Zehn Merksätze für elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen sind auch nach Ansicht des Bitkom e.V. Treiber der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Auf europäischer, aber auch auf nationaler Ebene zeichnet sich in gesetzgeberischen Vorhaben, in der politischen Diskussion und in der gesamtgesellschaftlichen Entwicklung ein klarer Trend zu mehr Digitalisierung und transparenten Prozessen ab. Die elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat hat in diesem Zusammenhang ein enormes Potential für die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen, auch in öffentlichen Verwaltungen. Eine Rechnung auf Papier, aber auch als PDF, gilt dabei nicht mehr als zeitgemäß.

Der IT-Branchenverband Bitkom e.V. hat daher seine erstmals im Jahr 2012 aufgestellten zehn Merksätze für die E-Rechnung aktualisiert. Wir haben uns die Merksätze daraufhin angeschaut, welche umfassend auch für öffentliche Auftraggeber übernommen werden können, wo besondere Vorsicht angezeigt ist und die Ausführungen um spezifische Aspekte der Vorgaben im öffentlichen Umfeld ergänzt.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde durch den Wegfall der Vorgaben für die Verwendung des sog. EDI-Verfahrens und der qualifizierten elektronischen Signatur für E-Rechnungen die Grundlage für einen breiten Einsatz insbesondere in der Privatwirtschaft gelegt. Ein weiterer Treiber für öffentliche Auftraggeber war die E-Rechnungsrichtlinie (EU-Richtlinie 2014/55/EU), die öffentliche Auftraggeber schrittweise verpflichtet hat, bis spätestens zum 18. April 2020 (auch) elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können.

Die nationalen Vorgaben in Form der E-Government-Gesetze von Bund und Ländern gehen dabei sogar über die Anforderungen der Richtlinie hinaus. So gilt die Verpflichtung zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen nicht nur für Aufträge, die im Wege EU-weiter Ausschreibungen vergeben wurde, sondern auch für Unterschwellenvergaben. Durch die E-Rechnungverordnung des Bundes (E-Rech-VO Bund) werden auch alle Auftragnehmer des Bundes verpflichtet, ihre Rechnungen ab 27. November 2020 elektronisch zu stellen.

Merksätze des Bitkom für die E-Rechnung

1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln

Rechnungen in Papierform und elektronische Rechnungen sind umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich gleich zu behandeln. Alle Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen, insbesondere die Gewährleistung der Kriterien »Authentizität«, »Integrität« und »Lesbarkeit«. Darüber hinaus müssen die Pflichtangaben (siehe Punkt 6) vollständig und richtig enthalten sein. Die Merksätze gelten damit im Grundsatz sowohl für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen.

Über den Empfang elektronischer Rechnungen muss allerdings Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger bestehen. Die Zustimmung des Empfängers muss nicht schriftlich erfolgen, es kann auch genügen, wenn er elektronische Rechnungen akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend (konkludent) billigt.

Eine Besonderheit stellen die Vorgaben für öffentliche Auftraggeber dar, die einerseits gesetzlich verpflichtet wurden (auch) elektronische Rechnungen entgegenzunehmen, umgekehrt aber nur elektronische Rechnungen verlangen dürfen.

2. Elektronische Rechnungen sind (grundsätzlich) technologieneutral

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, deren Erstellung, Übermittlung und Empfang auf elektronischem Weg erfolgt. Sowohl für das Format, in dem die Rechnung erstellt wird, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt wird, gilt Technologieneutralität und Wahlfreiheit. Für die Anforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen bestehen am Markt verschiedene Rechnungsformate, die sowohl strukturiert, als auch unstrukturiert ausgestaltet sein können. Als unstrukturiert bezeichnet man eine simple PDF-Rechnung, die in der Praxis oft einer E-Mail angehängt wird. Um jedoch die Daten medienbruchfrei in die Unternehmensprozesse einlesen, prüfen und weiterverarbeiten zu können, bedarf es strukturierter Daten, die meist in Form eines XML-basierten Datensatzes vorliegen.

