Auch wenn der Schwerpunkt der neuen Version 9.8 auf technischen Anpassungen für den Betrieb der Anwendung auf neueren und noch leistungsfähigeren Web-Servern lag, enthält diese Version des Vergabemanagements einige neue Funktionen.
Einschränkung bei automatischer Zuweisung von Nutzern zu Akten
Im Bereich „Team“ innerhalb einer Vergabeakte kann sowohl in Vergabeakten, als auch in Beschaffungsanträgen und Vertragsakten gesteuert werden, wer aktuell im Rahmen der dem Nutzer jeweils zugewiesenen Rollen und Rechte Zugriff auf die Vergabeakte, den Beschaffungsantrag oder die Vertragsakte erhält.
Nur dem Team angehörende Nutzer können die Akte in Übersichtslisten sehen und diese öffnen. Die Zusammenstellung der Teams erfolgt im Regelfall durch die Auswahl einzelner Nutzer. Gerade bei größeren Ausschreibungen kann es vorkommen, dass mehrere Benutzer gleichzeitig hinzugefügt werden sollen; etwa alle Nutzer einer bestimmten Benutzergruppe oder in kleinen Vergabestellen möglicherweise sogar alle Nutzer des Mandanten. Eine entsprechende Funktion „Mehrere Benutzer hinzufügen“ gibt es auf der Seite „Team“ jeder Akte: Sie fügt die durch geeignete Filtereinstellungen (insb. Benutzergruppe, Rollen/Rechte) passenden Nutzer des Mandanten mit einem Klick dem Team hinzu.
Keine versehentliche Zuweisung aller Nutzer bei großen Teams
Wenn diese Funktion verwendet wird und versehentlich kein geeigneter Filter ausgewählt wurde, kann es dazu kommen, dass unbeabsichtigt eine Vielzahl nicht betroffener Nutzer und unter Umständen alle Nutzer eines Mandanten, einem Team hinzugefügt werden. Diese können bei versehentlicher Verwendung zwar wieder aus dem Team entfernt werden, zuvor sind dann aber möglicherweise mehrere hundert Nutzer falsch informiert worden. Um einem solchen Versehen vorzubeugen, steht die Funktion „Mehrere Benutzer hinzufügen“ ab sofort nur noch zur Verfügung, wenn der zuvor ausgewählte Filter der hinzuzufügenden Nutzer die Anzahl 30 nicht überschreitet. Enthält der Filter mehr als 30 Nutzer, wird diese Funktion nicht bereitgestellt.
Ähnliches gilt für die Einstellung durch Nutzer mit der Rolle Mandantenadministrator, die das generelle automatische Hinzufügen sämtlicher Nutzer eines Mandanten bei jeder Neuanlage einer Akte festlegen kann. Hierbei zählt die Gesamtzahl aller Nutzer des Mandanten: Hat der Mandant mehr als 30 Nutzer, so steht diese Funktion nicht (mehr) zur Verfügung.
LV-Erstellung beim Anlegen einer Vergabeakte
Falls bei einer Ausschreibung das Leistungsverzeichnis nur eine Position umfasst oder mit nur einer Position gearbeitet wird, etwa weil ein externes Leistungsverzeichnis verwendet wird, wie bei der Verwendung von GAEB-Dateien, kann das „Leistungsverzeichnis“ bzw. die einzelne Position nun bereits beim Anlegen einer Vergabeakte erfasst werden. Die Leistungsposition enthält dann auch den so erfassten Schätzwert.
Neue Standardbezeichnungen für Leistungsverzeichnisse
Neu ist die Auswahl einer Leistungsbezeichnung, wenn diese von der Bezeichnung der Vergabeakte abweicht. Hierfür stehen Standardbezeichnungen zur Auswahl, die von einem Nutzer mit der Rolle „Vorlagenverwaltung“ festgelegt werden können. Wird keine Bezeichnung ausgewählt, dann erhält die Leistung dieselbe Bezeichnung wie die Vergabeakte, also die oben eingegebene Bezeichnung.
Einführung übergeordneter Projekte im Vertragsmanagement
Im Vertragsmanagement wurde – vergleichbar der Funktion im Vergabemanagement – die Möglichkeit geschaffen, Vertragsakten übergeordneten Projekten zuzuordnen und diese so zu gruppieren. Zur Verwaltung von Vertragsprojekten ist ein weiterer Menüpunkt im Vertragsmanagement hinzugekommen. Die hier angelegten Projekte stehen in jeder Vertragsakte im Bereich „Basisdaten“ zur Auswahl, um den Vertrag einem Projekt zuzuordnen. Bei den Details zu einem angelegten Projekt sind alle zugeordneten Vertragsakten in einer Übersicht zusammengefasst und können von hier aus auch jeweils direkt geöffnet werden.
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Titelbild: Priscilla Du Preez – Unsplash