Schneller beschaffen, ohne die Rechtssicherheit zu verlieren – und dabei KI nicht als Heilsversprechen, sondern als belastbares Werkzeug begreifen: Vor diesem Spannungsfeld fand das ausverkaufte Vergabesymposium 2026 in Bochum statt.
Über 500 Teilnehmerinnen und Teilnehmer kamen am 19. und 20. Mai in der Jahrhunderthalle Bochum zusammen. Der Andrang passt zur Lage: Mit dem Vergabebeschleunigungsgesetz des Bundes, der anstehenden Reform des EU-Vergaberechts und einem rasanten Reifesprung der künstlichen Intelligenz treffen derzeit gleich mehrere Umbrüche aufeinander.
Die Agenda bildete dazu drei inhaltliche Schwerpunkte ab, die sich als roter Faden durch beide Tage zogen:
- Entbürokratisierung mit Leitplanken – Spielräume verantwortungsvoll nutzen und sauber absichern.
- KI und Praxisnutzen – Copilot statt Autopilot: Was ist noch technischer Hype, und wo zeigen sich bereits konkrete, belastbare Anwendungen?
- Rechtsrahmen im Wandel – welche Pflichten sich ab 2026 aus EU-Reform, nationalem Beschleunigungspaket und aktueller Rechtsprechung ergeben.
Entbürokratisierung mit Leitplanken
Kaum ein Thema prägte das Symposium so stark wie das Vergabebeschleunigungsgesetz des Bundes. Der Bundestag hatte es am 23. April 2026 in geänderter Ausschussfassung angenommen, der Bundesrat am 8. Mai zugestimmt; in Kraft trat es am 1. Juli 2026.
Erfolgsrezept oder Etikettenschwindel?
Dr. Nicola Ohrtmann von der Kanzlei Aulinger nahm das Gesetz unter genau dieser Leitfrage in den Blick. Sie zeichnete den politischen Kernkonflikt nach, der die Debatte bis zuletzt bestimmte: zwischen Beschleunigungszielen einerseits und einem rechtsstaatlich tragfähigen Primärrechtsschutz andererseits – und ebenso zwischen der Mittelstandsförderung durch Losvergabe und den Effizienzgewinnen durch Gesamtvergaben. Ihr Vortrag prüfte, welche dieser Versprechen das Etikett tatsächlich einlöst und an welchen Stellen die Praxis genauer hinsehen sollte.
Lean, aber legal
Norbert Dippel, Syndikus der cosinex und Fachanwalt für Vergaberecht, verlegte den Hebel für eine kluge Entbürokratisierung dorthin, wo Verfahren oft unnötig schwerfällig werden: in das vergabestelleninterne Vorverfahren, das dem eigentlichen Vergabeverfahren vorgeschaltet ist. Wer früh sauber klärt, was beschafft werden soll, von wem und nach welchen Kriterien, schafft sich Spielräume, ohne die rechtlichen Leitplanken zu verlassen. Sein Leitgedanke: Vereinfachung ist möglich – wenn sie bewusst gestaltet und nicht dem Zufall überlassen wird.
Doch es geht: schnelle Verfahren
Dass auch anspruchsvolle Verfahrensarten zügig durchführbar sind, zeigte Dr. Stefan Mager von Luther. Sein Plädoyer galt dem Verhandlungsverfahren und dem wettbewerblichen Dialog, die in der Praxis häufig als zu aufwendig gescheut werden – zu Unrecht, wie Mager anhand der Verfahrensgestaltung darlegte.
Ist die Vergabe wirklich langsam?
