Jul. 2021

Genehmigung von Nachträgen – Neue Funktionen im Vergabemanagementsystem

Die neue Version 9.7 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) beinhaltet neben einigen technischen Weiterentwicklungen auch eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden auszugsweise vorstellen. Eine umfassende Release Note mit allen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen – wie gewohnt – in unserem Service- & Support-Center.

Statusmanagement für Bieterfragen & Co.

Innerhalb der E-Vergabeakte im VMS steht ein Kommunikationsbereich zur Verfügung, über den Bieterfragen oder Nachrichten an die Vergabestelle eingehen, umgekehrt Fragen der Unternehmen beantwortet sowie Absage- bzw. Zusagemitteilungen u.v.m. übermittelt werden können. Gerade bei komplexen Verfahren mit vielen Nachrichten oder bei einer hohen Anzahl parallel zu bearbeitender Vergabeverfahren ist es wichtig, den Überblick über bearbeitete bzw. noch nicht bearbeitete Bieterfragen zu behalten. Hierzu wurde das Statusmanagement für Nachrichten der Bewerber weiter ausgebaut. Den gesamten Artikel lesen…

Apr. 2021

Verlängerung der Angebotsfrist nach Ablauf – neue Versionen des VMS

von Stephan Vielhaber

In den letzten Monaten wurden zwei neue Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) bereitgestellt, die neuesten Änderungen der Version 9.6 wurden in der vergangenen Woche an unsere Kunden ausgeliefert bzw. stehen Nutzern der Cloud-Edition seit Ende letzter Woche zur Verfügung.

Neben zahlreichen technischen Weiterentwicklungen und Aktualisierungen gibt es eine Reihe neuer Funktionen für Nutzer unserer Lösung, die wir Ihnen im Folgenden kurz vorstellen möchten.

Verlängerung der Teilnahme- und Angebotsfrist nach deren Ablauf

Mit Ablauf der Angebots- bzw. Teilnahmefrist endet auch die Möglichkeit, über die an ein VMS angebundene Vergabeplattform elektronische Angebote abzugeben. Bewerber, die über die Funktion „Teilnehmen“ noch keinen Zugriff auf den Projektraum und die dort bereitgestellten Möglichkeiten zur Kommunikation und Abgabe von Angeboten oder Teilnahmeanträgen genommen haben, können das Verfahren ab diesem Zeitpunkt weder auf der Vergabeplattform finden, noch auf den Projektraum zugreifen. Den gesamten Artikel lesen…

Aug. 2020

Verbesserte Abbildung der Direktvergabe und Wartefrist im Unterschwellenbereich – neue Version 9.3 des VMS

von Stephan Vielhaber

Die neue Version 9.3 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wurde in der vergangenen Woche allen Kunden bzw. Betreibern unserer Lösung zur Verfügung gestellt und auch die immer beliebtere Cloud Edition des VMS bietet seit letzter Woche die neuen Funktionen und Verbesserungen: Schwerpunkte betreffen u.a. die verbesserte Abbildung der Direktvergabe, die Einführung einer konfigurierbaren Wartefrist bei Unterschwellenvergaben (etwa aufgrund landesrechtlicher Vorgaben) sowie zahlreiche Neuerungen und Weiterentwicklungen auch für die neuen komplementären Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement.

Einen Auszug der wichtigsten Weiterentwicklungen möchte ich Ihnen im Rahmen dieses Beitrags kurz vorstellen. Wie immer finden Nutzer unserer Lösungen eine umfassende Release Note mit weitergehenden Beschreibungen der wichtigsten Änderungen in unserem Service- & Support-Center.

Verbesserte Abbildung der Direktvergabe – ohne Wettbewerb

Eine Direktvergabe ohne Wettbewerb mit nur einem Bieter (§ 14 Abs. 4 VgV, § 8 Abs. 4 UVgO, § 3a Abs. 3 VOB/A, § 3a EU Abs. 3 VOB/A, § 13 Abs. 2 SektVO, § 12 Abs. 1 VSVgV) ist insbesondere dann möglich, wenn zulässigerweise für die Erbringung der Leistung nur ein einziger Bieter in Frage kommt. In diesem Fall wird im Oberschwellenbereich ein Verhandlungsverfahren und im Unterschwellenbereich eine Verhandlungsvergabe bzw. Freihändige Vergabe (jeweils ohne Teilnahmewettbewerb) durchgeführt, bei der nur dieser eine Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Den gesamten Artikel lesen…

Mai. 2020

Neue Schnittstellen und Funktionen im cosinex Vergabemanagementsystem

von Stephan Vielhaber

Das Arbeiten im Homeoffice ist für viele Mitarbeiter von Vergabestellen angesichts der aktuellen Situation zum Alltag geworden und vieles spricht dafür, dass diese Situation – wenn auch eingeschränkt – noch anhält. Die zahlreichen positiven Rückmeldungen, dass gerade das Vergabemanagementsystem (VMS) diese neue Form des Arbeitens für viele Vergabestellen in diesen außergewöhnlichen Zeiten unterstützt hat, freut uns sehr.
Im Fokus der Weiterentwicklungen der letzten Wochen standen daher funktionale Aspekte, die u.a. das verteilte Arbeiten der Mitarbeiter von Vergabestellen besser unterstützen. Mit der nun freigegebenen Version 9.2 werden eine Reihe neuer Funktionen, Verbesserungen der Nutzeroberfläche, aber auch neue Schnittstellen im VMS-Connector bereitgestellt.

