Man kann wohl sagen, dass mit der letzten Stufe der elektronischen Kommunikation im Vergabeverfahren für Oberschwellenvergaben am 18.10. dieses Jahres eine Zeitenwende ansteht: Ab diesem Zeitpunkt muss die Kommunikation in Vergabeverfahren ausschließlich digital geführt werden und auch nicht-zentrale Beschaffungsstellen dürfen – mit sehr wenigen Ausnahmen – nur noch elektronische Angebote (E-Angebote) entgegennehmen. Da einige Vergabestellen nur wenig Erfahrung mit der Entgegennahme elektronischer Angebote gesammelt haben, bieten wir für diese individuelle webbasierte Kurz-Workshops an.

Die Kurz-Workshops werden für jede Vergabestelle individuell als Online-Meeting angeboten, in dem alle Prozesse rund um die Annahme und Öffnung elektronischer Angebote auf Basis der von der Vergabestelle genutzten E-Vergabeplattform vorgestellt werden. Zudem werden individuelle Praxisbeispiele der Vergabestelle mit den Teilnehmern erörtert und Tipps zur Entgegennahme elektronischer Angebote gegeben. Für einen ganzheitlichen Überblick wird auch die Bieterseite (und hier der Prozess zur Abgabe elektronischer Angebote) demonstriert. Die Workshops werden durch erfahrene Projektleiter aus unserem Haus durchgeführt. Den gesamten Artikel lesen…

Wortwolke zum CPV-CodeVor rund einem Jahr ging der Zuschlag für ein Beratungsprojekt der EU-Kommission zur Überarbeitung des CPV-Codes an cosinex. Ziel des Projektes war – neben der Leitung und Moderation einer internationalen Experten-Gruppe mit Vertretern aus unterschiedlichen Mitgliedstaaten –  die Erstellung eines Gutachtens auf Grundlage der Arbeitsergebnisse der Gruppe hinsichtlich einer Revision des gemeinsamen Vokabulars für öffentliche Aufträge (CPV). Der Bericht wurde zwischenzeitlich auf den Internet-Seiten der EU-Kommission veröffentlicht.

Da wir insb. in den letzten Monaten zahlreiche Fragen zum CPV-Code erhalten haben (Wann kommt eine neue Version? Was soll sich ändern? u.v.m.), möchten wir mit diesem Beitrag einen Überblick über den Zwischenstand geben.

Die internationale Arbeitsgruppe rund um den CPV-Code bestand aus Vertretern der Verwaltung, Forschung sowie privater Dienstleister und der EU-Kommission selbst. Eins hatten jedoch alle gemeinsam: Eine besondere Expertise im Bereich des Öffentlichen Auftragswesens oder Erfahrungen bei der (Weiter-)Entwicklung internationaler Klassifikationsstandards.

Das Gutachten wurde auf Grundlage der Methodik für sog. Impact Assessments erstellt, die eine feste Struktur für eine stufenweise analytische Vorgehensweise vorgibt, inkl. einer Analyse der Probleme, Auslöser, Konsequenzen, Ziele des Projekts sowie verschiedener Lösungsvarianten. So sahen z.B. die Struktur der CPV-Probleme, deren Treiber und Konsequenzen wie folgt aus: Den gesamten Artikel lesen…

Bauplan, ArchitekturskizzeDie sogenannten Projektanten, d.h. meist als Berater vorbefasste Externe bei Vergabeverfahren (also z.B.  Rechtsanwälte, Bauingenieure oder Architekten bzw. allgemein: Planer), spielen in der heutigen vergaberechtlichen Praxis eine zunehmend größere Rolle.

Nicht nur kleinere Öffentliche Auftraggeber verfügen über zunehmend weniger Personal und Know-how, um die immer komplexer werdenden vergaberechtlichen Anforderungen – nicht nur bei Bauvergaben – eigenständig vorzubereiten und durchzuführen. Viele Vergabestellen greifen daher verstärkt auf die Leistungen von Rechtsanwälten, Bauingenieuren, Architekten bzw. Planern zurück. Hierbei werden häufig sowohl die Planungsleistungen als auch die Erstellung der Leistungsverzeichnisse übernommen, zudem übernehmen immer mehr Externe auch wesentliche Teile der Durchführung einer förmlichen Vergabe als „verlängerte Werkbank“ für Öffentliche Auftraggeber. Bei komplexen Projekten bzw. in schwierigen Märkten kommt hierbei den auf das Vergaberecht spezialisierten Kanzleien eine entsprechende Rolle zu.

