Typische Fallstricke – und wie man sie unter § 75a GO NRW souverän beherrscht

§ 75a GO NRW eröffnet Kommunen neue Spielräume, verlangt aber zugleich ein anderes Denken: weniger Form, mehr Begründung; weniger Ausschluss, mehr Kommunikation; weniger Ritual, mehr Transparenz. Genau an dieser Schnittstelle entstehen typische Fallstricke, die in der Praxis immer wieder auftreten können. Wer sie kennt und aktiv steuert, kann § 75a nicht nur rechtssicher, sondern auch effizient anwenden.

Markterkundung – Grundlage jeder wirtschaftlichen Entscheidung

Wirtschaftlichkeit beginnt, auch unter § 75a, nicht mit dem ersten Angebot, sondern vor dem Verfahren. Die Markterkundung ist oftmals kein optionaler Schritt, sondern ein zentrales Instrument zur Ermittlung der veranschlagten Kosten. Nur wenn die Kommune weiß, was eine Leistung am Markt kostet, kann sie später beurteilen, ob ein Angebot wirtschaftlich ist.

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Die Markterkundung darf keine Vorfestlegung erzeugen, muss aber dokumentiert werden. Ein kurzer Vermerk reicht: Wer wurde angesprochen, welche Informationen wurden eingeholt, welche Preisspannen ergaben sich? Mehr verlangt § 75a mit seinem Transparenzgrundsatz nicht – aber weniger geht nicht.

Vergabearten neu denken – alte Begriffe führen in die Irre

Die klassischen Begriffe „öffentliche Ausschreibung“ und „beschränkte Ausschreibung“ stammen aus VOB/A und UVgO. Unter § 75a sind sie systemfremd und erzeugen falsche Erwartungen. In der öffentlichen Wahrnehmung stehen diese Verfahren für starre Abläufe ohne Nachverhandlung. Genau das widerspricht dem Charakter des § 75a, der auf Kommunikation, Klärung und Nachbehandlung setzt.

Die einzig sachgerechte Verfahrensform unter § 75a ist die freihändige Vergabe, die nun „Unterschwelle“ heißen könnte. Sie erlaubt:

• Klärungen
• Nachverhandlungen
• Leistungsoptimierungen
• Preisgespräche
• iterative Annäherung an die Wirtschaftlichkeit

Und sie lässt sich auf Vergabeplattformen sauber abbilden.

Öffentlichkeit entsteht nicht durch die Wahl der Vergabeart, sondern durch Ex‑ante‑Bekanntmachungen. Sie schaffen Transparenz, ermöglichen eine vorwettbewerbliche Eignungsprüfung und verhindern, dass Unternehmen Angebote erstellen müssen, obwohl sie objektiv nicht geeignet sind. Das schützt den Markt – und die Verwaltung.

Der Autor

Andreas Belke leitet den Sachbereich Vergabe- und Vertragsmanagement beim Bau- und Liegenschaftsbetrieb des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe (LWL-BLB), der jährlich rund 600 VOB- und HOAI-Vergaben durchführt. Er ist ehrenamtliches Mitglied der Vergabekammer Westfalen.

Angebotsöffnung – kein Ritual mehr, aber ein dokumentierter Vorgang

Die Angebotsöffnung ist unter § 75a kein formgebundener Akt mehr. Das Gesetz verlangt keine zwei Mitarbeitenden, keine Öffnungskommission und keine formale Zeremonie. Entscheidend ist allein, dass der Vorgang nachvollziehbar dokumentiert wird.

Vergabeplattformen liefern Zeitstempel, Eingangsbestätigungen und technische Nachweise. Die Vergabestelle dokumentiert, wer geöffnet hat und ob Unterlagen vollständig und lesbar waren. Mehr braucht es nicht. Selbst der Eingang von Angeboten per E-Mail ist dokumentierbar.

Wichtig ist jedoch: Die Bieter erhalten nach der Öffnung keinerlei Informationen über ungeprüfte Ergebnisse. Keine Preisübersichten, keine Rankings, keine Zwischenstände. Würden diese Informationen herausgegeben, wäre eine spätere Preisverhandlung faktisch unmöglich. § 75a lebt aber gerade davon, dass Wirtschaftlichkeit verhandelbar bleibt.

