Was zunächst wie ein Treppenwitz klingen mag, ist ein in der Praxis durchaus vorkommender und in der Kommentarliteratur leider nahezu unbeachteter Fall: Die elektronisch vorliegenden Daten in Vergabeunterlagen oder auch bei Angeboten sind zu „groß“ für die elektronische Kommunikation. Der Beitrag von Norbert Dippel, Rechtsanwalt für Vergaberecht und Syndikus der cosinex, befasst sich mit der Frage, ob etwa bei Dateien im Umfang eines mehrstündigen Films in HD-Qualität eine Ausnahme von der Pflicht zur E-Vergabe gemacht werden kann oder – mindestens mit Blick auf die Bieter – auch gemacht werden muss.

Die technischen Lösungen zur Durchführung elektronischer Vergabeverfahren sind etabliert. Gleichwohl können es spezielle Auftragsgegenstände mit sich bringen, dass die IT-Infrastrukturen an ihre Grenzen stoßen. Eine derartige Fallkonstellation kann bspw. vorliegen, wenn einzelne Dateien in den Vergabeunterlagen oder Angeboten außergewöhnlich groß werden. Dies kann dazu führen, dass systemseitige Einstellungen der Vergabestelle oder der Bieter (etwa in der hauseigenen Firewall) das Hoch- oder Herunterladen der entsprechenden Dateien z.B. aufgrund der damit verbundenen Ladezeiten verhindern oder unterbrechen. Wie damit auf Seiten der Bieter und der Vergabestelle umzugehen ist, wird nachfolgend erläutert.

Der Grundsatz: Die elektronische Kommunikation

Den Grundsatz regelt § 9 Abs. 1 VgV bzw. § 9 Abs. 1 SektVO et al. (die Grundsätze der Kommunikation im Vergabeverfahren). Demnach müssen sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Unternehmen in einem Vergabeverfahren für das

  • Senden,
  • Empfangen,
  • Weiterleiten und
  • Speichern von Daten

grundsätzlich Geräte und Programme für die elektronische Datenübermittlung (elektronische Mittel) verwenden. Den gesamten Artikel lesen…

Logo VergabemanagementsystemMit den Versionen 8.3 und 8.4 des cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) haben wir zahlreiche neue Funktionen, aber auch Verbesserungen bereitgestellt, die nicht nur die Arbeit mit der Lösung vereinfachen: Durch neue Schnittstellen lässt sich das VMS jetzt noch einfacher in bestehende Drittsysteme integrieren.

Stephan Vielhaber, seit rund zehn Jahren in den Entwicklungs-Teams der cosinex tätig und seit letztem Jahr Produktmanager für das VMS, stellt einen Auszug der wichtigsten Neuerungen vor.

Vorlagenverwaltung für Wertungskriterien / Fragenkataloge und Leistungsverzeichnisse

Bei der Nutzung des VMS entscheiden Vergabestellen je Vergabeverfahren, ob die Angebotswertung sowie Leistungsverzeichnisse innerhalb des Systems erfasst oder ob diese außerhalb der Lösung in Drittsystemen (wie etwa ERP-Systeme oder auch Microsoft Excel) erstellt und danach importert werden soll.

Neben der seit langem bestehenden Möglichkeit des Imports haben wir mit der Version 8.3 eine Vorlagenverwaltung eingeführt, mit der Nutzer sowohl Wertungskriterien (Wertungsbäume) bzw. die entsprechenden Fragenkataloge, als auch Leistungsverzeichnisse als Vorlagen direkt innerhalb der Lösung abspeichern können, um diese für spätere Ausschreibungen zu verwenden. Die Vorlagenverwaltung ergänzt die bereits seit der Version 7 bestehende Kopierfunktion, mit der ganze E-Vergabeakten als Vorlage für neue Ausschreibungen verwendet werden können.

