Welche Kriterien entscheiden über den Zuschlag – und wie viel Gewicht soll jedes einzelne erhalten? Eine neue Funktion in GovMind unterstützt Fachbereiche und Vergabestellen dabei, die Gewichtung von Wertungskriterien über einen strukturierten Paarvergleich herzuleiten.
Im Februar haben wir gezeigt, wie sich Beschaffungen mit dem Anforderungsassistenten von GovMind KI-unterstützt vorbereiten lassen. Mit GovMind.gewichtung setzt eine neue Funktion nun an einem der anspruchsvollsten Schritte der Ausschreibungsvorbereitung an: der Festlegung und Gewichtung der Wertungskriterien.
Der Autor
Dr. Stefan Marinus Krusenbaum ist promovierter Wirtschaftswissenschaftler, verantwortet das Controlling der cosinex und ist Geschäfsführer der GovMind GmbH. Der Experte für Wertungsmethoden bietet das beliebte Seminar Grundlagen und Auswahl geeigneter Wertungsmethoden in der cosinex Akademie an.
Warum die Gewichtung von Wertungskriterien anspruchsvoll ist
Die Wahl der Wertungskriterien eröffnet öffentlichen Auftraggebern erhebliche Gestaltungsspielräume – innerhalb klarer rechtlicher Grenzen. In der Praxis stellen sich dabei regelmäßig zwei Fragen: Welche Kriterien sind überhaupt geeignet, die Qualität eines Angebots abzubilden? Und in welchem Verhältnis sollen sie zueinander stehen? Gerade diese Fragen sind der Grund für häufige Abstimmungen und Iterationsschleifen zwischen Fachbereich und Vergabestelle.
Die Gewichtung wird letztendlich häufig aus dem Bauch heraus vergeben. Das Ergebnis sind Prozentwerte, die sich im Nachhinein schwer begründen lassen – obwohl die Gewichtung maßgeblich darüber entscheidet, welches Angebot am Ende den Zuschlag erhält. Wie schnell man sich dabei im Wald der Wertung verirrt, ist ein wiederkehrendes Thema der Vergabepraxis.
KI-Vorschläge – und der prüfende Blick auf Eignung und Wertung
Die Lösungsplattform GovMind begleitet auch diesen Prozess in zweifacher Hinsicht. Zum einen schlägt eine KI passende Wertungskriterien für das jeweilige Beschaffungsvorhaben vor oder plausibilisiert bestehende Eingaben, indem sie auf das in GovMind hinterlegte Wissen sowie auf Gesetzestexte und das Wissen aus anderen Fachquellen zurückgreift.
So kann sie als kritisches Korrektiv agieren: Sie hinterfragt die gewählten Kriterien, unterstützt bei der Abgrenzung von Wertungs- und Eignungskriterien und warnt vor rechtlich bedenklichen Kriterien.
Wählt ein Anwender ein Kriterium als Wertungskriterium aus, das seiner Natur nach ein Eignungskriterium ist und lässt dies im Chatbot überprüfen, weist die Funktion darauf hin. Die Trennung zwischen Eignung und Wertung ist vergaberechtlich zwingend, wird in der Praxis aber immer wieder vermengt. Ein frühzeitiger Hinweis hilft deshalb, spätere Angriffsflächen im Verfahren zu vermeiden.
GovMind.gewichtung: Gewichtung per Paarvergleich
Kern des neuen Moduls GovMind.gewichtung ist darüber hinaus eine Unterstützung der Gewichtung von Zuschlagskriterien durch einen strukturierten paarweisen Vergleich der zuvor gewählten Wertungskriterien. Statt unmittelbar Prozentwerte zu vergeben, stellt die Lösung jeweils zwei Kriterien gegenüber und lässt den Anwender entscheiden: Ist Kriterium A oder Kriterium B wichtiger, wenn man sich zwischen beiden entscheiden müsste? Die relative Bedeutung wird dabei über einen Schieberegler festgelegt.
Dieser Vergleich wird so lange fortgesetzt, bis eine vollständige Vergleichsmatrix aller Kriterienpaare vorliegt. Dabei werden jedem Kriterium umso mehr Wichtigkeitspunkte zugesprochen, je stärker es im Rahmen der Präferenzvergleiche den Vorzug erhielt. Aus der Vergleichsmatrix aller Kriterienpaare leitet die Lösung anschließend die relative Wichtigkeit bzw. die prozentuale Gewichtung eines Kriteriums ab, die den Präferenzangaben zur Rangordnung der Kriterien entspricht.
Dies gelingt, indem die Wichtigkeitspunkte, die ein Kriterium erhalten hat, ins Verhältnis zu den über alle Kriterien vergebenen Wichtigkeitspunkten gesetzt werden. Der Umweg über den paarweisen Vergleich führt schneller und nachvollziehbarer und vor allem methodisch sauberer zu einer belastbaren Gewichtung, die den Rangfolgepräferenzen von Vergabestelle und Fachbereich entspricht, als es die direkte Angabe von Prozentwerten erlaubt – und er dokumentiert zugleich, wie die Gewichtung zustande gekommen ist.
Als interaktives Werkzeug macht GovMind.gewichtung dabei unmittelbar sichtbar, wie sich die gewählte Gewichtung auf die Gesamtbewertung auswirkt. Anwender erhalten eine transparente Übersicht über den Einfluss jedes einzelnen Kriteriums und können die Gewichtung bei Bedarf nachjustieren, bevor sie in die Ausschreibung übernommen wird. Der Vorteil des Tools: Die Methode prüft auch automatisiert auf Widersprüche in den Gewichtungsangaben.
Bei der Ableitung von Gewichten aus Rangfolgepräferenzen müssen Regeln der Logik, wie die Konsistenz (wenn Kriterium A wichtiger ist als B, dann muss auch B unwichtiger sein als A) und die Transitivität (wenn A wichtiger ist als B und B wichtiger als C, dann muss auch A wichtiger als C sein) vorliegen. Ist dies aufgrund widersprüchlicher Angaben des Anwenders nicht der Fall, warnt das System ihn mit einer kurzen Meldung und informiert über den Widerspruch.
Einordnung
Die Lösungsplattform umschließt somit zwei Anforderungen, die Anwender in der Vergabepraxis oft vor Probleme stellen: die fachliche Unterstützung bei der Kriterienauswahl und eine methodisch saubere, nachvollziehbare Gewichtung.
Für die Auswahl der passenden Wertungsmethode selbst bleibt die Frage bestehen, wie man Äpfel mit Birnen vergleicht – die neue GovMind-Funktion setzt eine Stufe davor an und hilft, die Kriterien und ihre Gewichte überhaupt erst belastbar zu bestimmen.
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