Einen datengestützten Kontrapunkt setzte Prof. Dr. Michael Eßig von der Universität der Bundeswehr München. Er hinterfragte die verbreitete Annahme, das Vergaberecht selbst führe zu langen Verfahrensdauern und steigenden Kosten. Zusätzliche Brisanz erhält die Frage durch das Sondervermögen Infrastruktur in Höhe von 500 Milliarden Euro sowie die Mittel für die Verteidigung: Wo deutlich mehr Geld schneller verausgabt werden soll, wächst der Druck auf die öffentliche Beschaffung – und damit die Frage, an welchen Stellschrauben eine Beschleunigung überhaupt ansetzen kann.
KI und Praxisnutzen: Copilot statt Autopilot
Der zweite Schwerpunkt rückte die künstliche Intelligenz in den Mittelpunkt – bewusst nüchtern und mit dem Anspruch, Hype von belastbarer Anwendung zu trennen.
Sascha Lobo: „Lernen, sich voranzuscheitern“
Den Auftakt des ersten Tages gestaltete der Publizist Sascha Lobo mit einer Keynote unter dem Titel „KI in der Verwaltung: Copilot statt Autopilot“, die zugleich das Leitmotiv des gesamten Schwerpunkts vorgab: KI als Assistenz, die Fachkräfte entlastet, nicht als Selbstläufer, der Verantwortung ersetzt. Lobo appellierte eindringlich an die öffentliche Verwaltung, eine Kultur des Ausprobierens zu entwickeln und das „Voranscheitern“ zu erlernen.
Was funktioniert – und was man sich sparen kann
Roland Becker, Geschäftsführer der JUST ADD AI GmbH, füllte diesen Anspruch mit Praxis. Am Beispiel von KI-Agenten und intelligenter Dokumentenverarbeitung zeigte er, wo sich der Einsatz heute schon auszahlt – und wo der Aufwand den Nutzen übersteigt. Sein Realismus, was die Stärken und Grenzen aktueller Systeme angeht, traf den Nerv eines Publikums, das KI weniger als Vision denn als Arbeitsalltag begreifen möchte.
cosinex SmartProcure: ein Betriebssystem für die Beschaffung
Am zweiten Tag eröffnete cosinex Geschäftsführer Carsten Klipstein mit der Vision für die Zukunft der öffentlichen Beschaffung. Sein Ausgangspunkt war eine doppelte Diagnose: Beschaffung fragmentiert zunehmend – organisatorisch durch die Verteilung auf immer mehr Akteure, technisch durch eine auseinanderdriftende Landschaft an IT-Werkzeugen. Dem setzte Klipstein das Bild eines Betriebssystems für die Beschaffung entgegen, mit dem sich dezentrale Strukturen IT-gestützt wieder zusammenführen lassen.
Den historischen Rahmen lieferte ein Jubiläum: Mit der ersten Verdingungsordnung für Bauleistungen von 1926 jährte sich im Mai 2026 die geregelte öffentliche Beschaffung zum hundertsten Mal.
Digitale Beschaffung integriert gedacht: der VergabeService NRW
Wie ein solcher integrierter Ansatz in der Fläche aussieht, stellten Ralf Sand vom Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen und cosinex Entwicklungsleiter Carsten Eschenröder am Beispiel des VergabeService NRW vor. Die erste Ausbaustufe sieht ein Leitsystem vor, das Nutzer zum passenden Modul führt, ergänzt um Single-Sign-On, eine persönliche Startseite und modulübergreifende Auswertungen.
Konkret wurde es bei der Erfassung von Direktaufträgen (eDI): Die Lösung erfasst die Kerndaten eines Auftrags strukturiert und nutzt einen KI-Assistenten zur Ermittlung des CPV-Codes. Ein Ausblick auf kommende Versionen zeigte, wie sich daraus Ex-ante- und Ex-post-Bekanntmachungen speisen lassen – ein Weg zu mehr Transparenz gerade dort, wo gestiegene Wertgrenzen den Anteil der Direktaufträge erhöhen.
Rechtsrahmen im Wandel
Der dritte Schwerpunkt ordnete die Pflichten ein, die ab 2026 auf öffentliche Auftraggeber zukommen – von Brüssel über Berlin bis in die Rechtsprechung.