Der Inhalt jeder Vorlage kann vor der Übernahme als Vorschau im XLS-Format heruntergeladen und z.B. in Microsoft Excel oder Open Office eingesehen werden. Bei Bedarf kann über diesen Weg die Vorlage auch mit Excel & Co. (weiter-)bearbeitet, lokal gespeichert und über die Importfunktion in die aktuelle Vergabeakte übernommen werden. Den gesamten Artikel lesen…

Vergabejahr im Ausblick 2019

Pünktlich zum Jahresbeginn möchten wir Ihnen einen Ausblick auf das „Vergabejahr 2019“ geben. Wie bereits in unserem Weihnachtsgruß angesprochen, sind wir sicher, dass im kommenden Jahr der Trend zur Digitalisierung in der öffentlichen Hand weiter an Fahrt gewinnen wird. Für das öffentliche Auftragswesen bzw. öffentliche Auftraggeber ergeben sich hieraus neue Herausforderungen, wie etwa im Hinblick auf die E-Rechnung sowie die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes, die sich unmittelbar auf die E-Vergabe und für öffentliche Auftraggeber auswirken werden. Daher haben wir unseren diesjährigen Jahresausblick für Vergabestellen thematisch etwas weiter gefasst.

Vorab wünsche ich allen Lesern unseres Blogs, auch im Namen unserer Teams, ein frohes, gesundes und erfolgreiches Jahr 2019!

Ihr
Carsten Klipstein

01.01. – E-Vergabe in der Unterschwelle, neuer Mindestlohn, Einführung der UVgO in Brandenburg u.v.m.

Pflicht zur E-Vergabe im Unterschwellenbereich

Für Auftraggeber des Bundes sowie alle Vergabestellen, die die UVgO ohne entsprechende (z.B. landesspezifische) Ausnahmeregelungen anwenden, gilt gem. § 38 Abs. 2 UVgO, dass ab dem 01. Januar 2019 die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs mithilfe elektronischer Mittel gemäß § 7 UVgO zugelassen werden muss. Dasselbe gilt auch für die sonstige Kommunikation nach § 7 UVgO.

Mindestlohn steigt zum 01. Januar auf 9,19 EUR

Gemäß Mindestlohngesetz (MiLoG) ist der Entgeltsatz alle zwei Jahre neu festzulegen. Nachdem die Bundesregierung einem Vorschlag der Mindestlohn-Kommission gefolgt ist und das Bundeskabinett die Erhöhung beschlossen hat, wird der Mindestlohn in zwei Stufen ansteigen. Von zunächst 8,84 Euro erfolgt ab Januar 2019 ein Anstieg um ca. 3,9% auf 9,19 Euro. Ein Jahr später, zum 01. Januar 2020, ist ein weiterer Anstieg um ca. 1,7% auf 9,35 Euro vorgesehen. Den gesamten Artikel lesen…

JustitiaDie Abgabe von zwei Hauptangeboten ist grundsätzlich zulässig, wenn sich diese in technischer Hinsicht und nicht nur im Preis unterscheiden! Dieser Grundsatz ist als ständige Rechtsprechung auch vom BGH bestätigt worden. Ein Beschluss der Vergabekammer Sachsen befasst sich nun mit der Frage, ob zwei Hauptangebote als Nebenangebote aufgefasst werden dürfen, wenn sich an keiner Stelle des Angebots ein entsprechender Hinweis des Bieters ergibt.

Ein Gastbeitrag von Frau Petra Bachmann, Geschäftsführerin der Auftragsberatungsstelle Brandenburg gibt einen Überblick über den Beschluss der VK-Sachsen (Beschluss vom 24.01.2018 (Az.:1/SVK/034-17)) und leitet Hinweise für die Praxis ab.

Zum Sachverhalt

Der Auftraggeber veröffentlichte mit Bekanntmachung vom 29.08.2017 die beabsichtigte Vergabe eines Lieferauftrags „Lose Möblierung des gerontopsychiatrischen Zentrums“, wobei der Preis als einziges Zuschlagskriterium zu Grunde gelegt wurde. Alternativangebote waren nicht zugelassen. Hinsichtlich der Eignungsanforderungen wurde in der Bekanntmachung auf die Auftragsunterlagen und in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots auf die Vergabebekanntmachung verwiesen. In der Vergabebekanntmachung selbst hatte der Auftraggeber versäumt, die Eignungskriterien und -nachweise zu benennen, anhand derer die Eignung der Bieter bemessen werden kann. Im Ergebnis waren damit keine Eignungskriterien oder -Nachweise verlautbart und wirksam gefordert. Schlusstermin für die Einreichung der Angebote war der 09.10.2017. Den gesamten Artikel lesen…