Nachverhandlungen – das Herzstück des § 75a

§ 75a ist ein Verhandlungsparagraf, kein „Verhandlungen … sind unstatthaft“. Aus dieser Öffnung ergeben sich danach drei Arten von Nachverhandlungen, die sich klar unterscheiden und jeweils eigene Regeln haben, aber auch in Kombination auftreten können.

1. Heilungsverhandlung – der Ausschluss ist Geschichte

Formale Fehler führen nicht mehr zum Ausschluss. Alles kann geheilt werden, z. B.:

• Leistungsänderungen
• Unklarheiten
• Rechenfehler
• formale Versäumnisse

Die Vergabestelle fordert zur Heilung auf. Der Bieter kann korrigieren, erklären oder nachreichen. Verweigert er die Mitwirkung, ist sein Angebot nicht annehmbar, weil es nicht wirtschaftlich ist – nicht, weil es ausgeschlossen wurde.

Die Heilungsverhandlung ist auch kein unbegrenztes Pingpong. Die Vergabestelle sollte dem Bieter eine einmalige, klar terminierte Frist setzen und zugleich unmissverständlich mitteilen, dass das Angebot nach Fristablauf nicht weiter berücksichtigt werden kann, wenn die fehlenden Angaben nicht vorliegen. Nur so bleibt das Verfahren steuerbar und verhindert, dass die Heilung zu einem Verhandlungsprozess „bis zum Sankt-Nimmerleinstag“ ausfranst.

Nicht der Fehler führt zum Ausschluss, sondern die Weigerung, ihn zu heilen.

2. Preisverhandlung – wenn der Wettbewerb eng ist

Liegt der Wettbewerb eng beieinander, ist eine reine Preisverhandlung sinnvoll. Instrumente sind:

• Nachlass
• Skonto (wenn realistisch einhaltbar)
• Mengenoptimierungen

Die Leistung bleibt unverändert, nur der Preis wird verhandelt. Das ist effizient und führt schnell zu wirtschaftlichen Ergebnissen.

3. Leistungsverhandlung – wenn nichts passt

Wenn alle Angebote über den Kosten liegen oder die angebotenen Leistungen nicht wirtschaftlich sind, braucht es eine Leistungsverhandlung.

Der Ablauf:

1. Aufklärungsgespräch (Videokonferenz) – mit den chancenreichsten Bietern – zwei Vertreter/innen des Auftraggebers – Klärung technischer und wirtschaftlicher Ursachen
2. Leistungsoptimierung – Naturstein → Fliese – Sonderlösung → Standardlösung – überzogene Positionen → marktgerechte Alternativen
3. Neuer Wettbewerb – optimierte Leistungsbeschreibung – neue Angebote – neue Wirtschaftlichkeitsprüfung

Auch umgekehrt möglich. Der unwirtschaftlich niedrige Bieter erhält die Chance zur Revision und darf seine Einzelpreise – mit Begründung – auf ein höheres Niveau setzen. Liegt er danach zu hoch, ist sein Angebot unwirtschaftlich teuer – und der Prozess beginnt erneut.

Undenkbar ist ein pauschaler Aufschlag ohne Begründung, damit es wirtschaftlich aussieht. § 75a verlangt nach Begründungen zu unseren Ermessensentscheidungen.

Das ist rechtssicher, aber zeitintensiv. Effizienz bleibt hier ggf. auf der Strecke.

Zuschlag – nicht mehr schriftlich, aber nachweisbar

Der Zuschlag muss nicht mehr schriftlich erfolgen. Erforderlich sind:

• eine nachweisbare Annahmeerklärung,
• über einen verlässlichen Kommunikationskanal,
• mit dokumentiertem Zugang.

In der Praxis bedeutet das: Zuschlag per E‑Mail, mit Bitte um Rückbestätigung. Die Plattform oder die Vergabeakte dokumentiert den Vorgang.

Der Zuschlag braucht keinen Briefkopf – nur einen Beweis.

