Mit den Vorteilen und Herausforderungen der E-Vergabe im Unterschwellenbereich haben wir uns bereits aus verschiedenen Blickwinkeln auseinandergesetzt. Ein neuer Gastbeitrag von Herrn Alexander Weyland, Leiter der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle im CISPA – Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit, gibt einen Überblick über die zulässigen Formvorschriften sowie Ausnahmetatbestände bei der E-Vergabe entsprechend § 38 Abs. 4 UVgO und geht hierbei auch auf die rechtskonforme Verfahrenseffizienz im Covid-19-Krisenmodus ein.

Nun wirkt sie in die Formvorschriften aller öffentlicher Auftraggeber i. S. d. § 99 GWB hinein – die Pflicht zur elektronischen Durchführung von Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge hat den Wettbewerb spätestens seit dem 1. Januar 2020 fest im Griff.

Die Welt des Vergaberechts ist komplex, äußerst komplex. Das Volumen der öffentlichen Vergaben beträgt in Deutschland mehrere hundert Milliarden Euro im Jahr – und ist damit längst zu einem bedeutenden Wirtschaftsfaktor geworden. Die öffentliche Verwaltung sieht sich seit Beginn der neunziger Jahre des letzten Jahrhunderts – auch aufgrund angespannter öffentlicher Haushalte – einem zunehmenden Konsolidierungsdruck ausgesetzt. Im Zuge dieser Entwicklung führten die jüngsten Novellen zu einer anwendungsorientierten Vereinheitlichung des Unter- und Oberschwellenrechts; so weit, so gut. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass es bislang zu keiner Kodifizierung des alternierenden Paragraphendschungels gekommen ist. Den gesamten Artikel lesen…

Logo Stadt BonnBereits seit mehreren Jahren setzt die Stadt Bonn auf die E-Vergabe auf Basis der cosinex-Technologie. Aber auch im Bereich der nachhaltigen Beschaffung geht die Stadt innovative Wege.

Auf dem nordrhein-westfälischen E-Vergabe-Tag in Dortmund hatte Christoph Bartscher, Leiter des Referats Vergabedienste der Bundesstadt Bonn, die Erfahrungen zur praktischen Umsetzung der fairen Beschaffung am Beispiel von Dienst- und Schutzkleidung vorgestellt. Die Bundesstadt Bonn hat mittlerweile die dritte Ausschreibung dieser Art durchgeführt.

Faire Beschaffung von Dienst- und Schutzkleidung – Erfahrungsbericht aus Bonn

Im Zuge der seinerzeitigen Neufassung des Tariftreue- und Vergabegesetzes (TVgG NRW) entfielen die Vorgaben zu Umweltschutz, Arbeitsbedingungen und Frauenförderung. Die Stadt Bonn setzt sich trotz dieser „Aufweichung“ unverändert für nachhaltige Beschaffung und einen sozial gerechten Einkauf ein.

Faire Beschaffung in der Stadt Bonn

Grundsätzlich müssen Unternehmen, die sich auf städtische Aufträge bewerben, die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation als Mindestanforderungen einhalten. Den gesamten Artikel lesen…

Seit dem Jahr 2008 wird in Brandenburg für die Veröffentlichung von Bekanntmachungen bei Vergabeverfahren vorgegeben, den Vergabemarktplatz Brandenburg zu nutzen. Das Zentrale Vergabemanagement (ZVM) der Stadt Cottbus/Chóśebuz – eine 2011 gegründete Struktureinheit zur Durchführung von Vergabeverfahren – stellt daher von Beginn an Vergabeunterlagen in dieses Portal ein. Der Grund für die Bildung des ZVM war insbesondere die Umsetzung einer vollständigen E-Vergabe, um die Bearbeitungsabläufe effizienter zu gestalten. Da die Stadt Cottbus/Chóśebuz bereits über ein Vergabemanagementsystem verfügte, waren die Weichen gestellt, alle Verfahren – also auch freihändige Vergaben und freiberufliche Wettbewerbe – auf elektronische Weise durchzuführen.