Die gängigsten Formate in Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD, die sich wie nachfolgend dargestellt unterscheiden:

• Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein XML-basiertes Datenformat, welches über ein separates Visualisierungstool abbildbar und so für das menschliche Auge lesbar ist. Der XRechnung können außerdem bis zu 200 Anlagen in fünf verschiedenen Formaten beigefügt werden.
• Das ZUGFeRD-Format ist klassischerweise als hybride Datei ausgestaltet, d.h. die ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der direkt lesbaren PDF/A-3-Datei ergänzend die maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Empfänger von hybriden ZUGFeRD-Rechnungen haben somit die Möglichkeit, die PDF-Datei oder die strukturierten XML-Daten der Rechnung im Unternehmen zu verarbeiten. Die Daten der PDF-Datei und der XML-Datei bilden inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung.

Aber Vorsicht: Für öffentliche Auftraggeber gelten für den Standard die technischen Vorgaben der EU. Diese erfüllt in Deutschland aktuell insb. der XRechnungs-Standard. Die neueste Version des ZUGFeRD-Standards soll diese Vorgaben allerdings ebenfalls erfüllen.

3. Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten

Für jede Rechnung (Papier und elektronisch) ist die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) zu gewährleisten. Authentizität und Integrität können durch innerbetriebliche (bzw. organisatorische) Kontrollverfahren sichergestellt werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen. Wie das Kontrollverfahren und der Prüfpfad im Detail auszugestalten sind, hat jede Organisation selbst festzulegen. Grundsätzlich ist zu prüfen, ob durch die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung entsteht. Insbesondere wird der Rechnungsempfänger im Rahmen einer Rechnungsprüfung daher abgleichen, ob die Leistung in richtiger Art, Menge und Preis erbracht wurde und der Rechnungsaussteller einen Zahlungsanspruch hat. Sämtliche Informationen, die der Rechnungsempfänger dabei zu Hilfe nimmt (Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, usw.), können den verlässlichen Prüfpfad begründen.

4. Jede Rechnung muss lesbar sein

Die Lesbarkeit einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Während Papierrechnungen diese Anforderungen unmittelbar erfüllen (hier steht z.B. »Rechnungsdatum 03.06.2020«), müssen bei elektronischen Rechnungen dafür geeignete Anzeigeprogramme eingesetzt werden (z.B. ein passender Viewer für PDF-Formate). Liegen Rechnungen in strukturierter Form vor, um eine maschinelle Weiterverarbeitung zu ermöglichen, so ist bei ihrer Darstellung eine eindeutige
Zuordnung des jeweiligen Attributs zu seinem Inhalt erforderlich. Es muss also klar erkennbar sein, welchen Wert z.B. das Attribut »Rechnungsdatum« enthält. Auch hier kann ein geeigneter Viewer zum Einsatz kommen. Eine spezielle Anordnung der Inhalte ist nicht erforderlich, eine einfache Aufzählung genügt (z. B. »Rechnungsdatum = 03.06.2020«, »USt-IdNr. des Rechnungsausstellers = DE123456789«, usw.). Die Lesbarkeit muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein, entsprechend müssen also auch geeignete Anzeigeprogramme über diesen Zeitraum vorgehalten werden.

Soweit diese Funktion nicht von bestehenden Systemen erfüllt wird, helfen im Hinblick auf E-Rechnungen im XRechnungs-Format geeignete Werkzeuge wie der kostenfreie Dienst xrechnung.io, mit dem erhaltene XRechnungen angezeigt und ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden können.

5. Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten

Umsatzsteuerlich (insbesondere als eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug) muss jede Rechnung – egal ob in Papierform oder elektronisch – die gesetzlichen Pflichtangaben beinhalten. Zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gehören u.a. der vollständige Name samt Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, das Ausstellungsdatum und die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung (für die vollständigen Pflichtangaben vgl. §§ 14 Abs. 4, 14a UStG).