Was bringt das neue EU-Vergaberecht?
Prof. Dr. Martin Burgi von der Ludwig-Maximilians-Universität München, Leiter der Forschungsstelle für Vergaberecht und Verwaltungskooperationen, führte durch den Weg zur nächsten Generation des EU-Vergaberechts. Als Ausgangsbefund diente der Sonderbericht des Europäischen Rechnungshofs: Obwohl das öffentliche Beschaffungswesen rund 15 Prozent des Bruttoinlandsprodukts der EU ausmacht, bleibe sein Potenzial für Wachstum und Innovation weitgehend ungenutzt.
Burgi benannte die bekannten Schwachstellen – einen über zehn Jahre rückläufigen Wettbewerb, eine geringe Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen, einen weiterhin überwiegend am niedrigsten Preis orientierten Zuschlag – und ordnete ein, was die geplante Reform an Anwendungsbereich, Verfahren, strategischer Beschaffung und Digitalisierung verändern soll. Mit dem Industrial Accelerator Act nahm er zudem das neu entstehende sektorale EU-Beschaffungsrecht in den Blick.
Einordnung aus kommunaler Perspektive
Bernd Düsterdiek vom Deutschen Städte- und Gemeindebund betrachtete das Vergabebeschleunigungsgesetz aus Sicht der Kommunen. Er verknüpfte die gesetzgeberischen Ziele – einfachere, schnellere und flexiblere Beschaffung bei spürbarer Entlastung von unverhältnismäßigem Aufwand – mit der demografischen Realität der Verwaltung: Bis 2035 ist mit einem erheblichen Rückgang an Arbeitskräften zu rechnen, allein bei den Kommunen scheidet ein großer Teil des Personals altersbedingt aus. Vor diesem Hintergrund werde Entbürokratisierung weniger zur Komfort- als zur Funktionsfrage.
Aktuelles aus der Rechtsprechung des OLG Düsseldorf
Die Vorsitzende Richterin am OLG Düsseldorf Dr. Christine Maimann stellte aktuelle Entscheidungen des Vergabesenats vor. Im Mittelpunkt stand unter anderem die Frage, wann ein Angebot von den Vergabeunterlagen abweicht – am Beispiel einer IT-Beschaffung für den medizinischen Bereich, bei der ein Bieter statt des geforderten Fernwartungskonzepts ein abweichendes Wartungs- und Servicekonzept beigefügt hatte.
Maimann zeigte, dass es auf die Auslegung des Angebots nach dem objektiven Empfängerhorizont ankommt und es keinen Erfahrungssatz gibt, wonach ein Bieter stets genau das anbietet, was nachgefragt wurde. Für die Praxis folgt daraus einmal mehr: Sorgfalt bei der Abfassung von Angebot wie Vergabeunterlagen zahlt sich aus.
Resilienz und Nachhaltigkeit
Ilse Beneke, Leiterin der Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung, ordnete die nachhaltige Beschaffung in den größeren Kontext der Resilienz ein. Sie zeichnete nach, wie sich die strategischen Ziele der Beschaffung über die Jahre erweitert haben: von Qualität, Wirtschaftlichkeit, Wettbewerb und Transparenz hin zu sozialen, ökologischen und innovativen Kriterien. Mit der Debatte um Resilienz und die Stärkung europäischer Lieferketten erhält die nachhaltige Beschaffung eine zusätzliche, sicherheits- und versorgungspolitische Dimension.
Blick über den Tellerrand: USA und Schweiz
Fester Bestandteil des Symposiums ist der internationale Vergleich. In diesem Jahr führte er über den Atlantik und in die Schweiz.