Bild zu Äpfel mit Birnen vergleichenEine Beitragsreihe von Dr. Stefan Krusenbaum gibt einen Überblick über die Wertungsmethoden bei öffentlichen Aufträgen und geht der Frage nach, unter welchen Bedingungen bestimmte Methoden besonders geeignet erscheinen. Der erste Teil der Beitragsreihe beleuchtet – neben einem Einstieg in die Thematik – die Frage, wann und unter welchen Umständen der Preis als alleiniges Wertungskriterium geeignet erscheint. Der zweite Teil befasst sich mit der Fragestellung, was zu beachten ist, wenn sowohl Preis- als auch Leistungs- bzw. Wertungskriterien zu berücksichtigen sind und diese untereinander gewichtet werden sollen. Der dritte Teil gibt einen Überblick über die Methoden, bei denen zwar Preis- und Leistungskriterien berücksichtigt, diese aber nicht gewichtet werden sollen.

Wenn Leistungs- und Preiskriterien einander gegenübergestellt werden sollen, allerdings keine Gewichtung von Leistung und Preis angegeben werden kann oder soll, sollte keine Wertungsmethode aus dem Segment der Preis-Kriterien-Gewichtungen genutzt werden. Auch wenn eine so kleine Zahl an Angeboten erwartet wird, dass der implizite Vergleich zwischen einzelnen Angeboten aufgrund nicht repräsentativer Richt- bzw. Referenzwerte unzulässig erscheint, sind die im zweiten Teil vorgestellten Preis-Kriterien-Gewichtungen nicht als Wertungsmethode geeignet, da die Wertung der Kriterien eines Angebots hier davon beeinflusst wird, welche Kriterienausprägung andere Angebote aufweisen. Sinnvollerweise sollten solche Wertungsmethoden nur dann eingesetzt werden, wenn keine Angebote mit stark voneinander abweichenden Leistungen und/oder Preisen zu erwarten sind, die das Bewertungsraster relevant verschieben könnten.

Geteiltes Leid ist halbes Leid? – Kriterien-Preis-Verhältnisse als Wertungsmethode

Der dritte Teil der Reihe setzt sich daher mit den sogenannten Kriterien-Preis-Verhältnissen auseinander, einer Gruppe von Wertungsmethoden, die diese Nachteile „heilen“ können. Auch das Vergabemanagementsystem (VMS) der cosinex bietet dem Vergabepraktiker die Möglichkeit, eine entsprechende Angebotswertung mit den gängigen Methoden aus dieser Gruppe vorzusehen.

Im Folgenden werden die Kriterien-Preis-Verhältnis-Methoden hinsichtlich ihrer Einsatzmöglichkeiten und -risiken näher vorgestellt und besprochen.

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JustitiaNach einer Entscheidung des OLG München vom 13.03.2017 (Verg 15/16) schien klar: Auch im Teilnahmewettbewerb sind sämtliche Vergabeunterlagen zum Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung zu stellen. Das OLG Düsseldorf hat in seinem Beschluss vom 17.10.2018 (Verg 26/18) nunmehr scheinbar eine andere Rechtsauffassung entwickelt: Welche Angaben zu den Vergabeunterlagen gehören, die den Unternehmen über einen Link in der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung zu stellen sind, richte sich danach, ob die Angaben „erforderlich“ sind, um dem Bewerber oder Bieter eine Teilnahme an dem Vergabeverfahren zu ermöglichen. Das sei eine Entscheidung im Einzelfall, die u.a. davon abhängt, welche Verfahrensart der öffentliche Auftraggeber gewählt hat und welche Bedeutung die Angaben für die Entscheidung des Bewerbers oder Bieters haben, sich am Verfahren zu beteiligen.

Hieraus resultierte im konkreten Fall, dass der Auftraggeber im Teilnahmewettbewerb nicht verpflichtet werden konnte, den Bewerbern bereits mit der Auftragsbekanntmachung einen Vertragsentwurf zur Verfügung zu stellen.

Zum Sachverhalt

In dem konkreten Fall hatte die Vergabestelle bei einer Ausschreibung von Reinigungsleistungen im nicht offenen Verfahren in der Auftragsbekanntmachung einen Internet-Link für den Zugang zu den Vergabeunterlagen veröffentlicht. Zugleich wies sie darauf hin, dass die vollständigen Vergabeunterlagen nur den im Teilnahmewettbewerb zur Angebotsabgabe ausgewählten Bietern zur Verfügung gestellt würden. Über den Internet-Link stellte die Auftraggeberin zunächst nur das Anschreiben an die Bewerber sowie einen Vordruck für einen Teilnahmeantragbogen zum Download zur Verfügung. Den gesamten Artikel lesen…

E-Rechnung - Formular das aus einem Monitor läuft Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und das Bundesministerium der Finanzen (BMF) haben am 20. November 2018 die Produktivsetzung der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für die sog. E-Rechnung bekanntgegeben.