6. Jede Rechnung muss aufbewahrt werden

Für Rechnungen gilt, dass sie aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht mindestens zehn Jahre unveränderbar aufzubewahren sind (siehe dazu § 14b Abs. 1 UStG). Unveränderbarkeit ist gewährleistet, wenn jederzeit auf den Originalzustand geschlossen werden kann. Zur Unveränderbarkeit zählt damit auch, dass Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder vernichtet werden dürfen. Unveränderbarkeit kann durch ein Zusammenspiel von Organisation, Kontrollmechanismen, Hardware und Software im Unternehmen erreicht werden. Seit der am 28.11.2019 veröffentlichten Neufassung der GoBD ist es zudem erlaubt, elektronische Rechnungen in ein Inhouse-Format zu konvertieren und dieses statt des Originalformats aufzubewahren, sofern insbesondere die maschinelle Auswertbarkeit und das Recht auf Datenzugriff der Finanzverwaltung nicht eingeschränkt wird. Zusätzlich bedarf es einer entsprechenden Verfahrensdokumentation.

Für öffentliche Auftraggeber wie insbesondere Bund, Länder und Kommunen stehen weniger abgabenrechtliche Aspekte als mehr haushaltsrechtliche Vorgaben im Vordergrund, die allerdings meist vergleichbare Anforderungen an die Aufbewahrung stellen. Kritisch sollte die Aufbewahrungsdauer betrachtet werden: Einerseits können sich – wenn personenbezogene Daten in der Rechnung oder den rechnungsbegründenden Unterlagen enthalten sind – Löschpflichten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht ergeben, andererseits können besondere Vorgaben (wie etwa im Rahmen von Zuwendungen) zu längeren Aufgebwahrungsfristen führen.

7. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden

Steuerrecht und Handelsrecht gestatten im Grundsatz die Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Bild- oder anderen Datenträger. Eingehende Papierrechnungen können daher unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (bildlich erfasst) aufbewahrt werden. Dazu muss das Verfahren zur Digitalisierung von Papierrechnungen und deren Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. den GoBD entsprechen. Die Bilddateien treten damit an die Stelle der ursprünglichen Papieroriginale. Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Insbesondere ist eine Organisationsanweisung zu empfehlen, die regelt, wer bildlich erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt bildlich erfasst wird, welches Schriftgut bildlich erfasst wird, wie die Qualitätskontrolle erfolgt oder wie die Fehlerprotokollierung sichergestellt wird.

Durch die einheitliche Begrifflichkeit »bildliches Erfassen« (statt bisher »Scannen«) wird auf Basis der Neufassung der GoBD auch aktuellen technischen Entwicklungen zum Fotografieren Rechnung getragen. Damit sind auch die notwendigen Rahmenbedingungen für ein mobiles Scannen mittels Smartphone und App gesetzt worden. Derartige Fotografien dürfen (trotz weiterhin bestehender Datenlokalisationsvorschriften wie in § 146 Abs. 2 AO) auch im Ausland erstellt werden.

Da auch bei diesem Grundsatz handels- und abgabenrechtliche Vorgaben im Vordergrund stehen, ist eine Übertragung dieses Merksatzes auf öffentliche Auftraggeber mit Vorsicht zu genießen und im Einzelfall sorgfältig zu prüfen. Vereinzelt sehen gerade haushaltsrechtliche Vorgaben eben diese Digitalisierungsmöglichkeit oder auch vollelektronische Rechnungsabläufe noch nicht vor.

8. Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)

Im Rahmen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie der GoBD ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse (insbesondere für die IT-gestützten) gefordert. Unter einer Verfahrensdokumentation versteht die Finanzverwaltung die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dabei hat diese stets den in der Praxis eingesetzten Versionen des Datenverarbeitungssystems zu entsprechen, umgekehrt müssen die Inhalte einer Verfahrensdokumentation auch so wie beschrieben »gelebt werden«. In den Anwendungskreis seit jeher eingeschlossen sind Prozesse zur Rechnungsstellung und zum Rechnungsempfang (inkl. Rechnungsprüfung). Die hierfür individuellen Verfahren und Maßnahmen sind somit in einer angemessenen Verfahrensdokumentation zu hinterlegen, durch die die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit für einen externen Dritten sichergestellt wird. Als Orientierungshilfe für die Erstellung der notwendigen individuellen Verfahrensdokumentation hat die AWV eine passende Mustervorlage für die geordnete Belegablage erstellt. Alle Versionen der Verfahrensdokumentation sind stets über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg vorzuhalten.

Auch für diesen Merksatz gilt, dass ergänzende haushaltsrechtliche Vorgaben abweichende oder darüber hinaus gehende Anforderungen begründen können.

9. Digitalisierung und Archivierung im Ausland ist möglich

Besonderheiten aus steuerlicher Sicht gilt es insbesondere bei einer Verlagerung ins Ausland zu beachten. Gemäß § 146 Abs. 2 S. 1 AO sind Bücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen im Inland zu führen und aufzubewahren. Elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Rechnungen dürfen jedoch nach § 146 Abs. 2a AO auch ins Ausland verlagert werden. Der Unternehmer kann dazu beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen. Dabei muss jedoch insbesondere sichergestellt sein, dass die GoBD und damit einhergehend die Vorgaben zum Datenzugriff in vollem Umfang eingehalten werden. Für Rechnungen existiert eine Sonderregelung (§ 14b UStG). Demnach sind Rechnungen, die ein inländischer Unternehmer ausgestellt bzw. empfangen hat, grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Eine elektronische Aufbewahrung dieser Rechnungen insbesondere im übrigen Gemeinschaftsgebiet setzt voraus, dass eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten sowie deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet ist.

Im Zusammenhang mit einer nach § 146 Abs. 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung dürfen Papierbelege ins Ausland verbracht und dort bildlich erfasst werden. Die bildliche Erfassung hat dabei zeitnah zur Verbringung ins Ausland zu erfolgen.

Gerade die Übertragung dieses Merksatzes auf öffentliche Auftraggeber ist mit besonderer Vorsicht zu behandeln. Soweit der Auftraggeber kein Steuersubjekt ist, gelten die steuer- bzw. abgabenrechtlichen Aspekte nicht, dafür treten im Gegenzug haushaltsrechtliche und ggf. sonstige Vorgaben ein, die deutlich strenger sein können.

Im Fall einer geplanten Verlagerung von Rechnungen und rechnungsbegründender Unterlagen sollten zudem datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden, die gegen eine solche Auslagerung, z.B. außerhalb der EU, sprechen können, aber auch Aspekte wie Geheimschutz (bei entsprechend eingestuften Vorgängen) u.a.

10. Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

Im Rahmen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung kann ein Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten (insbesondere elektronische Rechnungen) gefordert werden. Dabei steht dem Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Rechnungen zu recherchieren bzw. diese maschinell auszuwerten. Soweit die Prüfung im Rahmen einer sog. Umsatzsteuernachschau erfolgt, entfällt für die Unternehmen jegliche Vorlaufzeit – etwa zum Einrichten entsprechender Prüferberechtigungen – und der Datenzugriff muss unverzüglich, d.h. in angemessener Zeit, zur Verfügung stehen.

Die Neufassung der GoBD bringen auch Erleichterungen für die Aufbewahrungsvorschriften bei Systemmigrationen. Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der sog. Z3-Zugriff (= Datenträgerbereitstellung) zur Verfügung gestellt wird.

Und auch hier gelten für öffentliche Auftraggeber die Vorgaben nicht, wenn es sich bei diesen nicht um ein Steuersubjekt handelt und/oder werden sich vergleichbare oder andere Anforderungen etwa aufgrund haushaltsrechtlicher Vorgaben ergeben.

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