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Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Im zweiten und dritten Teil ging es um die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren. Im vierten Teil werden einige Teilaspekte betrachtet, die nicht nur im kommunalen Umfeld nicht unbedeutend sind.

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, zentrale Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

VgV: Nach § 8 VgV ist das gesamte Vergabeverfahren incl. sämtlicher, auch interner Unterlagen, Protokolle etc., elektronisch (in Textform nach § 126b BGB) zu dokumentieren.

UVgO: § 6 (1) UVgO beschäftigt sich mit diesem Thema, danach ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der Entscheidungen festgehalten werden.

VOB: Der § 20 VOB/A EU macht es sich einfach: „Das Vergabeverfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren“. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Nachdem es im zweiten Teil abstrakt um die Frage der möglichen Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle ging, beleuchtet der dritte Teil u.a. die einzelnen Prozessschritte im Verfahren.

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren. Insofern spielten die Elemente

  • Zuständigkeit,
  • Mitwirkung,
  • Verantwortung und
  • Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die zentrale Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen und der eigenen Organisation sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. In diesem zweiten Teil geht es um die Grundsätze für die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren.

Aufgabenverteilung zwischen Fachabteilungen und zentraler Vergabestelle

Als Grundlage für eine objektive Betrachtung ist eine möglichst präzise Bestimmung der Einzeltätigkeiten erforderlich, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen und späteres Zuständigkeitsgerangel zu vermeiden. Dabei werden sich die eigentlich unstreitig zuzuordnenden Aufgaben herauskristallisieren, zur überwiegenden Zahl der Aufgaben wird es aber erhebliche Diskussionen geben, die allerdings mit klaren Entscheidungen und nicht mit Formelkompromissen beendet werden müssen.

Bleiben wir zunächst bei den Fachabteilungen, die entsprechend ihrer Zuständigkeit ohnehin immer die Initiatoren einer Auftragsvergabe sind. Im VOL- bzw. VgV-Bereich wird ein Vergabevorgang regelmäßig durch die Bedarfsanalyse (qualitativ und quantitativ) ausgelöst, die in eine präzise, umfassende und erschöpfende Leistungsbeschreibung übergehen muss, einschl. der Festlegungen zu Fach- oder Teillosen. Übrigens müssen zu diesem Zeitpunkt nicht nur die Notwendigkeit und die Wirtschaftlichkeit dargelegt werden, sondern auch die Fragen zu Energieeffizienz, Lebenszyklusanalyse, Umwelt- und Arbeitsschutz, usw. so genau formuliert werden, dass im Rahmen der Angebote darauf vergleichbare und auswertbare Antworten erwartet werden können. In dieser frühen Phase des Verfahrens werden bereits grundsätzliche Festlegungen getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf den späteren Wettbewerb und das wirtschaftliche Ergebnis haben. Daher ist es bei vielen öffentlichen Auftraggebern üblich, das Ergebnis der Bedarfsanalyse durch die Revision und/oder politische Gremien bestätigen zu lassen. Zum fachlichen Teil gehören selbstverständlich auch die Kostenschätzung, die Bestimmung des Leistungs- oder Lieferungszeitpunktes, die Sicherung der Finanzierung, die Herbeiführung der notwendigen Gremienbeschlüsse, die Erstellung der Vergabeunterlagen, aber auch Vorschläge zur Vergabeart, den Eignungs- und Zuschlagkriterien usw. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert?

Diese und weitere Fragen zur Organisation von Vergabestellen insb. in Kommunen beleuchtet die vierteilige Beitragsreihe des „Verwaltungsprofis“ Werner Adams in unserem Blog. Mit vielen Jahren Erfahrung u.a. als stellv. Hauptamtsleiter, später Leiter der Zentralen Vergabestelle der Stadt Köln und mittlerweile mehrjähriger Praxis als Coach und Berater von Kommunalverwaltungen wirft Hr. Adams vielfältige Aspekte für eine effiziente Organisation kommunaler Vergabestellen auf.

Zuständigkeit für Vergabeverfahren in Kommunen

Die Zuständigkeiten für die Abwicklung von Vergabeverfahren und die Organisation von dezentralen (aber auch zentralen) Vergabestellen sind bei vielen öffentlichen Auftraggebern aufgrund der über Jahre gewachsenen Strukturen zwei nach wie vor heiß und bisweilen sogar hoch emotional diskutierte Themen. Dass es infolge steigender vergaberechtlicher Anforderungen und vergabetechnischer Kenntnisse ohne eine zentrale Zuständigkeit nicht geht, ist inzwischen zumindest dann anerkannte Meinung, wenn man die Emotionen ein Stück weit beiseite rückt und sich alle Beteiligte auf den sachlichen Kern konzentrieren.