Über eine zentrale Plattform soll es Unternehmen zukünftig ermöglicht werden, die elektronische Rechnungstellung bzw. E-Rechnungen insb. nach Maßgabe des XRechnungs-Standards an die Empfängersysteme der unmittelbaren Bundesverwaltung zu übermitteln.

Eröffnet wurde die ZRE durch den Staatssekretär Klaus Vitt im Beisein von Vertretern der privaten Partner auf der Smart Country Convention, die vom 20. bis 22. November in Berlin stattfand.

In Zusammenarbeit mit den privaten Partnern und Wirtschaftsvertretern haben BMI und BMF die Funktionsfähigkeit der sogenannten ZRE in einer mehrmonatigen Pilotphase getestet. Einer der Partner – die DATEV – ist als Mitglied des sog. TRAFFIQX Netzwerkes zugleich einer der ersten Dienstleister, der über die zukünftige PEPPOL-Schnittstelle automatisiert Rechnungen übergeben wird. Neben dem Rechnungseingang über PEPPOL, der lt. Angabe der Ministerien ab Mitte 2019 für die ZRE genutzt werden kann, stand parallel auch die direkte Rechnungsverarbeitung mithilfe von ERP-Lösungen für einen reibungslosen Ablauf im Mittelpunkt der bisherigen Projektarbeit.

Die ZRE setzt die Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes und der E-Rechnungsverordnung des Bundes für die Bundesverwaltung nach Maßgabe der EU-Richtlinie 2014/55/EU um, die den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes regelt. Den gesamten Artikel lesen…

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Nachdem der erste Teil der Beitragsreihe einen Einstieg in die Thematik der Angebotswertung gegeben und beleuchtet hat, wann und wie der Preis als alleiniges Wertungskriterium geeignet ist, befasst sich der zweite Teil mit der Fragestellung, was beachtet werden sollte, wenn sowohl Preis- als auch Leistungskriterien bei der Wertung zu berücksichtigen sind. Auch hier bietet das cosinex Vergabemanagementsystem eine Reihe geeigneter Wertungsmethoden zur Auswahl an, von denen in diesem Teil der Beitragsreihe diejenigen näher vorgestellt werden, bei denen die Vergabestelle selbst festlegt, zu welchen prozentualen Anteilen Preis und Leistungskriterien in die Wertung einfließen sollen. Aber auch für Vergabepraktiker, die noch nicht mit dem cosinex Vergabemanagementsystem arbeiten, gibt der Beitrag einen fundierten Überblick über diese Methoden. 

Wie viel Prozent von was? Preis/Kriterien-Gewichtungen

Wenn hinsichtlich mehrerer Ziel- bzw. Zuschlagskriterien eine möglichst gute Erfüllung angestrebt werden soll, da die Vergabestelle das Leistungsverzeichnis inhaltlich nicht soweit eingrenzen kann oder will, dass eine ausschließliche Wertung nach dem Preis zulässig bzw. möglich ist, muss auf den vergaberechtlichen Regelfall zurückgegriffen werden: die Wertung und Gegenüberstellung verschiedener Kriterien.

Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Gruppen von Wertungsmethoden: Die Vergabestelle kann einerseits das Verhältnis von Preis und Leistungskriterien selbst festlegen (Gruppe 1) oder andererseits Preis und Leistungskriterien in direkten Bezug zueinenander setzen (Gruppe 2) und somit auf eine selbst vorgenommene Gewichtung von Preis und Leistung verzichten. Dieser Teil der Reihe setzt sich mit den Methoden der Gruppe 1 auseinander. Im dritten Teil geht es um die Ansätze der Gruppe 2.