Die für die Arbeit im Homeoffice wichtigste neue Funktion, die Angebotsöffnung im 4-Augen-Login von verteilten Orten, wurde bereits in einer Zwischen-Version Ende März bereitgestellt.

Eine vollständige Release-Note mit allen wichtigen Änderungen finden Nutzer unserer Lösungen in unserem Service- & Support-Center.

Assistent zur Auswahl von Vergabeunterlagen

Mit Hilfe eines neuen Assistenten zur Auswahl der hinterlegten Standardunterlagen wurde der Gesamtüberblick über die ausgewählten Vergabeunterlagen weiter verbessert. Der wesentliche Inhalt des Reiters „Dokumente“ im Modul „Vergabeunterlagen“ zeigt nun die für das jeweilige Vergabeverfahren bereits ausgewählten Vergabeunterlagen. Die Unterstützung zur Auswahl aus den Vorlagen wurde in einen neuen Assistenten ausgegliedert. Hierzu gehören die Tabellen zur Auswahl generierbarer Standardunterlagen, herunterladbarer Standardunterlagen für die Nachbearbeitung außerhalb des VMS sowie die Auswahl von Dokumenten aus verknüpften Beschaffungsanträgen. Den gesamten Artikel lesen…

Mrz. 2020

Zwischen-Version des VMS zur Optimierung im Homeoffice-Einsatz

von Stephan Vielhaber

Mit einer aktuellen (Zwischen-)Version des VMS gehen wir auf neue Anforderungen durch eine länger anhaltende Nutzung unserer Lösungen aus dem Homeoffice heraus ein. Schwerpunkt ist der Bereich der Angebotsöffnung im Hinblick auf das erforderliche Vier-Augen-Prinzip.

Während eine zeitweise Nutzung unserer Lösungen über alternative Endgeräte (gleich, ob im Rahmen eines „mobilen Arbeitens“ oder aus dem „Homeoffice“ heraus) bereits seit Jahren zum Arbeitsalltag vieler Anwender gehört, stellt eine länger andauernde Nutzung im Homeoffice anlässlich der aktuellen Ausbreitung des Covid19-Virus Nutzer Anwender im Einzelfall vor Herausforderungen. Nach ersten Rückmeldungen gilt dies insbesondere für den Bereich der Angebotsöffnung. Hierauf möchten wir zeitnah reagieren.

Den gesamten Artikel lesen…

Feb. 2020

Neue Version des VMS – Neue Funktion in der Angebotsprüfung, Aktualisierung VHB Bund u.v.m.

von Stephan Vielhaber

Das cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) unterstützt Vergabestellen bei ihren internen Prozessen und Dokumentationen rund um das öffentliche Vergabe- und Beschaffungswesen. Die bereitgestellte Version 9.1 enthält neben Entwicklungen zum neuen Modul Vertragsmanagement eine umfassende Überarbeitung und Aktualisierung für Vergaben nach Maßgabe der VOB/A im Hinblick auf die aktualisierten Formblätter des Vergabehandbuchs des Bundes (VHB Bund) aber auch viele neue Funktionen.

Festlegung eines Verantwortlichen je Akte und Vorgang

Für jede Akte können aus dem zugehörigen Team ab der neuen Version ein oder mehrere sog. Aktenverantwortliche/r ausgewählt werden. Damit können in größeren Teams beispielsweise Mitarbeiter, die für eine Akte oder einen Vorgang verantwortlich sind oder diesen zentral koordinieren, festgelegt und mit Hilfe einer Sortierfunktion für diese Eigenschaft rasch gefunden werden.

Entsprechende Funktion für Vertragsmanagement und Beschaffungsanträge

Diese Funktion steht nicht nur für Vergabeakten, sondern auch für die neuen ergänzenden Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement zur Verfügung. Damit können auch je Beschaffungsantrag oder Vertragsakte entsprechende „Verantwortliche“ festgelegt werden. Den gesamten Artikel lesen…

Okt. 2019

Neue Funktionen für das cosinex Vergabemanagementsystem (VMS)

von Stephan Vielhaber

In den letzten Monaten haben wir insgesamt drei Versionen des cosinex Vergabemanagementsystems (8.5, 8.5.2 sowie 8.6) bereitgestellt, die zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen für die Nutzer des Vergabemanagementsystems mit sich bringen.

Die wichtigsten möchten wir Ihnen im Rahmen dieses Beitrags im Überblick vorstellen. Die Release-Notes mit allen Änderungen der neuen Versionen finden Nutzer unserer Lösungen wie gewohnt in unserem Support-Center.

