Die neue Version 9.3 des cosinex Vergabemanagementsystems (VMS) wurde in der vergangenen Woche allen Kunden bzw. Betreibern unserer Lösung zur Verfügung gestellt und auch die immer beliebtere Cloud Edition des VMS bietet seit letzter Woche die neuen Funktionen und Verbesserungen: Schwerpunkte betreffen u.a. die verbesserte Abbildung der Direktvergabe, die Einführung einer konfigurierbaren Wartefrist bei Unterschwellenvergaben (etwa aufgrund landesrechtlicher Vorgaben) sowie zahlreiche Neuerungen und Weiterentwicklungen auch für die neuen komplementären Module Bedarfs- sowie Vertragsmanagement.
Einen Auszug der wichtigsten Weiterentwicklungen möchte ich Ihnen im Rahmen dieses Beitrags kurz vorstellen. Wie immer finden Nutzer unserer Lösungen eine umfassende Release Note mit weitergehenden Beschreibungen der wichtigsten Änderungen in unserem Service- & Support-Center.
Verbesserte Abbildung der Direktvergabe – ohne Wettbewerb
Eine Direktvergabe ohne Wettbewerb mit nur einem Bieter (§ 14 Abs. 4 VgV, § 8 Abs. 4 UVgO, § 3a Abs. 3 VOB/A, § 3a EU Abs. 3 VOB/A, § 13 Abs. 2 SektVO, § 12 Abs. 1 VSVgV) ist insbesondere dann möglich, wenn zulässigerweise für die Erbringung der Leistung nur ein einziger Bieter in Frage kommt. In diesem Fall wird im Oberschwellenbereich ein Verhandlungsverfahren und im Unterschwellenbereich eine Verhandlungsvergabe bzw. Freihändige Vergabe (jeweils ohne Teilnahmewettbewerb) durchgeführt, bei der nur dieser eine Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wird.
Der entsprechende Ausnahmetatbestand kann – wie bislang – im Assistenten für die Auswahl der Verfahrensart sowie im Bereich „Fristen“ vom Nutzer des VMS ausgewählt werden.
Bei der Auswahl des entsprechenden Ausnahmetatbestands ergeben sich neue Auswirkungen auf das durchzuführende Vergabeverfahren bzw. die Unterstützung im Rahmen der elektronischen Vergabeakte.
Mindestzahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter
Für jeden Mandanten bzw. jede Vergabestelle kann im Rahmen der Ausprägung individuell hinterlegt werden, wie viele Bewerber bei einem Verhandlungsverfahren bzw. einer Verhandlungsvergabe (vormals Freihändige Vergabe) zur Angebotsabgabe aufzufordern sind. Bei Auswahl des entsprechenden Ausnahmetatbestands entfällt diese Prüfung und damit auch die sonst pflichtige Begründung, warum weniger als die vorgegebene Zahl von Bewerbern aufgefordert wurde.
Wartefrist vor Zuschlagserteilung
Die Wartefrist vor Zuschlagserteilung wird auch bei der Ermittlung der zulässigen Mindestfristen im Rahmen des Assistenten für die Berechnung bzw. Festlegung der Fristen berücksichtigt. Bei Auswahl einer Direktvergabe wird diese auch im Modul der Fristen berücksichtigt, sodass die Wartefrist vor der Zuschlagserteilung entfällt. Der vorgeschlagene und erlaubte zeitliche Abstand zwischen „Abschluss Angebotsauswertung“ und „Zuschlags-/Bindefrist“ verringert sich bei der Planung der Fristen und der Zuschlag kann ohne Dokumentation eines Informationsschreibens und ohne Einhaltung der Wartefrist direkt nach Abschluss des Vergabevorschlags erfolgen.
Entfall der Wartefrist bei nur einem Bieter
Die Informationspflicht nach § 134 GWB, ggf. im Unterschwellenbereich nach landesspezifischen Regelungen, entfällt, wenn es sich um eine Direktvergabe ohne Wettbewerb handelt (s.o.). Das Gleiche kann aber auch in Verfahren gelten, in denen zwar zum Wettbewerb aufgefordert wurde, tatsächlich jedoch nur ein einziger Bieter ein Angebot abgegeben und auch kein vorheriger Teilnahmewettbewerb mit weiteren Bewerbern stattgefunden hat bzw. auch dort nur ein Teilnahmeantrag eingegangen ist, dessen Bewerber den Zuschlag erhalten soll. In diesen Fällen gibt es keine „unterlegenen Bieter“, die über den beabsichtigten Zuschlag informiert werden können. Eine Wartefrist kann unter Angabe dieses Grundes entfallen.
