Der wettbewerbliche Dialog ist ein Vergabeverfahren für komplexe, konzeptionelle oder innovative Beschaffungsvorhaben. Er ermöglicht es öffentlichen Auftraggebern, mit vorausgewählten Unternehmen Lösungswege zu entwickeln, bevor auf dieser Grundlage endgültige Angebote abgegeben werden. Gerade bei IT-Großprojekten, Infrastrukturvorhaben, PPP-Modellen oder funktional beschriebenen Bauprojekten kann das Verfahren helfen, Marktkenntnis strukturiert einzubinden, ohne die Gleichbehandlung der Teilnehmer aufzugeben.

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Was ist der Wettbewerbliche Dialog?

Der wettbewerbliche Dialog ist eine Verfahrensart im Oberschwellenbereich, die öffentlichen Auftraggebern erlaubt, gemeinsam mit vorausgewählten Unternehmen Lösungen zu erarbeiten – bevor sie zur verbindlichen Angebotsabgabe auffordern. Er kommt insbesondere bei komplexen, konzeptionellen oder innovativen Beschaffungsvorhaben in Betracht, bei denen der Auftraggeber die Lösung, die technischen Anforderungen oder den rechtlich-finanziellen Rahmen noch nicht abschließend bestimmen kann.

Der Kernunterschied zum Verhandlungsverfahren liegt in der Funktion: Während das Verhandlungsverfahren darauf ausgelegt ist, über vorliegende Angebote zu verhandeln, dient der wettbewerbliche Dialog nach § 119 Abs. 6 GWB gerade der Ermittlung und Festlegung der Mittel, mit denen der Bedarf am besten erfüllt werden kann. Die Zulässigkeitsvoraussetzungen nach § 14 Abs. 3 VgV sind für beide Verfahren weitgehend parallel angelegt – maßgeblich ist die Frage, ob die Lösung selbst noch offen ist oder ob es vor allem darum geht, über erkennbare Anforderungen zu verhandeln.

In der Praxis

Der wettbewerbliche Dialog eignet sich für Vorhaben, bei denen der Markt Lösungswege kennt, die der Auftraggeber noch nicht vollständig beschreiben kann. Typische Einsatzfelder:

  • Komplexe IT-Vorhaben: Systemarchitekturen, bei denen Anbieter unterschiedliche technische Ansätze mitbringen
  • Infrastruktur und Hochbau: PPP-Modelle, Schulsanierungen oder Krankenhausprojekte mit offener Funktionalplanung
  • Innovative Beschaffung: Vorhaben, bei denen der Auftraggeber das Ziel kennt, aber nicht den Weg

Der Verfahrensablauf gliedert sich in vier Phasen:

PhaseInhalt
1. Bekanntmachung und TeilnahmewettbewerbAuftraggeber veröffentlicht Bekanntmachung, Interessenten bewerben sich
2. Auswahl der TeilnehmerEignungsprüfung, Auswahl einer begrenzten Zahl geeigneter Bewerber
3. DialogphaseEinzelgespräche mit den ausgewählten Unternehmen zur Entwicklung von Lösungsansätzen; mehrere Runden möglich
4. Angebotsabgabe und ZuschlagAuftraggeber fordert auf Basis der Dialogergebnisse zur Angebotsabgabe auf; Zuschlag nach Wertungskriterien

Die Dialogphase kann mehrere Runden umfassen. Vertraulichkeit ist gesetzlich geschützt: Vorschläge und Informationen eines Teilnehmers dürfen ohne dessen ausdrückliche – nicht pauschale – Zustimmung nicht an andere weitergegeben werden.

Wichtig: Nach Abschluss der Dialogphase dürfen endgültige Angebote nur noch klargestellt oder ergänzt werden, ohne wesentliche Angebots- oder Auftragsbestandteile grundlegend zu ändern. § 18 Abs. 9 VgV erlaubt anschließend noch bestätigende Gespräche mit dem Unternehmen, dessen Angebot als das wirtschaftlichste ermittelt wurde – etwa zur Bestätigung finanzieller Zusagen oder sonstiger Bedingungen. Auch diese Gespräche dürfen den Wettbewerb nicht verzerren und keine Diskriminierung bewirken. Das ist eine zentrale Grenze des Verfahrens, die in der Praxis häufig unterschätzt wird.

