmachungen, die von ihrem Umfang her mehr CPV-Codes erfordern (wie z.B. nicht nur „Bauarbeiten für Schwimmbäder“ (45212212), sondern ggf. auch „Einrichtungen für Schwimmbecken“ (43324100), „Maschinen und Geräte zum Filtrieren oder Reinigen von Wasser“ (42912300) u.a.2) zu unnötigen Komplikationen bei den potentiellen Bietern führen kann. Dieser Aspekt wurde im Rahmen der Studie verifiziert, indem die Menge der pro Ausschreibung benutzten CPV-Codes im Ländervergleich ermittelt wurde, also die Menge der CPV-Codes, die im Durchschnitt pro EU-weite Auftragsbekanntmachung in unterschiedlichen Mitgliedstaaten benutzt wurde. Dieser Wert gibt angesichts erfahrungsgemäß umfassender Leistungskombinationen bei EU-weiten Ausschreibungen tendenziell einen Hinweis darauf, wie umfassend bzw. detailliert ein komplexer Auftragsgegenstand durch den öffentlichen Auftraggeber codiert wurde. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Im zweiten und dritten Teil ging es um die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren. Im vierten Teil werden einige Teilaspekte betrachtet, die nicht nur im kommunalen Umfeld nicht unbedeutend sind.

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, zentrale Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

VgV: Nach § 8 VgV ist das gesamte Vergabeverfahren incl. sämtlicher, auch interner Unterlagen, Protokolle etc., elektronisch (in Textform nach § 126b BGB) zu dokumentieren.

UVgO: § 6 (1) UVgO beschäftigt sich mit diesem Thema, danach ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der Entscheidungen festgehalten werden.

VOB: Der § 20 VOB/A EU macht es sich einfach: „Das Vergabeverfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren“. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Nachdem es im zweiten Teil abstrakt um die Frage der möglichen Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle ging, beleuchtet der dritte Teil u.a. die einzelnen Prozessschritte im Verfahren.

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren. Insofern spielten die Elemente

  • Zuständigkeit,
  • Mitwirkung,
  • Verantwortung und
  • Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die zentrale Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen und der eigenen Organisation sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. In diesem zweiten Teil geht es um die Grundsätze für die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren.

Aufgabenverteilung zwischen Fachabteilungen und zentraler Vergabestelle

Als Grundlage für eine objektive Betrachtung ist eine möglichst präzise Bestimmung der Einzeltätigkeiten erforderlich, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen und späteres Zuständigkeitsgerangel zu vermeiden. Dabei werden sich die eigentlich unstreitig zuzuordnenden Aufgaben herauskristallisieren, zur überwiegenden Zahl der Aufgaben wird es aber erhebliche Diskussionen geben, die allerdings mit klaren Entscheidungen und nicht mit Formelkompromissen beendet werden müssen.

Bleiben wir zunächst bei den Fachabteilungen, die entsprechend ihrer Zuständigkeit ohnehin immer die Initiatoren einer Auftragsvergabe sind. Im VOL- bzw. VgV-Bereich wird ein Vergabevorgang regelmäßig durch die Bedarfsanalyse (qualitativ und quantitativ) ausgelöst, die in eine präzise, umfassende und erschöpfende Leistungsbeschreibung übergehen muss, einschl. der Festlegungen zu Fach- oder Teillosen. Übrigens müssen zu diesem Zeitpunkt nicht nur die Notwendigkeit und die Wirtschaftlichkeit dargelegt werden, sondern auch die Fragen zu Energieeffizienz, Lebenszyklusanalyse, Umwelt- und Arbeitsschutz, usw. so genau formuliert werden, dass im Rahmen der Angebote darauf vergleichbare und auswertbare Antworten erwartet werden können. In dieser frühen Phase des Verfahrens werden bereits grundsätzliche Festlegungen getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf den späteren Wettbewerb und das wirtschaftliche Ergebnis haben. Daher ist es bei vielen öffentlichen Auftraggebern üblich, das Ergebnis der Bedarfsanalyse durch die Revision und/oder politische Gremien bestätigen zu lassen. Zum fachlichen Teil gehören selbstverständlich auch die Kostenschätzung, die Bestimmung des Leistungs- oder Lieferungszeitpunktes, die Sicherung der Finanzierung, die Herbeiführung der notwendigen Gremienbeschlüsse, die Erstellung der Vergabeunterlagen, aber auch Vorschläge zur Vergabeart, den Eignungs- und Zuschlagkriterien usw. Den gesamten Artikel lesen…