Leider sind bei der Abwicklung von Vergabeverfahren immer noch viele öffentliche Auftraggeber fast vollständig dezentral organisiert. Damit fehlt es an einer Stelle, bei der alle vergaberechtlichen Fragen und Probleme gebündelt bearbeitet und entschieden werden. Die Betonung liegt hier auf vergaberechtlich, nicht auf „fachlich“, denn diese vergaberechtlichen Fragen stellen sich in ähnlicher oder gar gleicher Form in allen Vergabeverfahren unabhängig vom sachlich/fachlichen Hintergrund der beabsichtigten Beschaffung. Dennoch wird den Vergabeprozessen immer noch nicht der Stellenwert zugemessen, der ihnen angesichts ihrer wirtschaftlichen Auswirkung zukommt. Statt sich der Herausforderung zu stellen, diese Notwendigkeit – ob sie einem gefällt oder nicht sei dahingestellt – anzuerkennen und damit offensiv umzugehen, wird es sich vielfach leichtgemacht und Vergaberecht pauschal als Bremser oder Hemmschwelle in Bau- und Beschaffungsprojekten gebrandmarkt. Das ist als pauschale Aussage eindeutig nicht richtig, denn bei näherer Betrachtung wird deutlich, dass es sich bei der überwiegenden Zahl kritischer Vergabefälle um fehlerhafte oder unvollständige Bedarfsermittlungen bzw. Planungen handelt, die aus dem vergaberechtlichen Blickwinkel gnadenlos aufgedeckt werden. Vergaberecht sollte deshalb ganz allgemein auch als (ein) Hilfsmittel zur Qualitätssicherung der erwarteten Leistungen verstanden werden. Den gesamten Artikel lesen…

IHK AusbildungsbetriebWenngleich auch im letzten Jahr nicht das Unwort des Jahres, so ist der Begriff „Fachkräftemangel“ dennoch zu einem immer häufiger gefallenen Begriff in den Medien geworden. Insbesondere dann, wenn es um die Informations- und Kommunikationstechnologie, kurz IuK, und hier insbesondere den Bereich Softwareentwicklung geht. Aus Sicht der cosinex eine treffende Zustandsbeschreibung, von der auch Öffentliche wie Private IT-Dienstleister bzw. entsprechende IT-Ämter und Fachabteilungen gleichermaßen betroffen sind. Aber – wie uns viele Großmütter (und -väter) schon mit auf den Weg gegeben haben – „Jammern hilft nicht!“.

Bereits seit fast 15 Jahren ist cosinex daher Ausbildungsbetrieb in verschiedenen Bereichen und bildet seit dem Jahr 2007 im „klassischen“ Modell (Berufsschule und Betrieb) auch Fachinformatiker in der Fachrichtung Anwendungsentwicklung aus. Seit 2012 ist cosinex zudem Partner der Technischen Universität Dortmund im Bereich „Duales Studium“. Seither werden auch Studenten im Rahmen des Studiengangs „Software- und Systemtechnik (ausbildungsintegriert)“ ausgebildet.

Was bedeutet „Dualer Studiengang“?

Unter dem sog. dualen Studiengang (oder auch kooperativer Studiengang) versteht man eine klassische Berufsausbildung, die mit einem Hochschulstudium verbunden ist. Gegenüber einer klassischen dualen Ausbildung ersetzt der Besuch der Fachhochschule den Teil der Berufsschule. Für die Studenten ergibt sich daraus die besondere Herausforderung, dass sie im Regelfall in der ausbildungsintegrierten Variante nach 3 ½ Jahren die IHK Prüfung ablegen und nach nur zwei weiteren Semestern der Abschluss als „Fachinformatiker/in der Anwendungsentwicklung“ mit dem akademischen Abschluss „Bachelor of Science“ (B.Sc.) vorgesehen ist. Den gesamten Artikel lesen…

VergaberechtIn Zeiten der Papiervergabe war es ein Standardproblem – Angebote, die nicht rechtzeitig vorlagen. Die rechtliche Lösung war einfach: Das Übermittlungsrisiko beim postalischen Versand hatte der Bieter zu tragen, d.h., auch für Fehler des Postunternehmens musste der Bieter die Konsequenzen tragen. Der Postdienstleister war Erfüllungsgehilfe (§ 278 BGB) des Bieters. Nur wenn die Zustellungsschwierigkeiten ausnahmsweise in der Sphäre des Auftraggebers begründet waren, weil z.B. eine postalisch nicht existierende Adresse genannt wurde oder die Angebote in der Hauspost des Auftraggebers verloren gingen, hatte der öffentliche Auftraggeber die Folgen zu verantworten.