Digitale Vergabeportale – das Rückgrat der neuen Beschaffungspraxis

§ 75a nimmt Formvorschriften weg, aber nicht die Pflicht zur Transparenz. Digitale Vergabeportale liefern genau das, was § 75a verlangt:

• revisionssichere Dokumentation
• klare Zeitstempel
• einheitliche Kommunikation
• gleiche Informationen für alle
• strukturierte Rückfragen
• sichere Übermittlung

Sie entlasten die Vergabestelle, stabilisieren die Fachbereiche und ermöglichen es, Nachverhandlungen sauber und nachvollziehbar abzubilden. In einer Welt ohne formale Ausschlussgründe sind sie der wichtigste Schutzmechanismus gegen Fehler, Manipulationsvorwürfe und Informationsverluste.

Künstliche Intelligenz als Unterstützung – nicht als Entscheiderin

Mit § 75a GO NRW verändern sich nicht nur die Rollen von Vergabestellen und Fachbereichen, sondern auch die Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Künstliche Intelligenz kann hier ein wertvolles Werkzeug sein, weil sie genau dort unterstützt, wo die neue Beschaffungspraxis besonders anspruchsvoll wird: bei der Aufbereitung von Informationen, der Strukturierung von Verhandlungsinhalten und der Begründung des ausgeübten Ermessens.

Als Dokumentationshelfer kann KI Gesprächsnotizen, Protokolle oder E‑Mail‑Austausche schnell in klare, gegliederte Texte überführen. Sie erkennt Zusammenhänge, fasst Inhalte präzise zusammen und sorgt dafür, dass wesentliche Punkte nicht verloren gehen. Gerade unter § 75a, wo jede Entscheidung begründet und jeder Schritt nachvollziehbar sein muss, hilft KI dabei, die Dokumentation einheitlich und vollständig zu halten.

Auch für die Qualitätssicherung bietet KI Vorteile: Sie erkennt Widersprüche, vereinheitlicht Begriffe und verbessert die Lesbarkeit. Das ist besonders wichtig, weil § 75a weniger auf formale Ausschlüsse setzt und stärker auf die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen. Eine klare, konsistente Sprache wird damit zu einem zentralen Baustein der Rechtssicherheit.

KI ersetzt keine vergaberechtliche Expertise und trifft keine Entscheidungen. Aber sie stärkt die Entscheidungsgrundlage, schafft Struktur und entlastet die Mitarbeitenden bei den zeitintensiven Teilen der Dokumentation. In einer Beschaffungswelt, die stärker auf Kommunikation, Begründung und Transparenz setzt, wird KI so zu einem praktischen Werkzeug, das die Qualität der Vergabeakte verbessert und die Effizienz erhöht.

Kurz gesagt: KI ist kein Entscheider – aber sie ist der zuverlässigste Dokumentations‑ und Strukturassistent, den § 75a je hatte. KI kann keine Begründung finden, warum ein einzelnes vorliegendes Angebot wirtschaftlich ist. Das kann nur der Mensch.

Fazit

§ 75a GO NRW verändert die Beschaffung grundlegend: weniger Formalismus, mehr Verantwortung; weniger Ausschluss, mehr Begründung; weniger starre Kontrolle, mehr aktive Gestaltung. Die Vergabestelle wird zur Steuerungsinstanz, die Fachbereiche rücken näher an die Beschaffung, und Transparenz entsteht nicht mehr durch Rituale, sondern durch nachvollziehbare Entscheidungen. Wer Kommunikation, Dokumentation und Wirtschaftlichkeit beherrscht, beherrscht § 75a.

Und ja, ein wenig fühlt es sich an wie der Wandel vom Torwächter, der nicht mehr streng am Burgtor steht und Formfehler zählt, hin zu jemandem, der mit klarem Kopf, gutem Handwerk und einem ordentlichen Schuss Mut in die Verhandlung reitet. Der Paragraf gibt uns dafür den Raum, die Instrumente und die Freiheit. Zur neuen Musik passt der Standardtanz nicht mehr – wir lernen das Tanzen nun neu.

Diese Analyse erscheint als vierteilige Serie von Andreas Belke:

1. Der Paradigmenwechsel im kommunalen Vergabewesen
2. Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit – Die neue Dreifaltigkeit der Beschaffungspraxis
3. Gleichbehandlung und Transparenz – Die neuen Spielregeln der Kommunikation
4. Typische Fallstricke – und wie man sie unter § 75a GO NRW behandelt (dieser Beitrag)