Neben den Ländern Bremen, Schleswig-Holstein und Sachsen-Anhalt nutzen bereits über 120 Kommunen die Lösung der Dataport AöR für den Empfang elektronischer Rechnungen im Format XRechnung. Die Konvertierung dieser sehr komplexen XML-Konstrukte in eine barrierefreie und archivierbare Visualisierung als PDF übernimmt eine technische Komponente der cosinex.
Warum XRechnungen in PDF-Dateien konvertieren
Das technische XML-Format hat den wesentlichen Vorteil, dass mit ihm übermittelte Rechnungen in Drittsystemen vollelektronisch weiterverarbeitet werden können. Dies setzt voraus, dass die Prozesse auch vollelektronisch unterstützt und die E-Rechnungen im jeweiligen XRechnung-Format von allen Systemen weiterverarbeitet werden können.
Ein Nachteil ist, dass sie – aufgrund von rund 160 verschiedenen Datenfeldern, vielen möglichen Positionen und zwei technischen Syntaxen (UBL und CII) – nicht menschenlesbar ist. In der überwiegenden Zahl der Fälle ist allerdings noch ein (menschenlesbarer) Blick auf die E-Rechnung gewünscht, meist sogar erforderlich. Die Komponente der cosinex übernimmt diese Aufgabe im zentralen E-Rechnungsportal von Dataport.
Verlässlich einheitliche Darstellung
Die Komponente der cosinex unterstützt das XRechnung-Format und spricht beide Sprachen (UBL und CII). Sie berücksichtigt zudem, dass die Visualisierung der Rechnung in der Vielzahl der Fälle das Rechnungsexemplar ist, auf dessen Basis auch die Rechnungsprüfung und -freigabe erfolgt. So stellt sie sicher, dass die zum Zeitpunkt einer Rechnungsprüfung dargestellte Version der Visualisierung exakt der Version entspricht, die Gegenstand der Rechnungsfreigabe war.
Damit hebt sich die Lösung auch klar von „Online-Visualisierungen“ und externen Lösungen ab, die Rechnungen im HTML-Format darstellen. Ob diese – bei strenger Auslegung – den Anforderungen der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums für Finanzen) überhaupt standhalten, wird derzeit kritisch diskutiert. Zudem wird der Standard XRechnung in sechsmonatigem Turnus aktualisiert, so dass im Laufe der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist der Belege die online-Visualisierung 20 Versionen erkennen und korrekt darstellen müsste, was für die PDF-Lösung nicht gilt.
Intuitiv erfassbar
Bei der fachlichen Umsetzung stand der gewohnte Aufbau einer Rechnung mit den Adressdaten des Rechnungsempfängers, den Daten des Rechnungsstellers, dem Rechnungskopf, den Positionen mit Zu- und Abschlägen, der Summenbildung, der Umsatzsteueraufschlüsselung und der Darstellung der Zahlungskonditionen im Vordergrund.
So wurde eine Darstellung erreicht, die von den rechnungsbearbeitenden Personen intuitiv erfasst werden kann – und die barrierefrei ist. Erreicht wurde dies durch den Standard PDF/UA (Universal Accessibility), der bei Erstellung der PDF/A Datei zusätzlich berücksichtigt wird.
Kunden der Dataport AöR in Schleswig-Holstein profitieren bereits von der Visualisierungslösung – mit weiteren Bundesländern in Planung. „Dass das größte öffentliche Rechenzentrum im norddeutschen Raum unsere Komponente einsetzt, ist ein echter Qualitätsnachweis. Das freut uns sehr“, so cosinex Geschäftsführer Carsten Klipstein.
Auch nachträglich umsetzbar
Wenn Sie rund um Ihre Lösung im Bereich des E-Rechnungseingangs oder der Rechnungsbearbeitung Interesse an dem Einsatz der Komponenten zur Visualisierung oder Konvertierung zwischen den beiden Syntaxen haben, sprechen Sie gerne unsere Produktberatung an.
