Mit unseren verschiedenen Softwaremodulen – vom Bedarfsmanagement bis zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen – bieten wir unseren Kunden ein umfassendes Lösungsportfolio im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Als technischer Partner für über 1.000 Rechnungsempfänger wollen wir selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Aus diesem Grund werden wir ab Anfang des kommenden Jahres nur noch elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format übersenden. Die Übermittlung erfolgt auf dem vom Auftraggeber vorgesehenen Weg, ob über ein E-Rechnungsportal, E-Mail oder das internationale Netzwerk PEPPOL.

Vorteile der E-Rechnung

Die Vorteile elektronischer Rechnungen sind vielfältig. E-Rechnungen sparen Zeit und Geld und schonen die Umwelt: Das XRechnungs-Format erlaubt eine vollelektronische und häufig auch teilautomatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungen in den HKR- oder ERP-Systemen öffentlicher Auftraggeber. Dies senkt die Gefahr von (Erfassungs-)Fehlern, reduziert Durchlaufzeiten, unterstützt bei der Inanspruchnahme von Skonti und spart Ressourcen. Den gesamten Artikel lesen…

Nach einer rund einjährigen Beta-Phase ist mit xrechnung.io in der vergangenen Woche ein neuer Dienst der cosinex live gegangen. Mit diesem können kostenfrei elektronische Rechnungen nach dem sogenannten XRechnungs-Standard erstellt werden. Öffentliche Auftraggeber, die elektronische Rechnungen in diesem Format erhalten, können den Dienst nutzen, um die Rechnung in ein PDF umzuwandeln und die Gültigkeit der Rechnung nach diesem Standard zu überprüfen.

Für die kommenden Monate sind zahlreiche Erweiterungen, wie etwa Angebote zum Rechnungsempfang für öffentliche Auftraggeber sowie der Versand elektronischer Rechnungen über das Portal geplant. In den bisherigen Umsetzungen wird erst der Anfang einer jetzt anrollenden Überarbeitung und Modernisierung dieser zentralen Prozesse in den Dienststellen gesehen.

Lösung für Rechnungssteller

Mit Umsetzung der E-Rechnungsrichtlinie sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Datenformat entgegenzunehmen. Nationaler Standard hierfür ist das sogenannte XRechnungs-Format. Den gesamten Artikel lesen…

Elektronische Rechnungen sind auch nach Ansicht des Bitkom e.V. Treiber der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Auf europäischer, aber auch auf nationaler Ebene zeichnet sich in gesetzgeberischen Vorhaben, in der politischen Diskussion und in der gesamtgesellschaftlichen Entwicklung ein klarer Trend zu mehr Digitalisierung und transparenten Prozessen ab. Die elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat hat in diesem Zusammenhang ein enormes Potential für die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen, auch in öffentlichen Verwaltungen. Eine Rechnung auf Papier, aber auch als PDF, gilt dabei nicht mehr als zeitgemäß.

Der IT-Branchenverband Bitkom e.V. hat daher seine erstmals im Jahr 2012 aufgestellten zehn Merksätze für die E-Rechnung aktualisiert. Wir haben uns die Merksätze daraufhin angeschaut, welche umfassend auch für öffentliche Auftraggeber übernommen werden können, wo besondere Vorsicht angezeigt ist und die Ausführungen um spezifische Aspekte der Vorgaben im öffentlichen Umfeld ergänzt.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde durch den Wegfall der Vorgaben für die Verwendung des sog. EDI-Verfahrens und der qualifizierten elektronischen Signatur für E-Rechnungen die Grundlage für einen breiten Einsatz insbesondere in der Privatwirtschaft gelegt. Ein weiterer Treiber für öffentliche Auftraggeber war die E-Rechnungsrichtlinie (EU-Richtlinie 2014/55/EU), die öffentliche Auftraggeber schrittweise verpflichtet hat, bis spätestens zum 18. April 2020 (auch) elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können. Den gesamten Artikel lesen…

Liebe Kunden und Interessenten,
liebe Partner,

durch die Bereitstellung unserer Lösungen, Support und weitere Dienstleistungen unterstützen wir Einrichtungen des Bundes, der Länder und Kommunen sowie der Gesundheitswirtschaft und andere öffentliche Auftraggeber nicht nur im Hinblick auf die digitale Vergabe- und Beschaffungsinfrastruktur.