Rechtsanwälte, Planer & Co. in der heutigen E-Vergabepraxis

Bereits seit Jahren beobachten wir bei den Lösungen der cosinex, dass externe Berater auf Seiten der Vergabestelle als „Nutzer“ in den technischen Mandanten unserer Kunden eingebunden werden und die Zusammenarbeit zwischen Vergabestelle und Berater bereits elektronisch über bzw. innerhalb der E-Vergabelösungen erfolgt. Da unsere Lösungen vollständig webbasiert, d.h. nur unter Einsatz eines gängigen Internet-Browsers, arbeiten, ist auch auf Seiten der Projektanten keine Installation lokaler Software (sog. Clients) erforderlich. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemMit dem neuen Modul Bedarfsmanagement bieten wir die Möglichkeit, Beschaffungsanträge sowie deren Prüfung und Genehmigung nun auch integriert innerhalb des VMS abzubilden. Ein weiterer Baustein, um die Prozesse rund um das Öffentliche Auftragswesen medienbruchfrei elektronisch abzuwickeln.

In den meisten Fällen stehen vor der Einleitung des Vergabeverfahrens ein Bedarfsantrag sowie dessen Prüfung und Freigabe, bevor dieser in die Vergabestelle zur Ausschreibung gegeben wird. Um auch diesen Teilprozess medienbruchfrei in die elektronische Vergabeakte zu integrieren, bestanden bereits verschiedene Möglichkeiten in unserer Lösung. Neben Upload-Funktionen konnten etwa durch den VMS-Connector und die dort enthaltenen Standard-Schnittstellen zu führenden ERP-Systemen wie MACH, SAP & Co. bereits erfasste und geprüfte bzw. freigegebene Bedarfsanträge in das Vergabemanagementsystem (bzw. die E-Vergabeakte) übernommen werden. Für Organisationen, die kein ERP-System im Einsatz haben oder diese Prozesse nicht in ihrem ERP-System abbilden möchten, konnten Nutzer mit der entsprechenden Rolle Vergabeakten anlegen. Außerhalb des Systems beantragte und freigegebene Beschaffungsanträge konnten als Excel-Datei in Form eines ersten Leistungsverzeichnisses hochgeladen werden.

Mit dem neuen Modul Bedarfsmanagement kann nun auch dieser Prozess innerhalb des VMS integriert abgebildet werden.

Den gesamten Artikel lesen…

Neue Termine unserer kostenfreien Webinare zur elektronischen Kommunikation in Vergabeverfahren, der rechtssicheren Dokumentation der Vergabe im Rahmen von E-Vergabeakten u.a.

Die Webinare rund um die E-Vergabeplattformen Deutsches Vergabeportal (DTVP) sowie vergabe.NRW richten sich an die verschiedensten Zielgruppen: egal ob Sie als Vergabestelle bereits eine E-Vergabe-Lösung im Einsatz haben oder nicht, geben Ihnen die Online-Veranstaltungen interessante Einblicke in unsere Lösungsansätze. Gerade auch für Rechtsanwälte und weitere Projektanten im Vergabeverfahren, die ihren Mandanten die elektronische Abwicklung bzw. Kommunikation mit den Bietern als optionalen Mehrwertdienst anbieten möchten, eignen sich die Webinare für einen guten Einstieg.

Einsatz von E-Vergabeplattformen: Einfach, schnell, sicher!

Die nächsten Termine für die Webinare zum Deutschen Vergabeportal sowie den regionalen E-Vergabeplattformen in Niedersachsen (vergabe.Niedersachsen) und Rheinland-Pfalz (rlp.vergabekommunal) finden Sie unter diesem Link.

Die nächsten Webinare von d-NRW zu den regionalen Vergabeplattformen in Nordrhein-Westfalen finden zu folgenden Terminen statt: Den gesamten Artikel lesen…

CPV-CodeSeit einiger Zeit befassen wir uns im Rahmen eines Forschungsprojektes sowohl mit theoretischen als auch praktischen Ansätzen für einen einfacheren wie effizienteren Einsatz des CPV-Codes. Abstrakt geht es um die Frage, was am CPV-Code besser gemacht werden könnte, konkret aber insbesondere auch darum, wie im ersten Schritt Vergabestellen unterstützt werden können, mit dem gegebenen Standard möglichst wirksam umzugehen.

