§ 75a GO NRW schafft mehr Kommunikationsfreiheit im Vergabeverfahren – aber keine Freiheit von Gleichbehandlung und Transparenz. In Teil drei seiner Beitragsreihe erläutert Andreas Belke, was die Änderungen für die relevanten Akteure der öffentlichen Beschaffung bedeuten.
Mit § 75a GO NRW, der seit dem 1. Januar 2026 für nordrhein-westfälische Kommunen im Unterschwellenbereich gilt, verändert sich nicht nur die Struktur kommunaler Vergabeverfahren – sondern auch die Art und Weise, wie Auftraggeber, Architekturbüros und Unternehmen miteinander kommunizieren. Die formalen Leitplanken der VOB/A oder UVgO treten zurück, doch die materiellen Grundprinzipien bleiben bestehen: Gleichbehandlung und Transparenz. Sie bilden das kommunikative Fundament der neuen Beschaffungspraxis. Wer glaubt, § 75a erlaube „freie Hand“, irrt. Die Regeln sind nicht weniger streng – sie sind nur anders.
Gleichbehandlung: gleiche Chancen, gleiche Informationen
Gleichbehandlung bedeutet, dass alle Unternehmen dieselben Möglichkeiten erhalten, ein wirtschaftliches Angebot abzugeben. Unter § 75a ist dieses Prinzip nicht abgeschwächt, sondern gewinnt an Bedeutung, weil formale Ausschlussmechanismen entfallen. Wo früher Formfehler automatisch zum Ausschluss führten, muss heute begründet werden, warum ein Unternehmen nicht berücksichtigt wird oder warum dessen Fehler korrigiert wurden. Das erhöht die Verantwortung der Vergabestellen – und die Bedeutung einer konsistenten Kommunikation.
Gleichbehandlung verlangt insbesondere:
- gleiche Informationsstände für alle Bieter
- gleiche Chancen zur Angebotsanpassung
- gleiche Möglichkeiten zur Teilnahme an Verhandlungen
- gleiche Anforderungen an Nachweise und Unterlagen
Die Herausforderung liegt darin, diese Gleichheit nicht über Formalismus herzustellen, sondern über nachvollziehbare, dokumentierte Entscheidungen.
Der Autor
Andreas Belke leitet den Sachbereich Vergabe- und Vertragsmanagement beim Bau- und Liegenschaftsbetrieb des Landschaftsverbands Westfalen-Lippe (LWL-BLB), der jährlich rund 600 VOB- und HOAI-Vergaben durchführt. Er ist ehrenamtliches Mitglied der Vergabekammer Westfalen.
Beispiel: Rückfragen im Verfahren
Unternehmen stellen Rückfragen – oft telefonisch, manchmal per E-Mail, gelegentlich im persönlichen Gespräch. Unter § 75a ist diese direkte Kommunikation zulässig, solange die Grundsätze gewahrt bleiben. Das bedeutet: Die Antwort darf nicht exklusiv bleiben. Erhält ein Unternehmen eine Information, die für die Kalkulation relevant ist, müssen alle anderen Bieter dieselbe Information erhalten – idealerweise digital dokumentiert.
Gleichbehandlung heißt also nicht, dass niemand angerufen werden darf, sondern dass niemand bevorzugt werden darf.
Transparenz: Entscheidungen nachvollziehbar machen
Transparenz ist das zweite kommunikative Leitprinzip. Es verpflichtet die Vergabestelle, Entscheidungen so zu dokumentieren, dass sie für Dritte nachvollziehbar sind. Unter § 75a ist Transparenz kein formaler Akt, sondern ein inhaltlicher: Die Dokumentation ersetzt die Form.
Transparenz bedeutet:
- Warum wurde eine Frist so gesetzt?
Die Bindefrist wurde einseitig auf 45 Tage festgelegt, da der Nachverhandlungsprozess zusätzlichen Zeitbedarf erfordert. - Warum wurde ein Bieter zur Nachverhandlung eingeladen?
Ein Bieter, der signalisiert hat, kein Interesse an der Nachverhandlung zu haben, muss nicht eingeladen werden. - Warum wurde ein Angebot als unwirtschaftlich bewertet?
Ein Angebot, das den Wettbewerb und die veranschlagten Kosten bedeutsam unterschreitet, lässt eine unzureichende Leistungserbringung erwarten und ist damit nicht mehr wirtschaftlich. - Warum wurde eine bestimmte Lösung als angemessen angesehen?
Ein mit der Schulleitung didaktisch abgestimmtes Konzept lässt keine Varianten zu.
Die Antworten müssen nicht seitenlang sein – aber sie müssen plausibel sein.
Beispiel: Nachverhandlungen
§ 75a erlaubt Verhandlungen, solange Gleichbehandlung und Transparenz gewahrt bleiben. Das bedeutet:
- Alle Bieter, die eine realistische Chance haben, müssen dieselbe Chance zur Anpassung erhalten. Ein den Wettbewerb um 30 % überschreitendes Angebot muss nicht zur alleinigen Nachlassverhandlung („Was ist Ihr letzter Preis?“) aufgefordert werden.