Um gerade im Rahmen der Beschaffung z.T. kritischer Güter sowie im Bereich Online-Sicherheitsüberprüfung unsere öffentlichen Partner unverändert zuverlässig unterstützen zu können, haben wir angesichts der allgemeinen Entwicklungen bereits in den letzten Wochen eine Reihe von Maßnahmen auf den Weg gebracht.

Bei der Festlegung dieser Maßnahmen haben wir sorgfältig zwischen der Minimierung von Risiken für Sie und unsere Kolleginnen und Kollegen sowie den Erfordernissen für die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes in den Verwaltungen abgewogen. Die Maßnahmen werden der Lageentwicklung entsprechend von uns laufend überprüft und soweit erforderlich angepasst. Den gesamten Artikel lesen…

Zeitgleich mit einer vollständig überarbeiteten Version des Portals vergabe.NRW ist ein neues Modul für Nachprüfungsverfahren bereitgestellt worden. Mit diesem können Vergabestellen aus Nordrhein-Westfalen ihre Vergabeakte und weitere Unterlagen im Fall eines Nachprüfungsverfahrens elektronisch an die Vergabekammern übermitteln und von dort können diese ggf. dem Vergabesenat des Oberlandesgerichtes Düsseldorf revisionssicher zur Verfügung gestellt werden.

Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen treibt die Digitalisierung im Beschaffungswesen weiter voran und ist damit bundesweit Vorreiter. Durch die neue Anwendung „Nachprüfungsverfahren“ müssen die Vergabeakten jetzt nicht mehr gedruckt und per Post zur Überprüfung verschickt, sondern können digital versendet werden. Aus einer festen Menge an Dokumentengruppen kann ausgewählt werden, welche Unterlagen zur Übermittlung vorgesehen sein sollen und ein erläuternder Text für die Übermittlung eingetragen werden. Mit dem Versand wird der Eintrag in der Akte schreibgeschützt versendet. Der papierlose Weg stärkt die Rechtssicherheit, verkürzt die Zeit für die Aktenübersendung erheblich und bietet ökologische wie gleichsam wirtschaftliche Vorteile.

Wirtschafts- und Digitalminister Prof. Dr. Andreas Pinkwart: „Das ist ein weiterer Schritt, um den gesamten Vergabeprozess zu digitalisieren. Damit sind wir bundesweit Vorreiter, die digitalen Arbeitswege innerhalb der Verwaltung und zwischen Verwaltung und Justiz zu vernetzen.“

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In inzwischen guter Tradition verbinden wir unsere Neujahrsgrüße mit einem Ausblick auf das kommende „Vergabejahr 2020“.

Dieser zeigt vor allem eins: Zwar liegen die Jahre großer Reformen in der Ober- und Unterschwellenvergabe hinter uns, öffentliche Auftraggeber sollten sich aber darauf einstellen, dass neben dem „Geschäft der laufenden Verwaltung“ die Umsetzung neuer Anforderungen durch Neuerungen im Bereich des öffentlichen Auftragswesens auch unabhängig von den großen Rechtsänderungen ein Dauerthema ist und wohl auch erstmal bleiben wird.

Hierbei möchten wir Sie als Partner für das öffentliche Auftragswesen mit gleichsam bewährten wie neuen Softwarelösungen und Diensten weiterhin gerne unterstützen.

Allen Leserinnen und Lesern unseres Blogs wünsche ich ein frohes, gesundes und erfolgreiches neues 2020! Bleiben Sie uns auch in diesem Jahr gewogen.

Für die Teams der cosinex verbleibe ich mit den besten Neujahrsgrüßen.

Ihr
Carsten Klipstein

01.01.2020 – E-Vergabe in der Unterschwelle, neue EU-Schwellenwerte, Einführung der UVgO in Niedersachsen, neuer Mindestlohn…

UVgO: Ausschließlich elektronische Kommunikation in der Unterschwellenvergabe

Zum 01.01. läuft die Übergangsfrist nach § 38 UVgO aus: Ab Anfang des Jahres sind im Liefer- und Leistungsbereich (außer Bau) – soweit keine spezielleren landesrechtlichen Regelungen oder Ausnahmetatbestände greifen – Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b BGB ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel entgegenzunehmen. Gleiches gilt für die sonstige Kommunikation nach § 7 UVgO. Den gesamten Artikel lesen…

Liebe Leserinnen und Leser unseres Blogs,

das letzte Jahr hat aus unserer Sicht gezeigt: Auch ohne Vergaberechtsreformen nimmt die Summe der vielfältigen Herausforderungen in rechtlicher, technischer aber auch organisatorischer Hinsicht sowohl für öffentliche Auftraggeber bzw. Vergabestellen, als auch für uns als deren technischer Partner, nicht ab.