Theoretisch dürften verspätete Angebote bei der E-Vergabe nicht mehr vorkommen. Weder sollten in der elektronischen Kommunikation unkalkulierbare Postlaufzeiten auftreten, noch Angebote verloren gehen. Aber die Praxis lehrt uns: Auch in Zeiten der E-Vergabe kann es bei der Angebotsabgabe zu Problemen kommen. Der folgende Beitrag von Hrn. Prof. Dr. Christopher Zeiss (Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW) und Hrn. Carsten Klipstein (u.a. Geschäftsführer der cosinex) will aufzeigen, wer bei der E-Vergabe für Probleme bei der Abgabe von E-Angeboten in unterschiedlichen Fallkonstellationen haftet.

1. Fehler des Bieters

Einfach ist die Beurteilung, wenn die Verspätung auf einem Fehler des Bieters oder eines seiner Erfüllungsgehilfen beruht. Dies betrifft etwa Fälle, bei denen der Bieter erst die sprichwörtlichen fünf Minuten vor Ende der Angebotsfrist mit der Übermittlung umfangreicher Datensätze beginnt, einen nicht vom Auftraggeber bzw. dessen Den gesamten Artikel lesen…

Justitia VergabeunterlagenEin in Newslettern und verschiedenen Portalen zur Zeit viel beachteter Beschluss der VK Südbayern aus Herbst letzten Jahres (AZ: Z 3-3-3194-1-36-09/16) befasst sich mit der ausgesprochen praxisrelevanten Frage der Informationspflichten beim Einsatz von E-Vergabeplattformen. Im Kern geht es um die Grenzziehung, ob bzw. unter welchen Umständen die Vergabestelle Bieter über Änderungen an den Vergabeunterlagen einer elektronischen Vergabe, die auf einer E-Vergabeplattform bereitgestellt wurden, nochmals per E-Mail informieren muss oder ob die Bieter sich selbst auf der Plattform über etwaige Änderungen informieren müssen.

Der Beschluss zeigt auch, dass – wohl zukünftig verstärkt – eine Bewertung der vergaberechtlichen Aspekte der elektronischen Kommunikation nicht unabhängig von der konkreten Funktionalität der eingesetzten E-Vergabeplattform erfolgen kann.

Der Sachverhalt

Die Vergabestelle schrieb einen Bauauftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens EU-weit aus. Im weiteren Verlauf änderte die Vergabestelle die am 29.06.2016 erfolgte Bekanntmachung auf der Vergabeplattform mehrfach. Unter anderem sollten nur noch fünf der ehemals acht Leistungsphasen beauftragt werden, woraus sich auch Änderungen bei den Eignungsnachweisen ergaben. Letztmalig änderte die Vergabestelle am 29.07.2016 die Bekanntmachung und verlängerte den Schlusstermin für die Teilnahmeanträge auf den 30.08.2016, 11.30 Uhr. Den gesamten Artikel lesen…

Foto vom Landtag NRWEin Gastbeitrag von Frau Janine Pleus und Herrn Daniel Förster gibt einen Überblick wie die E-Vergabe in Nordhein-Westfalen im Rahmen einer kommunal-staatlichen Zusammenarbeit auf Basis der cosinex Technologie funktionieren kann.

Der Beitrag wurde in der Verbandszeitschrift „Eildienst“ des Landkreistags Nordrhein-Westfalen veröffentlicht und leitet das Schwerpunktthema E-Vergabe der aktuellen Ausgabe ein. Weitere Beiträge geben Erfahrungsberichte der Kreise Soest und Steinfurt zur Nutzung der regionalen Vergabemarktplätze in Nordrhein-Westfalen.

Mit den regionalen Vergabemarktplätzen Metropole Ruhr, Rheinland und Westfalen erhalten Kreise und Kommunen in Nordrhein-Westfalen die Möglichkeit, die E-Vergabe-Lösung des Landes NRW zu nutzen. Von der Veröffentlichung der Vergabeunterlagen über die elektronische Bieterkommunikation bis hin zum Abschluss eines Verfahrens können alle Schritte eines elektronischen Vergabeverfahrens über die Vergabemarktplätze abgewickelt werden.