- Anlass und Ablauf müssen dokumentiert werden. Dazu gehören auch ein- und ausgehende E-Mails; die Abwicklung über eine Vergabeplattform vereinfacht diese Dokumentation erheblich.
- Die Entscheidung muss nachvollziehbar sein.
Eine kurze Aktennotiz reicht: „Am 12.03. wurden alle drei Bieter telefonisch zu einer Nachverhandlungsrunde eingeladen. Anlass: erhebliche Preisabweichungen und Zweifel an der Auskömmlichkeit, eine Leistungsverhandlung könnte Verbesserungen bringen. Alle Bieter erhielten dieselbe geänderte Leistungsbeschreibung und dieselbe Frist zur Angebotsanpassung.“
Mehr braucht es nicht – aber weniger geht nicht.
Kommunikation im Spannungsfeld: pragmatisch, aber sauber
§ 75a ermöglicht eine pragmatische Kommunikation, die näher an der Realität kommunaler Bau- und Lieferprozesse liegt. Doch gerade weil die formalen Leitplanken fehlen, steigt die Bedeutung der kommunikativen Disziplin.
Drei Grundsätze helfen, Fehler zu vermeiden:
- Alles Relevante digital in Textform festhalten. Nicht als Roman, sondern als kurze sachgerechte Notiz.
- Alle Bieter gleich behandeln. Keine exklusiven Hinweise, keine Sonderwege. Erkenntnisse der Verhandlungen bündeln.
- Keine Entscheidungen ohne Begründung. Auch wenn sie nur wenige Sätze lang ist.
Was bedeutet das für Architekturbüros?
Architekturbüros können unter § 75a die operative Kommunikation übernehmen – hierzu stimmen sie sich mit dem Auftraggeber ab. Damit tragen sie Verantwortung für die Einhaltung der Grundprinzipien. Sie müssen:
- Rückfragen bündeln und einheitlich beantworten
- Verhandlungen strukturiert vorbereiten
- Informationsflüsse dokumentieren
- Entscheidungen plausibel begründen
Sie werden damit zu Moderatoren eines Verfahrens, das weniger formal, aber kommunikationsintensiver ist. Die Entscheidung über den Auftrag trifft jedoch immer die Verwaltung.
Was bedeutet das für Unternehmen?
Unternehmen müssen sich auf eine offenere, dialogorientierte Kommunikation einstellen. Das bedeutet:
- Rückfragen früh stellen, wie bisher
- Kalkulationen plausibel erklären – auf eine detaillierte Frage zur Wirtschaftlichkeit des Angebots reicht auch jetzt kein „Preis ist angemessen“
- Verhandlungen aktiv nutzen: Vorschläge zur Leistungsverbesserung unterbreiten, auf unrealistische Fristen hinweisen – alles kann angesprochen werden
- Dokumentation ernst nehmen: Im Fall fehlender Informationen nachfragen
Der „stille Bieter“, der nur zur Kenntnis nimmt, gewinnt keine Wettbewerbserfahrungen.
Was bedeutet das für Kommunen?
Kommunen sollten Kommunikationsprozesse klar strukturieren. Dazu gehören:
- definierte Ansprechpartner – bei Bedarf auch ein externer Planungspartner
- einheitliche Antwortwege und deren Dokumentation
- kurze, nachvollziehbare Vermerke zu Entscheidungen
- eine klare Vorgehensweise für Verhandlungen (Nachlass-, Leistungs- und Heilungsverhandlung)
- Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips
Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung benötigen in dieser neuen Vergabewelt nicht nur Freiheiten, sondern auch klare Handlungsrahmen – auch ohne eine Vergabesatzung.
Fazit: Kommunikation wird zum Kern der Vergabepraxis
Gleichbehandlung und Transparenz sind unter § 75a keine formalen Hürden, sondern kommunikative Prinzipien. Sie verlangen Klarheit, Konsequenz und eine saubere Dokumentation. Wer diese Regeln beherrscht, gewinnt Handlungsspielräume – wer sie ignoriert, riskiert Konflikte.
§ 75a schafft damit eine Beschaffungskultur, in der Kommunikation nicht Nebensache ist, sondern zentrales Steuerungsinstrument. Die neuen Spielregeln sind einfach: fair, nachvollziehbar, dokumentiert. Alles andere ist Gestaltungsspielraum.
Diese Analyse erscheint als vierteilige Serie von Andreas Belke:
- Der Paradigmenwechsel im kommunalen Vergabewesen
- Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit – Die neue Dreifaltigkeit der Beschaffungspraxis
- Gleichbehandlung und Transparenz – Die neuen Spielregeln der Kommunikation (dieser Beitrag)
- Typische Fallstricke – und wie man sie unter § 75a GO NRW behandelt
Titelbild: Gerd Altmann – Pixabay