Rechtsgrundlage

  • § 119 Abs. 6 GWB: Legaldefinition des wettbewerblichen Dialogs. Das Verfahren dient der Ermittlung und Festlegung der Mittel, mit denen die Bedürfnisse des Auftraggebers am besten erfüllt werden können.
  • § 14 Abs. 3 VgV: Zulässigkeitsvoraussetzungen im VgV-Anwendungsbereich (Liefer- und Dienstleistungsaufträge). Der wettbewerbliche Dialog darf gewählt werden, wenn (1) verfügbare Lösungen angepasst werden müssen, (2) konzeptionelle oder innovative Lösungen gefordert sind, (3) der Auftrag aufgrund seiner rechtlichen oder finanziellen Komplexität nicht ohne vorangegangene Verhandlungen vergeben werden kann, (4) die technischen Anforderungen oder Besonderheiten des Vorhabens nicht hinreichend genau beschrieben werden können oder (5) ein vorheriges offenes bzw. nicht offenes Verfahren nur zu unzulässigen oder unangemessenen Angeboten geführt hat.
  • § 18 VgV: Verfahrensregeln: Bekanntmachung, Teilnahmewettbewerb, Dialogphase, Vertraulichkeitsschutz, Abschluss des Dialogs, endgültige Angebote und Zuschlag.
  • VOB/A-EU, SektVO: Für Bauaufträge und Sektorenvergaben gelten die entsprechenden Sonderregelungen; auch dort ist der wettbewerbliche Dialog vorgesehen.
  • Europarechtlich: Art. 26 Abs. 4 und Art. 30 der Richtlinie 2014/24/EU bilden die europäische Grundlage.

Der wettbewerbliche Dialog ist ausschließlich im Oberschwellenbereich zulässig. Ein eigenständiges Verfahren dieses Namens kennt die UVgO nicht: § 8 UVgO führt als Verfahrensarten nur Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung und Verhandlungsvergabe auf. Funktional ähnliche Konstellationen können im Unterschwellenbereich über die Verhandlungsvergabe abgebildet werden – allerdings nur im Rahmen der dort zulässigen Verfahrensarten und Voraussetzungen.

Was sonst noch wichtig ist

Der wettbewerbliche Dialog scheitert in der deutschen Praxis häufig nicht an rechtlichen Hürden, sondern an Ressourcen und Erfahrung. Für Bieter ist das Verfahren aufwendig – mehrere Dialogrunden binden Personal, ohne dass ein Auftrag sicher ist. Auftraggeber sollten daher in der Praxis häufig eine überschaubare Zahl von Teilnehmern einplanen, etwa drei bis fünf, und Aufwandsentschädigungen prüfen.

Wer die Dialogphase früh strukturiert – mit klaren Gesprächszielen, definierten Vertraulichkeitsregeln und einem festen Zeitplan –, vermeidet das häufigste Risiko: dass aus dem Dialog ein ergebnisoffenes Gespräch ohne Fortschritt wird. Die Erfahrungen aus anderen europäischen Ländern, etwa dem französischen dialogue compétitif, zeigen, dass das Verfahren bei komplexen Beschaffungsvorhaben praktisch relevant ist – vorausgesetzt, Auftraggeber binden Bieterwissen strukturiert ein. Das Interview mit Dr. Stefan Mager beleuchtet diese Erfahrungen aus der Beratungspraxis.

Häufige Fragen

Wann ist der wettbewerbliche Dialog zwingend und wann optional?
Er ist nie zwingend. Auftraggeber können bei den gleichen Voraussetzungen auch das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb wählen. Der wettbewerbliche Dialog bietet sich an, wenn die Lösung selbst noch offen ist; das Verhandlungsverfahren, wenn Anforderungen bereits erkennbar sind und vor allem über Konditionen und Ausgestaltung verhandelt werden soll.

Gibt es den wettbewerblichen Dialog auch unterhalb der Schwellenwerte?
Ein eigenständiges Verfahren „wettbewerblicher Dialog“ kennt die UVgO nicht; § 8 UVgO nennt nur Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung und Verhandlungsvergabe. Funktional ähnliche Konstellationen können im Unterschwellenbereich über die Verhandlungsvergabe abgebildet werden, soweit deren Voraussetzungen vorliegen.

Darf der Auftraggeber Inhalte aus dem Dialog eines Bieters an andere Teilnehmer weitergeben?
Nur mit ausdrücklicher, konkreter Zustimmung des betroffenen Unternehmens – eine pauschale Zustimmung im Voraus genügt nicht. § 18 Abs. 4 VgV schreibt Vertraulichkeit explizit vor. Verstöße können das gesamte Verfahren gefährden.

Was ist nach Abschluss des Dialogs noch erlaubt?
Endgültige Angebote dürfen nur noch klargestellt oder ergänzt werden, ohne wesentliche Angebots- oder Auftragsbestandteile grundlegend zu ändern. Darüber hinaus erlaubt § 18 Abs. 9 VgV bestätigende Gespräche mit dem Unternehmen, dessen Angebot als das wirtschaftlichste ermittelt wurde – etwa zur Bestätigung finanzieller Zusagen. Auch diese Gespräche dürfen den Wettbewerb nicht verzerren und keine Diskriminierung bewirken.

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