Die Unternehmen haben auf die elektronischen Bekanntmachungen ohne Schwierigkeiten reagiert. Der Vorteil besteht für sie darin, dass sie sich für die Zusendung von Vergabeunterlagen nicht mehr „bewerben“ müssen, sondern diese problemlos herunterladen können. Die Abgabe von Angeboten in Papierform war zu diesem Zeitpunkt noch zugelassen. Eine Klage erreichte uns dann doch von einem Unternehmen, das den Vergabemarktplatz zu diesem Zeitpunkt noch nicht kannte und damit eine Bekanntmachung und den Zeitpunkt der Angebotsabgabe verpasste. Die Klage wurde vom Amtsgericht abgelehnt. Den gesamten Artikel lesen…

Die mit der Datenschutzgrundverordnung einhergehenden Regelungen müssen auch im Rahmen von Vergabeverfahren beachtet werden. Ein Beitrag von Dr. Söntje Hilberg und Sebastian Schnitzler von Deloitte Legal zeigt die Besonderheiten, die bei der Beachtung der neuen Datenschutzgrundverordnung im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen vorliegen, auf. 

Seit Mai 2018 gilt die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten. Die Reform hatte nicht nur eine Vereinheitlichung des Datenschutzrechts in Europa zur Folge, sondern zog auch umfangreiche Diskussionen in der Öffentlichkeit und damit einhergehende Medienpräsenz nach sich. Es gibt nahezu kein Unternehmen, welches sich im Jahre 2018 nicht mit datenschutzrechtlichen Fragestellungen auseinandersetzen musste. Das durch die DSGVO wesentlich prominentere Thema Datenschutz erlangt zunehmend auch Einfluss auf den geschäftlichen Alltag der öffentlichen Hand, denn ein weiterer Treiber für die zunehmende Bedeutung des Themas ist die ab Oktober 2018 zwingend vorgegebene Durchführung elektronischer Vergabeverfahren.

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JustitiaDie Abgabe von zwei Hauptangeboten ist grundsätzlich zulässig, wenn sich diese in technischer Hinsicht und nicht nur im Preis unterscheiden! Dieser Grundsatz ist als ständige Rechtsprechung auch vom BGH bestätigt worden. Ein Beschluss der Vergabekammer Sachsen befasst sich nun mit der Frage, ob zwei Hauptangebote als Nebenangebote aufgefasst werden dürfen, wenn sich an keiner Stelle des Angebots ein entsprechender Hinweis des Bieters ergibt.

Ein Gastbeitrag von Frau Petra Bachmann, Geschäftsführerin der Auftragsberatungsstelle Brandenburg gibt einen Überblick über den Beschluss der VK-Sachsen (Beschluss vom 24.01.2018 (Az.:1/SVK/034-17)) und leitet Hinweise für die Praxis ab.

Zum Sachverhalt

Der Auftraggeber veröffentlichte mit Bekanntmachung vom 29.08.2017 die beabsichtigte Vergabe eines Lieferauftrags „Lose Möblierung des gerontopsychiatrischen Zentrums“, wobei der Preis als einziges Zuschlagskriterium zu Grunde gelegt wurde. Alternativangebote waren nicht zugelassen. Hinsichtlich der Eignungsanforderungen wurde in der Bekanntmachung auf die Auftragsunterlagen und in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots auf die Vergabebekanntmachung verwiesen. In der Vergabebekanntmachung selbst hatte der Auftraggeber versäumt, die Eignungskriterien und -nachweise zu benennen, anhand derer die Eignung der Bieter bemessen werden kann. Im Ergebnis waren damit keine Eignungskriterien oder -Nachweise verlautbart und wirksam gefordert. Schlusstermin für die Einreichung der Angebote war der 09.10.2017. Den gesamten Artikel lesen…

Darf ein öffentlicher Auftraggeber die Wahl der konzeptionellen Form der eingereichten Unterlagen des Bieters mit in die Wertung einfließen lassen? Ein Gastbeitrag von Dr. Sebastian Conrad erläutert einen hierzu veröffentlichten Beschluss der 2. Vergabekammer des Bundes.