Wartefrist bei Unterschwellenvergabe aufgrund landesspezifischer Vorgaben
Die im Oberschwellenbereich (§ 134 GWB) bekannte Informationspflicht vor Zuschlag und die Einhaltung einer entsprechenden Wartefrist vor Zuschlagserteilung wurde von einigen Bundesländern inzwischen auch im Rahmen landesrechtlicher Vorgaben für Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich eingeführt. Betroffen hiervon sind insbesondere die folgenden Länder bzw. Regelungen:
- Land Niedersachsen (§ 16 NTVergG)
- Land Schleswig-Holstein (§ 5 SHVgVO)
- Freistaat Thüringen (§ 19 ThürVG)
Im VMS wurde mit der neuen Version die Möglichkeit vorgesehen, für jeden Mandanten eine Informationspflicht und Wartefrist vor Zuschlag auch für Unterschwellenverfahren konfigurieren zu können, sodass die Berücksichtigung der Wartefrist auch innerhalb des VMS strukturiert dokumentiert werden kann.
Die entsprechenden Fristen nach der Konfiguration werden, sowohl bei deren Planung vor Veröffentlichung bzw. in den Verfahrensangaben, als auch bei der Durchführung des Zuschlags, am Ende des Vergabeverfahrens berücksichtigt. Analog der Umsetzung für Oberschwellenvergaben ist das Datum des Versands der Vorabinformation zu dokumentieren, bevor das VMS dann – abhängig von der Verfahrensauswahl bzw. Konfiguration – die Zuschlagserteilung erst nach Ablauf der Wartefrist zulässt.
Die Wartefrist im Oberschwellenbereich (§ 134 GWB) wird selbstverständlich wie bisher an allen Stellen berücksichtigt. Sofern Sie für Ihren Mandanten die Anforderung haben, dass die Möglichkeit der Dokumentation der Vorabinformation einer Wartefrist vor Zuschlag auch im Unterschwellenbereich besteht, wenden Sie sich an den verantwortlichen Projektleiter.
Gelesen-Status bei ausgehenden Nachrichten an Bewerber und Bieter
Nachrichten der Vergabestelle an Bewerber bzw. Bieter werden an die jeweils angebundene Vergabeplattform übermittelt und können dort von den Unternehmen mit Zugriff auf den jeweiligen Projektraum eingesehen werden. Für die Vergabestelle ist es mitunter wichtig zu wissen, ob bzw. welche Bieter wann die jeweilige Nachricht bereits geöffnet haben. Bei Einsatz einer Vergabeplattform auf Basis des cosinex Vergabemarktplatz werden diese Informationen nun an das VMS übermittelt und im Kommunikationsbereich innerhalb der jeweiligen Vergabeakte angezeigt.
In der Übersicht der ausgehenden Nachrichten wird der Zugriffsstatus angezeigt, d.h. der relative Anteil der Empfänger der Nachricht, die diese bereits geöffnet haben. Auf einer Detailseite der ausgehenden Nachricht kann darüber hinaus eingesehen werden, welcher Bewerber/Bieter die Nachricht zu welchem Zeitpunkt geöffnet hat. Maßgeblich für diesen Zeitpunkt ist das erstmalige Öffnen durch einen Nutzer dieses Bewerbers.
Weitere Neuerungen
Weitere Neuerungen betreffen u.a.:
- Antwortfunktion bei eingehenden Nachrichten im Rahmen der Vergabeakte
- Neue Vordrucke: Vergabeunterlage aus dem VHB Bund zu Covid-19-Mehrkosten (217), Neufassung der Vertragsbedingungen aus dem VHB NRW (512a)
- Erweiterungen im Modul Bedarfsmanagement
- Erweiterungen im Modul Vertragsmanagement
- Neue Vorlagenfunktion