Umfassende Überarbeitung der Angebotsöffnung

Die Änderungen im Zuge der Überarbeitung der Infrastruktur zur Entgegennahme elektronischer Angebote, die bereits mit der Version 8 des Vergabemarktplatzes bereit standen, wurden mit der Version 8.5 auch im Vergabemanagementsystem integriert.

Der Dienst verbessert angesichts der erheblichen Zunahme elektronischer Angebote (auch im Unterschwellenbereich) sowie immer größerer elektronischer Angebote die Performance bei der Abgabe bzw. Entgegennahme elektronischer Angebote und Teilnahmeanträge.

In diesem Zusammenhang wurde auch die Benutzerführung und Dokumentation der Angebotsöffnung verbessert: Neue Plausibilitätsprüfungen weisen etwa auf fehlerhafte Summenbildungen im Angebot hin, die Durchsicht der Angebote bzw. Teilnahmeanträge wurde von vier auf nunmehr drei Seiten zusammengefasst und die Bearbeitung muss nicht mehr seriell erfolgen; vielmehr kann nun auch parallel an der Angebotsöffnung gearbeitet werden. Den gesamten Artikel lesen…

Jan. 2019

Vergabemanagementsystem: Neue Funktionen im Überblick

von Stephan Vielhaber

Mit den Versionen 8.3 und 8.4 des cosinex Vergabemanagementsystem (VMS) haben wir zahlreiche neue Funktionen, aber auch Verbesserungen bereitgestellt, die nicht nur die Arbeit mit der Lösung vereinfachen: Durch neue Schnittstellen lässt sich das VMS jetzt noch einfacher in bestehende Drittsysteme integrieren.

Stephan Vielhaber, seit rund zehn Jahren in den Entwicklungs-Teams der cosinex tätig und seit letztem Jahr Produktmanager für das VMS, stellt einen Auszug der wichtigsten Neuerungen vor.

Vorlagenverwaltung für Wertungskriterien / Fragenkataloge und Leistungsverzeichnisse

Bei der Nutzung des VMS entscheiden Vergabestellen je Vergabeverfahren, ob die Angebotswertung sowie Leistungsverzeichnisse innerhalb des Systems erfasst oder ob diese außerhalb der Lösung in Drittsystemen (wie etwa ERP-Systeme oder auch Microsoft Excel) erstellt und danach importert werden soll.

Neben der seit langem bestehenden Möglichkeit des Imports haben wir mit der Version 8.3 eine Vorlagenverwaltung eingeführt, mit der Nutzer sowohl Wertungskriterien (Wertungsbäume) bzw. die entsprechenden Fragenkataloge, als auch Leistungsverzeichnisse als Vorlagen direkt innerhalb der Lösung abspeichern können, um diese für spätere Ausschreibungen zu verwenden. Die Vorlagenverwaltung ergänzt die bereits seit der Version 7 bestehende Kopierfunktion, mit der ganze E-Vergabeakten als Vorlage für neue Ausschreibungen verwendet werden können.

Der Inhalt jeder Vorlage kann vor der Übernahme als Vorschau im XLS-Format heruntergeladen und z.B. in Microsoft Excel oder Open Office eingesehen werden. Bei Bedarf kann über diesen Weg die Vorlage auch mit Excel & Co. (weiter-)bearbeitet, lokal gespeichert und über die Importfunktion in die aktuelle Vergabeakte übernommen werden. Den gesamten Artikel lesen…

Mai. 2015

Scrum… oder: Das Gedränge bei cosinex geht weiter!

von Stephan Vielhaber

Die neuesten Trends analysieren, hierbei erfolgreiche Wege auswählen und diese nachhaltig umzusetzen gehört sicher zu den bedeutenden Erfolgsfaktoren für Softwareanbieter, die ihren Kunden langfristig überdurchschnittliche Lösungen anbieten wollen. Diesem Anspruch folgend gehörte die Auswahl des Vorgehensmodells „Scrum“ bei cosinex zu einer der wichtigen Entscheidungen für unsere Software-Entwicklung.

Scrum (engl. „Gedränge“) wird eine Standardsituation im Rugby genannt, bei der sich beide Teams gegenüberstehen und koordiniert einen Spielzug durchführen, um den Ball zu erobern. Die agile Entwicklungsmethode Scrum hat sich ihren Namen aus dem Rugby-Sport entliehen, um genau dies zu betonen: Der Erfolg einer Entwicklung bzw. eines Projekts steht und fällt mit dem Team.

Nachdem wir bereits vor rund zwei Jahren in einem Blog-Beitrag die Anwendung dieser Methode bei cosinex vorgestellt haben, gibt nun Stephan Vielhaber, „Scrum Master“ bei cosinex für unsere Kernlösungen VMS und VMP im Bereich der E-Vergabe, mit diesem Beitrag einen Einblick in die Software-Entwicklung und langjährigen Erfahrungen mit Scrum.

Den gesamten Artikel lesen…