Ein öffentlicher Auftraggeber schrieb die Vergabe von Bauleistungen im offenen Verfahren aus. Mit den Angeboten sollten die Bieter u. a. einen Bauablaufplan einreichen. Die Zuschlagskriterien sahen eine Gewichtung des Preises mit 80% und eine Gewichtung der Leistung (technischer Wert) mit 20% vor. Für die Leistungsbewertung sollte u. a. der Bauablauf beurteilt werden. Maßgeblich für die Punktevergabe sollte sein, ob der Bauablauf plausibel dargestellt wird und inwieweit die Angaben zum Fahrzeug- und Geräteeinsatz eine ordnungsgemäße Leistungserfüllung erwarten lassen. Der Auftraggeber bewertete das preislich günstigste Angebot hinsichtlich des Bauablaufplans mit 0 Punkten. Zur Begründung dokumentierte er im Wesentlichen, dass der Bauablaufplan des Bieters wegen fehlender Übersichtlichkeit und schlechter Lesbarkeit nicht plausibel sei. Insbesondere könnten die einzelnen Vorgänge nur mit erheblichem Aufwand grob monatlich eingeordnet werden. Auch seien die Verknüpfungen und Abhängigkeiten der Vorgänge untereinander in der zeichnerischen Darstellung des Bauablaufs nicht erkennbar und somit nicht nachvollziehbar.

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DatenschutzgrundverordnungNicht erst seit Einführung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spielt das Thema Datenschutz und Datensicherheit auch im E-Vergabeverfahren eine bedeutende Rolle. Dabei meint E-Vergabe die elektronische Durchführung von Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge. Neben den für Vergabeverfahren spezifischen Gesetzen und Verordnungen gilt es daher nunmehr auch verstärkt auf datenschutzrechtliche Regelungen zu achten.

A. Datenschutzrechtliche Vorgaben im E-Vergabeverfahren

Nach § 97 Abs. 5 GWB haben Auftraggeber und Unternehmen für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren grundsätzlich elektronische Mittel zu verwenden. Gerade die einfache Nutzung von Software-as-a-Service- oder Cloud-Lösungen darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass eine fundierte datenschutzrechtliche Bewertung anhand der folgenden Maßstäbe erforderlich ist:

I. Personenbezogene Daten im E-Vergabeverfahren

Anknüpfungspunkt für die Anwendbarkeit der DSGVO ist das personenbezogene Datum. Personenbezogene Daten sind nach der DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Während das Definitionsmerkmal „identifizierte Person“ klar umgrenzt ist, vergrößert sich der Anwendungsbereich der DSGVO durch das Definitionsmerkmal „identifizierbare Person“ erheblich. Denn als Identifizierbar wird „eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“ (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Im zweiten und dritten Teil ging es um die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren. Im vierten Teil werden einige Teilaspekte betrachtet, die nicht nur im kommunalen Umfeld nicht unbedeutend sind.

Vergabedokumentation

Auch bei Nutzung der E-Vergabe und einer elektronischen Vergabeakte bleibt es dabei, dass der federführende Fachbereich „Eigentümer“ der Akte ist. Alle beteiligten Bereiche, Fachabteilungen, zentrale Vergabestelle, Rechnungsprüfung, usw. sind allerdings – im Gegensatz zur Papierakte – selbst dafür verantwortlich, dass die verfahrensrelevanten Dokumente in die elektronische Vergabeakte ordnungsgemäß eingestellt werden. Unterlagen von externen Sachverständigen dürfen, auch wenn diese einen durch technische Maßnahmen eingeschränkten Zugang zu der E-Akte haben, nur durch die beauftragende Fachabteilung in die E-Akte übernommen werden.

An dieser Stelle sei auf die diversen Vorschriften zur Dokumentation des Vergabeverfahrens hingewiesen.

VgV: Nach § 8 VgV ist das gesamte Vergabeverfahren incl. sämtlicher, auch interner Unterlagen, Protokolle etc., elektronisch (in Textform nach § 126b BGB) zu dokumentieren.

UVgO: § 6 (1) UVgO beschäftigt sich mit diesem Thema, danach ist das Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend in Textform nach § 126b des BGB zu dokumentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der Entscheidungen festgehalten werden.

VOB: Der § 20 VOB/A EU macht es sich einfach: „Das Vergabeverfahren ist gemäß § 8 VgV zu dokumentieren“. Den gesamten Artikel lesen…

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Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. Nachdem es im zweiten Teil abstrakt um die Frage der möglichen Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle ging, beleuchtet der dritte Teil u.a. die einzelnen Prozessschritte im Verfahren.

Zuständigkeit, Mitwirkung, Verantwortung und Steuerung

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle folgt grundsätzlich der in Vergabeverfahren notwendigen arbeitsteiligen Bearbeitung der Vorgänge und stellt insofern keinen neuen oder gar exotischen Eingriff in die Organisation dar. An einem Vergabeverfahren sind in den weitaus überwiegenden Fällen mehrere Personen in unterschiedlichen Organisationseinheiten beteiligt. Daher geht es um die Frage, wie diese möglichst reibungslos zusammenwirken und wie die Schnittstellen funktionieren. Insofern spielten die Elemente

  • Zuständigkeit,
  • Mitwirkung,
  • Verantwortung und
  • Verfahrensteuerung

eine wichtige Rolle und müssen entsprechend klar geregelt werden.