Die E-Vergabe kommt! Nach Umsetzung der EU-Vergaberichtlinien, aber auch durch die neue Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die neue VOB/A wird die elektronische Kommunikation bei förmlichen Vergabeverfahren bis auf wenige Ausnahmen ab dem 18. Oktober 2018 verpflichtend. Dabei sind nicht nur EU-weite Verfahren betroffen, sondern – mit etwas Verzögerung – auch der Bereich der Unterschwelle.

vergabe.NRW

Mit vergabe.NRW bietet die Landesverwaltung NRW für eigene Vergabestellen und interessierte Unternehmen, aber auch für die nordrhein-westfälischen Kommunen und Kreise ein zentrales Portal rund um das öffentliche Auftragswesen. Durch einen sukzessiven Ausbau um viele funktionale Module hat sich diese Anlaufstelle in den letzten Jahren zu einer der führenden Portallösungen in Europa entwickelt. Ein zentraler Baustein ist dabei sicherlich der Vergabemarktplatz des Landes Nordrhein-Westfalen und die drei regionalen Vergabemarktplätze. Kommunen, die die Möglichkeiten des Portals und des Moduls Vergabemarktplatz für Bekanntmachungen nutzen möchten, stehen unterschiedliche Wege offen: Den gesamten Artikel lesen…

Ein Gastbeitrag von Herrn Rechtsanwalt Christian Heuking gibt auf Basis eines letzte Woche für viele überraschend veröffentlichen Referentenentwurfes des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) einen ersten Überblick über den Stand. Geplant ist damit wohl noch für diese Legislaturperiode die Schaffung einer Rechtsgrundlage für ein bundesweites Korruptionsregister, welches u.a. die zum Teil bereits bestehenden Ansätze einzelner Bundesländer ablösen und auf Bundesebene konsolidieren würde.

BMWi legt Referentenentwurf zur Einrichtung eines bundesweiten Korruptionsregisters vor

Das Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) hat am 20.02.2017 einen Referentenentwurf zur Einrichtung eines „Registers zum Schutz des Wettbewerbs um öffentliche Aufträge und Konzessionen“ (WRegG) vorgelegt. Das Wettbewerbsregister soll öffentlichen Auftraggebern eine einheitliche Grundlage für die Prüfung von Ausschlussgründen schaffen.

In das Register werden die Gründe eingetragen, die gemäß § 123 Absatz 1 und Absatz 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zwingend zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen (Bestechung, Menschenhandel, Bildung krimineller Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Vorenthalten von Sozialabgaben, Steuerhinterziehung) und auch diejenigen Gründe, die zu einem fakultativen Ausschluss nach § 124 GWB (Kartellrechtsverstöße und Verstöße gegen bestimmte arbeitsrechtliche Vorschriften) führen können. Den gesamten Artikel lesen…

pq_logo_mit_zertbau PQ-VOB Die Präqualifikation für den Baubereich hat in den letzten Monaten weiter an Bedeutung zugenommen und wurde durch die Reform des (EU-)Vergaberechts weiter gestärkt.

Bereits seit einigen Jahren haben Bieter, die sich an Vergabeverfahren über die Lösungen der cosinex beteiligen, die Möglichkeit, neben den allgemeinen Kontaktangaben zum Unternehmen auch ihre PQ-Nummer sowohl für das Verzeichnis PQ-Bau als auch für das Pendant im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen (außer Bau) der Auftragsberatungsstellen entweder bereits mit der Registrierung oder nachträglich in den Stammdaten zu hinterlegen. Umgekehrt erhalten Vergabestellen die Möglichkeit, Unternehmen gezielt über die Suche nach den (eindeutigen) PQ-Nummern im System zu finden.

Leider wird von der Möglichkeit, sich bereits in der E-Vergabeplattform als präqualifiziertes Unternehmen zu präsentieren, noch zu wenig Gebrauch gemacht. Dabei nutzen eine Reihe von Vergabestellen die E-Vergabeplattformen durchaus, um gezielt nach potentiellen Bietern (etwa im Vorfeld der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes) zu recherchieren.

Ein Gastbeitrag von Herrn Dipl.-Ing. Andreas Wichert, Prokurist der Zertifizierung Bau GmbH und Verantwortlicher für den Geschäftsbereich Präqualifikation, gibt einen Überblick über den aktuellen Stand und wesentliche Änderungen im Zuge der Vergaberechtsreform.

Reform des Vergaberechts stärkt PQ-VOB

Mit der Reform des Vergaberechts im April 2016 hat die Bundesregierung die europaweiten Anforderungen an öffentliche Vergaben umgesetzt. Dabei spielt auch die Präqualifikation weiterhin eine wichtige Rolle. Den gesamten Artikel lesen…