Die Hinzunahme von Leistungskriterien

Existieren mehrere qualitative Kriterien, so werden diese häufig in Punktbewertungsverfahren oder mittels Schulnotensystemen einander gegenübergestellt und zu einer Leistungspunktzahl aggregiert, die anschließend dem Preis des Angebots gegenübergestellt wird. Bei dieser Grundkonzeption ist in mehrfacher Hinsicht Vorsicht geboten: Zunächst darf natürlich bei der Angabe von Leistungskriterien im Kriterienbaum kein (weiteres) Preiskriterium angelegt werden, da dies einer doppelten Einbeziehung des Preises gleichkäme. Daher sieht unser Vergabemanagementsystem an dieser Stelle eine strikte Trennung vor. Darüber hinaus ist darauf zu achten, dass die Trennung von Eignungs- und Zuschlagskriterien eingehalten wird. Gerade bei den Leistungskriterien kann rasch die Versuchung entstehen, “das Mehr an Eignung“ zu berücksichtigen, was vergaberechtlich nach wie vor grundsätzlich unzulässig ist. Den gesamten Artikel lesen…

Am 12.11.2018 lädt die Stadt Borken ab 18:00 Uhr zu einer Informationsveranstaltung im Borkener Rathaus ein, um interessierten Unternehmen und Handwerksbetrieben die Abgabe elektronischer Angebote für Ausschreibungen der Stadt vorzustellen.

Die Veranstaltung leitet die Entgegennahme elektronischer Angebote über den Vergabemarktplatz Westfalen für Ausschreibungen der Stadt Borken ein. Borken nutzt – wie inzwischen wohl die Mehrzahl der Kommunen in Nordrhein-Westfalen – einen der regionalen Vergabemarktplätze von d-NRW. Bereits seit Anfang 2016 werden Vergabeunterlagen ausschließlich auf dem Vergabemarktplatz Westfalen zum Download angeboten, von wo sie von potentiellen Bietern kostenfrei heruntergeladen werden können.

Mit der Informationsveranstaltung sollen nun die Vorteile der elektronischen Vergabe für Bieter live und direkt im System vorgestellt werden, einschließlich der Abgabe elektronischer Angebote. In der Veranstaltung wird weiterhin gezeigt, wie sich interessierte Bewerber auf dem Vergabemarktplatz registrieren können, wie man Ausschreibungsunterlagen erhält und wie zukünftig die elektronische Angebotsabgabe erfolgt. Die Veranstaltung soll auch Unternehmen, die sich noch nicht mit dem Vergabemarktplatz bzw. der elektronischen Angebotsabgabe auseinandergesetzt haben, einen Einblick in die E-Vergabe geben. Den gesamten Artikel lesen…

Logo cosinex AkademieNach den vielen mehr als erfreulichen Rückmeldungen zu den ersten Veranstaltungen der cosinex Akademie haben wir die letzten Termine im Jahr 2018 für Sie geplant.

Am 05.12. haben Vergabepraktiker noch einmal die Gelegenheit, sich im Rahmen einer eintägigen Fortbildung über die Neuerungen im Zuge der Einführung der UVgO  zu informieren. Einen Tag zuvor, am 04.12., findet unsere Veranstaltung „Einführung in das Vergaberecht“ statt.

Im November geht es an zwei Terminen um Fragen des Einkaufs öffentlicher Auftraggeber an der Schnittstelle zum Vergaberecht: Am 22.11. stellt Prof. Dr. Matthias Einmahl von der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen vor, welche Erkenntnisse sich aus Ansätzen der Privatwirtschaft unter Berücksichtigung vergaberechtlicher Herausforderungen auf die Öffentliche Hand übertragen lassen. Am 29.11. diskutieren Werner Adams, Leitender Stadtverwaltungsdirektor a.D. der Stadt Köln, und Norbert Dippel, langjähriger Leiter Recht und Vergabe eines Bundesunternehmens und heute Rechtsanwalt und Justitiar der cosinex, in einer als Workshop angelegten Veranstaltung die Frage, wie die Gestaltung von Vergabeprozessen organisatorisch auch unter korruptionspräventiven Aspekten gestaltet werden kann. Der Titel der Veranstaltung lautet „Organisation zentraler Vergabestellen“ und diese Veranstaltung möchten wir nicht nur solchen Verantwortlichen und Mitarbeitern von Vergabestellen ans Herz legen, die die Einrichtung zentraler Vergabestellen planen, sondern auch allen, die Form und Aufgabenumfang bestehender zentraler Vergabestellen überprüfen möchten. Den gesamten Artikel lesen…