Prof. Christopher Yukins von der George Washington University Law School in Washington, D.C., einem international führenden Programm für Vergaberecht, widmete sich dem Bürokratieabbau „aber richtig“. Er erläuterte zentrale Eigenheiten des US-Systems – etwa die Federal Acquisition Regulation als zentrales Regelwerk und die „Past Performance“, also die Bewertung vergangener Leistungen als maßgebliches Zuschlagskriterium, das im deutschen Recht in dieser Form nicht vorgesehen ist. Sein Ziel: den US-Beschaffungsmarkt verstehen und daraus für die europäische Debatte lernen.
Marc Steiner, Richter am Bundesverwaltungsgericht der Schweiz, beleuchtete das „Schweizer Modell“. Anknüpfend an die Reform der kommunalen Vergaben in Nordrhein-Westfalen ging er der Frage nach, ob es ein solches Modell überhaupt gibt – und was es ausmacht. Im Zentrum stand der Zweckartikel des revidierten schweizerischen Beschaffungsrechts, der den wirtschaftlichen sowie den volkswirtschaftlich, ökologisch und sozial nachhaltigen Einsatz öffentlicher Mittel ausdrücklich gleichrangig neben Transparenz, Gleichbehandlung und wirksamen Wettbewerb stellt. (Steiner trug seine persönliche Auffassung vor.)
Mehr als Fachvorträge: das Rahmenprogramm
Dass ein Symposium auch begeistern darf, bewies Max Polter vom Team HTWK Robots aus Leipzig mit einem Blick darauf, wie man mit intelligenten Robotern Fußball-Weltmeister wird – ein unterhaltsamer Brückenschlag zwischen angewandter KI-Forschung und dem Leitthema des Tages.
Den Abend des ersten Veranstaltungstags ließen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in bewährter Tradition mit einem Rooftop Barbecue auf den Dachterrassen und in der Lounge der Jahrhunderthalle ausklingen – Gelegenheit zum Netzwerken, die in diesem Jahr besonders rege genutzt wurde.
Masterclasses
Parallel zum Hauptprogramm boten die Masterclasses im Event Dome wieder vertiefte, praxisnahe Sessions. Das Spektrum reichte von der strategischen Vergabekonzeption (Katrin Weßler und Dr. Jan Tenner, KPMG Law) über die einfache Gestaltung der Losvergabe (Annette Schmidt und Martina Knebel, MWIKE NRW) und den Weg von der zentralen Vergabe- zur Beschaffungsstelle (Andreas Belke, Landschaftsverband Westfalen-Lippe) bis zur interdisziplinären IT-Anforderungsanalyse (Fiete Hofmann, VISION Consulting).
Dr. Stefan Krusenbaum (GovMind) zeigte, wie sich Beschaffungen optimal vorbereiten lassen, Jörg Freimann und Frank Lendeckel (DTVP) stellten das Potenzial des DTVP Bieterverzeichnisses vor und Dr. Stefan Mager und Matthias Mehlwitz (Luther) sorgten im Crashkurs zur öffentlich-öffentlichen Zusammenarbeit und Inhouse-Vergabe für Klarheit.
Sponsoren
Ohne unsere Sponsoren und Aussteller wäre das Vergabesymposium so nicht möglich. Herzlichen Dank daher an Luther Rechtsanwaltsgesellschaft, DTVP Deutsches Vergabeportal GmbH, Aulinger Rechtsanwälte Notare, Bundesanzeiger Verlag GmbH, GATE Eventmanagement & Veranstaltungstechnik GmbH, GovMind, das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO), KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH, VISION Consulting GmbH und die cosinex Akademie.
Save the Date: 8. und 9. Juni 2027
Auch 2027 lädt cosinex wieder zum großen Familientreffen der Vergabeszene nach Bochum. Über die Agenda und die Anmeldemöglichkeiten informieren wir in gewohnter Weise hier im cosinex Blog sowie in unseren Newslettern. Wir würden uns freuen, Sie im nächsten Jahr in Bochum zu sehen.
Fotos: Katrin Hauter