Ausgewählte Erkenntnisse aus diesem Forschungsprojekt wurden verschiedentlich im Rahmen dieses Blogs veröffentlicht. So wurden u.a. die Ergebnisse einer Umfrage zum CPV-Code, die unter den öffentlichen Auftraggebern in Deutschland durchgeführt wurden, vorgestellt und analysiert. Aber auch die ersten Ergebnisse der empirischen Untersuchung zum tatsächlichen Nutzungsverhalten bei der Auswahl geeigneter CPV-Codes (vgl. hierzu auch „Empirische Studie zur Verwendung des CPV-Codes“), wurden unseren Lesern präsentiert. Mit diesem Beitrag möchten wir weitere Ergebnisse der u.a. statistischen Auswertungen vorstellen, die auf einer Analyse von über zwei Millionen EU-weiten Auftragsbekanntmachungen aus den Jahren 2011 bis 2015 basieren.

Hintergrund für die im Folgenden vorgestellte Auswertung1 war die Annahme, dass die Benutzung nur eines oder weniger CPV-Codes für die Auftragsbekanntmachungen, die von ihrem Umfang her mehr CPV-Codes erfordern (wie z.B. nicht nur „Bauarbeiten für Schwimmbäder“ (45212212), sondern ggf. auch „Einrichtungen für Schwimmbecken“ (43324100), „Maschinen und Geräte zum Filtrieren oder Reinigen von Wasser“ (42912300) u.a.2) zu unnötigen Komplikationen bei den potentiellen Bietern führen kann. Dieser Aspekt wurde im Rahmen der Studie verifiziert, indem die Menge der pro Ausschreibung benutzten CPV-Codes im Ländervergleich ermittelt wurde, also die Menge der CPV-Codes, die im Durchschnitt pro EU-weite Auftragsbekanntmachung in unterschiedlichen Mitgliedstaaten benutzt wurde. Dieser Wert gibt angesichts erfahrungsgemäß umfassender Leistungskombinationen bei EU-weiten Ausschreibungen tendenziell einen Hinweis darauf, wie umfassend bzw. detailliert ein komplexer Auftragsgegenstand durch den öffentlichen Auftraggeber codiert wurde. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Im zweiten und dritten Teil ging es um die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren. Im vierten Teil werden einige Teilaspekte betrachtet, die nicht nur im kommunalen Umfeld nicht unbedeutend sind.

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, zentrale Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

VgV: Nach § 8 VgV ist das gesamte Vergabeverfahren incl. sämtlicher, auch interner Unterlagen, Protokolle etc., elektronisch (in Textform nach § 126b BGB) zu dokumentieren.

UVgO: § 6 (1) UVgO beschäftigt sich mit diesem Thema, danach ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der Entscheidungen festgehalten werden.

VOB: Der § 20 VOB/A EU macht es sich einfach: „Das Vergabeverfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren“. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Nachdem es im zweiten Teil abstrakt um die Frage der möglichen Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle ging, beleuchtet der dritte Teil u.a. die einzelnen Prozessschritte im Verfahren.

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren. Insofern spielten die Elemente

  • Zuständigkeit,
  • Mitwirkung,
  • Verantwortung und
  • Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die zentrale Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen und der eigenen Organisation sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. In diesem zweiten Teil geht es um die Grundsätze für die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren.

Aufgabenverteilung zwischen Fachabteilungen und zentraler Vergabestelle

Als Grundlage für eine objektive Betrachtung ist eine möglichst präzise Bestimmung der Einzeltätigkeiten erforderlich, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen und späteres Zuständigkeitsgerangel zu vermeiden. Dabei werden sich die eigentlich unstreitig zuzuordnenden Aufgaben herauskristallisieren, zur überwiegenden Zahl der Aufgaben wird es aber erhebliche Diskussionen geben, die allerdings mit klaren Entscheidungen und nicht mit Formelkompromissen beendet werden müssen.