Einige Vergabestellen werden solche Anrufe, zum Beispiel aus dem Referat für Öffentlichkeitsarbeit, kennen: Es muss sehr kurzfristig ein neues Logo für das nächste Altstadtfest her oder der Bürgermeister wünscht sich spontan für die feierliche Eröffnung des aktuellen Lieblingsprojekts in zwei Wochen eine kleine Homepage. Nicht selten sehen sich Vergabestellen oder Rechnungsprüfungsämter dann in der Rolle, erklären zu müssen, warum sich solche Leistungen auch bei weitester Auslegung und bestem Willen nicht unter den Ausnahmetatbestand der besonderen Dringlichkeit für eine freihändige bzw. Verhandlungsvergabe subsumieren lassen.

Eine Lösung gibt es aber: Die Designleistung einfach so günstig einkaufen, dass der freihändigen Vergabe nichts im Wege steht. Im besten Fall bleibt man sogar unterhalb der Wertgrenze von 1.000 € (nach Maßgabe der UVgO), sodass ein Direktkauf in Frage kommt.

Wie das funktionieren kann, haben wir in einem Praxistest ausprobiert. Der nachfolgende Erfahrungsbericht soll Vergabestellen und den für Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Bedarfsträgern einen Einstieg in die Möglichkeiten von Designwettbewerben über internationale Ausschreibungsplattformen geben.

Die Aufgabenstellung: Neues Logo für die Gruppe

Die cosinex und ihre Beteiligungen haben sich in den letzten Jahren – wie bereits in einem Beitrag vor einigen Tagen berichtet – zu einer Unternehmensgruppe im Bereich E-Government entwickelt. Um das breite Tätigkeitsspektrum, in dem wir tätig sind, deutlich zu machen, sollte die cosinex Gruppe eine neue Marke und damit natürlich auch ein neues Logo erhalten. Mit GovTech war der Name bzw. die Marke rasch gefunden, nun sollte zeitnah auch ein neues Logo her.

Bei Kreativ- und Designleistungen arbeiten wir häufig mit eigenen Ressourcen, zum Teil auch mit wenigen ausgewählten Agenturen zusammen. Für die reine Aufgabenstellung zur Gestaltung eines neuen Logos einerseits und Ideen für abzuleitende Designaufgaben andererseits wollten wir andere Wege ausprobieren.

Der klassische Weg in der Privatwirtschaft: Offene Designwettbewerbe

Zuvor ein kurzer Ausflug zur Beschaffung von Designleistungen in der Privatwirtschaft auf dem bislang „klassischen“ Weg: dem Designwettbewerb. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert?

Diese und weitere Fragen zur Organisation von Vergabestellen insb. in Kommunen beleuchtet die vierteilige Beitragsreihe des „Verwaltungsprofis“ Werner Adams in unserem Blog. Mit vielen Jahren Erfahrung u.a. als stellv. Hauptamtsleiter, später Leiter der Zentralen Vergabestelle der Stadt Köln und mittlerweile mehrjähriger Praxis als Coach und Berater von Kommunalverwaltungen wirft Hr. Adams vielfältige Aspekte für eine effiziente Organisation kommunaler Vergabestellen auf.

Zuständigkeit für Vergabeverfahren in Kommunen

Die Zuständigkeiten für die Abwicklung von Vergabeverfahren und die Organisation von dezentralen (aber auch zentralen) Vergabestellen sind bei vielen öffentlichen Auftraggebern aufgrund der über Jahre gewachsenen Strukturen zwei nach wie vor heiß und bisweilen sogar hoch emotional diskutierte Themen. Dass es infolge steigender vergaberechtlicher Anforderungen und vergabetechnischer Kenntnisse ohne eine zentrale Zuständigkeit nicht geht, ist inzwischen zumindest dann anerkannte Meinung, wenn man die Emotionen ein Stück weit beiseite rückt und sich alle Beteiligte auf den sachlichen Kern konzentrieren.