In den Vergabeverfahren kann es keine statische Zuständigkeit geben, vielmehr verändern sich die Zuständigkeiten und damit auch die Verantwortlichkeiten entsprechend der jeweiligen Phase des Vergabeprozesses. Genau deshalb muss es aber auch definierte Verfahrensabläufe geben, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Während für die Bedarfsanalyse der anfordernde Fachdienst zuständig ist, kann z.B. für die Erstellung der Leistungsbeschreibung (etwa eines Fahrzeuges) auf das Know-how eines anderen Fachbereiches zurückgegriffen werden, der für diesen Teil Zuständigkeit und Verantwortung übernimmt. Wenn alle fachlichen Vorbereitungen abgeschlossen sind, übernimmt die zentrale Vergabestelle den Vorgang in ihre Zuständigkeit und ist für den weiteren Fortgang verantwortlich. Den gesamten Artikel lesen…

Darstellung Organisation über Zahnräder

Zentral oder Dezentral? Ist diese Frage überhaupt relevant? Welche Aufgaben sollen zentralisiert werden und wie? Welche Widerstände in den gewachsenen Strukturen und der eigenen Organisation sind zu überwinden? Wie mit den sehr unterschiedlichen Bereichen von Bau- vs. Liefer- und Dienstleistungen umgehen und mit welchen Nachteilen sehen sich zentrale Vergabestellen konfrontiert? Der erste Teil der Beitragsreihe im cosinex-Blog hat sich mit den generellen Aufgaben einer zentralen Vergabestelle beschäftigt. In diesem zweiten Teil geht es um die Grundsätze für die Aufgabenverteilung zwischen Fachbereichen und zentraler Vergabestelle in konkreten Vergabeverfahren.

Aufgabenverteilung zwischen Fachabteilungen und zentraler Vergabestelle

Als Grundlage für eine objektive Betrachtung ist eine möglichst präzise Bestimmung der Einzeltätigkeiten erforderlich, um eine genaue Zuordnung zu ermöglichen und späteres Zuständigkeitsgerangel zu vermeiden. Dabei werden sich die eigentlich unstreitig zuzuordnenden Aufgaben herauskristallisieren, zur überwiegenden Zahl der Aufgaben wird es aber erhebliche Diskussionen geben, die allerdings mit klaren Entscheidungen und nicht mit Formelkompromissen beendet werden müssen.

Bleiben wir zunächst bei den Fachabteilungen, die entsprechend ihrer Zuständigkeit ohnehin immer die Initiatoren einer Auftragsvergabe sind. Im VOL- bzw. VgV-Bereich wird ein Vergabevorgang regelmäßig durch die Bedarfsanalyse (qualitativ und quantitativ) ausgelöst, die in eine präzise, umfassende und erschöpfende Leistungsbeschreibung übergehen muss, einschl. der Festlegungen zu Fach- oder Teillosen. Übrigens müssen zu diesem Zeitpunkt nicht nur die Notwendigkeit und die Wirtschaftlichkeit dargelegt werden, sondern auch die Fragen zu Energieeffizienz, Lebenszyklusanalyse, Umwelt- und Arbeitsschutz, usw. so genau formuliert werden, dass im Rahmen der Angebote darauf vergleichbare und auswertbare Antworten erwartet werden können. In dieser frühen Phase des Verfahrens werden bereits grundsätzliche Festlegungen getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf den späteren Wettbewerb und das wirtschaftliche Ergebnis haben. Daher ist es bei vielen öffentlichen Auftraggebern üblich, das Ergebnis der Bedarfsanalyse durch die Revision und/oder politische Gremien bestätigen zu lassen. Zum fachlichen Teil gehören selbstverständlich auch die Kostenschätzung, die Bestimmung des Leistungs- oder Lieferungszeitpunktes, die Sicherung der Finanzierung, die Herbeiführung der notwendigen Gremienbeschlüsse, die Erstellung der Vergabeunterlagen, aber auch Vorschläge zur Vergabeart, den Eignungs- und Zuschlagkriterien usw. Den gesamten Artikel lesen…