Bleiben wir zunächst bei den Fachabteilungen, die entsprechend ihrer Zuständigkeit ohnehin immer die Initiatoren einer Auftragsvergabe sind. Im VOL- bzw. VgV-Bereich wird ein Vergabevorgang regelmäßig durch die Bedarfsanalyse (qualitativ und quantitativ) ausgelöst, die in eine präzise, umfassende und erschöpfende Leistungsbeschreibung übergehen muss, einschl. der Festlegungen zu Fach- oder Teillosen. Übrigens müssen zu diesem Zeitpunkt nicht nur die Notwendigkeit und die Wirtschaftlichkeit dargelegt werden, sondern auch die Fragen zu Energieeffizienz, Lebenszyklusanalyse, Umwelt- und Arbeitsschutz, usw. so genau formuliert werden, dass im Rahmen der Angebote darauf vergleichbare und auswertbare Antworten erwartet werden können. In dieser frühen Phase des Verfahrens werden bereits grundsätzliche Festlegungen getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf den späteren Wettbewerb und das wirtschaftliche Ergebnis haben. Daher ist es bei vielen öffentlichen Auftraggebern üblich, das Ergebnis der Bedarfsanalyse durch die Revision und/oder politische Gremien bestätigen zu lassen. Zum fachlichen Teil gehören selbstverständlich auch die Kostenschätzung, die Bestimmung des Leistungs- oder Lieferungszeitpunktes, die Sicherung der Finanzierung, die Herbeiführung der notwendigen Gremienbeschlüsse, die Erstellung der Vergabeunterlagen, aber auch Vorschläge zur Vergabeart, den Eignungs- und Zuschlagkriterien usw. Den gesamten Artikel lesen…

Einige Vergabestellen werden solche Anrufe, zum Beispiel aus dem Referat für Öffentlichkeitsarbeit, kennen: Es muss sehr kurzfristig ein neues Logo für das nächste Altstadtfest her oder der Bürgermeister wünscht sich spontan für die feierliche Eröffnung des aktuellen Lieblingsprojekts in zwei Wochen eine kleine Homepage. Nicht selten sehen sich Vergabestellen oder Rechnungsprüfungsämter dann in der Rolle, erklären zu müssen, warum sich solche Leistungen auch bei weitester Auslegung und bestem Willen nicht unter den Ausnahmetatbestand der besonderen Dringlichkeit für eine freihändige bzw. Verhandlungsvergabe subsumieren lassen.

Eine Lösung gibt es aber: Die Designleistung einfach so günstig einkaufen, dass der freihändigen Vergabe nichts im Wege steht. Im besten Fall bleibt man sogar unterhalb der Wertgrenze von 1.000 € (nach Maßgabe der UVgO), sodass ein Direktkauf in Frage kommt.

Wie das funktionieren kann, haben wir in einem Praxistest ausprobiert. Der nachfolgende Erfahrungsbericht soll Vergabestellen und den für Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Bedarfsträgern einen Einstieg in die Möglichkeiten von Designwettbewerben über internationale Ausschreibungsplattformen geben.

Die Aufgabenstellung: Neues Logo für die Gruppe

Die cosinex und ihre Beteiligungen haben sich in den letzten Jahren – wie bereits in einem Beitrag vor einigen Tagen berichtet – zu einer Unternehmensgruppe im Bereich E-Government entwickelt. Um das breite Tätigkeitsspektrum, in dem wir tätig sind, deutlich zu machen, sollte die cosinex Gruppe eine neue Marke und damit natürlich auch ein neues Logo erhalten. Mit GovTech war der Name bzw. die Marke rasch gefunden, nun sollte zeitnah auch ein neues Logo her.

Bei Kreativ- und Designleistungen arbeiten wir häufig mit eigenen Ressourcen, zum Teil auch mit wenigen ausgewählten Agenturen zusammen. Für die reine Aufgabenstellung zur Gestaltung eines neuen Logos einerseits und Ideen für abzuleitende Designaufgaben andererseits wollten wir andere Wege ausprobieren.

Der klassische Weg in der Privatwirtschaft: Offene Designwettbewerbe

Zuvor ein kurzer Ausflug zur Beschaffung von Designleistungen in der Privatwirtschaft auf dem bislang „klassischen“ Weg: dem Designwettbewerb. Den gesamten Artikel lesen…