Gerade die allgemeine (Verwaltungs-)Digitalisierung sowie die organisatorischen wie technischen Schnittstellen, die das öffentliche Auftragswesen zu vielen anderen Querschnitts- und Verwaltungsanwendungen hat, lassen erwarten, dass sich – neben den ohnehin laufenden Änderungen im Bereich der öffentlichen Beschaffung – hieran auch in den kommenden Jahren nichts ändern wird. Den gesamten Artikel lesen…

Mit dem 27. November dieses Jahres ist die nächste Stufe der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO) in Kraft getreten. Seit diesem Zeitpunkt sind nicht mehr nur alle Bundesministerien und Verfassungsorgane verpflichtet, E-Rechnungen im Format XRechnung empfangen und verarbeiten zu können. Vielmehr gilt nunmehr auch für die sogenannten subzentralen öffentlichen Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber auf der Ebene des Bundes eine entsprechende Verpflichtung. Betroffen von der digitalen Empfangspflicht sind damit auch alle bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen.

Auch für Rechnungssteller läuft eine Frist

Zwar sind von der Pflicht, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, aktuell nur die Rechnungsempfänger des Bundes betroffen. Doch auch für alle Rechnungssteller, läuft eine Frist.

Bereits in einem Jahr soll der Rechnungsaustausch mit allen Rechnungsempfängern auf Bundesebene ausschließlich elektronisch erfolgen. Ab dem 27. November 2020 dürfen die Rechnungsempfänger des Bundes alle papierbasierten Rechnungen oder Rechnungen, die als “einfaches” PDF ohne CEN-konformen XML-Datensatz übermittelt werden, zurückweisen. Den gesamten Artikel lesen…

Bildschirm E-RechnungRechnungen sind zukünftig elektronisch, und zwar in maschinenlesbarer Form, als sog. XML-Dateien an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln. Umgekehrt werden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, diese Rechnungsformate auch entgegenzunehmen. Der dafür entwickelte Standard XRechnung stellt kleine und mittelständische Unternehmen sowie eine Vielzahl öffentlicher Auftraggeber vor neue Herausforderungen. Der neue kostenfreie Dienst der cosinex – xrechnung.io – soll Auftragnehmern wie Auftraggebern dabei helfen.

Die sog. E-Rechnungs-Richtlinie der EU sieht vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber schrittweise (der Bund bereits seit November 2018, alle weiteren öffentlichen Auftraggeber spätestens ab April 2020) elektronische Rechnungen in strukturierter, d.h. maschinenlesbarer, Form empfangen können müssen. Zukünftig ist teilweise sogar eine ausschließlich elektronische Entgegennahme von Rechnungen an die öffentliche Hand vorgesehen. Den gesamten Artikel lesen…

Mit inzwischen deutlich über 10.000 Lesern pro Monat gehört der cosinex Blog sicher zu den Publikationen mit der größten Reichweite zum öffentlichen Auftragswesen in Deutschland. Einzelne Beiträge wie der zur elektronischen Textform im Vergaberecht erreichen zum Teil über 30.000 Leser.

Über Ihr Interesse und den Zuspruch freuen wir uns sehr. Diese bestärken uns darin, uns in diesem Bereich auch personell weiter zu verstärken.

Bei unserer laufenden Beobachtung der Spruchpraxis der Vergabekammern bzw. der richterlichen Rechtsfortbildung und in Kommentaren sowie vergaberechtlichen Beiträgen stoßen wir immer wieder auf Zitate aus unserem Blog.

Um allen Lesern, die selbst als Autoren tätig sind, den Quellenverweis zu erleichtern, haben wir eine neue Funktion für einen Zitiervorschlag eingeführt, der den aktuellen wissenschaftlichen Standards entspricht.

Über allen Beiträgen und neben den bereits bestehenden Funktionen zum Drucken oder Kommentieren bieten wir nun unter „zitieren“ auch einen individuellen Zitiervorschlag. Dieser enthält für jeden Beitrag den Namen des Autors, den Titel des Beitrags, die Quelle, die Internet-Adresse und schließlich den für die Zitierung von Quellen im Internet erforderlichen Zeitpunkt des Abrufes des Beitrags. Den gesamten Artikel lesen…