Leider sind bei der Abwicklung von Vergabeverfahren immer noch viele öffentliche Auftraggeber fast vollständig dezentral organisiert. Damit fehlt es an einer Stelle, bei der alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt bearbeitet und entschieden werden. Die Betonung liegt hier auf vergaberechtlich, nicht auf „fachlich“, denn diese vergaberechtlichen Fragen stellen sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig vom sachlich/fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung. Dennoch wird den Vergabeprozessen immer noch nicht der Stellenwert zugemessen, der ihnen angesichts ihrer wirtschaftlichen Auswirkung zukommt. Statt sich der Herausforderung zu stellen, diese Notwendigkeit – ob sie einem gefällt oder nicht sei dahingestellt – anzuerkennen und damit offensiv umzugehen, wird es sich vielfach leichtgemacht und Vergaberecht pauschal als Bremser oder Hemmschwelle in Bau- und Beschaffungsprojekten gebrandmarkt. Das ist als pauschale Aussage eindeutig nicht richtig, denn bei näherer Betrachtung wird deutlich, dass es sich bei der überwiegenden Zahl kritischer Vergabefälle um fehlerhafte oder unvollständige Bedarfsermittlungen bzw. Planungen handelt, die aus dem vergaberechtlichen Blickwinkel gnadenlos aufgedeckt werden. Vergaberecht sollte deshalb ganz allgemein auch als (ein) Hilfsmittel zur Qualitätssicherung der erwarteten Leistungen verstanden werden. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaJe häufiger elektronische (Kommunikations-) Mittel in Vergabeverfahren Einsatz finden, desto mehr Anlässe ergeben sich, in denen sich auch Nachprüfungsinstanzen mit Zweifelsfällen befassen müssen. Von zentraler Bedeutung sind dabei die Bestimmungen zur elektronischen Bereitstellung der Vergabeunterlagen. Wird hiergegen verstoßen, kann dies zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen, wie die 2. Vergabekammer (VK) des Bundes in einem Beschluss unterstrichen hat (VK 2 – 128 – 17).

Im Kern ging es in dem der Entscheidung zugrunde liegenden Sachverhalt darum, dass eine Vergabestelle einen Rahmenvertrag über Reinigungsdienstleistungen ausgeschrieben hat. Die Vergabeunterlagen enthielten ein Merkblatt, welches hinsichtlich bestimmter Kalkulationsvorgaben wiederum auf ein Muster des Handbuchs der Gebäudereinigung verwies. Das entsprechende Muster war in den elektronisch bereitgestellten Unterlagen allerdings nicht enthalten. Ein Bieter verstieß gegen die auf diesem Weg mitgeteilte Kalkulationsvorgabe. Aus diesem Grund sollte sein Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

Nach § 57 Abs. 1 VgV sind Angebote auszuschließen, die nicht den Erfordernissen des § 53 VgV entsprechen. § 53 Abs. 7 Sätze 1 und 2 VgV schreiben vor, dass Änderungen an den Vergabeunterlagen unzulässig sind (Satz 1) und Angebote vollständig sein und alle geforderten Angaben und Erklärungen enthalten müssen (Satz 2). Im betrachteten Fall lagen mangels Formblatt bestimmte Erklärungen zur Pflegeversicherung und Insolvenzgeldumlage gerade nicht vor.

In dem Nachprüfungsverfahren kam es daher darauf an, ob die Verwendung des Formblattes seitens der Vergabestelle aufgrund des bloßen Verweises in den Vergabeunterlagen überhaupt wirksam gefordert worden war. Den gesamten Artikel lesen…

Die Leistungsfähigkeit und die Potentiale einer E-Vergabeplattform zeigen sich nicht nur bei der Durchführung vermeintlich klassischer Vergabeverfahren. Spannend wird es, wenn es nicht um verhältnismäßig typische Gewerke oder Ausschreibungsarten geht, sondern wenn aufgrund sehr spezifischer Leistungen besondere Bieterkreise angesprochen werden sollen oder auch dann, wenn die Vergabeplattform etwa für Auslobungsverfahren genutzt werden soll.

In diesem Sinne ist das Brandenburger Forstministerium (Ministerium für Ländliche Entwicklung, Umwelt und Landwirtschaft des Landes Brandenburg, kurz MLUL) einen innovativen Weg gegangen und nutzt die Vergabeplattform des Landes für ein Interessenbekundungsverfahren der besonderen Art. So eröffnet das Ministerium ausgebildeten Forstexperten die Möglichkeit, an einem Auswahlverfahren zur Anerkennung als Berater teilzunehmen.

Um den Beraterkreis zu erweitern hat das Ministerium bis zum 31. Januar ein entsprechendes Verfahren auf dem Vergabemarktplatz des Landes Brandenburg freigeschaltet. Anerkannte Berater erhalten die Möglichkeit, für die fachliche Beratung von Privat- und Kommunalwaldbesitzern eine finanzielle Förderung zu beantragen.

Auf den 650.000 Hektar Waldfläche, die sich im Land Brandenburg in privater wie in kommunaler Hand befinden, verbergen sich nach Einschätzung des Ministeriums unverändert erhebliche wirtschaftliche wie ökologische Potentiale. Zum einen warten Holzmengen auf ihre Ernte und Vermarktung, zum anderen können potentiell größere Waldflächen in nachhaltigere und insbesondere klimaflexible Mischwälder umgebaut werden. Um diese Potenziale erkennen und heben zu können, greifen Waldeigentümer auf freiberufliche Forstsachverständige zurück. Den gesamten Artikel lesen…

Kommunikationsmittel im VergabeverfahrenWie sich zeigt, nutzen immer noch einige Vergabestellen E-Mails als Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren, ohne auf die technische Infrastruktur einer Vergabeplattform zurückzugreifen. Rein rechtlich ist dies – mit Ausnahme der Entgegennahme elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge sowie Interessenbekundungen bei förmlichen Verfahren – zwar grundsätzlich möglich, birgt allerdings spezifische Risiken, die im Streitfall die Aufhebung des Vergabeverfahrens oder zumindest eine Zurückversetzung verursachen können.

Im vorliegenden Blog-Beitrag werden anhand der Entscheidung der Vergabekammer Thüringen (vom 14.07.2017, 250 – 4002 – 5969 / 2017 – N – 007 – EIC) die rechtlichen Probleme bei der Verwendung von E-Mails in Vergabeverfahren dargestellt, um darauf aufbauend Hinweise für eine rechtssichere Handhabung zu geben.

Die Entscheidung

Der Sachverhalt zur o.g. Entscheidung ist geradezu typisch: Der Vergabestelle fällt auf, dass die Bewerber über einen ausschreibungsrelevanten Sachverhalt informiert werden müssen. Vorliegend waren es kalkulationserhebliche Mengenangaben zum Gerüstbau. Hierüber wurden die Bewerber per E-Mail informiert. In der Vergabeakte wurde ein Ausdruck der E-Mail mit dem Vermerk: „Gesendet: Montag, 29. Mai 2017 10:08“ abgelegt. Ein Bewerber kalkuliert ohne die per E-Mail versandten Angaben und gab sein Angebot ab. Er wurde deshalb vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Er erhob in dem nationalen Verfahren Einspruch vor der Vergabekammer und behauptete, die E-Mail der Vergabestelle nicht erhalten zu haben. § 19 des Thüringer Vergabegesetzes (ThürVgG) bietet im Unterschwellenbereich bei Bauleistungen ab 150.000 Euro (netto) eine entsprechende Rechtsschutzmöglichkeit. Den gesamten Artikel lesen…

Veranstaltungen E-Vergabe Webinare Webinar Das Vergabemanagementsystem (kurz VMS) ergänzt E-Vergabeplattformen um die Unterstützung der internen Prozesse bei Vergabeverfahren und unterstützt Vergabestellen dabei ein effizientes Berichtswesen zu führen und automatisierte Auswertungen zu erstellen. Im Rahmen der integrierten E-Vergabeakte werden Vergabeverfahren rechtssicher elektronisch dokumentiert.

Mit Hilfe standardisierter Schnittstellen zu den gängigen E-Vergabeplattformen wie z.B. der e-Vergabe des Bundes, dem Deutschen Vergabeportal (DTVP) sowie den landesweiten E-Vergabeplattformen von Brandenburg, Niedersachsen, Nordrhein Westfalen oder Rheinland-Pfalz lässt sich auch die elektronische Kommunikation mit den Bietern medienbruchfrei integrieren.

Im Rahmen kostenfreier, einstündiger Online-Seminare erhalten Sie die Möglichkeit, sich von unseren Produktberatern einen fundierten Überblick über die Möglichkeiten der Lösung geben zu lassen.

E-Vergabeakte und Vergabemanagementsystem

An folgenden Terminen können Sie an einem der kostenfreien Online-Seminare teilnehmen:

  • Mittwoch, den 10. Januar ab 10 Uhr
  • Mittwoch, den 07. Februar ab 10 Uhr
  • Mittwoch, den 07. März ab 10 Uhr

Zu den Webinaren können Sie sich hier anmelden. Den gesamten Artikel lesen…